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S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac AMUE – SIFAC Formation « Missions » Cursus Ordonnateur.

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1 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac AMUE – SIFAC Formation « Missions » Cursus Ordonnateur

2 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 2 Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation dun ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion

3 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 3 Une mission a les caractéristiques suivantes: Déplacement hors du lieu de travail habituel Dans le cadre professionnel Personne rattachée ou non à l'établissement (invité) Engageant des frais ou non Introduction Quest-ce quune mission ?

4 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 4 Une mission est toujours liée à un matricule agent Un agent est toujours transformé en fournisseur pour quil puisse être remboursé Dans SIFAC on peut: Créer une mission. Liquider une mission. Prendre en charge comptablement les remboursements Introduction Règles de gestion

5 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 5 Gestion des ressources humaines HR Gestion des déplacements FI-TM Frais payés par l établissement Frais remboursables à lagent FICO Contrôle de gestion FM Comptabilité budgétaire Comptabilité Paiement Impact comptable, budgétaire et analytique Réservation de crédits Comptabilisation Gestion des achats MM Introduction Flux Missions inter-modules

6 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 6 Introduction Processus global Missions Création de lordre de mission Autorisation de lordre De mission Autorisation de la demande davance Édition de lordre de mission Liquidation mission Liquidation de lavance Impression état liquidatif Flux avec avance Flux sans avance

7 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 7 Gestion des déplacements (PR05) Édition OM (ZSIFACFITR_ ORD_MIS) ZPRRW Création de lordre de mission Édition de lordre de mission Liquidation de lavance Impression état liquidatif Imprimer formulaire (PRF0) Réservation de crédits Pièces comptables et analytiques MAJ Réservation Crédits Autorisation de la demande davance Gestion des déplacements (PR05) Autoriser Autorisation de la liquidation Gestion des déplacements (PR05) Autorisée Introduction Processus global Missions Liquidation mission ZPRRW_MIS

8 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 8 Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation dun ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion

9 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 9 Gestion des agents La création des agents se fera dans les services centraux afin déviter les doublons. La transmission des informations se déroulera selon des procédures standards en cours délaboration.

10 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 10 Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation dun ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion

11 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 11 Le gestionnaire pourra visualiser tout agent quelle que soit sa société. En revanche : un ordonnateur ne pourra autoriser une mission que si celle-ci est dans son domaine de responsabilité. Un gestionnaire pourra voir ou créer des missions quelle que soit laffectation budgétaire et analytique de la mission. Ordre de mission Gestion des autorisations

12 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 12 Pour les séjours en France: – Forfaits repas : Un remboursement est attribué pour chaque déjeuner et chaque dîner selon l'intervalle, en heures, de la durée du déplacement (15,25 Euros par repas à raison de 2 repas par jour). – Forfaits nuitées : Les forfaits nuitées sont attribués pour les déplacements intérieurs dans la durée du déplacement si l'intervalle de nuit, en heures, est complètement dépassé (75 Euros par nuitée à raison dune nuitée par jour, ou 85 euros pour Paris). Un taux moindre que le taux de 75 peut être fixé sur décision du CA de létablissement. Pour les séjours à létranger: – Pour les déplacements à l'étranger, les forfaits nuitées et repas sont combinés en un forfait, l' « Indemnité journalière » (IJ), appliquée en fonction des intervalles horaires de la durée du déplacement et en fonction du pays. (Due si lagent est en mission à létranger entre 0h et 5h. ) – Aucun groupe agent ne sera distingué pour les indemnités à létranger dans la mesure où le périmètre de reprise ninclut aucune mission antérieure au NB : Les indemnités kilométriques sont gérées au niveau des trajets Elles sont comptabilisées par agent Ordre de mission Gestion des forfaits

13 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 13 Les ordres de mission sont numérotés en fonction de la société / domaine du personnel de lagent. La numérotation est dite interne cest-à-dire propre à SIFAC. Les numéros des missions sont uniques, cest-à-dire quà un numéro de mission correspond un seul numéro dagent. Ordre de mission Numérotation des ordres de mission

14 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 14 Ordre de mission Création dun ordre de mission Mission forfaitaire Du 06/09 8h au 09/09 18h Séminaire « BIEN ETRE AU TRAVAIL » à Nice Centre de coût : SEG2PI Domaine fonctionnel : 100ADM PR05

15 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 15 Lors de la copie dune mission lensemble des données de la mission copiée sont reprises. Il est tout à fait possible de copier un déplacement dun matricule vers un autre en se plaçant sur le matricule cible. Lavance ne peut être recopiée. La date de début de la nouvelle mission est automatiquement mise à la date de fin de la dernière mission de lagent. Ordre de mission Copie de mission

16 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 16 Lautorisation est une étape ordonnateur Autoriser une mission consiste à autoriser lengagement de la mission dun point de vue budgétaire. Ordre de mission Autorisation/validation de lordre de mission

17 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 17 Le calcul est une étape ordonnateur Calculer une mission consiste à: Créer la demande davance lorsque lon est à létape de lordre de mission (cette étape nest pas obligatoire, mais peut être effectuée lorsque la mission ne comporte pas davance) Créer la pièce préenregistrée FI-TM à létape de la liquidation Une période de calcul est toujours demandée lors dun calcul (généralement la période de calcul est celle du mois, ne pas modifier cet écran et le valider) Ordre de mission Calcul/Visa ordonnateur de la mission

18 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 18 Lédition de lordre de mission ne peut se faire que si lordonnateur a Autorisé la mission. Elle est accessible via la transaction ZSIFACFITR_ORD_MIS La plupart des champs sont renseignés automatiquement mais le remplissage dune partie dentre eux est nécessaire sur lécran de sélection (ex: le gestionnaire a-t-il le droit à un train 1 ière classe ou 2 ième classe) Ordre de mission Edition de lordre de mission ZSIFACFITR_ORD_MIS

19 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 19 Ordre de mission Edition de lordre de mission ZSIFACFITR_ORD_MIS

20 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 20 Ordre de mission Edition de lordre de mission ZSIFACFITR_ORD_MIS

21 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 21 Une fois que lordonnateur a validé / visé lavance, il doit ensuite créer lécriture comptable correspondante. Lavance a un impact simplement dans la comptabilité financière et ne fait pas lobjet dun mandat mais dun ordre de paiement (la forme de lordre de paiement est vu dans le module comptable) La création de lécriture comptable consiste en la validation de lécriture proposée automatiquement par le système. Pour ce faire il doit lancer la transaction ZPRRW. Ordre de mission Gestion de la demande davance ZPRRW

22 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 22 Les différents statuts des cycles: La pièce comptable nest pas encore enregistrée et est à prendre en charge (statut « justificatifs crées »): La pièce comptable a été enregistrée avec succès lavance comptable est crée (statut « justificatifs enregistrés ») La pièce comptable a été rejetée avec succès lavance comptable nest pas crée (statut « rejeté ») Si le comptable rejette lavance la mission régresse automatiquement au statut « dem saisie » « ouvert ». La pièce comptable na pu être enregistrée suite à un problème (statut « justificatifs erronés ») Ordre de mission Gestion de la demande davance ZPRRW

23 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 23 Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation dun ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion

24 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 24 Les missions concernées par cette section sont les missions dont le schéma est : « Mission forfaitaire », « Dép sur OM perm FORF », « Mission frais réels », « Dép sur OM perm FREEL », « Mission sans frais » En un mot tous les schémas sauf les OM permanents qui ne seront jamais liquidés. Toujours vérifier les frais saisis grâce à la simulation de la liquidation. Liquidation dun ordre de mission Règles générales

25 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 25 CAS PARTICULIER: LE FORFAIT GLOBAL

26 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 26 Le forfait global est utilisé par les universités pour remplacer lensemble des catégories de frais dune mission ainsi que les indemnités (journalières à létranger, repas + hébergement en France). Il nest utilisé que sil est plus avantageux pour létablissement. Il est représenté par la catégorie de frais ABFO, toujours signée négativement et qui correspond à la réduction nécessaire pour rembourser la mission au forfait. NB: la gestion au forfait est ici présentée à la liquidation mais elle peut tout aussi bien être faite dès lordre de mission pour que lengagement soit le plus juste possible. Liquidation dun ordre de mission Forfait global

27 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 27 On doit vérifier que le montant des frais du forfait est bien inférieur à lensemble des frais « normaux » de la mission. Pour cela il faut saisir les frais réels de la mission. Il existe plusieurs façon de vérifier que le forfait est plus avantageux pour létablissement, la procédure suivante est donnée à titre indicatif. Liquidation dun ordre de mission Forfait global – Vérifications à effectuer

28 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 28 Liquidation dun ordre de mission Etat liquidatif PRF0

29 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 29 C A L C U L F O R F A I T A I R E Liquidation dun ordre de mission Etat liquidatif PRF0

30 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 30 Liquidation dun ordre de mission Etat liquidatif PRF0

31 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 31 Liquidation dun ordre de mission Etat liquidatif PRF0

32 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 32 Statut 1Statut 2 PictogrammeAutorisationCalculMétierTransactionChemin demande saisieà décompterOM non validéPR05 demande acceptéeà décompterOM validéPR05AUTRE(S) --> autoriser demande acceptéecalculéOM visé OrdoPR05AUTRE(S) --> calculer demande acceptéetransféré FIOM ok comptaZPRRW demande acceptéeouvertrejet avance comptaZPRRW déplacement effectuéà décompterliquidation non validéePR05 dans la mission STATUT de déplacement déplacement acceptéà décompterliquidation validéePR05AUTRE(S) --> autoriser déplacement acceptécalculéliquidation vidée OrdoPR05AUTRE(S) --> calculer déplacement acceptétransféré FILiquidation ok compta ZPRRW_MIS déplacement acceptéouvertrejet comptaZPRRW_MIS Missions Signification des pictogrammes de la transaction PR05 PR05

33 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 33 Ce pictogramme signifie que la mission est prête a être comptabilisée soit: – Partiellement: statut demande acceptée, lavance de la mission est prête à être comptabilisée. – Totalement: Statut dépl. accepté, la mission est prête à être comptabilisée totalement (liquidation finale). – Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission au statut:dem. Acceptée transférée FI si et seulement si la mission na pas généré davance. Ce pictogramme signifie que la mission est au statut de lOM ou de la liquidation: – Statut dem saisie à calculer, cest le statut de lordre de mission avant lautorisation de passage de la mission par lordonnateur. – Statut dépl. effectué à calculer, cest le statut de la liquidation avant lautorisation de passage de la mission par lordonnateur. Les pictogrammes présents sur la transaction des OM (PR05) sont les suivants: Missions Signification des pictogrammes de la transaction PR05 PR05

34 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 34 Ce pictogramme signifie que la mission a été comptabilisée et/ou que des pièces comptables ont été générées: – Partiellement: statut demande acceptée transférée FI, si le transfert dans FI a crée une pièce comptable davance. – Totalement: statut dépl. accepté transféré FI, si le transfert vers FI a généré des pièces comptables, analytiques et budgétaire. (si une mission sans frais est comptabilisée le pictogramme restera: ) – Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission annulée En effet, des écritures comptables et leur contre-passation ont été créées. En résumé ce pictogramme nest utilisé que si la mission possède un historique de paiement. Missions Signification des pictogrammes de la transaction PR05 PR05

35 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 35 Ce pictogramme correspond à une mission qui a été rejetée. – « dépl effectué » « ouvert » si le cycle comptable de la mission a été rejeté. – « Demande saisie » « ouvert » si lavance a été rejettée. Ce pictogramme signifie que la mission a été partiellement payée (avance) ou totalement payée. Missions Signification des pictogrammes de la transaction PR05 PR05

36 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 36 CAS PARTICULIER: LORDRE DE MISSION PERMANENT

37 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 37 LOM permanent sert dengagement budgétaire et de couverture juridique : –On le gère de la même façon que précédemment mais en plus on met une catégorie EOMP Engagement OM permanent qui servira pour la réservation des crédits de lannée. Lorsquon créera un OM relatif à cet OM permanent une catégorie de frais ROMP viendra réduire cette catégorie de frais sur lOM permanent automatiquement Dans tous les cas le contrôle de chevauchement sera adapté pour quil ne tienne pas compte des OM permanents. (ce qui permettra de faire des missions aux mêmes dates) Les OM permanents sont porteurs de l engagement des missions à venir (missions régulières). Il sont régularisés via : – Des missions de type déplacement sur OM permanent – Des catégories de frais ROMP crées automatiquement. Ils ne doivent jamais être transférés en comptabilisation mais simplement autorisés. Ordre de mission OM Permanent

38 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 38 Par la suite les créations de « dép sur OM permanents » peuvent se faire directement en copiant un « dép sur OM permanent » relatif à lOM permanent. Ceci évite davoir à changer le schéma Ceci accélère dautant la procédure. Ordre de mission Missions sur OM Permanent

39 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 39 Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation dun ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion

40 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Code transactionNom transactionDescriptif de l'état S_AHR_ Données de dépl./Cumuls dépl Etat référençant pour les missions sélectionnées, le coût total, le montant à rembourser, les montants forfaitaires, davance etc.. S_AHR_ Justificatifs déplacement Justificatifs de déplacement classés par déplacement S_AHR_ Justificatifs de déplacement sans données Justificatifs de déplacement classés par déplacement mais pouvant être triés autrement. S_AHR_ Affectation des coûts déplacement Affectation des coûts de déplacement classés par déplacement S_AHR_ Affectation coûts déplacement sans données de déplacement Affectation des coûts de déplacement classés par déplacement mais pouvant être classés autrement S_AHR_ Données déplacement/Cumuls/Justificatifs/ Affectation des coûts Etat récapitulant lensemble des données des 5 états précédemment cités. PTRV_PAYMENT_HISTORY Détermination de la date de paiement FI Affichage des pièces comptables associées aux mission, permet danalyser le stade de comptabilisation/ paiement des missions. S_AHR_ Qui est où ? Recherche par destination Etat permettant de retrouver les déplacements des agents par destination S_AHR_ Recherche des justificatifs dépassant le plafond Etat récapitulant les justificatifs dépassant le plafond fixé par établissement. 40 Consultations et éditions Etats missions disponibles

41 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 41 Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation dun ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion

42 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable min Exercice 12 Exercice de synthèse Missions Exercice de synthèse

43 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 43 Sommaire Introduction Gestion des agents Ordres de mission Liquidation dun ordre de mission Consultation et édition Synthèse Conclusion

44 Module « Missions » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 44 Ne pas oublier de cliquer sur le bouton « statut déplacement » avant de sauvegarder une mission à la liquidation. Toujours simuler une mission avant de sauvegarder Un ordonnateur ne doit pas oublier dautoriser un OM permanent pour que lengagement budgétaire soit effectif. Lorsque vous êtes perdu sur une transaction cliquez sur Aide Infopak, vous pourrez ainsi accéder aux manuels en ligne. Si quelquun a un problème sur la transaction des missions, demandez lui le matricule et le n° de la mission ainsi que les ventilation des coûts de sa mission, les problèmes peuvent venir dune de ces 3 sources. Renseigner longlet Séjour avec Pays et région en France, si létablissement na pas opté pour un calcul forfaitaire par défaut. Conclusion Conseils aux formateurs


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