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P. 1 Application de Gestion des Absences et des TEmps Support de formation Gestionnaire V4 avril 2013.

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1 P. 1 Application de Gestion des Absences et des TEmps Support de formation Gestionnaire V4 avril 2013

2 P. 2 SOMMAIREpage Présentation du projet AGATE4 Profils dautorisation et périmètre de gestion9 Focus Agent12 Focus Valideur32 Etats48 Focus Gestionnaire65 Gestion des dossiers agent70 Equipes77 Cycles de travail88 Processus de validation des congés100 Règles des congés109 Gestion des compteurs116 Gestion des crédits en masse134

3 P. 3 SOMMAIREpage Jours de fermeture138 AEA143 Gestion des congés et des absences147 Agents à létranger163 Agents non CNRS166 Etats175 Feuille de route gestionnaire183 Accompagnement et documentation187 Annexes188

4 P. 4 Le CNRS a acquis loutil « OS-Congés » de la société OS –Concept, en sappuyant sur les fonctionnalités proposées en standard par loutil, déjà utilisé dans la fonction publique (INRIA, SNCF,) Adaptations de loutil aux spécificités du CNRS Déploiement progressif sur les unités du CNRS en 2 ans : 2013 : unités (80% des effectifs CNRS) + les unités le souhaitant 2014 : les unités restantes Planning et versions : Première version (depuis janvier 2013) : gestion des congés annuels, des absences et des RTT Pour les unités avec badgeuses : 3 options dans lordre de priorité suivant : 1.Abandon des badgeuses et passage à Agate 2.Utilisation en parallèle des deux outils non intégrés (double saisie mais import possible) 3.Report du démarrage à 2014 avec une offre intégrée Agate-badgeuses (à létude par la DSI) Seconde version : gestion du CET (novembre 2013) Présentation contexte Déploiement, planning et versions

5 P. 5 AGATE est interfacé avec Sirhus et Labintel : pour disposer dans AGATE des effectifs des unités pour disposer dans Sirhus des congés Pour disposer dans AGATE des absences Sirhus ayant un impact sur le droit à RTT et/ou CA. Ces absences entrant en compte dans le calcul des droits, leur suppression est interdite dans Agate. Labsence Sirhus prime sur labsence Agate. Les agents présents dans AGATE sont les personnels présents dans les unités du CNRS Les agents payés par le CNRS issus de Sirhus (à lexception des élèves stagiaires et des vacataires) Des agents non CNRS issus de Labintel sont rattachés à une implantation dunité Présentation contexte

6 P. 6 Pré-requis techniques pour le déploiement dans votre labo AGATE est accessible via : navigateur web (Firefox, IE, safari) : https://agate.cnrs.fr https://agate.cnrs.fr smartphone (navigateur web) La connexion se fait via janus par mail+mot de passe, ou via votre certificat CNRS Les horaires douverture dAGATE (au démarrage): de 7H à 20H, 7jours/7 Versions minimales des navigateurs : Firefox 5 IE 7 Mise à jour de lagenda : Outlook (messagerie centralisée CNRS) Présentation informations pratiques

7 P. 7 La formation se fait sur une base de formation AGATE : https://agate-form.cnrs.fr La connexion se fait via janus : Adresse mèl, Mot de passe janus (via sésame) ou via le mot de passe de votre certificat Le calendrier de la messagerie Outlook est mis à jour Connexion Agate: Lidentifiant est le matricule Sirhus (pour les agents CNRS ) ou le matricule LABINTEL ( pour les agents non CNRS) suivi du mot de passe XXXXXX. Le matricule Labintel est consultable sur « Labintel Consultation » (à partir de la page Annuaire CNRS), et peut être extrait dans AGATE menu « Exploitation » du profil «Gestionnaire » La base de formation est pérenne sur Sa mise à jour par les livraisons de corrections et dévolution est décalée par rapport à la base de production compte tenu des contraintes dexploitation. Présentation informations pratiques formation

8 P. 8 ANDRE Henri Présentation principes de navigation Zone menus Zone résultats Zone sous-menus Le champ « » est issu de linterface Labintel

9 P. 9 A chaque profil, correspondent des droits et des options de menu spécifiques. Agent Lagent dépose ses demandes de congés et suit ses compteurs. Valideur (inclut les droits du profil Agent) Le valideur valide les congés des agents dont il est le valideur. Il peut appartenir à une autre unité, et être un agent Non CNRS. Gestionnaire (inclut les droits des profils Valideur et Agent) Le gestionnaire gère les agents de son portefeuille de gestion (périmètre) : par défaut limplantation pour le gestionnaire labo, toutes les unités de la DR pour le gestionnaire SRH. Administrateur Ladministration est assurée par la DSI et le SSTI/DRH Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Présentation principes de navigation

10 P. 10 Le périmètre de gestion selon les profils Le profil est défini dans le dossier de lagent dans longlet Général. Les droits définis par ce profil sappliquent sur un périmètre défini en termes déquipes dans longlet Planning par les équipes apparaissant dans la liste de droite. En principe, un gestionnaire ne gère pas son propre compte Principe de diffusion des droits Ladministrateur donne le profil Gestionnaire au premier gestionnaire Agate du SRH dune DR. Il le coche « SRH », ce qui lui donne un périmètre composé de toutes les équipes des implantations de sa DR. Ce gestionnaire octroie le profil Gestionnaire à des gestionnaires du SRH de son choix sur tout son périmètre, ou un périmètre réduit, Les gestionnaires ainsi définis au SRH peuvent donner le profil Gestionnaire aux gestionnaires de laboratoires, qui ont par défaut leur implantation comme périmètre. Ces gestionnaires de laboratoires ainsi définis peuvent à leur tour donner le profil Gestionnaire à dautres gestionnaires de limplantation, en définissant le(s) équipe(s) )composant leur périmètre dagents à gérer. Didacticiel : Comment affecter le droit gestionnaire à un agent ? (56 secondes) Didacticiel : Comment affecter le périmètre daccès au planning pour un agent ? (44 secondes) Présentation Périmètre de gestion selon les profils

11 P. 11 Documentation A partir dAGATE Menu FAQ : accès aux questions/réponses des fonctionnalités standards de loutil Menu Dictacticiel : accès aux vidéos de prise en main de loutil pour les gestionnaires Site de la DRH : accès aux Mémo par profil profils Agent / Valideur / Gestionnaire, à la page réglementaire du site DRH ( et au site web dédié AGATE : (http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/Presentation-AGATE.pdf)http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/Presentation-AGATE.pdf Accompagnement et documentation ProfilBouton Assistance Agent / ValideurMail au gestionnaire AGATE de lunité Gestionnaire UnitéMail aux formateurs internes SRH de la DR Formateur interneFormulaire Assistance Utilisateurs DSI Assistance Sil ny a pas de gestionnaire désigné dans le labo, le mail de lagent ou du valideur est envoyé aux formateurs internes DRH de la Délégation

12 P. 12 Application de Gestion des Absences et des TEmps Support de formation Profil Agent V4 avril 2013

13 P. 13 Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 v Lagent accède aux détails de ses droits et suit ses demandes de congés Lagent peut déposer ses demandes de congés à partir du menu « calendrier » par sélection directe sur le calendrier, ou à partir du menu « dépôt » avec saisie classique des jours de début et de fin. Profils Agent menus Indication du profil Le profil Agent

14 P. 14 Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Lagent accède au planning collectif de présence de son équipe, et des équipes qui lui auront été autorisées en visualisation par son gestionnaire. Lagent consulte son dossier général AGATE : matricule Sirhus, matricule Labintel, adresse mèl, affectation, équipe, valideur(s). Profils Agent menus v Dans le « Mon compte » / « Informations générales », l'adresse mail n'est plus modifiable par l'agent lui-même. La mise à jour est réalisée par le gestionnaire ou linterface Labintel.

15 P. 15 Lécran daccueil, identique quelque soit le profil : Jean Dupont Tableau des crédits et des soldes Tableau des demandes de congé (en cours et historique) Profils Agent écran daccueil Agent

16 P. 16 Le dépôt dune demande de congé peut se faire de 2 façons possibles : À partir du menu « Dépôt » 1- Dans « Type de congés », Choisissez le compteur à décompter 2-Sélectionner la période de congés 3 –Cliquer sur «Déposer » Facultatif Profils Agent dépôt de demande Préalable : Pour déposer une demande, la personne validant habituellement vos congés et/ou absences doit être déclarée dans AGATE en tant que valideur par votre gestionnaire. Vous pouvez déposer des congés si vous avez un « solde » suffisant. Les AEA sont saisies uniquement par le gestionnaire

17 P. 17 À partir du menu « calendrier » 1- Pour indiquer la période de congés, faire glisser sa souris sur les carrés gris clairs face aux dates. 2- Dans la fenêtre «Demande dabsence », les champs des dates indiquent la période sélectionnée. Sélectionner le compteur à utiliser dans la liste du champ « Type d absence » 3- Cliquer sur « Déposer » pour confirmer votre demande de congés ou sur «Annuler » pour annuler votre saisie Facultatif Profils Agent dépôt de demande Dans les cas de régularisation, une demande peut être déposée rétroactivement jusquà 14 jours dans le passé.

18 P. 18 Une fenêtre de confirmation apparaît : Vous recevez un courriel de confirmation de dépôt de votre demande Votre valideur est informé par courriel de votre demande Le compteur sélectionné est mis à jour Validation de la demande Vous recevrez un courriel lorsque votre congé sera validé par votre valideur Lagenda de votre messagerie Outlook sera synchronisé (si vous acceptez linvitation Outlook). Profils Agent dépôt de demande

19 P. 19 Profils Agent statuts des demandes statutsignificationActions possibles déposéeLagent a déposé sa demande et le valideur ne la pas encore visualisée Lagent peut encore annuler sa demande ouverteLe valideur a visualisé la demande, mais il ne la pas encore traitée Lagent ne peut plus lannuler refuséeLe valideur a refusé la demandeLagent peut saisir une nouvelle demande validéeLe valideur a accepté la demandeLagent peut faire une demande dannulation ou de modification demande dannulation Lagent a demandé à annuler sa demande validée Attente de laction du valideur. demande de modification Lagent a demandé à modifier sa demande validée Attente de laction du valideur

20 P. 20 Votre demande est toujours au statut déposée : Vous pouvez l annuler. Après avoir cliqué sur la ligne correspondante, vous confirmez lannulation. Votre demande est consultée par le valideur. Dans le tableau, elle est au statut Ouverte. Vous ne pouvez plus la modifier ni supprimer. Seul le valideur ou le gestionnaire ont la main. Ils peuvent la refuser ou laccepter. Possibilités dannulation ou de modification dune demande Ecran daccueil > Tableau des demandes de congés Profils Agent annulation/modification des demandes

21 P. 21 Votre demande est refusée. Vous pouvez saisir une nouvelle demande avec les modifications souhaitées Votre demande est validée. Labsence na pas commencé. Lagent peut faire une demande dannulation ou de modification. A la validation, le compteur et lagenda seront mis à jour. Labsence a débuté ou est terminée. Seul le gestionnaire peut régulariser labsence si elle ne correspond pas à la réalité. Profils Agent annulation/modification des demandes Ecran daccueil > Tableau des demandes de congés Lagent est informé par mail de lannulation de sa demande de congés même sil est à linitiative de la demande

22 P. 22 Dans la colonne « Crédit », saffiche le nombre de jours que vous avez acquis. Cest le droit, calculé par AGATE (ou saisi, selon le compteur) Compteur « CA 2013 » et définition des colonnes : Les congés annuels, les RTT et les jours de fractionnement sont gérés dans un compteur unique et global nommé « CA 2013 en jours » pour la période calendaire du 01/01/2013 au 28/02/2014 La fraction « Congés payé » = 32J X (Nombre de jours travaillés par semaine / 5J) La fraction « jours RTT » varie en fonction de la durée hebdomadaire de travail de lunité et de la quotité. => 13J pour une durée hebdomadaire de travail de 38H30 à 100% Dans la colonne «Régul» du compteur « CA », nombre de jours en positif ou en négatif impactant le crédit, saisi par le gestionnaire au vu dune situation réglementaire particulière. Ces jours (Crédit et Régul) sont éligibles au CET. Profils Agent crédits et soldes Ecran daccueil > Tableau des crédits et soldes Le crédit CA nest pas modifiable

23 P. 23 La colonne « Validés » correspond au nombre de jours congés validés pour ce compteur. La colonne « En attente » correspond au nombre de jours de congés en attente de validation pour ce compteur. La colonne « Solde » correspond à «Crédit » + « Régul » - « Validé » - « Attente» Les jours de congés sont décomptés sur la base des obligations hebdomadaires réelles de service de lagent renseignées dans AGATE au moyen du cycle de travail Profils Agent crédits et soldes Ecran daccueil > Tableau des crédits et soldes

24 P. 24 Affiche le planning de léquipe à laquelle vous êtes affecté. Permet de consulter les obligations de service et les absences des agents de léquipe Votre gestionnaire peut vous affecter dautres équipes en visualisation : elles apparaitront aussi dans cet écran. Profils Agent planning

25 P. 25 Dépôt des congés annuels par lagent. AGATE gère les absences de lagent au sens réglementaire RH (congés, AEA, jours de récupération, etc.). Lapplication applique les règles en vigueurs au CNRS. Les absences impactant la paie, faisant lobjet dune décision, restent saisies dans Sirhus par le SRH. Elles sont importées dans AGATE par le flux nocturne et apparaissent le surlendemain dans le calendrier de l'agent et le planning de léquipe (sans indiquer le type dabsence) Dans une unité gérant des jours de récupération, AGATE ne se substitue pas au système ou aux procédures déjà en place. Un compteur « récupération » peut être activé, alimenté, et la demande d'absence est à saisir par l'agent (soumise à validation du valideur) Modification et annulation des demandes Tant qu'une demande n'est pas consultée par son valideur, il est possible de l'annuler. Profils Agent en bref

26 P. 26 Suivi des compteurs Visualisation du planning de son équipe. Dans AGATE, lagent multi-affecté apparaît uniquement dans limplantation à laquelle il est administrativement affecté dans Sirhus. Pour consulter le planning de lautre équipe où il travaille également, le gestionnaire SRH AGATE doit lindiquer dans le dossier de lagent. Suite au changement daffectation dans Sirhus, lagent apparaît dans une nouvelle implantation dans AGATE. Le gestionnaire de la nouvelle affectation en est averti par mèl. Comme un nouvel arrivant, le gestionnaire vérifie son cycle de travail et les demandes en attente de traitement, laffecte dans une équipe et lui assigne un valideur. Pour les agents non CNRS, lunité a deux options : -gérer les congés à minima : Le gestionnaire initialise le compteur et calcule le droit de lagent conformément à la règlementation appliquée dans son établissement. -ou saisie par lagent de ses absences. : dans le menu « Calendrier », lagent indique la période et sélectionne « Absence non CNRS » dans la liste déroulante « Type dabsence. => Dans les deux cas, les congés sont soumis à validation Bientôt Afin que le responsable puisse voir sur le planning de léquipe qui est en formation ou en mission, les agents pourront bientôt saisir ces informations dans AGATE. Profils Agent en bref

27 P. 27 Documentation A partir dAGATE Menu FAQ : accès aux questions/réponses des fonctionnalités standards de loutil Menu Dictacticiel : accès aux vidéos de prise en main de loutil pour les gestionnaires Site de la DRH : accès aux Mémo par profil profils Agent / Valideur / Gestionnaire, à la page réglementaire du site DRH ( et au site web dédié AGATE : (http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/Presentation-AGATE.pdf)http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/Presentation-AGATE.pdf Accompagnement et documentation ProfilBouton Assistance Agent / ValideurMail au gestionnaire AGATE de lunité Gestionnaire UnitéMail aux formateurs internes SRH de la DR Formateur interneFormulaire Assistance Utilisateurs DSI Assistance Sil ny a pas de gestionnaire désigné dans le labo, le mail de lagent ou du valideur est envoyé aux formateurs internes DRH de la Délégation

28 P. 28 Annexes Glossaire

29 P. 29 Connexion et déconnexion Se connecter A partir de lURL suivante https://agate.cnrs.fr Saisir son mot de passe JANUS vous demande de renseigner votre adresse mail et votre mot de passe JANUS, ou le mot de passe de votre certificat. Demander / changer son mot de passe JANUS en cliquant sur le lien « Mot de passe » de la fenêtre Janus /sésame Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

30 P. 30 Touches de fonction et icônes Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

31 P. 31 Touches de fonction et icônes Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

32 P. 32 Application de Gestion des Absences et des TEmps Support de formation Profil Valideur V4 avril 2013

33 P. 33 Un agent ne peut déposer de congés tant que son valideur na pas été désigné par son gestionnaire : Processus de validation valideur DURAND Jean DETROIE Alain PIERRE Sylvie Le valideur est averti par mèl des demandes de congés des agents dont il est le valideur. Il les accepte (ou les refuse) dans AGATE dans son écran daccueil : Jean DURAND Sylvie PIERRE

34 P. 34 Par délégation : Le congé est validé dès que lun des valideurs la accepté si l'un d'eux valide la demande, les autres nen sont pas avertis Processus de validation schémas

35 P. 35 Si le gestionnaire désigne deux valideurs, chaque demande devra être validée successivement par ces deux personnes Par X niveau: Si un des valideurs refuse la demande, le congé est refusé. Processus de validation schémas

36 P. 36 Le valideur peut consulter ses droits à congés et celui de ses agents. Il accède aussi aux tableaux des demandes de congés : les siennes et celles de ses agents (validées ou à valider ) Le valideur peut consulter son calendrier et celui de ses agents. A partir de ce menu, il peut aussi saisir les congés de ses agents et les siens. Le valideur peut poser ses congés et ceux de ses agents. Il dispose aussi de loutil « Edition des zones » permettant d'indiquer à son équipe les périodes propices ou non à la prise de congés ou périodes de forte ou de faible activité. Il visualise le planning de son équipe, des équipes pour lesquelles il a un rôle de valideur pour au moins une personne de ces équipes, et des équipes pour lesquelles le gestionnaire lui a donné un droit de visualisation. Il peut aussi créer une « Liste personnalisée ». Profils Valideur menus Le profil Valideur

37 P. 37 Profils Valideur écran daccueil Lécran daccueil du valideur : Jean Dupont Tableau des crédits et des soldes Tableau des demandes de congé DUPONT JEAN DURAND Anne Accès aux crédits et soldes des agents dont il est valideur

38 P. 38 Dans Agate, vous avez été identifié comme valideur Vous avez été désigné par le gestionnaire de votre laboratoire 1- Le point rouge clignotant vous indique quune (des) demande(s) sont en attente de validation 2- Cocher la(les) demande(s) que vous souhaitez traiter. Profils Valideur traiter une demande Ecran daccueil > Tableau des demandes de congé DURAND Anne

39 P Votre action provoque louverture du détail de la demande. Lagent est informé que vous avez pris connaissance de sa demande, il ne pourra plus la modifier. Pour vous aider dans le traitement de la demande, vous pouvez consulter les droits de lagent et le planning de léquipe 4 - Cliquer sur « Traitement de la demande » Profils Valideur traiter une demande DURAND Anne

40 P Acceptez, refusez ou transférez la demande 6 - Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un commentaire 7 - Après avoir effectué votre choix, cliquer sur « Suivant » 8 - Enregistrez avec ou sans commentaire (obligatoire en cas de refus) Un courriel dinformation est automatiquement envoyé à lagent demandeur Profils Valideur traiter une demande

41 P. 41 Menu Gestion permet de déposer des congés pour ses agents (ou pour lui-même par défaut) Profils Valideur dépôt de demande DURAND Anne MARTIN Jean CHEMIN Pierre PIERRE Anne DURAND Sophie Liste des agents du valideur

42 P. 42 Profils Valideur dépôt de demande Menu Gestion > Dépôt de demande permet de déposer en masse des congés pour ses agents Sélectionner les agents concernés

43 P. 43 Profils Valideur dépôt de demande Menu Calendrier Le valideur peut également déposer les demandes directement sur le calendrier en sélectionnant lagent ou lui-même. DURAND Anne MARTIN Jean (en tant que valideur) CHEMIN Pierre (en tant que valideur) PIERRE Anne (en tant que valideur) BULLE Sophie (en tant que valideur)

44 P. 44 A partir du calendrier, cliquez sur la date de début, puis dans la fenêtre « Nouvelle zone » sélectionnez la date de fin, saisissez un commentaire et enregistrez. Menu Gestion > Edition des zones Ces périodes apparaîtront hachurées dans le calendrier des agents de léquipe Profils Valideur périodes dactivité Pour informer léquipe des périodes de forte activité, ou pour signaler les périodes de vacances scolaires :

45 P. 45 Menu Planning Affiche le planning de léquipe à laquelle vous êtes affecté. Affiche également les plannings des équipes comprenant au moins un agent dont vous validez les congés. Permet de consulter les obligations de service et les absences des agents de léquipe Votre gestionnaire peut vous affecter dautres équipes en visualisation : elles apparaitront aussi dans cet écran. Profils Valideur planning Autre exemple : Si lagent travaille dans deux unités et si les congés doivent être validés par les responsables des deux unités, le gestionnaire peut indiquer : -les deux responsables comme valideurs (avec un ordre de priorité) dans le dossier de lagent. Les deux valideurs ont une vue sur le planning de léquipe de lagent. Dans ce cas, les congés de lagent sont validés si les deux valideurs les acceptent. -Ou un unique valideur (ex. : le responsable de léquipe à laquelle lagent nest pas affecté). Le planning de léquipe de lagent sajoute à la liste « Planning des équipes » à laquelle le valideur a déjà droit. Pour lautre responsable, dans son dossier agent, le gestionnaire ajoute léquipe à laquelle lagent est affecté afin de lui permettre de consulter le planning. Pour un agent CNRS travaillant dans plusieurs implantations, seule laffectation issue de Sirhus est prise en compte.

46 P. 46 Ce menu permet au valideur de visualiser la liste des agents quil valide, et de déléguer son rôle de valideur Profils Valideur Mon compte Dans le « Mon compte » / « Informations générales », l'adresse mail n'est pas modifiable par l'agent lui-même. La mise à jour est réalisée par linterface agent ou le gestionnaire. « Nom » « Prénom » Matricule Sirhus (agent CNRS) ou N° Labintel (Agent non CNRS Courriel renseigné dans Labintel Matricule du référentiel des agents CNRS Numéro du référentiels des personnels unités Affectat ion administrative de lagent issue de Sirhus (pour les CNRS) ou fiche agent de Labintel (pour les non CNRS). Dans le cas dun agent CNRS travaillant sur plusieurs implantations cest laffectation administrative issue de Sirhus qui est seule prise en compte Dans AGATE, tout agent est rattaché à une équipe (code unité _ N° de limplantation _ nom d eléquipe) Adresse de lUnité

47 P. 47 Permet de déléguer son rôle de valideur Profils Valideur Délégation La délégation permet dattribuer temporairement ou durablement la totalité de son rôle de valideur à un autre agent, tout en le conservant. Dès sa désignation, lagent délégué a dans longlet « Nouvelles demandes » toutes les demandes à traiter. Il reçoit aussi par mèl les nouvelles demandes à traiter et peut les traiter. Si le délégué les traite, celles-ci napparaissent plus dans longlet «Nouvelle demande » de lécran daccueil du valideur. Lagent demandeur reçoit le mèl de validation. Exemple : avant de partir en vacances Pour supprimer la délégation, cliquer sur de la ligne

48 P. 48 Focus Valideur Etats

49 P. 49 Profils Valideur Exploitation Etats et Extractions En un seul coup d'œil, le valideur consulte les compteurs des personnes dont il doit valider les congés. « Prénom » « Nom » du valideur Il peut aussi traiter les demandes de congés à valider (également accessibles dans longlet « Nouvelles demandes » de lécran « Accueil ») Le valideur visualise les compteurs des personnes dont il doit valider les congés.

50 P. 50 Menu Exploitation > Visualisation Permet de voir les demandes en attente de validation des agents affectés aux unités gérées par le gestionnaire. Profils Valideur Demande en attente de validation La liste peut être sauvegarder Après avoir sélectionné lun des formats (Excel ou.pdf), vous pouvez louvrir immédiatement ou lenregistrer sous le répertoire de votre choix. Résultat de lexport

51 P. 51 Menu > Visualisation Affiche les demandes de congés en attente de traitement par le valideur sélectionné Jean DURAND DURAND Anne DURAND Jean Click Le gestionnaire peut valider des demandes en attente Profils Valideur Demande en attente de validation

52 P. 52 Profils Valideur Exploitation Extraction Sélections possibles Il peut aussi obtenir et exporter des états avec un choix de champs : Pour létat « Export des agents » : Dans le tableau de gauche « Choix des champs » Dans la liste déroulante du critère « Equipe », sont proposées : -Les équipes saisies par votre gestionnaire Agate dans votre dossier -et léquipe de lagent dont vous êtes le valideur. Lextraction donne les agents dont vous êtes valideur.

53 P. 53 Profils Valideur Exploitation Extraction CHOIXCHAMPSCHOIXCHAMPS CRITERESCRITERES Dans le tableau de gauche, les champs sélectionnables Dans le tableau de droite, les champs que vous avez sélectionnés - Transfert des champs sélectionnés en cliquant sur les double-flèches -Le double-click sur Sélection de tous les champs (tableau de gauche) Désélection de tous les champs (tableau de droite)

54 P. 54 Profils Valideur exploitation => Permet deffectuer des requêtes sur les demandes de congés en fonction de critères. Sauvegarde de la requête pour réutilisation par le valideur Export du résultat Sélections Choix des champs à exporter dans le rapport Choix format Rq : cet export permet dobtenir les matricules labintel des agents

55 P. 55 Profils Valideur Exploitation Extraction La liste déroulante du champ « Equipe » propose celle(s) définie(s) dans longlet «Planning » et celles des agents saffichant dans longlet «Dépendance » du dossier agent du « Valideur ». Le matchcode de « Type absence » propose CA2012, CA2013, Ajustement des congés 2012 et 2013, jour de fermeture, Autorisation Exceptionnelle dAbsence (AEA); récupération, AEA Enf. Malade, Absence Non CNRS. Les absences Sirhus saffichent si aucun type dabsence sélectionné Déposée, ouverte, en Cours, validée, refusée, demande dannulation, annulée, demande modification CRITERESCRITERES CHOIXINFOCHOIXINFO Lextraction peut être enregistrée ou exportée

56 P. 56 Profils Valideur Exploitation Extraction Lextraction peut être exporté ou enregistré CHOIXCHAMPSCHOIXCHAMPS CRITERESCRITERES - Le bouton «Ouvrir » exécute immédiatement le résultat de lextraction au format choisi. - Le bouton « Enregistrer » permet de sauvegarder lextraction sous le répertoire de son choix sans passer par laffichage du résultat de la demande Pour conserver la mise en forme et permettre la réutilisation de lexport, il est possible de lenregistrer dans Agate après lavoir nommé. La zone « Liste dexport » apparaît seulement si lutilisateur sauvegarde les extractions dans lapplication.

57 P. 57 Profils Valideur Exploitation Extraction Pour le solde ou la période, il est également possible de sélectionner : CRITERESCRITERES CHOIXCHAMPSCHOIXCHAMPS

58 P. 58 Tous les agents dans la base AGATE, CNRS et non CNRS, fonctionnaires ou CDD, peuvent être désignés valideur. Le valideur de l'agent peut être dans une autre équipe ou même dans une autre unité. Il valide ou refuse les congés des agents dont il est le valideur. Il visualise les compteurs de ces mêmes agents. Il gère ses demandes de congés, et a lui-même un valideur. Il ne peut pas être son propre valideur. Le valideur peut également déposer une absence pour un agent dont il est le valideur, ou collectivement pour l'ensemble de ses agents. Les demandes saisies par le Valideur passent automatiquement au statut «Validé ». Il peut paramétrer des périodes de forte ou de faible activité afin de signaler à son équipe les périodes propices ou non à la prise de congés. Tous les agents peuvent se faire déléguer ce rôle par un valideur. Le valideur délégué reçoit les mêmes demandes que le valideur délégant. Profils Valideur en bref

59 P. 59 Pour lagent valideur changeant daffectation : il reste le valideur des agents de lunité dorigine tant quaucun remplaçant na pas été désigné par le gestionnaire de lunité cédante. Pendant une période de transition, une organisation temporaire peut être mise en place par les gestionnaires de unités concernées pour la gestion des congés des agents de lunité cédante. Le nouveau valideur, reçoit les demandes de congés saisies après sa désignation par le gestionnaire. Profils Valideur en bref

60 P. 60 Documentation A partir dAGATE Menu FAQ : accès aux questions/réponses des fonctionnalités standards de loutil Menu Dictacticiel : accès aux vidéos de prise en main de loutil pour les gestionnaires Site de la DRH : accès aux Mémo par profil profils Agent / Valideur / Gestionnaire, à la page réglementaire du site DRH ( et au site web dédié AGATE : (http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/Presentation-AGATE.pdf)http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/Presentation-AGATE.pdf Accompagnement et documentation ProfilBouton Assistance Agent / ValideurMail au gestionnaire AGATE de lunité Gestionnaire UnitéMail aux formateurs internes SRH de la DR Formateur interneFormulaire Assistance Utilisateurs DSI Assistance Sil ny a pas de gestionnaire désigné dans le labo, le mail de lagent ou du valideur est envoyé aux formateurs internes DRH de la Délégation

61 P. 61 Annexes Glossaire

62 P. 62 Connexion et déconnexion Se connecter A partir de lURL suivante https://agate.cnrs.fr Saisir son mot de passe JANUS vous demande de renseigner votre adresse mail et votre mot de passe JANUS, ou le mot de passe de votre certificat. Demander / changer son mot de passe JANUS en cliquant sur le lien « Mot de passe » de la fenêtre Janus /sésame Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

63 P. 63 Touches de fonction et icônes Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

64 P. 64 Touches de fonction et icônes Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

65 P. 65 Application de Gestion des Absences et des TEmps Support de formation Profil Gestionnaire V4 avril 2013

66 P. 66 Profils Gestionnaire Le profil Gestionnaire Les fonctionnalités du profil gestionnaire permettent : de préparer lunité au démarrage deffectuer les actions quotidiennes de gestion Cette partie décrit les menus et écrans du profil Gestionnaire.

67 P. 67 Permet de déposer ses congés (pour soi ou pour le compte des agents de son unité), de visualiser le planning de son implantation, et les calendriers Le gestionnaire (non valideur) accède à lespace de gestion de ses congés : Tableaux du solde de ses compteurs et de ses demandes Prénom, Nom, Matricules, Implantation, Equipe Unité, DR et adresse de lunité Vos valideurs Agents dont vous êtes le valideur Liste de vos délégués Profils Gestionnaire menus Cas dun gestionnaire valideur Le gestionnaire (non valideur) peut déposer ses demandes de congés à partir du menu « calendrier » par sélection directe sur le calendrier.

68 P. 68 Permet la gestion des équipes et laffectation en masse des agents aux équipes, le planning des fermetures, la gestion des agents et de leurs compteurs et dajouter des cycles de travail inexistants. Permet de visualiser les demandes en attente de traitement par les valideurs appartenant à votre périmètre de gestion. Sont disponibles des requêtes prédéfinies (absences déposées après la date de fin, congés pris sans accord préalable, volume par type et temps moyen de validation) et des extractions selon certains critères Mise à disposition doutils permettant dimporter les congés saisis dans un outil de gestion des temps (ex. : GLOP ou PHP-congés) et de renseigner les valideurs de chaque agent. Profils Gestionnaire menus Le menu paramétrage est le plus utilisé par le gestionnaire AGATE

69 P. 69 Profils Gestionnaire écran daccueil Lécran daccueil du gestionnaire (non valideur) : Jean Dupont Tableau des crédits et des soldes Tableau des demandes de congé Si le gestionnaire est aussi valideur, son écran daccueil est semblable à celui du profil « valideur »

70 P. 70 Focus Gestionnaire Gestion des dossiers agents

71 P. 71 Profils Gestionnaire paramétrage Menu Paramétrage > Général Permet la gestion des équipes, des jours de fermeture, des agents et de leurs compteurs. Par défaut, saffiche lécran gestion des agents, qui donne accès à la fiche agent sélections Agents sélectionnés Jean Pierre Lucien Anne Cliquer sur lagent recherché CNRS ou non-CNRS

72 P. 72 Profils Gestionnaire paramétrage Agent Jean MARTIN MARTIN Jean Onglets du dossier agent Informations modifiables Menu Paramétrage > sous-menu Gestion des agents La fiche Agent Le gestionnaire est le seul profil utilisateur, autorisé à modifier ladresse mèl dun agent. Elle nest plus modifiable par lagent lui-même dans l'onglet "Mon compte"

73 P. 73 Un gestionnaire peut donner le profil gestionnaire pour désigner un nouveau gestionnaire Modifier le profil utilisateur : utilisateur -> gestionnaire dans la liste déroulante puis « MODIFIER » Profils Gestionnaire paramétrage agent DUPONT Jean - Le mail est modifié par le gestionnaire, par exemple pour saisir une adresse générique. - Décocher pour empêcher la mise à jour par linterface labintel

74 P. 74 Autres éléments paramétrables dans longlet général Profils Gestionnaire paramétrage agent DUPONT Jean Si coché, ne décompte pas la journée de solidarité Permet de sélectionner un autre calendrier des jours fériés Permet de modifier laffectation à une équipe

75 P. 75 Cas des directeurs dunité : Les DU (identifiés dans Labintel) sont repérés dans AGATE. Par défaut, leurs absences ne sont pas soumises à validation. Profils Gestionnaire paramétrage agent CHEMIN Jean UMR1234_direction La gestion de la coche « Pas de workflow » est assurée par ladministrateur central (SSTI-DRH) Pour cet agent, ses demandes de congés seront automatiquement validée

76 P. 76 Cas des gestionnaires SRH des Délégations : Les SRH sont identifiés dans AGATE. Profils Gestionnaire paramétrage agent Dans longlet « Planning » du dossier agent, le tableau de gauche indique automatiquement toutes les équipes gérées par la Délégation.

77 P. 77 Focus Gestionnaire La gestion des équipes et laffectation des agents aux équipes

78 P. 78 Rq : dans le cas dun agent CNRS travaillant sur plusieurs implantations cest laffectation administrative issue de Sirhus qui est seule prise en compte Structure CNRS : Equipes

79 P. 79 Au démarrage une « équipe par défaut » est créée et tous les agents de limplantation y sont automatiquement affectés. Le gestionnaire peut créer les équipes reflétant lorganisation de lunité. Les équipes sont créées pour une implantation. Menu Paramétrage > Gestion des équipes Permet de créer, modifier et supprimer les équipes pour une implantation sélectionnée Equipes gestion Création dune nouvelle équipe Enregistrer

80 P. 80 Modifier et supprimer des équipes pour une implantation sélectionnée Equipes gestion Supprimer une équipe Modification du nom dune équipe Enregistrer

81 P. 81 Menu Paramétrage > Affectation des équipes Permet daffecter tous les agents du laboratoire à leur équipe sur un seul écran Equipes affectation Rq : léquipe de lagent peut aussi être modifiée individuellement dans longlet Général de la fiche agent Sélection de léquipe par liste déroulante pour chaque agent Sélection de limplantation Une fois tous les agents affectés, enregistrer

82 P. 82 Cas des agents travaillant dans plusieurs implantations dunité AGATE permet de désigner un valideur dans une autre unité (Agent X) Agent X Unité 1 Affectation administrative Travaille aussi Responsable B Responsable A valideur délègue valideur Unité 2 Equipes multi-affectation Les responsables dun même agent peuvent sorganiser au moyen de la délégation de droit

83 P. 83 Certains agents affectés dans Sirhus en EXT, sont placés provisoirement en stage dans un laboratoire et, à ce titre, leurs congés doivent être gérés au sein de cette unité. Comment permettre la gestion des congés de ces agents aux gestionnaires AGATE des unités où ils effectuent leur service ? => Le gestionnaire SRH peut créer une équipe nommée par exemple EXT200_UMR1234, et y affecter lagent en stage. => Puis le gestionnaire SRH donne un droit de visualisation à la gestionnaire du laboratoire sur cette équipe, dans longlet planning de la fiche agent de la gestionnaire. De cette manière, la gestionnaire du laboratoire gère lagent dans AGATE, et l'agent peut bien déposer ses congés. Equipes Agent en stage dans une unité EXT

84 P. 84 Exercice 4 Pour votre implantation, créer tout dabord vos équipes, puis affecter vos agents à celle(s)-ci Equipes exercice Didacticiel : Comment gérer les équipes de mon implantation ? Didacticiel : Comment affecter en masse les agents dans mes équipes ?

85 P. 85 Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Planning Léquipe passe à droite Le périmètre de visualisation des plannings ne dépend pas du profil de l'utilisateur, mais des équipes affectées à lagent dans cet onglet. A ces équipes s'ajoutent automatiquement, pour un valideur, les équipes contenant des agents dont il est le valideur. Equipes autorisation de visualisation 1 click : sélection équipe enregistrer Équipes disponibles (périmètre gestionnaire) Équipes autorisées

86 P. 86 Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Planning Equipes autorisation de visualisation x Consultation du planning Coche Accès au filtrage du planning

87 P. 87 Exercice 5 : Pour un des valideurs de votre implantation ou dune autre implantation de votre unité, permettre la visualisation du planning dune équipe de votre choix Equipes exercice

88 P. 88 Focus Gestionnaire Les cycles de travail

89 P. 89 Le gestionnaire doit : Sassurer de la durée hebdomadaire de travail dans lunité : 38h30, 37h30, 37h, 36h11 (Cf. règlement intérieur de lunité) Créer dans la base AGATE des cycles de travail, les cycles utilisés par les agents de son unité, sils nexistent pas déjà Ex. : 100% 38h30, 100% 36h11, 80% 38h30 et ne travaille pas le mercredi, 80% 37h30 et ne travaille pas le vendredi Affecter les cycles aux agents du laboratoire Paramétrage Gestion des agents Cycles de travail Le cycle de travail décrit lobligation de service de lagent Un cycle de travail a une périodicité de 1 ou 2 semaines

90 P. 90 Ajout dun nouveau cycle de travail : Paramétrage > Gestion des cycles Quotité – horaire hebdomadaire – ½ j non travaillés Cycles de travail création Recherche : saisir le début du nom ½ journée travaillée Mercredi non travaillé

91 P. 91 Cycles de travail création Nomenclature des cycles de travail Le nom du cycle est déterminé automatiquement par AGATE en fonction des caractéristiques saisies 80%-1L-1M-0M-1J-0.5Vpm-38h30 Horaire hebdomadaire Quotité Jour de la semaine : 0 : journée non travaillée 1 : journée travaillée 0.5 demi-journée travaillée : am : matin pm : après-midi Exemple sur 2 semaines :

92 P. 92 Exercice 2 – Création dun nouveau cycle dans la base Cycles de travail création exercice Créer un nouveau cycle Modifier le cycle dun agent avec ce nouveau cycle

93 P. 93 A la création dun agent CNRS dans Sirhus ou à la modification de la quotité de travail dun agent CNRS existant, par linterface, il sera affecté automatiquement à lagent le cycle de travail par défaut lié à sa quotité de travail, avec un horaire hebdomadaire 38h30. Un mèl est envoyé au gestionnaire. Le gestionnaire doit alors vérifier que le cycle affecté est correct (horaire hebdomadaire, jours travaillés) et sinon, le modifier La modification du cycle de travail dun agent déclenche le calcul ou le recalcul des droits CA et RTT Pour les agents NON CNRS, le cycle de travail par défaut 100% à 38h30 sera systématiquement affecté Cycles de travail affectation Affectation du cycle de travail à lagent

94 P. 94 Cycles de travail affectation Exemple de représentation dun cycle de travail sur le calendrier : un cycle à 80% mercredi non travaillé les jours non travaillés sont grisés (ici le mercredi)

95 P. 95 Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Cycle de travail permet de modifier le cycle de travail dun agent Cycles de travail modification Modifier le cycle Sélectionner le nouveau cycle Enregistrer

96 P. 96 Les droits recalculés saffichent : Cycles de travail modification Validation du changement, ou annulation Calcul selon le nouveau cycle Présente leffet de la modification Nombre de jours impactants (ex. : abs Sirhus) le calcul des droits RTT et CA

97 P. 97 Simuler leffet dun changement de cycle de travail sur les droits à congé Cycles de travail simulation Ajouter un cycle Sélectionner le nouveau cycle Enregistrer Saisir la date de début

98 P. 98 Changement de quotité : 80% à 100% le 1 er mars 2013 Les droits recalculés saffichent : Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 Cycles de travail simulation Calcul sur la 1 ère période Annulation (si simulation) Calcul sur la 2 ème période Présente leffet de la modification

99 P. 99 Exercice 3 – Modifier le cycle de travail de lagent et consulter le recalcul Cycles de travail affectation exercice Didacticiel : Comment affecter un cycle de travail à un agent ?Comment affecter un cycle de travail à un agent ? Permet d'affecter un cycle de travail à un agent et de lancer le recalcul des droits CA/RTT.

100 P. 100 Focus Gestionnaire Le processus de validation des congés

101 P. 101 Par délégation : Le congé est validé dès que lun des valideurs la accepté si l'un d'eux valide la demande, les autres nen sont pas avertis Processus de validation schémas

102 P. 102 Si le gestionnaire désigne deux valideurs, chaque demande devra être validée successivement par ces deux personnes Par X niveau: Si un des valideurs refuse la demande, le congé est refusé. Processus de validation schémas

103 P. 103 Un agent ne peut déposer de congés tant que son valideur na pas été désigné par son gestionnaire : Processus de validation Ecran daccueil du valideur DURAND Jean DETROIE Alain PIERRE Sylvie Le valideur est averti par mèl des demandes de congés des agents dont il est le valideur. Il les accepte (ou les refuse) dans AGATE dans son écran daccueil : Jean DURAND Sylvie PIERRE

104 P. 104 Désignation du valideur dun agent par le gestionnaire Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Valideur Exemple : un seul niveau de validation Saisir les 1ères lettres du nom et attendre la complétion automatique…..puis ajouter Processus de validation Désignation du valideur de lagent PIERRE Sylvie <<< DETROIE Alain >>> Sylvie PIERRE est maintenant valideur de Alain DETROIE

105 P. 105 Modification des valideurs dun agent par le gestionnaire Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Validants Processus de validation Modifier le valideur de lagent Supprimer le valideur Modifier lordre de validation PIERRE Sylvie DURAND Jean Ou alors…

106 P. 106 Menu Mon compte > Mes valideurs permet à lagent de visualiser son valideur ou ses valideurs Exemple : Ici lagent a deux valideurs, donc deux niveaux de validation successifs Processus de validation Valideur (vue de lagent) PIERRE Sylvie DURAND Jean Vue de lagent : >>> Sylvie PIERRE et Jean DURAND sont valideurs de lagent, dans cet ordre

107 P. 107 Affectation en masse des valideurs depuis un fichier au format.csv menu Interfaces > Import des validants Ce fichier doit comporter 2 colonnes : le matricule labintel de lagent et le matricule labintel du validant Processus de validation Affectation de valideurs (en masse) DURAND Jean

108 P. 108 Exercice 7 : - Sélectionner un valideur parmi les participants et affecter le à un de vos agents - Lagent saisit des congés - Le valideur traite les demandes Didacticiel : Comment attribuer ou modifier le valideur dun agent ? Processus de validation exercice

109 P. 109 Focus Gestionnaire Règles de gestion des congés dans AGATE agents CNRS

110 P. 110 Les congés annuels, les RTT et les jours de fractionnement sont cumulés et gérés dans un compteur unique et global nommé « Congés annuels » (CA) Tout agent en position dactivité, employé par le CNRS, bénéficie de 32 jours de congés annuels pour une année de service accompli du 1er janvier au 31 décembre (cas dune obligation de service sur 5 jours) et de 13 jours de RTT (cas dun horaire hebdomadaire de 38h30) Le crédit CA ne peut pas être modifié par un gestionnaire RH : il est piloté et calculé uniquement par AGATE. Le gestionnaire ne peut agir que sur la notion de « régul » afin de corriger certaines situations prévues réglementairement. Règles congés agents CNRS CA = congés annuels + RTT + fractionnement – 1j solidarité

111 P. 111 Explication du calcul des droits à congés : Le nombre de jours de congés annuels dépend de lobligation de service de lagent. Ex: Le nombre de jours de RTT dépend de lhoraire hebdomadaire fixé dans le R.I de lunité de lagent. Ex : …. et est proratisé par la quotité de lagent. Ex : Règles congés agents CNRS Les résultats des calculs de congés annuels/RTT sont arrondis à la demi-journée la plus proche

112 P. 112 Les CDD : Le calcul des droits est fait sur le contrat en cours, et est donc réinitialisé en cas de nouveau contrat, Règle : lagent en CDD doit consommer tous ses congés avant la fin de son contrat En cas de prolongation de contrat, la date de fin du contrat en cours est mise à jour et les droits à congé annuel sont recalculés. A la fin du contrat, les soldes du contrat précédent sont envoyés au gestionnaire RH par , dans le rapport émis par linterface « agents », Ce solde, normalement perdu, pourra éventuellement être réaffecté à lagent dans des cas exceptionnels autorisés par le DU, par le gestionnaire RH en agissant sur le compteur « Ajustement ». Règles congés agents CNRS CDD Attention : le report de congés sur le contrat suivant nest pas réglementaire, et peut aussi pénaliser le financeur de celui-ci.

113 P. 113 Les « jours de fractionnement » sont accordés aux agents sous certaines conditions : 1 jour de congé supplémentaire est attribué à lagent dont le nombre de jours de congés pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est de 5, 6 ou 7 jours 1 deuxième jour de congés supplémentaires est accordé à lagent lorsque le nombre de jours de congés pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est au moins égal à 8 jours. Les jours de fractionnement ne sont pas proratisés (ni en fonction de la quotité, ni en fonction de lobligation de service de lagent) Ils sont calculés après un traitement de nuit Les jours de fractionnement des CDD sont calculés par contrat. Ils ne peuvent excéder 2 jours sur lannée. Règles congés agents CNRS fractionnement

114 P. 114 La journée de solidarité est déduite automatiquement du compteur CA Pour les agents à temps partiels, la récupération en heures de la différence avec la journée de solidarité due est à gérer au sein de lunité. Si lagent intègre le CNRS et a déjà effectué sa journée de solidarité de lannée, ou sil nest pas présent toute lannée au CNRS : Règles congés agents CNRS journée solidarité Cocher x

115 P. 115 Il y a proratisation de la fraction « Congés annuels » du compteur CA : En fonction du nombre de jours travaillés par lagent par semaine (obligation de service) En fonction de la durée de présence sur lannée dans létablissement En fonction des absences impactant la fraction « Congés annuels » Il y a proratisation de la fraction « RTT » du compteur CA : En fonction de la durée de présence sur lannée dans létablissement En fonction de la quotité du temps de travail de lagent En fonction des absences impactant la fraction « RTT » La proratisation est automatiquement calculée par Agate Règles congés agents CNRS proratisation

116 P. 116 Focus Gestionnaire Gestion des compteurs de congés

117 P. 117 Sur lécran daccueil : Le crédit du compteur CA Année N comprend les droits CA + RTT + JF - JS Les droits CA année N sont ouverts jusquau 28/02/année N+1 Les droits CA année N+1 sont ouverts à partir du 1/11/année N, pour prise sur lannée N+1 Pour les agents CNRS, le crédit CA nest pas modifiable La colonne « Régul » affiche les corrections effectuées sur le droit Gestion des compteurs compteur CA Solde = Crédit + Régul – Validés – En attente Jean DURAND

118 P. 118 Les jours saisis dans le champ « régul » sont exclusivement des jours de congés éligibles au CET Régul est à utiliser pour des cas prévus dans le réglementaire : Reprise de jours de congés acquis dans un autre établissement, cas des détachements « entrants » ou les accueillis par exemple Report au-delà du 28 février de congés non pris en raison dabsences maladie. Gestion des compteurs compteur CA

119 P. 119 Menu Paramétrage > Gestion des agents > onglet Infos RH Gestion des compteurs de lagent <<< Jean DURAND c Dates de contrat issues de Sirhus Traçabilité : quoi, qui, quand, pourquoi DURAND Jean PIERRE Sylvie

120 P. 120 Menu Paramétrage > Gestion des agents > onglet Infos RH Gestion des compteurs de lagent 1 ligne par compteur activé <<< Jean DURAND c Compteurs activés et non-activés DURAND Jean PIERRE Sylvie

121 P. 121 Gestion des compteurs de lagent <<< Jean DURAND Menu Paramétrage > Gestion des agents > onglet Etat des compteurs Régul Ajustement : activé et alimenté par le gestionnaire La loupe de la colonne « crédit » permet de voir le détail du calcul

122 P. 122 La loupe de la colonne solde permet de voir le détail du calcul du solde Gestion des compteurs de lagent <<< Jean DURAND

123 P. 123 Exercice 8 : consulter les compteurs dun agent à temps partiel de votre unité Gestion des compteurs de lagent exercices

124 P. 124 Compteur Ajustement - Le compteur Ajustement permet aux gestionnaires RH, localement dans les unités, de régler des situations particulières nécessitant de réattribuer des jours de congés NON ELIGIBLES AU TITRE DU CET - Chaque modification de la valeur « crédit » du « compteur ajustement » par le gestionnaire RH fait lobjet dun commentaire obligatoire Gestion des compteurs Compteur Ajustement Activation du compteur Saisie du nb de jours et commentaire obligatoire Enregistrer <<< Jean DURAND DURAND Jean PIERRE Sylvie

125 P. 125 Détail par la loupe Résultat : Gestion des compteurs Compteur Ajustement Lagent peut saisir des demandes de congé de type « Ajustement » pour consommer ces jours Jean DURAND

126 P. 126 Un compteur récupération est créé pour la gestion des jours de récupération donnés à lagent par son responsable au titre dheures supplémentaires, dastreintes effectuées, etc.. Si lunité pratique le système de la récupération, le gestionnaire doit activer ce compteur pour ses agents et saisir un droit. <<< Jean DURAND Gestion des compteurs de lagent Compteur récupération

127 P. 127 Gestion des compteurs de lagent Compteur récupération Le compteur étant activé, lagent voit apparaître labsence « récup. » dans la liste des absences à déposer. Cette absence est soumise à validation. Exemple : si droit insuffisant

128 P. 128 Comment "simuler" le droit à congé d'un agent dans le cas dun départ ? 1- Indiquer la date de fin prévue à simuler dans le dossier agent : Dans le menu "Paramétrage" > Onglet "Info RH" > Modifier la zoner "Fin de contrat" par la date prévue de fin du contrat ou la date du dernier jour travaillé de l'agent > Enregistrer en cliquant sur "Modifier". 2- Lancer le recalcul du droit à congé de l'agent : A partir de l'onglet "Etat des compteurs«, cliquer sur la loupe de la colonne "Crédit" afin de consulter le détail du calcul des fractions CA. Puis annuler la modification de la date de fin du contrat Comment gérer un mi-temps thérapeutique ? La gestion est identique à un temps partiel. Gestion des compteurs cas particuliers

129 P. 129 Comment gérer un Temps Partiel Annualisé ? (Temps partiel dont les journées chômées ne sont pas fixes) Si lagent a obtenu un temps partiel annualisé auprès de son SRH, il est possible de le gérer dans AGATE. 1.Affecter à lagent un cycle de travail sur 5 jours, avec sa quotité 2.Corriger ses congés annuels (32j) par Régul, pour les ramener au droit CA dun cycle sur le minimum de jours (ex. pour 90% : cycle sur 4,5j donne 29j de CA, donc Regul à saisir : -3j ) 3.Activer le compteur TPA, et saisir en Droit le nombre de jours non travaillés à répartir sur toute lannée (ex: pour 90%, 0,5j x 52 = 26j) 4.Poser les absences TPA de lagent sur toute lannée jusquà épuisement du crédit conformément au document validé par le SRH. Gestion des compteurs cas particuliers Les absences TPA sont automatiquement validées

130 P. 130 Comment faire quand un agent à temps partiel déplace son jour non travaillé ? A moins qu'il ne soit en TPA (Temps Partiel Annualisé), les jours non travaillés sont fixes, et définis sur un cycle de 1 ou 2 semaines. La demande de cet agent n'est pas réglementaire. Ce cas peut être géré dans lunité par une autorisation de présence pour le jour travaillé « hors cycle », et saisir dans AGATE une absence « récupération » sur le jour non travaillé. Les agents à temps partiel dont le cycle de travail nest pas basé sur une journée de 7H42 (pour les unités à 38H30) Lagent travaille à 50% sur 4 jours. Lorsque lagent pose une semaine de congés, il utilise plus de jours de CA+RTT quun agent à 50% sur 2,5 jours. Le plus grand nombre de jours CA dont il dispose, ne suffit pas. La DRH admet quune compensation lui soit accordée, égale à la différence entre leur droit RTT calculé et le droit RTT théorique dun agent travaillant le même nombre de jours mais sur un horaire plein (7H42). Exemple : Un agent sur 4 jours- à horaire de base 7h42 - Quotité 80% aurait 10,5J de RTT. Lagent à 50%, son droit RTT est 6,5J (13J X 0,5). Il faut compenser 4J (10,5 – 6,5) dans la zone « REGUL » du compteur CA 2013 Gestion des compteurs cas particuliers

131 P. 131 Cas particulier des congés bonifiés Le congé bonifié fait lobjet dune décision et est saisi dans Sirhus. Il apparaît dans AGATE comme « absence Sirhus » Sa durée maximale est 65 jours calendaires. Lannée où le congé bonifié est pris, lagent na pas de droit Congé annuel. Il faut donc corriger son solde CA, en saisissant une « régul » négative, égale à la totalité de sa fraction CA (exemple : -32j pour un temps plein) Gestion des compteurs cas particuliers

132 P. 132 Cas du démarrage dAGATE en Le compteur « CA 2012 » va disparaître le 1 er mars. Théoriquement tous les jours du CA 2012 auront été consommés. - Néanmoins sil restait des jours non consommés, et que le responsable de lunité permet exceptionnellement leur utilisation au-delà du 28 février, le gestionnaire peut activer le compteur « Ajustement 2013 » et saisir le nombre de jours restant dans le champ Droit. - Lagent pourra utiliser ces jours en sélectionnant le type dabsence « Ajustement 2013 ». Remarque : le champ « Régul Ajust» du compteur ajustement ne doit pas être utilisé. Gestion des compteurs cas particuliers Rappel : le report des jours du CA de lannée N au-delà du 28 février N+1 nest pas réglementaire

133 P. 133 Exercice 9 : - Consulter le solde du compteur « CA » dun agent et analyser le détail du crédit - Modifier ce compteur par saisie dune Régul Gestion des compteurs exercice Didacticiel : Comment ré-attribuer des jours de congés réglementaires à un agent ? Didacticiel : Comment ré-attribuer des jours de congés non réglementaires à un agent ?

134 P. 134 Focus Gestionnaire Gestion des crédits en masse

135 P. 135 menu Paramétrage > Gestion des crédits Gestion des crédits en masse Sélectionner le type de crédit (compteur) à gérer Sélectionner léquipe et le groupe (CNRS / non CNRS) Sélection des agents à gérer en masse

136 P. 136 Cet écran permet dajouter un même nombre de jours sur un compteur selon une sélection dagents Gestion des crédits en masse Cliquer sur + et – pour fixer le nombre de jours à ajouter Valider Aussi utile pour activer un compteur en masse

137 P. 137 Exercice 11 - Saisir en masse une régul « CA 2013 » pour les agents de votre unité, sauf certains. Gestion des crédits en masse exercice

138 P. 138 Focus Gestionnaire Jours de fermeture

139 P. 139 Menu Paramétrage > Planning des fermetures La journée de fermeture est une absence particulière, il n'est pas possible de la déposer sur une période. Il faut procéder jour par jour. Les journées de fermeture sont réglementairement des absences. Elles sont automatiquement décomptées du compteur CA de l'agent, dès quelles sont saisies. Leur impact sur le calcul des jours de fractionnement n'intervient qu'au calcul de nuit, ou en forçant le recalcul des droits, comme les autres absences. Jours de fermeture ajout sélection implantation ajout DURAND Jean DETROIE Alain DURAND Jean

140 P. 140 Jours de fermeture ajout DURAND Jean DETROIE Alain DURAND JeanPIERRE Sylvie Le jour de fermeture apparaît dans la colonne « Validé » du tableau des crédits et soldes Si des congés avaient été déposés sur le jour de fermeture avant que celui-ci ne soit fixé, alors il sera nécessaire dannuler les congés concernés de lagent Affichage du rapport dajout du jour de fermeture pour limplantation

141 P. 141 La suppression d'un jour de fermeture supprime automatiquement ce jour des calendriers des agents et recalcule le solde des congés. Il est également possible de supprimer une fermeture dans le Menu Gestion > Absences agents : lancer la recherche sur le type "fermeture", préciser la date de la journée à supprimer, cliquer sur "Lancer la rechercher" et cocher les absences à supprimer. Jours de fermeture suppression Un jour de fermeture peut être supprimé : DURAND Jean DETROIE Alain DURAND JeanPIERRE Sylvie

142 P. 142 Exercice 6 : Saisie des journées de fermeture du laboratoire Jours de fermeture exercice Ajouter un jour de fermeture dans votre implantation Consulter cette journée dans le planning de léquipe et le calendrier dun agent Supprimer le jour de fermeture pour un agent

143 P. 143 Focus Gestionnaire Autorisations Exceptionnelles dAbsence (AEA) Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013

144 P. 144 Les AEA sont saisies dans AGATE par le gestionnaire dunité au vu des justificatifs fournis par lagent. Elles sont réglementées par la circulaire DRH du 18 juin Un type dabsence AEA est créé. La saisie du motif est obligatoire. Une liste daide pour la saisie du motif est présentée. Les AEA sont accordées en 1/2 journées ou journées Les AEA ne sont pas soumises à un compteur Les gestionnaires posent une AEA et cette AEA est validée par le valideur (cf. circuit de validation mis en place pour une demande de congés du gestionnaire). Les gestionnaires peuvent maintenant déposer des AEA pour eux-mêmes. Cette AEA suite le circuit de validation des congés. AEA Un compteur « AEA enfant malade » est créé pour faciliter la gestion des absences enfants malades. Ce compteur est annuel et valable du 01/01 au 31/12. A la réception de la 1 ère demande dAEA Enfant malade, le gestionnaire active le compteur pour lagent, et saisit le Droit pour lannée, compte tenue de la situation de lagent (ex: 6j). Ce droit est ensuite décompté à chaque saisie dune absence AEA Enfant malade Cas particulier de lAEA Enfant malade

145 P. 145 AEA - Le commentaire est obligatoire - Il doit indiquer le type dAEA Via le Calendrier

146 P. 146 Exercice 10 - Déposer une « AEA » pour un agent AEA exercice

147 P. 147 Focus Gestionnaire Gestion des congés et des absences

148 P. 148 Menu > absences agents Permet de visualiser des absences, sous forme de liste ou de calendrier, et déposer des congés pour le compte des agents. Profils Gestionnaire Gestion Absences Les congés déposés par un gestionnaire ne sont pas soumis à validation Affiche le calendrier de lagent sélectionné, et permet le dépôt Visualisation de demandes

149 P. 149 Menu Gestion > Dépôt de demande permet au gestionnaire de déposer en masse un congé identique pour une sélection dagents (par exemple, pour une équipe) Profils Gestionnaire Dépôt de congés en masse Sélectionner les agents concernés Jean Pierre Lucien Anne Alain Sylvie Les congés saisis par le gestionnaires sont auto- validés

150 P. 150 Profils Gestionnaire calendrier Menu Le gestionnaire dépose ses propres demandes et gère ses congés à partir de ce menu 2- Choisir le type dabsence à partir de la liste déroulante. 3- Cliquer sur « Déposer ». 1- Sélectionner la période par une « cliqué- glissé » de la souris Si vous souhaitez déposer dautres congés ou modifier votre demande Si vous voulez consulter le tableau de vos compteurs

151 P. 151 À partir du menu « calendrier » 1- Pour indiquer la période de congés, faire glisser sa souris sur les carrés gris clairs face aux dates. 2- Dans la fenêtre «Demande dabsence », les champs des dates indiquent la période sélectionnée. Sélectionner le compteur à utiliser dans la liste du champ « Type d absence » 3- Cliquer sur « Déposer » pour confirmer votre demande de congés ou sur «Annuler » pour annuler votre saisie Facultatif Profils Dépôt de congés du gestionnaire Dans les cas de régularisation, une demande peut être déposée rétroactivement jusquà 14 jours dans le passé.

152 P. 152 Une fenêtre de confirmation apparaît : Vous recevez un courriel de confirmation de dépôt de votre demande Votre valideur est informé par courriel de votre demande Le compteur sélectionné est mis à jour Validation de la demande Vous recevrez un courriel lorsque votre congé sera validé par votre valideur Lagenda de votre messagerie Outlook sera synchronisé (si vous acceptez linvitation Outlook). Profils Dépôt de congés du gestionnaire

153 P. 153 Votre demande est toujours au statut déposée : Vous pouvez l annuler. Après avoir cliqué sur la ligne correspondante, vous confirmez lannulation. Votre demande est consultée par le valideur. Dans le tableau, elle est au statut Ouverte. Vous ne pouvez plus la modifier ni supprimer. Seul le valideur ou le gestionnaire ont la main. Ils peuvent la refuser ou laccepter. Possibilités dannulation ou de modification dune demande Ecran daccueil > Tableau des demandes de congés Annulation/modification des demandes par lagent

154 P. 154 Votre demande est refusée. Vous pouvez saisir une nouvelle demande avec les modifications souhaitées Votre demande est validée. Labsence na pas commencé. Lagent peut faire une demande dannulation ou de modification. A la validation, le compteur et lagenda seront mis à jour. Labsence a débuté ou est terminée. Seul le gestionnaire peut régulariser labsence si elle ne correspond pas à la réalité. Profils Agent annulation/modification des demandes Ecran daccueil > Tableau des demandes de congés Lagent est informé par mail de lannulation de sa demande de congés même sil est à linitiative de la demande

155 P. 155 Statuts des demandes statutsignificationActions possibles déposéeLagent a déposé sa demande et le valideur ne la pas encore visualisée Lagent peut encore annuler sa demande ouverteLe valideur a visualisé la demande, mais il ne la pas encore traitée Lagent ne peut plus lannuler refuséeLe valideur a refusé la demandeLagent peut saisir une nouvelle demande validéeLe valideur a accepté la demandeLagent peut faire une demande dannulation ou de modification demande dannulation Lagent a demandé à annuler sa demande validée Attente de laction du valideur. demande de modification Lagent a demandé à modifier sa demande validée Attente de laction du valideur

156 P. 156 I Interface Liste des interfaces Import historique des congés Dans le cadre du démarrage dune unité sous AGATE, le but de cette fonctionnalité est de disposer dans AGATE au moyen dune reprise de données, de toutes les absences impactant les compteurs de lannée en cours afin de continuer le décompte avec des valeurs exactes. Cette transaction est uniquement disponible dans le profil Gestionnaire. Modèle du fichier dimport (fichier excel au format.csv): lordre et le contenu des colonnes La ligne d'en-tête n'est pas obligatoire 1- Matricule Labintel; 2- Date de début congé (format JJ/MM/AAAA); 3- Indicateur début (0 : labsence commence le matin ou 1: labsence commence laprès-midi); 4- Date de fin congé (format JJ/MM/AAAA); 5- Indicateur fin (0 : retour laprès midi ou 1: retour le lendemain); 6- Type dabsence (sauf les ajustements 2013 et enfant malade); Les types d'absences doivent être écrits impérativement de cette façon : CA 2013 Fermeture Recup. AEA Absence Le type d'absence indique le compteur qui va être décompté par l'absence Ex. : les congés pris sur le contingent CA 2013 doivent indiquer « type d'absence » CA 2013

157 P. 157 Les champs doivent être séparés par un point-virgule (ficher.csv) sous cette forme : Exemple : matricule_labintel_agent;date_debut;indicateur_debut;date_fin;indicateur_fin;type_conges ;21/12/2013;0;21/12/2013;1;CA ;24/12/2013;1;26/12/2013;0;CA 2013 Rq : la ligne den-tête est facultative. Principe de fonctionnement de limport des données - Absences importées sont automatiquement validées - Décompte du nombre de jours et recalcul du droit seffectuent dès limport pour les absences associées à un compteur - Sur la même période, labsence importée est ajoutée si aucune autre absence présente dans AGATE, - Impossible de poser des congés en dehors de la période autorisée Ex. : impossibilité dimporter des congés CA2012 au-delà du 28/02/2013 (même sil commence avant et finit après) -Dans le cas de données importées concernant un compteur à 0 ou insuffisant, le compteur passe en négatif. -L'absence importée peut être à cheval sur deux mois ou plus -Pour les agents non CNRS sans compteur, le type dabsence est «Absence » Rappel -Vérifier avant limport les compteurs des agents du fichier dimport (compteurs actifs, solde des compteurs, …) -Pour obtenir le matricule Labintel, il est possible dutiliser lextraction «Export des agents » Remarque La reprise des absences prises sur les reliquats de lannée n-1 nest pas obligatoire : en effet, elles nimpactent pas les compteurs de lannée en cours I Interface Liste des interfaces Import historique des congés

158 P. 158 Menu Exploitation > Visualisation Permet de voir les demandes en attente de validation des agents affectés aux unités gérées par le gestionnaire. Profils Gestionnaire Demande en attente de validation La liste peut être sauvegarder Après avoir sélectionné lun des formats (Excel ou.pdf), vous pouvez louvrir immédiatement ou lenregistrer sous le répertoire de votre choix. Résultat de lexport

159 P. 159 Menu > Visualisation Affiche les demandes de congés en attente de traitement par le valideur sélectionné Jean DURAND RITO Anne Click Le gestionnaire peut valider des demandes en attente Profils Gestionnaire Demande en attente de validation Jean DURAND

160 P. 160 A partir du calendrier, cliquez sur la date de début, puis dans la fenêtre « Nouvelle zone » sélectionnez la date de fin, saisissez un commentaire et enregistrez. Menu Gestion > Edition des zones Ces périodes apparaîtront hachurées dans le calendrier des agents Profils Gestionnaire périodes dactivité Pour informer les agents de lunité des périodes de forte activité, ou pour signaler les périodes de vacances scolaires :

161 P. 161 Deux absences ne peuvent se superposer. Cest structurant. L agent, le valideur et le gestionnaire déposent leurs congés pour leur propre compte. Un valideur peut déposer des congés pour tous les agents dont il est le valideur. Ces congés sont auto-validés. Un gestionnaire peut déposer des congés pour tous les agents dans son portefeuille de gestion. Ces congés sont auto-validés. Ajout dun contrôle pour interdire un solde négatif des compteurs lors de la saisie dune demande par le gestionnaire. Lagent et le valideur ne peuvent déposer des congés que si le solde des compteurs est suffisant. Saisie rétroactive : les profils « agent » et « valideur» peuvent déposer, faire une demande de modification ou une demande dannulation jusquà 14 jours dans le passé. Les gestionnaires nont pas cette limitation. NB : cette limitation est désactivée pour 2013, pour permettre la saisie des congés pris avant le démarrage dAGATE dans lunité. Didacticiel : Comment déposer, modifier ou supprimer un congé pour un agent ? Profils Gestionnaire règles de dépôt

162 P. 162 Exercice 1 – Naviguer dans le bandeau du menu 1- Si vous êtes un gestionnaire… 2- Si vous êtes un valideur… 3- Si vous êtes un agent… Profils Exercices

163 P. 163 Focus Gestionnaire Agents à létranger

164 P. 164 Les agents en poste à létranger peuvent bénéficier de droits supplémentaires de congés selon le barème du MAE. Ces droits sont à ajouter manuellement par les gestionnaires dunité via le champ « régul » Le gestionnaire dunité affectera sur le dossier de lagent la base de jours fériés du pays daffectation (également utilisable pour les régions de France ayant un calendrier de jours fériés particulier). Une évolution ultérieure Agate et Sirhus génèrera automatiquement une décision Sirhus pour chaque congé validé. Agents à létranger

165 P. 165 Menu Paramétrage > gestion des agents > onglet général Modifier le pays de base des jours fériés Agents à létranger DUPONT Jean Jean DURAND Donnera les jours fériés de Hong-Kong

166 P. 166 Focus Gestionnaire Gestion des congés agents non CNRS

167 P. 167 Lors de la création dun agent non CNRS : Le cycle de travail 100% du lundi au vendredi à 38h30 est affecté par défaut, Aucun compteur nest activé, ni alimenté, Seul le type congés « absence non CNRS » est accessible Le gestionnaire dunité peut activer le compteur « CA » de lannée en cours manuellement et y saisir un droit. Ce droit nest pas calculé automatiquement par Agate pour les agents non CNRS Aucun autre compteur ne peut être activé Le gestionnaire dunité doit modifier le cycle de travail si lagent est à temps partiel Le gestionnaire dunité devra gérer manuellement la perte de droits liée aux absences maladie et autres proratisations. Les congés des agents non CNRS sont aussi soumis à validation Agents non CNRS

168 P. 168 Rappel des 2 options possibles : Si le souhait du labo est uniquement davoir une visibilité du planning : lagent saisit uniquement ses absences ( visible sur le planning) – pas de décompte Si le souhait du labo est de gérer le compteur CA : le gestionnaire active le compteur « CA » et initialise un droit (crédit de jours) qui sera décompté à chaque saisie dabsence. Le droit CA nétant pas calculé, aucun fractionnement nest généré. Agents non CNRS Rq: pour se connecter à AGATE, lagent Non CNRS doit être déclaré dans Labintel avec une adresse mèl. Il doit se connecter avec son adresse mèl et demander un mot de passe via Sésame / janus. Si l'agent n'a pas d'adresse mèl saisie dans Labintel, il faut en saisir une. Le lendemain, la connexion sera possible dans Agate.

169 P. 169 Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet infos RH Agents non CNRS sans compteur Jean DURAND

170 P. 170 Menu Calendrier Menu Dépôt Agents non CNRS sans compteur Jean DURAND

171 P. 171 Agents non CNRS avec compteur Activer le compteur CA Jean DURAND Gestion du compteur CA pour les agents non-CNRS 1 - cocher CA cliquer sur Modifier 3 - indiquer le nombre de jours 4 - cliquer sur Modifier (deux fois)

172 P. 172 Menu Calendrier Menu Dépôt Agents non CNRS avec compteur Jean DURAND

173 P. 173 Lactivation et lalimentation peuvent aussi se faire en masse Agents non CNRS avec compteur Sélection Non CNRS Activation Cliquer sur + pour alimenter

174 P. 174 Exercice 12 Le gestionnaire Agate active le compteur CA 2013 dun agent non CNRS et saisit le crédit - Vous êtes un agent non CNRS : - Saisir une absence Agents non CNRS avec compteur exercice Didacticiel : Comment activer un compteur CA pour un agent Non CNRS ?

175 P. 175 Focus Gestionnaire Etats

176 P. 176 Profils Gestionnaire Exploitation Extraction Sélections possibles Il peut aussi obtenir et exporter des états avec un choix de champs : Pour létat « Export des agents » : Dans le tableau de gauche « Choix des champs » Dans la liste déroulante du critère « Equipe », sont proposées celles saisies par votre gestionnaire et celles des agents pour lesquels vous êtes également désignés comme « Valideur ». Lextraction donne les agents dont vous êtes valideur.

177 P. 177 Profils Gestionnaire Exploitation Extraction CHOIXCHAMPSCHOIXCHAMPS CRITERESCRITERES Dans le tableau de gauche, les champs sélectionnables Dans le tableau de droite, les champs que vous avez sélectionnés - Transfert des champs sélectionnés en cliquant sur les double-flèches -Le double-click sur Sélection de tous les champs (tableau de gauche) Désélection de tous les champs (tableau de droite) -La colonne "Nombre de valideurs" indique le nombre de valideurs de lagent (une valeur entre 0 et plus). Cette information permet également de connaître le nombre de niveaux de validation de l'agent. -Pour chaque agent, le gestionnaire peut pointer le cycles de travail affecté à lagent. Le cycle de travail est celui en cours.

178 P. 178 Profils Gestionnaire exploitation Extraction Permet deffectuer des requêtes sur les demandes de congés en fonction de critères Sauvegarde de la requête pour réutilisation par le valideur Export du résultat Sélections Choix des champs à exporter dans le rapport Choix format

179 P. 179 Profils Gestionnaire Exploitation Extraction La liste déroulante du champ « Equipe » propose celle(s) définie(s) dans longlet «Planning » et celles des agents saffichant dans longlet «Dépendance » du dossier agent du « Gestionnaire-Valideur ». Le matchcode de « Type absence » propose CA2012, CA2013, Ajustement des congés 2012 et 2013, jour de fermeture, Autorisation Exceptionnelle dAbsence (AEA); récupération, AEA Enf. Malade, Absence Non CNRS. Les absences Sirhus saffichent si aucun type dabsence sélectionné Déposée, ouverte, en Cours, validée, refusée, demande dannulation, annulée, demande modification CRITERESCRITERES CHOIXINFOCHOIXINFO Lextraction peut être enregistrée ou exportée

180 P. 180 Profils Gestionnaire Exploitation Extraction Lextraction peut être exporté ou enregistré CHOIXCHAMPSCHOIXCHAMPS CRITERESCRITERES - Le bouton «Ouvrir » exécute immédiatement le résultat de lextraction au format choisi. - Le bouton « Enregistrer » permet de sauvegarder lextraction sous le répertoire de son choix sans passer par laffichage du résultat de la demande Pour conserver la mise en forme et permettre la réutilisation de lexport, il est possible de lenregistrer dans Agate après lavoir nommé. La zone « Liste dexport » apparaît seulement si lutilisateur sauvegarde les extractions dans lapplication.

181 P. 181 Profils Gestionnaire Exploitation Extraction Pour le solde ou la période, il est également possible de sélectionner : CRITERESCRITERES CHOIXCHAMPSCHOIXCHAMPS

182 P. 182 Menu Exploitation > Extraction > Export des compteurs effectuer des requêtes sur les compteurs en fonction de critères Export du résultat sélections Rq : cet export permet dobtenir les matricules labintel des agents Profils Gestionnaire exploitation Extractions

183 P. 183 Feuille de route du gestionnaire

184 P. 184 Au niveau de lunité 1.Vérification des gestionnaires de lunité, désignation éventuelle dautres gestionnaires 2.Définition sur papier de lorganisation en équipes (si nécessaire) et création des équipes 3.Définition sur papier de la hiérarchie de validation 4.Saisie des jours de fermeture de limplantation Feuille de route du gestionnaire

185 P. 185 Pour tous les agents (CNRS et non CNRS) : 1.Modification si nécessaire du cycle de travail de lagent 2.Saisie du valideur de lagent 3.Affectation des agents à une équipe (si nécessaire) 4.Saisie ou import des reliquats de congés année N-1 (si nécessaire) 5.Saisie des congés déjà pris par lagent depuis janvier année N jusquau démarrage (par le gestionnaire ou par lagent) Feuille de route du gestionnaire Date démarrageReprise des reliquatsReprise des congés 1 er janvierÀ faire 1 er marsÀ faire

186 P. 186 Si lunité comporte des agents non CNRS : Si le souhait est de gérer à minima les congés 1.Saisie des crédits CA année N 2.Saisie des congés pris par lagent depuis janvier année N jusquau démarrage (par le gestionnaire ou par lagentviua ) Si le souhait est uniquement davoir une visibilité du planning Le gestionnaire na rien à faire Feuille de route du gestionnaire

187 P. 187 Documentation A partir dAGATE Menu FAQ : accès aux questions/réponses des fonctionnalités standards de loutil Menu Dictacticiel : accès aux vidéos de prise en main de loutil pour les gestionnaires Site de la DRH : accès aux Mémo par profil profils Agent / Valideur / Gestionnaire, à la page réglementaire du site DRH ( et au site web dédié AGATE : (http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/Presentation-AGATE.pdfhttp://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/Presentation-AGATE.pdf Bientôt… Une page dinfo gestionnaire Accompagnement et documentation ProfilBouton Assistance Agent / ValideurMail au gestionnaire AGATE de lunité Gestionnaire UnitéMail aux formateurs internes SRH de la DR Formateur interneFormulaire Assistance Utilisateurs DSI Assistance Sil ny a pas de gestionnaire désigné dans le labo, le mail de lagent ou du valideur est envoyé aux formateurs internes DRH de la Délégation

188 P. 188 Participation à un jury d'assise Candidature à une fonction publique élective Exercice d'un mandat local Motif syndical pour participation aux organismes paritaires Congé pour naissance ou adoption Examens médicaux obligatoires pour surveillance médicale agents Examens médicaux prénatal et postnatal obligatoires Décharge pour bénéficier d'une action de préparation aux examens, concours et autres procédures de sélection Mariage ou PACS Décès/maladie très grave proche Préparation à l'accouchement Soin/garde enfant malade Charge d'une personne handicapée Concours et examens professionnels : préparation ou jour des épreuves Motif syndical pour participation aux congrés syndicaux Exercice d'un mandat d'élu représentant des parents d'élève Fêtes religieuses Mission ou formation pompier volontaire Déménagement Autres AEA laissées à l'appréciation du chef de service Annexes Liste des AEA

189 P. 189 Annexes Glossaire

190 P. 190 Annexes Impact absences Sirhus sur CA et RTT

191 P. 191 Connexion et déconnexion Se connecter A partir de lURL suivante https://agate.cnrs.fr Saisir son mot de passe JANUS vous demande de renseigner votre adresse mail et votre mot de passe JANUS, ou le mot de passe de votre certificat. Demander / changer son mot de passe JANUS en cliquant sur le lien « Mot de passe » de la fenêtre Janus /sésame Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

192 P. 192 Touches de fonction et icônes Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

193 P. 193 Touches de fonction et icônes Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE


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