IDRH - Opérationnalisation des objectifs Fiche Pratique à destination de l’équipe BOP Page 1 Fiche Pratique : Suivi des programmes A destination de l’équipe.

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1 IDRH - Opérationnalisation des objectifs Fiche Pratique à destination de l’équipe BOP Page 1 Fiche Pratique : Suivi des programmes A destination de l’équipe BOP Suivre l’avancement du chantier « Tableau de bord » 2 Nommer les chefs de file et contributeurs Produire les plans d’actionsRédiger les lettres de mission des CdF Compléter la table de paramétrage Déployer le dispositif de collecte des données  Récupérer la table des chefs de file d’objectifs et des contributeurs complétée  Accompagner les points focaux et chefs de file dans la production des plans d’actions  Récupérer le plan d’actions de chacun des objectifs du PAP  Donner aux points focaux les modèles de lettres de mission  Expliciter les champs à compléter  Récupérer une copie des lettres de mission complétées et signées par le RPROG 1 Suivre l’avancement du chantier « Opérationnalisation »  Accompagner les points focaux dans le remplissage de la table de paramétrage  Récupérer la table de paramétrage complétée  Transmettre la table de paramétrage complétée à IDRH pour relecture  Contacter les RTC afin qu’ils organisent une réunion de sensibilisation sur la collecte des données  Participer à la réunion de sensibilisation  Récupérer les documents « Cibles trimestrielles » et « Guide de collecte » complétés par les points focaux  Mme Danielle NYAMAT, référent technique central, daniellelaure.nyamat@gmail.comdaniellelaure.nyamat@gmail.com  M. Lazare MBADINGA, référent technique central, itenguy@yahoo.fritenguy@yahoo.fr  Mme Géraldine LONGHO, référent technique central, geraldinelongho@hotmail.comgeraldinelongho@hotmail.com  M. Saint Daniel KOUBAGOY'ODOUNGA, référent technique central, koubagoy@gmail.comkoubagoy@gmail.com Préparer les revues trimestrielles d’objectifs  Rappeler aux points focaux leur responsabilité d’organiser les revues trimestrielles d’objectifs et d’y convier l’équipe de direction du programme, les chefs de file, et l’équipe BOP  Récupérer le calendrier des revues trimestrielles Produire le document « Tableau de bord »  Contacter les RTC afin qu’ils organisent une réunion de mise en main de l’application BDO  Participer à la réunion de mise en main  Accompagner les points focaux dans la saisie des données sur l’application et leur exploitation 3 Garder le contact  Contacter le programme chaque semaine afin de suivre la bonne mise en œuvre des plans d‘actions  Contacter le programme chaque semaine afin de suivre le bon déroulement de la collecte des données  Régler les problèmes éventuels, ou les faire remonter aux RTC s’ils concernent le tableau de bord, à IDRH sinon

2 BDO Reporting / IDRH - Chantier tableaux de bord Fiche Pratique à destination des points focaux Page 2 NOTE IMPORTANTE : MAXIMUM 48 INDICATEURS / 30 ELEMENTS PAR DIMENSION / 15 ACTIONS PAR PROJET NOTE IMPORTANTE : NE PAS LAISSER DE CASE VIDE, INDIQUER "N/A" pour non applicable  Nom et code programme : code figurant dans la maquette budgétaire (code maquette = 14.004 ; code tableau de bord = 144)  Nom et code domaine : définir au maximum 4 grand thèmes du programme servant à grouper les indicateurs, numérotés de 1 à 4  Nom et code objectif : code des objectifs dans le PAP : de 001 à 999 pour un annuel, de P01 à P99 pour un pluriannuel  Nom et code indicateur : numéro de l’indicateur dans l’objectif de 001 à 999, revient à 1 à chaque changement d’objectif  Type d’indicateur : finalité de la donnée mesurée par l’indicateur ("Moyen", "Action", ou "Résultat")  Code planche : code au format WWWXYYYZZZ avec WWW = code programme, X = code domaine, YYY = code objectif, ZZZ = code indicateur  Code modèle : code du modèle de planche type pour cet indicateur (1. planche simple ; 2. planche avec dimension ; 3. avancement de projet)  Dimension 1 et 2 (exclusif modèle 2) : critère de décomposition du résultat, au maximum 30 éléments (ventilation par "provinces"...)  Unité indicateur : unité de l’indicateur mesuré (ex : Francs CFA, nombre, %, jours, …)  Unité numérateur (exclusif ratio) : unité du numérateur lorsque l’indicateur est calculé par un ratio  Unité dénominateur (exclusif ratio) : unité du dénominateur lorsque l’indicateur est calculé par un ratio  Formule de calcul de l’indicateur : définition/formule de l’indicateur. ATTENTION, IL FAUT ÊTRE LE PLUS EXPLICITE POSSIBLE, ET SEPARER LES RATIOS PAR LE SYMBOLE "/" (ex : [Montant cumulé des avenants] / [Montant total des marchés ayant fait l'objet d'au moins un avenant])  Point focal 1 et 2 : personnes qui consolident, valident et chargent dans le système Cockpit les données d’alimentation de l’indicateur  Points de collecte : personne/fonction/service qui collecte les données de l’indicateur et les transmet directement au point focal  Fréquence : systématiquement "Trimestre" en 2014  Date d’échéance annuelle/pluriannuelle : date d’échéance de la cible annuelle/pluriannuelle (format = AAAA-MM-JJ)  Cible à échéance annuelle/pluriannuelle : cible à atteindre avant l’échéance annuelle/pluriannuelle  Direction cible : sens de l’évolution souhaitée de l’indicateur MAX : on veut passer au-dessus de la cible / MIN : on veut descendre en dessous de la cible / MEDIUM : on veut être le plus proche possible de la cible  Les bornes : la borne B est systématiquement égale à la cible à échéance annuelle, les bornes C et D sont à "N/A" dans les cas MAX et MIN  Cumulé :  Date de début du cumul annuel : à partir de quand mesure-t-on les données de l’indicateur ? (format = AAAA-MM-JJ)  Date de début du cumul pluriannuel : à partir de quand mesure-t-on la cible pluriannuelle ? (format = AAAA-MM-JJ) Fiche Pratique : Paramétrage des indicateurs A destination des points focaux 1 Définir et paramétrer les indicateurs PAP du programme Explication : les champs de l’onglet « Table de paramétrage » Explication : les onglets annexes à remplir  Onglet annexe "Dimensions" (annexe modèle 2) : permet de préciser l’intitulé de chacun des éléments qui composent une dimension ATTENTION, LES INTITULÉS DES DIMENSIONS DOIVENT ÊTRE LES MÊMES DANS LES ONGLETS "DIMENSIONS" ET "TABLE DE PARAMÉTRAGE"  Onglet annexe "Etapes projet" (annexe modèle 3) : permet de préciser les étapes qui composent un projet ATTENTION, CODE PLANCHE ET NOM D’INDICATEUR DOIVENT ÊTRE LES MÊMES DANS LES ONGLETS "ETAPES PROJET" ET "TABLE DE PARAMÉTRAGE"  Onglet annexe "Points de collecte" : permet de lister l’ensemble des points de collecte du programme  Onglet annexe "Indicateurs manuels" : permet de lister les indicateurs importants, mais ne nécessitant pas une planche automatique  Noms courts : permet d’associer à différents champs (mission, programmes, domaines, objectifs) des noms pour faciliter l’affichage et l’impression.  Statistiques : fournit des statistiques sur les indicateurs. Cette feuille n’est pas à modifier Documents de travail recommandés Chantier Tableaux de bord de programmes - Guide Méthodologique Table de paramétrage des indicateurs  Onglet "Table de paramétrage"  Onglet annexe "Dimensions"  Onglet annexe "Etapes projet"  Onglet annexe "Points de collecte" Livrables à produireOutils fournis Maquette de la table de paramétrage des indicateurs T3 T2 T1 T2 T1 Borne A (rouge/orange) Cas MAX Borne B (orange/vert) Cas MIN Borne A (rouge/orange) Borne B (orange/vert) Borne B (orange/vert) Borne C (vert/orange) Cas MEDIUM T1 T2 T3 "oui" si on souhaite le résultat consolidé depuis une date (ex : le début de l’année) "non" si on souhaite le résultat consolidé depuis le début du trimestre Borne A (rouge/orange) Borne D (orange/rouge)  Mme Danielle NYAMAT, référent technique central, daniellelaure.nyamat@gmail.comdaniellelaure.nyamat@gmail.com  M. Lazare MBADINGA, référent technique central, itenguy@yahoo.fritenguy@yahoo.fr  Mme Géraldine LONGHO, référent technique central, geraldinelongho@hotmail.comgeraldinelongho@hotmail.com  M. Saint Daniel KOUBAGOY'ODOUNGA, référent technique central, koubagoy@gmail.comkoubagoy@gmail.com

3 BDO Reporting / IDRH - Chantier tableaux de bord Fiche Pratique à destination des points focaux Page 3 Fiche Pratique : Application BDO A destination des points focaux Naviguer dans l’application  Mme Danielle NYAMAT, référent technique central, daniellelaure.nyamat@gmail.comdaniellelaure.nyamat@gmail.com  M. Lazare MBADINGA, référent technique central, itenguy@yahoo.fritenguy@yahoo.fr  Mme Géraldine LONGHO, référent technique central, geraldinelongho@hotmail.comgeraldinelongho@hotmail.com  M. Saint Daniel KOUBAGOY'ODOUNGA, référent technique central, koubagoy@gmail.comkoubagoy@gmail.com 1 Les formulaires de saisie : http://bop.bdo.be/kpigenerator/http://bop.bdo.be/kpigenerator/  DIMENSIONS : Le formulaire utilisé pour créer/modifier les dimensions  INDICATEURS : Le formulaire utilisé pour créer/modifier les indicateurs  CIBLES : Le formulaire utilisé pour saisir les cibles pluriannuelles, annuelles, et trimestrielles d’un indicateur Utilisé au point  DONNEES : Le formulaire utilisé pour saisir les cibles pluriannuelles, annuelles, et trimestrielles d’un indicateur Le portail de navigation : http://bop.bdo.be/cockpitview/http://bop.bdo.be/cockpitview/

4 BDO Reporting / IDRH - Chantier tableaux de bord Fiche Pratique à destination des points focaux Page 4 Fiche Pratique : Application BDO A destination des points focaux Saisir les cibles trimestrielles  Mme Danielle NYAMAT, référent technique central, daniellelaure.nyamat@gmail.comdaniellelaure.nyamat@gmail.com  M. Lazare MBADINGA, référent technique central, itenguy@yahoo.fritenguy@yahoo.fr  Mme Géraldine LONGHO, référent technique central, geraldinelongho@hotmail.comgeraldinelongho@hotmail.com  M. Saint Daniel KOUBAGOY'ODOUNGA, référent technique central, koubagoy@gmail.comkoubagoy@gmail.com 3 Saisir les données 2 Sélectionner les indicateurs (Seuls les modèles 1-2 sont concernés) Ajouter les quatre dates d’échéances trimestrielles Remplir les champs du formulaire (Utiliser le double clic) Sélectionner les indicateurs Ajouter la date d’échéance du trimestre en cours Remplir les champs du formulaire

5 BDO Reporting / IDRH - Chantier tableaux de bord Fiche Pratique à destination des points focaux Page 5 Fiche Pratique : Application BDO A destination des points focaux  Mme Danielle NYAMAT, référent technique central, daniellelaure.nyamat@gmail.comdaniellelaure.nyamat@gmail.com  M. Lazare MBADINGA, référent technique central, itenguy@yahoo.fritenguy@yahoo.fr  Mme Géraldine LONGHO, référent technique central, geraldinelongho@hotmail.comgeraldinelongho@hotmail.com  M. Saint Daniel KOUBAGOY'ODOUNGA, référent technique central, koubagoy@gmail.comkoubagoy@gmail.com 4 Préparer le portail de navigation 5 Récupérer les planches indicateurs Utilisez le bouton pour télécharger une image de la planche  Titre (Block Title)  Largeur (Wished width) Par défaut : 28  Hauteur (Wished height) Par défaut : 25  Titre (Block Title)  Largeur (Wished width) Par défaut : 28  Hauteur (Wished height) Par défaut : 25  Cockpit View Visual : Choisir l’indicateur dans la liste  Manual Traffic light : Choisir la couleur de l’indicateur  Cockpit View Visual : Choisir l’indicateur dans la liste  Manual Traffic light : Choisir la couleur de l’indicateur Entrer en mode éditionCréer les blocs Ajouter des indicateurs dans les blocs Sauvegarder

6 IDRH - Opérationnalisation des objectifs Fiche Pratique à destination de l’équipe BOP Page 6 D Fiche Pratique : Revues d’objectifs A destination des équipes de programmes Participants et rôlesOrdre du jourSupports de réunion  RPROG : Anime les séances  Equipe de direction du programme : Participe aux réunions en tant que managers du programme, et définissent leurs actions d’appui à la mise en œuvre des plans d’actions  Chefs de file : Rendent compte de la mise en œuvre du plan d’action et du niveau d’atteinte des objectifs dont ils ont la charge  Points focaux : S’assurent que tous les supports nécessaires à la réunion sont disponibles, en particulier les plans d’actions actualisés communiqués par les chefs de file  Equipe BOP : Effectue des apports méthodologiques et prépare en amont la revue avec le RPROG  Faire un point sur la mise en œuvre des actions prévues lors de la revue précédente  Constater, de façon factuelle et précise, l’état d’avancement de chaque objectif par rapport à la planification établie dans les plans d’actions, et aux cibles à atteindre en fin d’année  Soumettre à l’équipe de direction du programme les problèmes identifiés qui ont fait, ou vont faire obstacle à la bonne atteinte des objectifs, et des propositions en conséquence  Définir les actions à conduire pour permettre de progresser efficacement vers l’atteinte de chaque objectif (Qui, quoi, quand, comment)  Prendre les décisions permettant de résoudre ces problèmes  Pour la réunion : Le plan d’action actualisé de chaque objectif  Après la réunion : Relevé des décisions prises pour chaque plan d’action  Tous les trimestres : Tableau de bord des indicateurs du programme 1 Revues des plans d’actions et des objectifs 111 Qu’est-ce qu’une revue ? Les revues permettent de faire un point sur l’état d’avancement des plans d’action, et le niveau d’atteinte des objectifs du PAP. Elles permettent donc à l’équipe de direction de prendre des décisions sur le pilotage du programme.

7 IDRH - Opérationnalisation des objectifs Fiche Pratique à destination des points focaux Page 7 Fiche Pratique : GanttProject A destination des points focaux Utiliser l’outil GanttProject Créer un diagramme GANTT Installer GanttProject Vous avez besoin d’une représentation graphique du planning pour un objectif complexe comportant un grand nombre d’actions Quand utiliser GanttProject ? TÂCHES  Créer une tâche (3 méthodes) : a.Bouton b.Clic droit > Nouvelle tâche c.Menu Tâches > Nouvelle tâche  Changer un Nom de tâche (2 méthodes) : a.Double clic sur un nom b.Clic droit sur une tâche > propriétés tâche > Nom  Changer une Date (2 méthodes) : a.Double clic sur une date b.Clic droit sur une tâche > propriétés tâche > Date  Changer l’ordre des tâches Boutons  Changer une couleur du diagramme Clic droit sur une tâche > propriétés tâche > Couleurs  Point bilan Clic droit sur une tâche > propriétés tâche > Point bilan AFFICHAGE  Déplacement dans l’année (2 méthodes) : a.Cliquer-glisser sur le diagramme b.Boutons reculer/avancer  Zoom (2 méthodes) : a.Molette de la souris dans la zone de diagramme b.Boutons zoom avant/arrière ENREGISTREMENT  Enregistrement (2 méthodes) : a.Bouton b.Menu Projet > Enregistrer sous  Convertir en image : Menu Projet > Exporter > Fichier image Lancer le fichier d’installationSuivre les instructions à l’écranLancer le programme Outils fournis Fichier d’installation GanttProject 1