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GUIDE DE LUTILISATEUR Quest-ce que lEspace Famille ? Afin de simplifier les démarches des familles, la Ville a ouvert en avril 2013, un portail internet,

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1 GUIDE DE LUTILISATEUR Quest-ce que lEspace Famille ? Afin de simplifier les démarches des familles, la Ville a ouvert en avril 2013, un portail internet, nommé « LEspace Famille », offrant les services dun guichet en ligne accessible 7/7 jours et 24h/24. LEspace Famille vous permet de réaliser de nombreuses démarches en quelques clics et sans avoir besoin de vous déplacer à la Mairie : Inscrire vos enfants aux activités : restauration scolaire, accueils de loisirs pour les mercredis et les vacances scolaires, Visualiser, annuler ou modifier les inscriptions en cours, Régler vos factures en ligne, Demander des attestations de présences et fiscales. Cest aussi un lieu déchanges dinformations, où vous pourrez : Consulter les actualités liées aux Affaires scolaires et périscolaires, des informations générales et renseignements utiles (adresse et coordonnées des écoles et accueils de loisirs, menus, programmes) ainsi que des informations personnalisées qui vous sont spécialement dédiées. Télécharger des documents (protocole dAccueil Individualisé, demande de prélèvement automatique, fiche sanitaire,…), Signaler vos changements dadresse et de numéros de téléphone. Comment sont gérées les demandes transmises par lEspace Famille ? Toute demande réalisée depuis votre Espace Famille est réceptionnée le lendemain par le Service des Affaires Scolaires pour traitement. Selon les cas, elle peut être soumise à une validation (ex : une place en accueil de loisirs est validée en fonction des places disponibles). La validation ou la non validation vous est alors notifiée dans votre Espace Famille à la rubrique « Inscription » et le cas échéant par un courriel sous un délai minimum de 48 heures (jours ouvrés).

2 LEspace Famille offre deux espaces distincts : un espace public et un espace privé Un espace public avec des rubriques accessibles par tous les internautes : LAccueil (actualités) Infos pratiques Activités Un espace privé, dédié à votre famille, avec des rubriques supplémentaires accessibles grâce aux code et mot de passe confidentiels qui vous ont été attribués par le service des Affaires Scolaires lors de la création de votre dossier famille (en mairie). Ces identifiants vous sont communiqués uniquement par courrier ou par courriel. Votre actualité Inscription Réservations/annulations Vos Factures Démarches administratives Chaque rubrique ouvre un sous- menu Retrouvez sur la page daccueil toutes les informations liées aux domaines scolaire et périscolaire

3 En savoir plus sur les rubriques : Accueil/Infos Pratiques/Activités Accueil Accueil Cest la première page de lEspace Famille où pouvez saisir vos codes daccès.vos codes daccès. Cest sur cette même page que sont publiés les bulletins dinformations générales (actualités) liées aux affaires scolaires et périscolaires. Infos Pratiques Infos Pratiques En cliquant sur cette rubrique, vous trouverez des renseignements utiles sur plusieurs thèmes (congés scolaires, coordonnées des écoles, modes de paiement, tarifs, démarches, menus, programmes dactivités…). Activités Activités Cette rubrique vous présente les diverses prestations et activités proposées par la Ville et la Caisse des Ecoles, leurs modes dinscription et de tarification. Sélectionnez longlet puis la sous rubrique qui vous intéresse

4 En savoir plus sur la rubrique : Votre actualité Cette rubrique vous permet de : CONSULTER les bulletins dinformations personnalisés que le Service des Affaires Scolaires est susceptible de vous adresser. Exemples : relance pour le calcul du quotient familial, confirmation de réunion, annonce des périodes dinscriptions en alsh… Les bulletins dinformation concernant votre famille figureront à cet emplacement. Leur parution peut être limitée dans le temps. Cet encart vous indique les étapes à respecter avant toute première fréquentation dune activité

5 En savoir plus sur la rubrique : Inscription Cette rubrique vous permet de : INSCRIRE votre enfant à une activité à laide de bulletins dinscription nominatifs et spécialisés à compléter en ligne. LinscriptionLinscription est la première étape à effectuer avant toute fréquentation dune activité (restauration scolaire, accueil de loisirs,..). Elle fait lobjet dune validation par le Service des Affaires Scolaires et donne lieu à louverture dun calendrier de présences/réservations. VISUALISER pour chaque activité, les jours de fréquentation que vous aurez réservés soit au moment de la demande dinscription (sur le bulletin dinscription) soit ultérieurement via la rubrique Réservation/annulation, CONTROLER, les journées de présence effective de votre enfant pour une activité (restauration/alsh). Comment inscrire votre enfant à une activité ? Comment visualiser les réservations et les jours de présences dans une activité ? Les bulletins dinscription sont nominatifs. Ceux dédiés aux vacances scolaires sont disponibles en ligne environ un mois avant le début des vacances. Vous êtes avertis de leur publication dans lEspace famille et par un courriel.

6 Comment faire une demande dinscription à une activité ? Etapes à suivre : Sélectionner la rubrique « Inscription » puis longlet « bulletin dinscription pour… » de lenfant à inscrire, Cliquez sur longlet correspondant à la prestation souhaitée (ex : alsh mercredi ou alsh vacances, Cap sport), Renseignez le questionnaire qui vous sera proposé, Cliquez sur « Envoyer la demande » pour finaliser votre demande dinscription. Une synthèse apparaît en bas de page indiquant létat de votre demande La validation ou la non validation sera notifiée sur votre Espace Famille et également par courriel pour une inscription en accueils de loisirs. Cette inscription pourra être modifiée ou annulée par vos soins en passant par la rubrique «Réservations/Annulations».«Réservations/Annulations» Un fil dAriane facilite votre navigation

7 En savoir plus sur la rubrique : Réservations/Annulations Cette rubrique vous permet de : (Une fois létape de linscription effectuée et validée par le service des Affaires Scolaires) RESERVER/MODIFIER les jours de fréquentation sur la période dinscription de votre enfant jusquà minimum J - 7 jours.jusquà minimum J - 7 jours Vous pouvez ainsi réserver une journée en accueil de loisirs et/ou un repas sur la période choisie lors de linscription initiale. Si vous souhaitez ajouter une fréquentation en dehors de cette période, il sera nécessaire de remplir un nouveau bulletin dinscription pour prolonger votre calendrier de réservations. ANNULER une ou toutes les journées réservées dans une activité. Comment réserver ou annuler un repas ? Comment réserver ou annuler une réservation en accueil de loisirs (ALSH) – mercredi/vacances ?

8 Comment visualiser vos réservations et les jours de présences dans une activité (restauration scolaire/alsh) ? Etapes à suivre : Sélectionner la rubrique Inscriptions puis la sous- rubrique «Les inscriptions de … » Cliquer sur longlet correspond à lactivité (alsh mercredis, alsh vacances, restauration scolaire, restauration alsh) Sélectionner le mois qui vous intéresse grâce aux flèches situés sur len-tête du calendrier. Si vous souhaitez modifier vos réservations, cliquez sur « Effectuer une réservation » afin dêtre dirigé automatiquement à la rubrique «Réservation/Annulation » Aperçu dun calendrier de présences et de réservations Si vous souhaitez réserver une journée hors de votre période initiale dinscription, il conviendra de remplir un nouveau bulletin dinscription La parution des jours réservés et des présences est limitée dans le temps. Sur ce calendrier figure les réservations et les présences effectives de lenfant pour les mercredis du mois de décembre

9 Rubrique Inscription - Restauration scolaire : Aperçu du calendrier des réservations validées et des présences effectives

10 Comment réserver ou annuler une réservation en alsh ? (mercredi ou vacances scolaires) Lannulation ou la réservation dune journée nest possible quune fois votre demande dinscription validée.votre demande dinscription validée. Etapes à suivre : Cliquez sur la rubrique Réservation/Annulations Cliquez sur longlet où figure le prénom de votre enfant puis sur celui correspondant à lactivité Renseigner les dates de début et de fin correspondant au mercredi ou à la période couvrant les mercredis consécutifs à réserver ou à annuler. Pour réserver : Renseigner uniquement les champs de la plage 1 en saisissant lhoraire darrivée et de départ de lenfant (horaires types 7:30 à 18h30). Ne pas remplir la page n°2 Pour annuler : Ne pas renseigner les champs des plages 1 et 2 et cocher la case Efface ou remplace les éventuelles réservations déjà existantes Pour les vacances scolaires, procédez de la même manière sur le ou les jours concernés. Cliquer sur Envoyer la demande Retrouvez ici la procédure à suivre pour compléter le formulaire Il vous est possible de dupliquer la même demande pour un autre enfant si ce dernier est inscrit dans la même activité et a le même niveau scolaire (maternel/élémentaire) Délai J- 7 jours

11 Comment réserver ou annuler un repas ? Lannulation ou la réservation dun repas nest possible quune fois votre demande dinscription validée. Etapes à suivre : Cliquer sur la rubrique Réservation/annulation puis sélectionner lactivité. Sur le calendrier des Présences/Réservations, cocher dun clic la case du jour pour réserver le repas ou la décocher pour lannuler. Vous pouvez dun clic réserver ou annuler tous les repas du mois grâce au bouton daction « Cocher tout décocher ». Enfin, cliquez sur Effectuer la demande Vous pouvez dupliquer la demande pour un autre enfant si ce dernier est du même niveau scolaire (élémentaire/maternel) en cochant cette case Pour finaliser votre demande cliquer sur Envoyer votre demande. Une synthèse de votre demande apparaîtra alors en bas de page Une synthèse La case à cocher est grise dès que le délai de réservation est dépassé. Vous ne pouvez alors plus la modifier

12 Synthèse des demandes Vous pouvez consulter létat de vos demandes en cours grâce à cette synthèse. Un message de validation ou de non validation apparaît sur votre Espace dans un délai minimum de 48 h. Un courriel vous est également envoyé pour une réservation dans le cadre de laccueil de loisirs.

13 En savoir plus sur la rubrique : Vos factures Cette rubrique vous permet de : DEMANDER à recevoir votre facture uniquement par en adhérant à la facture en ligne. Mais il nest pas nécessaire dadhérer à la facture en ligne pour pouvoir la régler sur votre Espace Famille. REGLER en ligne votre facture via le site de télépaiement sécurisé de la Direction des Finances Publiques « TIPI » (Titres payables sur Internet). Attention : passé le délai de paiement, il ne vous sera plus possible de régler votre facture car celle-ci nest plus publiée dans votre Espace Famille. Comment régler votre facture en ligne ? Cliquez sur longlet « Adhérer à votre facture … » puis sur Adhérer. Votre prochaine facture vous sera alors envoyée par courriel dès son édition. Par ces boutons daction, vous pouvez imprimer le détail de votre facture et vous abonner pour la recevoir par mail.

14 Comment régler votre facture en ligne ? Etapes à suivre : Cliquez sur longlet correspondant à votre facture. Indiquez votre adresse mail si celle-ci ne figure pas déjà dans le cadre prévu. Puis cliquez sur « Régler la facture ». Vous êtes ensuite dirigé sur une fenêtre de paiement du site TIPI pour saisir vos coordonnées bancaires. (voir) (voir) Une fois votre règlement validé, vous pourrez imprimer le récépissé de paiement.

15 Aperçu de la fenêtre de paiement (TIPI)

16 En savoir plus sur la rubrique : Démarches administratives Cette rubrique vous permet de : SIMULER le calcul de votre quotient familial. DECLARER un nouveau numéro de téléphone ou une nouvelle adresse . DEMANDER la communication des informations sur votre famille enregistrées sur notre base informatique. DEMANDER une attestation fiscale ou de présences. Etapes à suivre : Sélectionner longlet qui vous intéresse parmi les sous-rubriques. Puis compléter le questionnaire qui vous sera proposé. Enfin cliquer sur le bouton « Envoyer la déclaration ». Veillez à bien finaliser chaque demande en cliquant sur « Envoyer la déclaration » ou « Effectuer la demande » Après lenvoi de votre demande, une synthèse apparaît. A cette étape, vous pouvez encore la supprimer avant quelle ne soit reçue le lendemain par le Service des Affaires Scolaires en cliquant sur le bouton « Supprimer »


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