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ESC Toulon - Andres GARCIA PURCHASING PHASE REVIEW Cornerstones of Purchase baseline.

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1 ESC Toulon - Andres GARCIA PURCHASING PHASE REVIEW Cornerstones of Purchase baseline

2 ESC Toulon - Andres GARCIA Purchasing area : a key mission in the business §Remind of main topics concerning last year §Purchasing involvement into the Tender Vet stage §The Sourcing stage for Purchasing activity §Purchasing missions during the upstream stage §Procurement activity and saving calculation

3 ESC Toulon - Andres GARCIA Procurement Strategy Procurement Strategy

4 ESC Toulon - Andres GARCIA 4Andres GARCIA Alignment to business strategy and competitive environment Alignment to business strategy and competitive environment Commodity specific focusing on value creation Managing bought out requirements to “buy less” and “buy for less” Managing bought out requirements to “buy less” and “buy for less” Leverage supplier relationships to maximise benefits of cost, quality and delivery in both innovation and supply Leverage supplier relationships to maximise benefits of cost, quality and delivery in both innovation and supply Efficient and effective planning and co-ordination of requirements across the supply chain to minimise cycle time in supply and acquisition Efficient and effective planning and co-ordination of requirements across the supply chain to minimise cycle time in supply and acquisition Lowest cost “purchase to pay” from order to delivery Lowest cost “purchase to pay” from order to delivery Key Processes Executional Efficiency IT and Information - effectiveness - availability Organisation - skills - structure Measures of Performance - process - results Strategy Sourcing Objectives Definition Sourcing Strategy Development Operational Effectiveness INFRASTRUCTURE Innovation Supply eg product introduction eg continuous improvement eg time to marketeg production schedule eg prototypes eg direct materials Requirements Specification and Management Supply Base Management Purchase Demand Planning and Control Goods and Service Provision Enabling infrastructure which underpins effective processes and behaviours Enabling infrastructure which underpins effective processes and behaviours Procurement strategy overview A robust procurement strategy will consider all aspects of the procurement cycle.

5 ESC Toulon - Andres GARCIA Supplier Selection Supplier Selection

6 ESC Toulon - Andres GARCIA FLOW-DOW OF THE APPROACH ( from the request to the supplier qualification ) Request from Originator Do we have a qualified supplier ?. If NO SOURCING POTENTIAL SUPPLIER Financial - Sales Assessment Quality System Assessment Technical & industrial Assessment Product Assessment QUALIFICATION SUPPLIER QUALIFIED Supplier Questionnaire AGREEMENT PHASE On-site assessment

7 ESC Toulon - Andres GARCIA Supplier selection methodology Define Evaluation Criteria Identify Potential Suppliers ( ‘Long List’ ) Screen Potential Suppliers Identify Potential Suppliers ( ‘Short List’ ) Supplier Cost and Capability Assessment Analyse Assessment Results Input into Supplier Measures of Performance Select Suppliers Model Vendor Relationship & Identify Required Supplier Characteristics A structured, standardised and repeatable approach is necessary to give consistency and objectivity to the supplier selection process. Example

8 ESC Toulon - Andres GARCIA Define evaluation criteria A structured, multi-faceted assessment methodology is necessary to gain a thorough understanding of true supplier capability.

9 ESC Toulon - Andres GARCIA Alternative Suppliers Non-Traditional Suppliers Current Suppliers Screen & Reduce General Questionnaire Internal Knowledge 3rd Party Opinion Etc. Overview Presentation Plant / List brochure Telephone discussion / Interview “LONG LIST” “SHORT LIST” (For detailed cost & capability evaluation) Alternative Suppliers Non-Traditional Suppliers Current Suppliers Long list pre-screening There are many sources (both internal and external) of information available for developing a ‘long list’. Pre-screening reduces the resource requirement for detailed assessment.

10 ESC Toulon - Andres GARCIA Supplier Performance Measurement & Development Supplier Performance Measurement & Development

11 ESC Toulon - Andres GARCIA Supplier improvement/development activity can be optimised through selection of those suppliers where greatest opportunity for improvement exists. Criteria can be weighted to reflect current business objectives and goals. Selection of suppliers for improvement activity ITEM ScoreWeight- ing Supplier Weighted Score Strategic Importance Business Deliverables Performance - Supplier Ranking Supplier A Supplier B Turnover with OEM % of Supplier Business with OEM Model Spread Long-term business prospect Attitude to supplier development Current initiative (int’l/other OEM) Bottom 50% <10% 1 Only Possible Negative Yes Top 50% 10%+ Top 30% 20%+ 2 or more Probable Indifferent Maybe Top 20% 30%+ Top 10% 50%+ All models Yes Positive No Quality Cost Delivery Management Top 10 Upper Quartile Upper Middle Quartile Lower Middle Quartile Bottom Quartile Top 10 Upper Quartile Upper Middle Quartile Lower Middle Quartile Bottom Quartile Top 10 Upper Quartile Upper Middle Quartile Lower Middle Quartile Bottom Quartile Top 10 Upper Quartile Upper Middle Quartile Lower Middle Quartile Bottom Quartile Supplier C

12 ESC Toulon - Andres GARCIA Example of Supplier evaluation §Methodology Data is centralised from purchasing software Inputs from purchasing (requisition and order) Inputs form the goods reception (time) and the goods inspection (quality). l Each month the PSQE analyses an automatic evaluation extracted from the purchasing database Impact 1&2 suppliers are noted as follow: –Acceptable –Conditionally Acceptable –Unacceptable

13 ESC Toulon - Andres GARCIA Supplier evaluation §Rating methodology:

14 ESC Toulon - Andres GARCIA Supplier evaluation §Results :

15 ESC Toulon - Andres GARCIA INDUSTRIAL & PURCHASING COMMITTEE / Strategic Assessment

16 ESC Toulon - Andres GARCIA INDUSTRIAL & PURCHASING COMMITTEE / Strategic Assessment

17 EXAMPLE OF SUPPLIER PERFORMANCE PROCEDURE

18 PROJECT PROCUREMENT MONTHLY REPORT ( P.P.M. Report ) A strong link between Project Manager / WorkPackage Manager and Purchasing

19 ESC Toulon - Andres GARCIA §To provide a mechanism for communicating and agreeing the status of suppliers. §To keep the Procurement Manager informed of the key supplier issues on Projects & Bids. §Monthly basis. §Sent to the Project & Bid managers

20 ESC Toulon - Andres GARCIA PLAN A.C.E. Achats Compétitifs en Entreprise Méthodologie d’un Diagnostic Achats, Plan d’amélioration et Mesure de maturité Achat

21 ESC Toulon - Andres GARCIA L'entreprise Politique Achat Organisation Achat HommesOutilsMéthodes Fournisseurs Qui la pilote ? Achat Amont Achat Aval Système d ’information Achat Politique Fournisseurs Nécessité de faire un état des lieux dans chaque domaine Le diagnostic Achat

22 ESC Toulon - Andres GARCIA LA DEMARCHE Le diagnostic du Plan A.C.E. est un outil d'évaluation complet du processus achat et de Proposition d ’amélioration, ainsi que de sa mesure au niveau de maturité. conçu à l'attention des dirigeants (Comité de Direction, Direction Générale, Responsable achats) des entreprises. pour leur donner une vision extérieure globale en soulignant les points forts et faibles de l’organisation dans le domaine des achats.

23 ESC Toulon - Andres GARCIA Les étapes de la démarche A.C.E. prendre en compte les constats ( état des lieux et niveau de maturité) communiquer objectivement à l'ensemble de l'entreprise le niveau atteint, les forces et faiblesses obtenir le soutien de tous les métiers et niveaux hiérarchiques impliqués proposer un plan d'amélioration (temps, ressources) en adéquation avec les orientations stratégiques de l ’entreprise mettre en œuvre le plan d'amélioration (suivi par la Direction et mesures de progrès) en l'intégrant aux démarches existantes évaluer la progression ( niveau de maturité) par des audits planifiés dans le temps, voire corriger le Plan ACE dans le cas d ’un nouveau contexte de l ’entreprise

24 ESC Toulon - Andres GARCIA L e processus achats type de l'entreprise Processus de management Processus opérationnels l ’achat Moyens et Finalités Maîtrise des fournisseurs Maîtrise du processus Achat Recueillir les orientations de l ’entreprise Etablir une Politique Achats Contribuer à la Compétitivité et rentabilité de l ’entreprise Axes de Progrès Achats cohérents à la stratégie de l ’entreprise Procédures, Instructions, système d'information, ressources humaines, Pratiques Achats Sélection et évaluation des Fournisseurs, Cotation fournisseurs, marketing achat Maturité de la fonction achat, mesures des gains et des ‘ non dépenses ’ Reporting, outils de mesures de performances Achat Définir les orientations stratégiques Établir un budget et un plan opérationnel Contrôler la performance

25 ESC Toulon - Andres GARCIA La dimension achat est systématiquement intégrée dans les décisions de l'entreprise Expertise achat est reconnue et participe au business Intégration du processus achats dans les processus de l'Entreprise Répétabilité du processus achats - Gestion de projet basique Approvisionner - Gérer le quotidien NIVEAU 5 NIVEAU 4 NIVEAU 3 NIVEAU 2 NIVEAU 1 Les niveaux de maturité

26 ESC Toulon - Andres GARCIA La phase d ’accompagnement achat Préoccupations critiques achats de l'entreprise Nouveaux enjeux : - coûts des achats - coût de la fonction -... Nouvelles organisations et nouveaux processus/outils : - nouveaux processus - EDI interne / externe - Réduction des fournisseurs - Partenariats... Démarche A.C.E. - Format qualitatif et quantitatif de la fonction achats de l'entreprise - Plan de ralliement Un modèle de maturité achats est nécessaire pour accompagner une telle démarche


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