Support de formation Gestionnaire

Support de formation Gestionnaire
Application de Gestion des Absences et des TEmps Support de formation Gestionnaire V4 avril 2013

SOMMAIRE page Présentation du projet AGATE 4 Profils d’autorisation et périmètre de gestion 9 Focus Agent 12 Focus Valideur 32 Etats 48 Focus Gestionnaire 65 Gestion des dossiers agent 70 Equipes 77 Cycles de travail 88 Processus de validation des congés 100 Règles des congés 109 Gestion des compteurs 116 Gestion des crédits en masse 134

Gestion des congés et des absences 147 Agents à l’étranger 163
SOMMAIRE page Jours de fermeture 138 AEA 143 Gestion des congés et des absences 147 Agents à l’étranger 163 Agents non CNRS 166 Etats 175 Feuille de route gestionnaire 183 Accompagnement et documentation 187 Annexes 188

Adaptations de l’outil aux spécificités du CNRS
Présentation contexte Déploiement, planning et versions Le CNRS a acquis l’outil « OS-Congés » de la société OS –Concept, en s’appuyant sur les fonctionnalités proposées en standard par l’outil, déjà utilisé dans la fonction publique (INRIA, SNCF,) Adaptations de l’outil aux spécificités du CNRS Déploiement progressif sur les unités du CNRS en 2 ans : 2013 : unités (80% des effectifs CNRS) + les unités le souhaitant 2014 : les unités restantes Planning et versions : Première version (depuis janvier 2013) : gestion des congés annuels, des absences et des RTT Pour les unités avec badgeuses : 3 options dans l’ordre de priorité suivant : Abandon des badgeuses et passage à Agate Utilisation en parallèle des deux outils non intégrés (double saisie mais import possible) Report du démarrage à 2014 avec une offre intégrée Agate-badgeuses (à l’étude par la DSI) Seconde version : gestion du CET (novembre 2013)

AGATE est interfacé avec Sirhus et Labintel :
Présentation contexte AGATE est interfacé avec Sirhus et Labintel : pour disposer dans AGATE des effectifs des unités pour disposer dans Sirhus des congés Pour disposer dans AGATE des absences Sirhus ayant un impact sur le droit à RTT et/ou CA. Ces absences entrant en compte dans le calcul des droits, leur suppression est interdite dans Agate. L’absence Sirhus prime sur l’absence Agate. Les agents présents dans AGATE sont les personnels présents dans les unités du CNRS Les agents payés par le CNRS issus de Sirhus (à l’exception des élèves stagiaires et des vacataires) Des agents non CNRS issus de Labintel sont rattachés à une implantation d’unité Tous les agents de Sirhus qui ne sont pas sortis sont rapatriés dans Agate. Normalement, les dossiers des agents qui ne sont pas en position statutaire d'activité, d'accueil ou de mise à disposition entrant sont désactivés dans Agate puis réactivés à leur retour dans une de ces trois positions et leurs droits à CA recalculés. Actuellement cette désactivation ne fonctionne pas .Le problème est en cours de correction. Les agents en position de congé parental (ainsi que disponibilité, détachement, …) ne devraient pas apparaître dans AGATE. Une correction est en cours (février 2013)

Pré-requis techniques pour le déploiement dans votre labo
Présentation informations pratiques Pré-requis techniques pour le déploiement dans votre labo AGATE est accessible via : navigateur web (Firefox , IE, safari) : smartphone (navigateur web) La connexion se fait via janus par mail+mot de passe, ou via votre certificat CNRS Les horaires d’ouverture d’AGATE (au démarrage): de 7H à 20H , 7jours/7 Versions minimales des navigateurs : Firefox 5 IE 7 Mise à jour de l’agenda : Outlook (messagerie centralisée CNRS)

La formation se fait sur une base de formation AGATE :
Présentation informations pratiques formation La formation se fait sur une base de formation AGATE : La connexion se fait via janus : Adresse mèl , Mot de passe janus (via sésame) ou via le mot de passe de votre certificat Le calendrier de la messagerie Outlook est mis à jour Connexion Agate: L’identifiant est le matricule Sirhus (pour les agents CNRS ) ou le matricule LABINTEL ( pour les agents non CNRS) suivi du mot de passe XXXXXX. Le matricule Labintel est consultable sur « Labintel Consultation » (à partir de la page Annuaire CNRS), et peut être extrait dans AGATE menu « Exploitation » du profil «Gestionnaire » La base de formation est pérenne sur Sa mise à jour par les livraisons de corrections et d’évolution est décalée par rapport à la base de production compte tenu des contraintes d’exploitation.

Zone menus Zone sous-menus Zone résultats
Présentation principes de navigation Zone menus ANDRE Henri Le champ « » est issu de l’interface Labintel Zone sous-menus Zone résultats

Valideur (inclut les droits du profil Agent)
Version 2 – Janvier – MàJ 7/01/2013 Présentation principes de navigation A chaque profil, correspondent des droits et des options de menu spécifiques. Agent L’agent dépose ses demandes de congés et suit ses compteurs. Valideur (inclut les droits du profil Agent) Le valideur valide les congés des agents dont il est le valideur. Il peut appartenir à une autre unité, et être un agent Non CNRS. Gestionnaire (inclut les droits des profils Valideur et Agent) Le gestionnaire gère les agents de son portefeuille de gestion (périmètre) : par défaut l’implantation pour le gestionnaire labo, toutes les unités de la DR pour le gestionnaire SRH. Administrateur L’administration est assurée par la DSI et le SSTI/DRH

Présentation Périmètre de gestion selon les profils
Le périmètre de gestion selon les profils Le profil est défini dans le dossier de l’agent dans l’onglet Général. Les droits définis par ce profil s’appliquent sur un périmètre défini en termes d’équipes dans l’onglet Planning par les équipes apparaissant dans la liste de droite. En principe, un gestionnaire ne gère pas son propre compte Principe de diffusion des droits L’administrateur donne le profil Gestionnaire au premier gestionnaire Agate du SRH d’une DR. Il le coche « SRH », ce qui lui donne un périmètre composé de toutes les équipes des implantations de sa DR. Ce gestionnaire octroie le profil Gestionnaire à des gestionnaires du SRH de son choix sur tout son périmètre, ou un périmètre réduit, Les gestionnaires ainsi définis au SRH peuvent donner le profil Gestionnaire aux gestionnaires de laboratoires, qui ont par défaut leur implantation comme périmètre. Ces gestionnaires de laboratoires ainsi définis peuvent à leur tour donner le profil Gestionnaire à d’autres gestionnaires de l’implantation, en définissant le(s) équipe(s) )composant leur périmètre d’agents à gérer. Didacticiel : Comment affecter le droit gestionnaire à un agent ? (56 secondes) Didacticiel : Comment affecter le périmètre d’accès au planning pour un agent ? (44 secondes)

Assistance Documentation Profil Bouton Assistance Agent / Valideur
Accompagnement et documentation Assistance Profil Bouton Assistance Agent / Valideur Mail au gestionnaire AGATE de l’unité Gestionnaire Unité Mail aux formateurs internes SRH de la DR Formateur interne Formulaire Assistance Utilisateurs DSI S’il n’y a pas de gestionnaire désigné dans le labo, le mail de l’agent ou du valideur est envoyé aux formateurs internes DRH de la Délégation Documentation A partir d’AGATE Menu FAQ : accès aux questions/réponses des fonctionnalités standards de l’outil Menu Dictacticiel : accès aux vidéos de prise en main de l’outil pour les gestionnaires Site de la DRH : accès aux Mémo par profil profils Agent / Valideur / Gestionnaire, à la page réglementaire du site DRH ( et au site web dédié AGATE : (

Application de Gestion des Absences et des TEmps
Support de formation Profil Agent V4 avril 2013

Le profil Agent v Indication du profil
Version 2 – Janvier – MàJ 7/01/2013 Profils Agent menus Le profil Agent v L’agent accède aux détails de ses droits et suit ses demandes de congés Indication du profil L’agent peut déposer ses demandes de congés à partir du menu « calendrier » par sélection directe sur le calendrier, ou à partir du menu « dépôt » avec saisie classique des jours de début et de fin. Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513

Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013
Profils Agent menus v L’agent accède au planning collectif de présence de son équipe, et des équipes qui lui auront été autorisées en visualisation par son gestionnaire. L’agent consulte son dossier général AGATE : matricule Sirhus, matricule Labintel, adresse mèl, affectation, équipe, valideur(s). Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513 Dans le « Mon compte » / « Informations générales », l'adresse mail n'est plus modifiable par l'agent lui-même. La mise à jour est réalisée par le gestionnaire ou l’interface Labintel.

L’écran d’accueil, identique quelque soit le profil :
Profils Agent écran d’accueil L’écran d’accueil, identique quelque soit le profil : Tableau des crédits et des soldes Jean Dupont Agent Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513 Tableau des demandes de congé (en cours et historique)

Le dépôt d’une demande de congé peut se faire de 2 façons possibles :
Profils Agent dépôt de demande Préalable : Pour déposer une demande, la personne validant habituellement vos congés et/ou absences doit être déclarée dans AGATE en tant que valideur par votre gestionnaire. Vous pouvez déposer des congés si vous avez un « solde » suffisant. Le dépôt d’une demande de congé peut se faire de 2 façons possibles : À partir du menu « Dépôt »  1- Dans « Type de congés », Choisissez le compteur à décompter 2-Sélectionner la période de congés 3 –Cliquer sur «Déposer »   Facultatif Les AEA sont saisies uniquement par le gestionnaire 

À partir du menu « calendrier »
Profils Agent dépôt de demande À partir du menu « calendrier » 1- Pour indiquer la période de congés, faire glisser sa souris sur les carrés gris clairs face aux dates. 2- Dans la fenêtre «Demande d’absence », les champs des dates indiquent la période sélectionnée. Sélectionner le compteur à utiliser dans la liste du champ « Type d ’absence » 3- Cliquer sur « Déposer » pour confirmer votre demande de congés ou sur «Annuler » pour annuler votre saisie Facultatif    Dans les cas de régularisation, une demande peut être déposée rétroactivement jusqu’à 14 jours dans le passé.

Une fenêtre de confirmation apparaît :
Profils Agent dépôt de demande Une fenêtre de confirmation apparaît : Vous recevez un courriel de confirmation de dépôt de votre demande Votre valideur est informé par courriel de votre demande Le compteur sélectionné est mis à jour  Validation de la demande Vous recevrez un courriel lorsque votre congé sera validé par votre valideur L’agenda de votre messagerie Outlook sera synchronisé (si vous acceptez l’invitation Outlook). L'utilisateur/agent peut modifier l'adresse mail de son dossier ("Mon Compte" > Information générale > Champ " " ). Il est possible d'indiquer une adresse générique, mais pour éviter qu’elle soit écrasée par la mise à jour automatique, il faut que le gestionnaire décoche la cas « mise à jour automatique » pour l’agent.

L’agent peut encore annuler sa demande
Profils Agent statuts des demandes statut signification Actions possibles déposée L’agent a déposé sa demande et le valideur ne l’a pas encore visualisée L’agent peut encore annuler sa demande ouverte Le valideur a visualisé la demande, mais il ne l’a pas encore traitée L’agent ne peut plus l’annuler refusée Le valideur a refusé la demande L’agent peut saisir une nouvelle demande validée Le valideur a accepté la demande L’agent peut faire une demande d’annulation ou de modification demande d’annulation L’agent a demandé à annuler sa demande validée Attente de l’action du valideur. demande de modification L’agent a demandé à modifier sa demande validée Attente de l’action du valideur

Possibilités d’annulation ou de modification d’une demande
Profils Agent annulation/modification des demandes Possibilités d’annulation ou de modification d’une demande Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congés Votre demande est toujours au statut déposée :  Vous pouvez l’annuler. Après avoir cliqué sur la ligne correspondante, vous confirmez l’annulation. Votre demande est consultée par le valideur. Dans le tableau, elle est au statut Ouverte.  Vous ne pouvez plus la modifier ni supprimer. Seul le valideur ou le gestionnaire ont la main. Ils peuvent la refuser ou l’accepter.

Votre demande est refusée.
Profils Agent annulation/modification des demandes Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congés Votre demande est refusée.  Vous pouvez saisir une nouvelle demande avec les modifications souhaitées Votre demande est validée.  L’absence n’a pas commencé. L’agent peut faire une demande d’annulation ou de modification. A la validation, le compteur et l’agenda seront mis à jour.  L’absence a débuté ou est terminée. Seul le gestionnaire peut régulariser l’absence si elle ne correspond pas à la réalité. L’agent est informé par mail de l’annulation de sa demande de congés même s’il est à l’initiative de la demande

Compteur « CA 2013 » et définition des colonnes :
Profils Agent crédits et soldes Ecran d’accueil > Tableau des crédits et soldes Compteur « CA 2013 » et définition des colonnes : Les congés annuels, les RTT et les jours de fractionnement sont gérés dans un compteur unique et global nommé « CA 2013 en jours » pour la période calendaire du 01/01/2013 au 28/02/2014 Dans la colonne « Crédit », s’affiche le nombre de jours que vous avez acquis. C’est le droit, calculé par AGATE (ou saisi, selon le compteur) La fraction « Congés payé » = 32J X (Nombre de jours travaillés par semaine / 5J) La fraction « jours RTT » varie en fonction de la durée hebdomadaire de travail de l’unité et de la quotité. => 13J pour une durée hebdomadaire de travail de 38H30 à 100% Dans la colonne «Régul» du compteur « CA », nombre de jours en positif ou en négatif impactant le crédit, saisi par le gestionnaire au vu d’une situation réglementaire particulière. Ces jours (Crédit et Régul) sont éligibles au CET. Le crédit CA n’est pas modifiable

Profils Agent crédits et soldes
Ecran d’accueil > Tableau des crédits et soldes La colonne « Validés » correspond au nombre de jours congés validés pour ce compteur. La colonne « En attente » correspond au nombre de jours de congés en attente de validation pour ce compteur. La colonne « Solde » correspond à «Crédit » + « Régul » - « Validé » - « Attente» Les jours de congés sont décomptés sur la base des obligations hebdomadaires réelles de service de l’agent renseignées dans AGATE au moyen du cycle de travail

Affiche le planning de l’équipe à laquelle vous êtes affecté.
Profils Agent planning Affiche le planning de l’équipe à laquelle vous êtes affecté. Permet de consulter les obligations de service et les absences des agents de l’équipe Votre gestionnaire peut vous affecter d’autres équipes en visualisation : elles apparaitront aussi dans cet écran.

Profils Agent en bref Dépôt des congés annuels par l’agent. AGATE gère les absences de l’agent au sens réglementaire RH (congés, AEA, jours de récupération, etc.). L’application applique les règles en vigueurs au CNRS. Les absences impactant la paie, faisant l’objet d’une décision, restent saisies dans Sirhus par le SRH. Elles sont importées dans AGATE par le flux nocturne et apparaissent le surlendemain dans le calendrier de l'agent et le planning de l’équipe (sans indiquer le type d’absence) Dans une unité gérant des jours de récupération, AGATE ne se substitue pas au système ou aux procédures déjà en place. Un compteur « récupération » peut être activé, alimenté, et la demande d'absence est à saisir par l'agent (soumise à validation du valideur) Modification et annulation des demandes Tant qu'une demande n'est pas consultée par son valideur, il est possible de l'annuler.

Profils Agent en bref Suivi des compteurs Visualisation du planning de son équipe. Dans AGATE, l’agent multi-affecté apparaît uniquement dans l’implantation à laquelle il est administrativement affecté dans Sirhus. Pour consulter le planning de l’autre équipe où il travaille également, le gestionnaire SRH AGATE doit l’indiquer dans le dossier de l’agent. Suite au changement d’affectation dans Sirhus, l’agent apparaît dans une nouvelle implantation dans AGATE. Le gestionnaire de la nouvelle affectation en est averti par mèl. Comme un nouvel arrivant, le gestionnaire vérifie son cycle de travail et les demandes en attente de traitement, l’affecte dans une équipe et lui assigne un valideur. Pour les agents non CNRS, l’unité a deux options : gérer les congés à minima : Le gestionnaire initialise le compteur et calcule le droit de l’agent conformément à la règlementation appliquée dans son établissement. ou saisie par l’agent de ses absences. : dans le menu « Calendrier », l’agent indique la période et sélectionne « Absence non CNRS » dans la liste déroulante « Type d’absence. => Dans les deux cas, les congés sont soumis à validation Bientôt Afin que le responsable puisse voir sur le planning de l’équipe qui est en formation ou en mission, les agents pourront bientôt saisir ces informations dans AGATE.

Annexes Glossaire

Connexion et déconnexion
Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE Connexion et déconnexion Se connecter A partir de l’URL suivante Saisir son mot de passe JANUS vous demande de renseigner votre adresse mail et votre mot de passe JANUS, ou le mot de passe de votre certificat. Demander / changer son mot de passe JANUS en cliquant sur le lien « Mot de passe » de la fenêtre Janus /sésame Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513 IT863 sous type 1203 congés bonifié mat 8060

Touches de fonction et icônes
Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE Touches de fonction et icônes Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513 IT863 sous type 1203 congés bonifié mat 8060

Support de formation Profil Valideur V4 avril 2013

Processus de validation valideur
Un agent ne peut déposer de congés tant que son valideur n’a pas été désigné par son gestionnaire : Le valideur est averti par mèl des demandes de congés des agents dont il est le valideur. Il les accepte (ou les refuse) dans AGATE dans son écran d’accueil : Jean DURAND Sylvie PIERRE DURAND Jean DETROIE Alain PIERRE Sylvie

Processus de validation schémas
Par délégation : Le congé est validé dès que l’un des valideurs l’a accepté si l'un d'eux valide la demande, les autres n’en sont pas avertis

Si le gestionnaire désigne deux valideurs, chaque demande devra être validée successivement par ces deux personnes Par X niveau: Si un des valideurs refuse la demande, le congé est refusé.

Le profil Valideur Profils Valideur menus
Le valideur peut consulter ses droits à congés et celui de ses agents. Il accède aussi aux tableaux des demandes de congés : les siennes et celles de ses agents (validées ou à valider ) Le valideur peut consulter son calendrier et celui de ses agents. A partir de ce menu, il peut aussi saisir les congés de ses agents et les siens. Le valideur peut poser ses congés et ceux de ses agents. Il dispose aussi de l’outil « Edition des zones » permettant d'indiquer à son équipe les périodes propices ou non à la prise de congés ou périodes de forte ou de faible activité. Il visualise le planning de son équipe, des équipes pour lesquelles il a un rôle de valideur pour au moins une personne de ces équipes, et des équipes pour lesquelles le gestionnaire lui a donné un droit de visualisation. Il peut aussi créer une « Liste personnalisée ». Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513

L’écran d’accueil du valideur : Tableau des crédits et des soldes
Profils Valideur écran d’accueil L’écran d’accueil du valideur : Tableau des crédits et des soldes Accès aux crédits et soldes des agents dont il est valideur Jean Dupont DUPONT JEAN Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513 DURAND Anne DURAND Anne Tableau des demandes de congé

Dans Agate, vous avez été identifié comme valideur
Profils Valideur traiter une demande Dans Agate, vous avez été identifié comme valideur Vous avez été désigné par le gestionnaire de votre laboratoire Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congé   DURAND Anne 1- Le point rouge clignotant vous indique qu’une (des) demande(s) sont en attente de validation 2- Cocher la(les) demande(s) que vous souhaitez traiter.

4- Cliquer sur « Traitement de la demande »
Profils Valideur traiter une demande 3- Votre action provoque l’ouverture du détail de la demande. L’agent est informé que vous avez pris connaissance de sa demande, il ne pourra plus la modifier. Pour vous aider dans le traitement de la demande, vous pouvez consulter les droits de l’agent et le planning de l’équipe 4- Cliquer sur « Traitement de la demande »  DURAND Anne DURAND Anne 

5- Acceptez, refusez ou transférez la demande
Profils Valideur traiter une demande 5- Acceptez, refusez ou transférez la demande 6- Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un commentaire 7- Après avoir effectué votre choix, cliquer sur « Suivant » 8- Enregistrez avec ou sans commentaire (obligatoire en cas de refus)     Un courriel d’information est automatiquement envoyé à l’agent demandeur

Liste des agents du valideur
Profils Valideur dépôt de demande Menu Gestion permet de déposer des congés pour ses agents (ou pour lui-même par défaut) DURAND Anne MARTIN Jean CHEMIN Pierre PIERRE Anne DURAND Sophie Liste des agents du valideur

Sélectionner les agents concernés
Profils Valideur dépôt de demande Menu Gestion > Dépôt de demande permet de déposer en masse des congés pour ses agents Sélectionner les agents concernés

Profils Valideur dépôt de demande
Menu Calendrier Le valideur peut également déposer les demandes directement sur le calendrier en sélectionnant l’agent ou lui-même. DURAND Anne MARTIN Jean (en tant que valideur) CHEMIN Pierre (en tant que valideur) PIERRE Anne (en tant que valideur) BULLE Sophie (en tant que valideur)

Profils Valideur périodes d’activité
Pour informer l’équipe des périodes de forte activité, ou pour signaler les périodes de vacances scolaires : Menu Gestion > Edition des zones A partir du calendrier, cliquez sur la date de début, puis dans la fenêtre « Nouvelle zone » sélectionnez la date de fin, saisissez un commentaire et enregistrez. Ces périodes apparaîtront hachurées dans le calendrier des agents de l’équipe

elles apparaitront aussi dans cet écran.
Profils Valideur planning Menu Planning Affiche le planning de l’équipe à laquelle vous êtes affecté. Affiche également les plannings des équipes comprenant au moins un agent dont vous validez les congés. Permet de consulter les obligations de service et les absences des agents de l’équipe Votre gestionnaire peut vous affecter d’autres équipes en visualisation : elles apparaitront aussi dans cet écran. Pour un agent CNRS travaillant dans plusieurs implantations, seule l’affectation issue de Sirhus est prise en compte. Autre exemple : Si l’agent travaille dans deux unités et si les congés doivent être validés par les responsables des deux unités, le gestionnaire peut indiquer : les deux responsables comme valideurs (avec un ordre de priorité) dans le dossier de l’agent. Les deux valideurs ont une vue sur le planning de l’équipe de l’agent. Dans ce cas, les congés de l’agent sont validés si les deux valideurs les acceptent. Ou un unique valideur (ex. : le responsable de l’équipe à laquelle l’agent n’est pas affecté). Le planning de l’équipe de l’agent s’ajoute à la liste « Planning des équipes » à laquelle le valideur a déjà droit. Pour l’autre responsable, dans son dossier agent, le gestionnaire ajoute l’équipe à laquelle l’agent est affecté afin de lui permettre de consulter le planning.

Profils Valideur Mon compte
Ce menu permet au valideur de visualiser la liste des agents qu’il valide, et de déléguer son rôle de valideur « Nom » « Prénom » Matricule Sirhus (agent CNRS) ou N° Labintel (Agent non CNRS Courriel renseigné dans Labintel Matricule du référentiel des agents CNRS Numéro du référentiels des personnels unités Affectat ion administrative de l’agent issue de Sirhus (pour les CNRS) ou fiche agent de Labintel (pour les non CNRS). Dans le cas d’un agent CNRS travaillant sur plusieurs implantations c’est l’affectation administrative issue de Sirhus qui est seule prise en compte Dans AGATE, tout agent est rattaché à une équipe (code unité _ N° de l’implantation _ nom d el’équipe) Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513 Adresse de l’Unité Dans le « Mon compte » / « Informations générales », l'adresse mail n'est pas modifiable par l'agent lui-même. La mise à jour est réalisée par l’interface agent ou le gestionnaire.

Pour supprimer la délégation, cliquer
Profils Valideur Délégation Permet de déléguer son rôle de valideur Pour supprimer la délégation, cliquer sur de la ligne La délégation permet d’attribuer temporairement ou durablement la totalité de son rôle de valideur à un autre agent, tout en le conservant. Dès sa désignation, l’agent délégué a dans l’onglet « Nouvelles demandes » toutes les demandes à traiter. Il reçoit aussi par mèl les nouvelles demandes à traiter et peut les traiter. Si le délégué les traite, celles-ci n’apparaissent plus dans l’onglet «Nouvelle demande » de l’écran d’accueil du valideur. L’agent demandeur reçoit le mèl de validation. Exemple : avant de partir en vacances

Focus Valideur Etats

Profils Valideur Exploitation Etats et Extractions
Le valideur visualise les compteurs des personnes dont il doit valider les congés. En un seul coup d'œil, le valideur consulte les compteurs des personnes dont il doit valider les congés. « Prénom » « Nom » du valideur Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513 Il peut aussi traiter les demandes de congés à valider (également accessibles dans l’onglet « Nouvelles demandes » de l’écran « Accueil »)

La liste peut être sauvegarder
Profils Valideur Demande en attente de validation Menu Exploitation > Visualisation Permet de voir les demandes en attente de validation des agents affectés aux unités gérées par le gestionnaire. La liste peut être sauvegarder Après avoir sélectionné l’un des formats (Excel ou .pdf), vous pouvez l’ouvrir immédiatement ou l’enregistrer sous le répertoire de votre choix. Résultat de l’export

Le gestionnaire peut valider des demandes en attente
Profils Valideur Demande en attente de validation Menu > Visualisation DURAND Jean Click Affiche les demandes de congés en attente de traitement par le valideur sélectionné Jean DURAND Le gestionnaire peut valider des demandes en attente DURAND Anne DURAND Anne

Sélections possibles Profils Valideur Exploitation Extraction
Il peut aussi obtenir et exporter des états avec un choix de champs : Pour l’’état « Export des agents » : Dans le tableau de gauche « Choix des champs » Sélections possibles Dans la liste déroulante du critère « Equipe », sont proposées : Les équipes saisies par votre gestionnaire Agate dans votre dossier et l’équipe de l’agent dont vous êtes le valideur. L’extraction donne les agents dont vous êtes valideur. Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513

Profils Valideur Exploitation Extraction
Dans le tableau de droite, les champs que vous avez sélectionnés Dans le tableau de gauche, les champs sélectionnables C H O I X A M P S CR I T E R S Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513 - Transfert des champs sélectionnés en cliquant sur les double-flèches Le double-click sur Sélection de tous les champs (tableau de gauche) Désélection de tous les champs (tableau de droite)

Choix des champs à exporter dans le rapport
Profils Valideur exploitation => Permet d’effectuer des requêtes sur les demandes de congés en fonction de critères. Sélections Choix format Choix des champs à exporter dans le rapport Rq : cet export permet d’obtenir les matricules labintel des agents Sauvegarde de la requête pour réutilisation par le valideur Export du résultat

peut être enregistrée ou exportée
Profils Valideur Exploitation Extraction C R I T E S C H O I X N F Déposée, ouverte, en Cours, validée, refusée, demande d’annulation, annulée, demande modification Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513 L’extraction peut être enregistrée ou exportée La liste déroulante du champ « Equipe » propose celle(s) définie(s) dans l’onglet «Planning » et celles des agents s’affichant dans l’onglet «Dépendance » du dossier agent du « Valideur » . Le matchcode de « Type absence » propose CA2012, CA2013, Ajustement des congés 2012 et 2013, jour de fermeture, Autorisation Exceptionnelle d’Absence (AEA); récupération, AEA Enf. Malade, Absence Non CNRS. Les absences Sirhus s’affichent si aucun type d’absence sélectionné

L’extraction peut être exporté ou enregistré C H O I X A M P S CR I T E R S - Le bouton «Ouvrir » exécute immédiatement le résultat de l’extraction au format choisi. - Le bouton « Enregistrer » permet de sauvegarder l’extraction sous le répertoire de son choix sans passer par l’affichage du résultat de la demande Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513 Pour conserver la mise en forme et permettre la réutilisation de l’export, il est possible de l’enregistrer dans Agate après l’avoir nommé. La zone « Liste d’export » apparaît seulement si l’utilisateur sauvegarde les extractions dans l’application.

H O I X A M P S Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513 Pour le solde ou la période, il est également possible de sélectionner :

Profils Valideur en bref
Tous les agents dans la base AGATE, CNRS et non CNRS, fonctionnaires ou CDD, peuvent être désignés valideur. Le valideur de l'agent peut être dans une autre équipe ou même dans une autre unité. Il valide ou refuse les congés des agents dont il est le valideur. Il visualise les compteurs de ces mêmes agents. Il gère ses demandes de congés, et a lui-même un valideur. Il ne peut pas être son propre valideur. Le valideur peut également déposer une absence pour un agent dont il est le valideur, ou collectivement pour l'ensemble de ses agents. Les demandes saisies par le Valideur passent automatiquement au statut «Validé ». Il peut paramétrer des périodes de forte ou de faible activité afin de signaler à son équipe les périodes propices ou non à la prise de congés. Tous les agents peuvent se faire déléguer ce rôle par un valideur. Le valideur délégué reçoit les mêmes demandes que le valideur délégant. Non, la notion d’équipe ( que tu appelles ici service) n’est pas reliée à la notion de valideur. Tu peux créer une équipe « service financier », y affecter tes 13 agents, puis désigner M.Dupont comme valideur pour les 3 agents, et désigner M.Durand comme valideur pour les 10 autres. Ces 2 notions sont indépendantes

Profils Valideur en bref
Pour l’agent valideur changeant d’affectation : → il reste le valideur des agents de l’unité d’origine tant qu’aucun remplaçant n’a pas été désigné par le gestionnaire de l’unité cédante. Pendant une période de transition, une organisation temporaire peut être mise en place par les gestionnaires de unités concernées pour la gestion des congés des agents de l’unité cédante. → Le nouveau valideur, reçoit les demandes de congés saisies après sa désignation par le gestionnaire. Non, la notion d’équipe ( que tu appelles ici service) n’est pas reliée à la notion de valideur. Tu peux créer une équipe « service financier », y affecter tes 13 agents, puis désigner M.Dupont comme valideur pour les 3 agents, et désigner M.Durand comme valideur pour les 10 autres. Ces 2 notions sont indépendantes

Annexes Glossaire

Support de formation Profil Gestionnaire V4 avril 2013

Le profil Gestionnaire
Profils Gestionnaire Le profil Gestionnaire Les fonctionnalités du profil gestionnaire permettent : de préparer l’unité au démarrage d’effectuer les actions quotidiennes de gestion Cette partie décrit les menus et écrans du profil Gestionnaire. Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513

Agents dont vous êtes le valideur
Profils Gestionnaire menus Le gestionnaire (non valideur) accède à l’espace de gestion de ses congés : Tableaux du solde de ses compteurs et de ses demandes Le gestionnaire (non valideur) peut déposer ses demandes de congés à partir du menu « calendrier » par sélection directe sur le calendrier. Permet de déposer ses congés (pour soi ou pour le compte des agents de son unité), de visualiser le planning de son implantation, et les calendriers Prénom, Nom, Matricules, Implantation, Equipe Unité, DR et adresse de l’unité Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513 Vos valideurs Cas d’un gestionnaire valideur Agents dont vous êtes le valideur Liste de vos délégués

Le menu paramétrage est le plus utilisé par le gestionnaire AGATE
Profils Gestionnaire menus Permet de visualiser les demandes en attente de traitement par les valideurs appartenant à votre périmètre de gestion. Sont disponibles des requêtes prédéfinies (absences déposées après la date de fin, congés pris sans accord préalable, volume par type et temps moyen de validation) et des extractions selon certains critères Mise à disposition d’outils permettant d’importer les congés saisis dans un outil de gestion des temps (ex. : GLOP ou PHP-congés) et de renseigner les valideurs de chaque agent. Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513 Permet la gestion des équipes et l’affectation en masse des agents aux équipes, le planning des fermetures, la gestion des agents et de leurs compteurs et d’ajouter des cycles de travail inexistants. Le menu paramétrage est le plus utilisé par le gestionnaire AGATE

Tableau des crédits et des soldes
Profils Gestionnaire écran d’accueil Tableau des crédits et des soldes L’écran d’accueil du gestionnaire (non valideur) : Jean Dupont Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513 Si le gestionnaire est aussi valideur, son écran d’accueil est semblable à celui du profil « valideur » Tableau des demandes de congé

Focus Gestionnaire Gestion des dossiers agents

Cliquer sur l’agent recherché
Profils Gestionnaire paramétrage Menu Paramétrage > Général Permet la gestion des équipes, des jours de fermeture, des agents et de leurs compteurs. Par défaut, s’affiche l’écran gestion des agents, qui donne accès à la fiche agent CNRS ou non-CNRS sélections Agents sélectionnés Cliquer sur l’agent recherché Jean Pierre Lucien Anne

Informations modifiables
Profils Gestionnaire paramétrage Agent Menu Paramétrage > sous-menu Gestion des agents Onglets du dossier agent Jean MARTIN La fiche Agent MARTIN Jean Informations modifiables Le gestionnaire est le seul profil utilisateur, autorisé à modifier l’adresse mèl d’un agent. Elle n’est plus modifiable par l’agent lui-même dans l'onglet "Mon compte"

Profils Gestionnaire paramétrage agent
Un gestionnaire peut donner le profil gestionnaire pour désigner un nouveau gestionnaire Modifier le profil utilisateur : utilisateur -> gestionnaire dans la liste déroulante puis « MODIFIER » DUPONT Jean - Le mail est modifié par le gestionnaire, par exemple pour saisir une adresse générique. -  Décocher pour empêcher la mise à jour par l’interface labintel

Autres éléments paramétrables dans l’onglet général DUPONT Jean Si coché, ne décompte pas la journée de solidarité Permet de modifier l’affectation à une équipe Permet de sélectionner un autre calendrier des jours fériés

Pour cet agent, ses demandes de congés seront automatiquement validée
Profils Gestionnaire paramétrage agent Cas des directeurs d’unité : Les DU (identifiés dans Labintel) sont repérés dans AGATE. Par défaut, leurs absences ne sont pas soumises à validation. CHEMIN Jean UMR1234_direction La gestion de la coche « Pas de workflow » est assurée par l’administrateur central (SSTI-DRH) Pour cet agent, ses demandes de congés seront automatiquement validée

Cas des gestionnaires SRH des Délégations : Les SRH sont identifiés dans AGATE. Dans l’onglet « Planning » du dossier agent, le tableau de gauche indique automatiquement toutes les équipes gérées par la Délégation.

Focus Gestionnaire La gestion des équipes et l’affectation des agents aux équipes

Structure CNRS : Equipes
Rq : dans le cas d’un agent CNRS travaillant sur plusieurs implantations c’est l’affectation administrative issue de Sirhus qui est seule prise en compte L'agent CNRS n'a réglementairement qu'une affectation, celle de Sirhus, c'est sur implantation qu'il apparaît dans AGATE. Il sera donc géré par le gestionnaire de cette implantation. Si l'agent exerce également des fonctions dans une autre implantation, et dépend opérationnellement de la hiérarchie de cette autre implantation, il est possible de lui désigner un valideur dans celle-ci. Et ce valideur peut ajouter des délégués dans l'implantation administrative de l'agent selon les besoins.

Création d’une nouvelle équipe
Equipes gestion Au démarrage une « équipe par défaut » est créée et tous les agents de l’implantation y sont automatiquement affectés. Le gestionnaire peut créer les équipes reflétant l’organisation de l’unité. Les équipes sont créées pour une implantation. Menu Paramétrage > Gestion des équipes Permet de créer, modifier et supprimer les équipes pour une implantation sélectionnée Création d’une nouvelle équipe Enregistrer

Modification du nom d’une équipe
Equipes gestion Modifier et supprimer des équipes pour une implantation sélectionnée Supprimer une équipe Modification du nom d’une équipe Enregistrer

Sélection de l’implantation
Equipes affectation Menu Paramétrage > Affectation des équipes Permet d’affecter tous les agents du laboratoire à leur équipe sur un seul écran Sélection de l’implantation Sélection de l’équipe par liste déroulante pour chaque agent Une fois tous les agents affectés, enregistrer Rq : l’équipe de l’agent peut aussi être modifiée individuellement dans l’onglet Général de la fiche agent

Cas des agents travaillant dans plusieurs implantations d’unité
Equipes multi-affectation Cas des agents travaillant dans plusieurs implantations d’unité AGATE permet de désigner un valideur dans une autre unité Unité 1 Affectation administrative Unité 2 Responsable B délègue Responsable A valideur valideur (Agent X) Agent X Travaille aussi Les responsables d’un même agent peuvent s’organiser au moyen de la délégation de droit

Equipes Agent en stage dans une unité EXT
Certains agents affectés dans Sirhus en EXT, sont placés provisoirement en stage dans un laboratoire et, à ce titre, leurs congés doivent être gérés au sein de cette unité. Comment permettre la gestion des congés de ces agents aux gestionnaires AGATE des unités où ils effectuent leur service ? => Le gestionnaire SRH peut créer une équipe nommée par exemple EXT200_UMR1234, et y affecter l’agent en stage. => Puis le gestionnaire SRH donne un droit de visualisation à la gestionnaire du laboratoire sur cette équipe, dans l’onglet planning de la fiche agent de la gestionnaire. De cette manière, la gestionnaire du laboratoire gère l’agent dans AGATE, et l'agent peut bien déposer ses congés.

Equipes exercice Exercice 4 Pour votre implantation, créer tout d’abord vos équipes, puis affecter vos agents à celle(s)-ci Didacticiel : Comment gérer les équipes de mon implantation ? Didacticiel : Comment affecter en masse les agents dans mes équipes ?

Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Planning
Equipes autorisation de visualisation Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Planning Équipes disponibles (périmètre gestionnaire) Équipes autorisées L’équipe passe à droite 1 click : sélection équipe enregistrer Le périmètre de visualisation des plannings ne dépend pas du profil de l'utilisateur, mais des équipes affectées à l’agent dans cet onglet. A ces équipes s'ajoutent automatiquement, pour un valideur, les équipes contenant des agents dont il est le valideur.

Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Planning
Equipes autorisation de visualisation Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Planning Coche Accès au filtrage du planning Consultation du planning x Consultation du planning

Equipes exercice Exercice 5 : Pour un des valideurs de votre implantation ou d’une autre implantation de votre unité, permettre la visualisation du planning d’une équipe de votre choix

Focus Gestionnaire Les cycles de travail

S’assurer de la durée hebdomadaire de travail dans l’unité :
Paramétrage Gestion des agents Cycles de travail Le cycle de travail décrit l’obligation de service de l’agent Le gestionnaire doit : S’assurer de la durée hebdomadaire de travail dans l’unité : 38h30, 37h30, 37h , 36h11 (Cf. règlement intérieur de l’unité) Créer dans la base AGATE des cycles de travail, les cycles utilisés par les agents de son unité, s’ils n’existent pas déjà Ex. : 100% 38h30 , 100% 36h11, 80% 38h30 et ne travaille pas le mercredi , 80% 37h30 et ne travaille pas le vendredi Affecter les cycles aux agents du laboratoire Un cycle de travail a une périodicité de 1 ou 2 semaines

Quotité – horaire hebdomadaire – ½ j non travaillés
Cycles de travail création Ajout d’un nouveau cycle de travail : Paramétrage > Gestion des cycles Quotité – horaire hebdomadaire – ½ j non travaillés Recherche : saisir le début du nom ½ journée travaillée Mercredi non travaillé

80%-1L-1M-0M-1J-0.5Vpm-38h30 Nomenclature des cycles de travail
Cycles de travail création Nomenclature des cycles de travail Le nom du cycle est déterminé automatiquement par AGATE en fonction des caractéristiques saisies Quotité Horaire hebdomadaire 80%-1L-1M-0M-1J-0.5Vpm-38h30 Jour de la semaine : 0 : journée non travaillée 1 : journée travaillée 0.5 demi-journée travaillée : am : matin pm : après-midi Exemple sur 2 semaines :

Exercice 2 – Création d’un nouveau cycle dans la base
Cycles de travail création exercice Exercice 2 – Création d’un nouveau cycle dans la base Créer un nouveau cycle Modifier le cycle d’un agent avec ce nouveau cycle

Affectation du cycle de travail à l’agent
Cycles de travail affectation Affectation du cycle de travail à l’agent A la création d’un agent CNRS dans Sirhus ou à la modification de la quotité de travail d’un agent CNRS existant, par l’interface, il sera affecté automatiquement à l’agent le cycle de travail par défaut lié à sa quotité de travail, avec un horaire hebdomadaire 38h30.  Un mèl est envoyé au gestionnaire. Le gestionnaire doit alors vérifier que le cycle affecté est correct (horaire hebdomadaire, jours travaillés) et sinon, le modifier La modification du cycle de travail d’un agent déclenche le calcul ou le recalcul des droits CA et RTT Pour les agents NON CNRS, le cycle de travail par défaut 100% à 38h30 sera systématiquement affecté

les jours non travaillés sont grisés (ici le mercredi)
Cycles de travail affectation Exemple de représentation d’un cycle de travail sur le calendrier : un cycle à 80% mercredi non travaillé les jours non travaillés sont grisés (ici le mercredi)

Sélectionner le nouveau cycle
Cycles de travail modification Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Cycle de travail permet de modifier le cycle de travail d’un agent Sélectionner le nouveau cycle Modifier le cycle Enregistrer

Les droits recalculés s’affichent :
Cycles de travail modification Les droits recalculés s’affichent : Calcul selon le nouveau cycle Nombre de jours impactants (ex. : abs Sirhus) le calcul des droits RTT et CA Présente l’effet de la modification Validation du changement, ou annulation

Sélectionner le nouveau cycle
Cycles de travail simulation Simuler l’effet d’un changement de cycle de travail sur les droits à congé Ajouter un cycle Sélectionner le nouveau cycle Saisir la date de début Enregistrer

Changement de quotité : 80% à 100% le 1er mars 2013
Version 2 – Janvier – MàJ 7/01/2013 Changement de quotité : 80% à 100% le 1er mars 2013 Les droits recalculés s’affichent : Cycles de travail simulation Calcul sur la 2ème période Calcul sur la 1ère période Présente l’effet de la modification Annulation (si simulation)

Didacticiel : Comment affecter un cycle de travail à un agent ?
Cycles de travail affectation exercice Exercice 3 – Modifier le cycle de travail de l’agent et consulter le recalcul Didacticiel : Comment affecter un cycle de travail à un agent ? Permet d'affecter un cycle de travail à un agent et de lancer le recalcul des droits CA/RTT.

Focus Gestionnaire Le processus de validation des congés

Par délégation : Le congé est validé dès que l’un des valideurs l’a accepté si l'un d'eux valide la demande, les autres n’en sont pas avertis

Si le gestionnaire désigne deux valideurs, chaque demande devra être validée successivement par ces deux personnes Par X niveau: Si un des valideurs refuse la demande, le congé est refusé.

Processus de validation Ecran d’accueil du valideur
Un agent ne peut déposer de congés tant que son valideur n’a pas été désigné par son gestionnaire : Le valideur est averti par mèl des demandes de congés des agents dont il est le valideur. Il les accepte (ou les refuse) dans AGATE dans son écran d’accueil : Jean DURAND Sylvie PIERRE DURAND Jean DETROIE Alain PIERRE Sylvie

Saisir les 1ères lettres du nom et attendre la complétion automatique…
Processus de validation Désignation du valideur de l’agent Désignation du valideur d’un agent par le gestionnaire Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Valideur Exemple : un seul niveau de validation <<< DETROIE Alain ..puis ajouter Saisir les 1ères lettres du nom et attendre la complétion automatique… PIERRE Sylvie >>> Sylvie PIERRE est maintenant valideur de Alain DETROIE

Modifier l’ordre de validation
Processus de validation Modifier le valideur de l’agent Modification des valideurs d’un agent par le gestionnaire Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet Validants Supprimer le valideur PIERRE Sylvie DURAND Jean Ou alors… Modifier l’ordre de validation

Vue de l’agent : Menu Mon compte > Mes valideurs
Processus de validation Valideur (vue de l’agent) Vue de l’agent : Menu Mon compte > Mes valideurs permet à l’agent de visualiser son valideur ou ses valideurs PIERRE Sylvie DURAND Jean Exemple : Ici l’agent a deux valideurs , donc deux niveaux de validation successifs >>> Sylvie PIERRE et Jean DURAND sont valideurs de l’agent, dans cet ordre

Processus de validation Affectation de valideurs (en masse)
Affectation en masse des valideurs depuis un fichier au format .csv menu Interfaces > Import des validants DURAND Jean Ce fichier doit comporter 2 colonnes : le matricule labintel de l’agent et le matricule labintel du validant

Processus de validation exercice
Sélectionner un valideur parmi les participants et affecter le à un de vos agents L’agent saisit des congés Le valideur traite les demandes Didacticiel : Comment attribuer ou modifier le valideur d’un agent ?

Focus Gestionnaire Règles de gestion des congés dans AGATE agents CNRS

Règles congés agents CNRS
Les congés annuels, les RTT et les jours de fractionnement sont cumulés et gérés dans un compteur unique et global nommé « Congés annuels » (CA) Tout agent en position d’activité, employé par le CNRS, bénéficie de 32 jours de congés annuels pour une année de service accompli du 1er janvier au 31 décembre (cas d’une obligation de service sur 5 jours) et de 13 jours de RTT (cas d’un horaire hebdomadaire de 38h30) Le crédit CA ne peut pas être modifié par un gestionnaire RH : il est piloté et calculé uniquement par AGATE. Le gestionnaire ne peut agir que sur la notion de « régul » afin de corriger certaines situations prévues réglementairement. CA = congés annuels + RTT + fractionnement – 1j solidarité

Explication du calcul des droits à congés :
Règles congés agents CNRS Explication du calcul des droits à congés : Le nombre de jours de congés annuels dépend de l’obligation de service de l’agent. Ex: Le nombre de jours de RTT dépend de l’horaire hebdomadaire fixé dans le R.I de l’unité de l’agent. Ex : …. et est proratisé par la quotité de l’agent. Ex : Les résultats des calculs de congés annuels/RTT sont arrondis à la demi-journée la plus proche

Règles congés agents CNRS CDD
Les CDD : Le calcul des droits est fait sur le contrat en cours, et est donc réinitialisé en cas de nouveau contrat, Règle : l’agent en CDD doit consommer tous ses congés avant la fin de son contrat En cas de prolongation de contrat, la date de fin du contrat en cours est mise à jour et les droits à congé annuel sont recalculés. A la fin du contrat, les soldes du contrat précédent sont envoyés au gestionnaire RH par , dans le rapport émis par l’interface « agents », Ce solde, normalement perdu, pourra éventuellement être réaffecté à l’agent dans des cas exceptionnels autorisés par le DU, par le gestionnaire RH en agissant sur le compteur « Ajustement ». Pour un fonctionnaire ou un CDI les CA de l'année N doivent être pris avant le 1er mars N+1. Pour les CDD, les jours de congé doivent avoir été pris avant la fin du contrat. La référence pour la notion de contrat est Sirhus. Pour des cas exceptionnels, le DU peut autoriser un report au-delà de cette limite. Il faut alors utiliser le compteur Ajustement et non une regul du CA pour que ces jours ne puissent pas donner lieu à des jours de CET. Attention : le report de congés sur le contrat suivant n’est pas réglementaire, et peut aussi pénaliser le financeur de celui-ci.

Ils sont calculés après un traitement de nuit
Règles congés agents CNRS fractionnement Les « jours de fractionnement » sont accordés aux agents sous certaines conditions : 1 jour de congé supplémentaire est attribué à l’agent dont le nombre de jours de congés pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est de 5, 6 ou 7 jours 1 deuxième jour de congés supplémentaires est accordé à l’agent lorsque le nombre de jours de congés pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est au moins égal à 8 jours. Les jours de fractionnement ne sont pas proratisés (ni en fonction de la quotité, ni en fonction de l’obligation de service de l’agent) Ils sont calculés après un traitement de nuit Les jours de fractionnement des CDD sont calculés par contrat. Ils ne peuvent excéder 2 jours sur l’année.

La journée de solidarité est déduite automatiquement du compteur CA
Règles congés agents CNRS journée solidarité La journée de solidarité est déduite automatiquement du compteur CA Pour les agents à temps partiels, la récupération en heures de la différence avec la journée de solidarité due est à gérer au sein de l’unité. Si l’agent intègre le CNRS et a déjà effectué sa journée de solidarité de l’année, ou s’il n’est pas présent toute l’année au CNRS : Cocher x

En fonction de la durée de présence sur l’année dans l’établissement
Règles congés agents CNRS proratisation Il y a proratisation de la fraction « Congés annuels » du compteur CA : En fonction du nombre de jours travaillés par l’agent par semaine (obligation de service) En fonction de la durée de présence sur l’année dans l’établissement En fonction des absences impactant la fraction « Congés annuels » Il y a proratisation de la fraction « RTT » du compteur CA : En fonction de la quotité du temps de travail de l’agent En fonction des absences impactant la fraction « RTT » La proratisation est automatiquement calculée par Agate

Focus Gestionnaire Gestion des compteurs de congés

Sur l’écran d’accueil :
Gestion des compteurs compteur CA Sur l’écran d’accueil : Le crédit du compteur CA Année N comprend les droits CA + RTT + JF - JS Les droits CA année N sont ouverts jusqu’au 28/02/année N+1 Les droits CA année N+1 sont ouverts à partir du 1/11/année N, pour prise sur l’année N+1 Pour les agents CNRS, le crédit CA n’est pas modifiable La colonne « Régul » affiche les corrections effectuées sur le droit Solde = Crédit + Régul – Validés – En attente Jean DURAND

Régul est à utiliser pour des cas prévus dans le réglementaire :
Gestion des compteurs compteur CA Les jours saisis dans le champ « régul » sont exclusivement des jours de congés éligibles au CET Régul est à utiliser pour des cas prévus dans le réglementaire : Reprise de jours de congés acquis dans un autre établissement, cas des détachements « entrants » ou les accueillis par exemple Report au-delà du 28 février de congés non pris en raison d’absences maladie.

c Gestion des compteurs de l’agent
Menu Paramétrage > Gestion des agents > onglet Infos RH Dates de contrat issues de Sirhus <<< Jean DURAND c PIERRE Sylvie DURAND Jean Traçabilité : quoi, qui, quand, pourquoi

c Gestion des compteurs de l’agent
Menu Paramétrage > Gestion des agents > onglet Infos RH Compteurs activés et non-activés <<< Jean DURAND c 1 ligne par compteur activé PIERRE Sylvie DURAND Jean

Gestion des compteurs de l’agent
Menu Paramétrage > Gestion des agents > onglet Etat des compteurs <<< Jean DURAND Régul Ajustement : activé et alimenté par le gestionnaire La loupe de la colonne « crédit » permet de voir le détail du calcul

Gestion des compteurs de l’agent
<<< Jean DURAND La loupe de la colonne solde permet de voir le détail du calcul du solde

Gestion des compteurs de l’agent exercices
Exercice 8 : consulter les compteurs d’un agent à temps partiel de votre unité

Compteur Ajustement Gestion des compteurs Compteur Ajustement
- Le compteur Ajustement permet aux gestionnaires RH, localement dans les unités, de régler des situations particulières nécessitant de réattribuer des jours de congés NON ELIGIBLES AU TITRE DU CET - Chaque modification de la valeur « crédit » du « compteur ajustement » par le gestionnaire RH fait l’objet d’un commentaire obligatoire Activation du compteur <<< Jean DURAND Saisie du nb de jours et commentaire obligatoire Enregistrer PIERRE Sylvie DURAND Jean

Détail par la loupe Résultat :
Gestion des compteurs Compteur Ajustement Résultat : Jean DURAND Détail par la loupe L’agent peut saisir des demandes de congé de type « Ajustement » pour consommer ces jours

Gestion des compteurs de l’agent Compteur récupération
Un compteur récupération est créé pour la gestion des jours de récupération donnés à l’agent par son responsable au titre d’heures supplémentaires, d’astreintes effectuées, etc.. Si l’unité pratique le système de la récupération, le gestionnaire doit activer ce compteur pour ses agents et saisir un droit. <<< Jean DURAND Dans une unité gérant des jours de récupération, AGATE ne se substitue pas au système ou aux procédures déjà en place. Il permet simplement de saisir une absence de type "récupération", qui ne décompte aucun compteur. Cette démande d'absence est à saisir par l'agent, et est soumise à validation du valideur.

Cette absence est soumise à validation.
Gestion des compteurs de l’agent Compteur récupération Le compteur étant activé, l’agent voit apparaître l’absence « récup. » dans la liste des absences à déposer. Cette absence est soumise à validation. Dans une unité gérant des jours de récupération, AGATE ne se substitue pas au système ou aux procédures déjà en place. Il permet simplement de saisir une absence de type "récupération", qui ne décompte aucun compteur. Cette démande d'absence est à saisir par l'agent, et est soumise à validation du valideur. Exemple : si droit insuffisant

1- Indiquer la date de fin prévue à simuler dans le dossier agent :
Gestion des compteurs cas particuliers Comment "simuler" le droit à congé d'un agent dans le cas d’un départ ? 1- Indiquer la date de fin prévue à simuler dans le dossier agent : Dans le menu "Paramétrage" > Onglet "Info RH" > Modifier la zoner "Fin de contrat" par la date prévue de fin du contrat ou la date du dernier jour travaillé de l'agent > Enregistrer en cliquant sur "Modifier". 2- Lancer le recalcul du droit à congé de l'agent : A partir de l'onglet "Etat des compteurs« , cliquer sur la loupe de la colonne "Crédit" afin de consulter le détail du calcul des fractions CA. Puis annuler la modification de la date de fin du contrat Comment gérer un mi-temps thérapeutique ? La gestion est identique à un temps partiel. - Son temps de présence sur l'année est 80 jours (=31J pour Janvier + 28J pour fév+31J pour mars). -Son droit à congé est : 1- Partie CA = 32J X (80J / 365J) =7,01=> A arrondir à la demi-journée la plus proche, soit 7 jours. 2-Parie RTT = 13J X (80 / 365) = 2,84 J => A arrondir à la demi-journée la plus proche, soit 3 J. Le droit est donc de 7J + 3J = 10 jours. Ici, l'agent n' a pas fait une année compléte alors la journée de solidarité n'est pas à décompter.

Les absences TPA sont automatiquement validées
Gestion des compteurs cas particuliers Comment gérer un Temps Partiel Annualisé ? (Temps partiel dont les journées chômées ne sont pas fixes) Si l’agent a obtenu un temps partiel annualisé auprès de son SRH, il est possible de le gérer dans AGATE. Affecter à l’agent un cycle de travail sur 5 jours, avec sa quotité Corriger ses congés annuels (32j) par Régul, pour les ramener au droit CA d’un cycle sur le minimum de jours (ex. pour 90% : cycle sur 4,5j donne 29j de CA , donc Regul à saisir : -3j ) Activer le compteur TPA, et saisir en Droit le nombre de jours non travaillés à répartir sur toute l’année (ex: pour 90%, 0,5j x 52 = 26j) Poser les absences TPA de l’agent sur toute l’année jusqu’à épuisement du crédit conformément au document validé par le SRH. - Son temps de présence sur l'année est 80 jours (=31J pour Janvier + 28J pour fév+31J pour mars). -Son droit à congé est : 1- Partie CA = 32J X (80J / 365J) =7,01=> A arrondir à la demi-journée la plus proche, soit 7 jours. 2-Parie RTT = 13J X (80 / 365) = 2,84 J => A arrondir à la demi-journée la plus proche, soit 3 J. Le droit est donc de 7J + 3J = 10 jours. Ici, l'agent n' a pas fait une année compléte alors la journée de solidarité n'est pas à décompter. Les absences TPA sont automatiquement validées

Gestion des compteurs cas particuliers
Comment faire quand un agent à temps partiel déplace son jour non travaillé ? A moins qu'il ne soit en TPA (Temps Partiel Annualisé), les jours non travaillés sont fixes, et définis sur un cycle de 1 ou 2 semaines. La demande de cet agent n'est pas réglementaire. Ce cas peut être géré dans l’unité par une autorisation de présence pour le jour travaillé « hors cycle », et saisir dans AGATE une absence « récupération » sur le jour non travaillé. Les agents à temps partiel dont le cycle de travail n’est pas basé sur une journée de 7H42 (pour les unités à 38H30) L’agent travaille à 50% sur 4 jours. Lorsque l’agent pose une semaine de congés, il utilise plus de jours de CA+RTT qu’un agent à 50% sur 2,5 jours. Le plus grand nombre de jours CA dont il dispose, ne suffit pas. La DRH admet qu’une compensation lui soit accordée, égale à la différence entre leur droit RTT calculé et le droit RTT théorique d’un agent travaillant le même nombre de jours mais sur un horaire plein (7H42). Exemple : Un agent sur 4 jours- à horaire de base 7h42 - Quotité 80% aurait 10,5J de RTT. L’agent à 50%, son droit RTT est 6,5J (13J X 0,5). Il faut compenser 4J (10,5 – 6,5) dans la zone « REGUL » du compteur CA 2013 - Son temps de présence sur l'année est 80 jours (=31J pour Janvier + 28J pour fév+31J pour mars). -Son droit à congé est : 1- Partie CA = 32J X (80J / 365J) =7,01=> A arrondir à la demi-journée la plus proche, soit 7 jours. 2-Parie RTT = 13J X (80 / 365) = 2,84 J => A arrondir à la demi-journée la plus proche, soit 3 J. Le droit est donc de 7J + 3J = 10 jours. Ici, l'agent n' a pas fait une année compléte alors la journée de solidarité n'est pas à décompter.

Cas particulier des congés bonifiés
Gestion des compteurs cas particuliers Cas particulier des congés bonifiés Le congé bonifié fait l’objet d’une décision et est saisi dans Sirhus. Il apparaît dans AGATE comme « absence Sirhus » Sa durée maximale est 65 jours calendaires. L’année où le congé bonifié est pris, l’agent n’a pas de droit Congé annuel. Il faut donc corriger son solde CA, en saisissant une « régul » négative, égale à la totalité de sa fraction CA (exemple : -32j pour un temps plein)

Cas du démarrage d’AGATE en 2013
Gestion des compteurs cas particuliers Cas du démarrage d’AGATE en 2013 Le compteur « CA 2012 » va disparaître le 1er mars. Théoriquement tous les jours du CA 2012 auront été consommés. Néanmoins s’il restait des jours non consommés, et que le responsable de l’unité permet exceptionnellement leur utilisation au-delà du 28 février, le gestionnaire peut activer le compteur « Ajustement 2013 » et saisir le nombre de jours restant dans le champ Droit. L’agent pourra utiliser ces jours en sélectionnant le type d’absence « Ajustement 2013 ». Remarque : le champ « Régul Ajust» du compteur ajustement ne doit pas être utilisé. Rappel : le report des jours du CA de l’année N au-delà du 28 février N+1 n’est pas réglementaire

Gestion des compteurs exercice
Exercice 9 : - Consulter le solde du compteur « CA » d’un agent et analyser le détail du crédit - Modifier ce compteur par saisie d’une Régul Didacticiel : Comment ré-attribuer des jours de congés réglementaires à un agent ? Didacticiel : Comment ré-attribuer des jours de congés non réglementaires à un agent ?

Focus Gestionnaire Gestion des crédits en masse

menu Paramétrage > Gestion des crédits
Gestion des crédits en masse menu Paramétrage > Gestion des crédits Sélection des agents à gérer en masse Sélectionner le type de crédit (compteur) à gérer Sélectionner l’équipe et le groupe (CNRS / non CNRS)

Gestion des crédits en masse
Aussi utile pour activer un compteur en masse Cliquer sur + et – pour fixer le nombre de jours à ajouter Valider Cet écran permet d’ajouter un même nombre de jours sur un compteur selon une sélection d’agents

Gestion des crédits en masse exercice
Exercice 11 - Saisir en masse une régul « CA 2013 » pour les agents de votre unité, sauf certains.

Focus Gestionnaire Jours de fermeture

sélection implantation
Jours de fermeture ajout Menu Paramétrage > Planning des fermetures sélection implantation DURAND Jean DETROIE Alain ajout DURAND Jean La journée de fermeture est une absence particulière, il n'est pas possible de la déposer sur une période. Il faut procéder jour par jour. Les journées de fermeture sont réglementairement des absences. Elles sont automatiquement décomptées du compteur CA de l'agent, dès qu‘elles sont saisies. Leur impact sur le calcul des jours de fractionnement n'intervient qu'au calcul de nuit, ou en forçant le recalcul des droits, comme les autres absences.

Affichage du rapport d’ajout du jour de fermeture pour l’implantation
Jours de fermeture ajout Affichage du rapport d’ajout du jour de fermeture pour l’implantation DURAND Jean DETROIE Alain PIERRE Sylvie PIERRE Sylvie Le jour de fermeture apparaît dans la colonne « Validé » du tableau des crédits et soldes Si des congés avaient été déposés sur le jour de fermeture avant que celui-ci ne soit fixé , alors il sera nécessaire d’annuler les congés concernés de l’agent

Un jour de fermeture peut être supprimé :
Jours de fermeture suppression Un jour de fermeture peut être supprimé : DURAND Jean DETROIE Alain PIERRE Sylvie PIERRE Sylvie La suppression d'un jour de fermeture supprime automatiquement ce jour des calendriers des agents et recalcule le solde des congés. Il est également possible de supprimer une fermeture dans le Menu Gestion > Absences agents : lancer la recherche sur le type "fermeture", préciser la date de la journée à supprimer, cliquer sur "Lancer la rechercher" et cocher les absences à supprimer.

Exercice 6 : Saisie des journées de fermeture du laboratoire
Jours de fermeture exercice Exercice 6 : Saisie des journées de fermeture du laboratoire Ajouter un jour de fermeture dans votre implantation Consulter cette journée dans le planning de l’équipe et le calendrier d’un agent Supprimer le jour de fermeture pour un agent

Focus Gestionnaire Autorisations Exceptionnelles d’Absence (AEA)
Version 2 – Janvier – MàJ 7/01/2013 Focus Gestionnaire Autorisations Exceptionnelles d’Absence (AEA)

AEA Les AEA sont saisies dans AGATE par le gestionnaire d’unité au vu des justificatifs fournis par l’agent. Elles sont réglementées par la circulaire DRH du 18 juin 2012. Un type d’absence AEA est créé. La saisie du motif est obligatoire. Une liste d’aide pour la saisie du motif est présentée. Les AEA sont accordées en 1/2 journées ou journées Les AEA ne sont pas soumises à un compteur Les gestionnaires posent une AEA et cette AEA est validée par le valideur (cf. circuit de validation mis en place pour une demande de congés du gestionnaire). Les gestionnaires peuvent maintenant déposer des AEA pour eux-mêmes. Cette AEA suite le circuit de validation des congés. Cas particulier de l’AEA Enfant malade Un compteur « AEA enfant malade » est créé pour faciliter la gestion des absences enfants malades. Ce compteur est annuel et valable du 01/01 au 31/12. A la réception de la 1ère demande d’AEA Enfant malade, le gestionnaire active le compteur pour l’agent, et saisit le Droit pour l’année, compte tenue de la situation de l’agent (ex: 6j). Ce droit est ensuite décompté à chaque saisie d’une absence AEA Enfant malade

Via le Calendrier AEA - Le commentaire est obligatoire
- Il doit indiquer le type d’AEA

Exercice 10 - Déposer une « AEA » pour un agent
AEA exercice Exercice 10 - Déposer une « AEA » pour un agent

Focus Gestionnaire Gestion des congés et des absences

Profils Gestionnaire Gestion Absences
Menu > absences agents Permet de visualiser des absences, sous forme de liste ou de calendrier, et déposer des congés pour le compte des agents. Affiche le calendrier de l’agent sélectionné, et permet le dépôt Visualisation de demandes Les congés déposés par un gestionnaire ne sont pas soumis à validation

Sélectionner les agents concernés
Profils Gestionnaire Dépôt de congés en masse Menu Gestion > Dépôt de demande permet au gestionnaire de déposer en masse un congé identique pour une sélection d’agents (par exemple, pour une équipe)    Jean Pierre Lucien Anne Alain Sylvie Sélectionner les agents concernés  Les congés saisis par le gestionnaires sont auto-validés 

2- Choisir le type d’absence à partir de la liste déroulante.
Profils Gestionnaire calendrier Menu Le gestionnaire dépose ses propres demandes et gère ses congés à partir de ce menu 1- Sélectionner la période par une « cliqué-glissé » de la souris 2- Choisir le type d’absence à partir de la liste déroulante. 3- Cliquer sur « Déposer ». Si vous souhaitez déposer d’autres congés ou modifier votre demande Si vous voulez consulter le tableau de vos compteurs

À partir du menu « calendrier »
Profils Dépôt de congés du gestionnaire À partir du menu « calendrier » 1- Pour indiquer la période de congés, faire glisser sa souris sur les carrés gris clairs face aux dates. 2- Dans la fenêtre «Demande d’absence », les champs des dates indiquent la période sélectionnée. Sélectionner le compteur à utiliser dans la liste du champ « Type d ’absence » 3- Cliquer sur « Déposer » pour confirmer votre demande de congés ou sur «Annuler » pour annuler votre saisie Facultatif    Dans les cas de régularisation, une demande peut être déposée rétroactivement jusqu’à 14 jours dans le passé.

Une fenêtre de confirmation apparaît :
Profils Dépôt de congés du gestionnaire Une fenêtre de confirmation apparaît : Vous recevez un courriel de confirmation de dépôt de votre demande Votre valideur est informé par courriel de votre demande Le compteur sélectionné est mis à jour  Validation de la demande Vous recevrez un courriel lorsque votre congé sera validé par votre valideur L’agenda de votre messagerie Outlook sera synchronisé (si vous acceptez l’invitation Outlook). L'utilisateur/agent peut modifier l'adresse mail de son dossier ("Mon Compte" > Information générale > Champ " " ). Il est possible d'indiquer une adresse générique, mais pour éviter qu’elle soit écrasée par la mise à jour automatique, il faut que le gestionnaire décoche la cas « mise à jour automatique » pour l’agent.

Possibilités d’annulation ou de modification d’une demande
Annulation/modification des demandes par l’agent Possibilités d’annulation ou de modification d’une demande Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congés Votre demande est toujours au statut déposée :  Vous pouvez l’annuler. Après avoir cliqué sur la ligne correspondante, vous confirmez l’annulation. Votre demande est consultée par le valideur. Dans le tableau, elle est au statut Ouverte.  Vous ne pouvez plus la modifier ni supprimer. Seul le valideur ou le gestionnaire ont la main. Ils peuvent la refuser ou l’accepter.

Votre demande est refusée.
Profils Agent annulation/modification des demandes Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congés Votre demande est refusée.  Vous pouvez saisir une nouvelle demande avec les modifications souhaitées Votre demande est validée.  L’absence n’a pas commencé. L’agent peut faire une demande d’annulation ou de modification. A la validation, le compteur et l’agenda seront mis à jour.  L’absence a débuté ou est terminée. Seul le gestionnaire peut régulariser l’absence si elle ne correspond pas à la réalité. L’agent est informé par mail de l’annulation de sa demande de congés même s’il est à l’initiative de la demande

L’agent peut encore annuler sa demande
Statuts des demandes statut signification Actions possibles déposée L’agent a déposé sa demande et le valideur ne l’a pas encore visualisée L’agent peut encore annuler sa demande ouverte Le valideur a visualisé la demande, mais il ne l’a pas encore traitée L’agent ne peut plus l’annuler refusée Le valideur a refusé la demande L’agent peut saisir une nouvelle demande validée Le valideur a accepté la demande L’agent peut faire une demande d’annulation ou de modification demande d’annulation L’agent a demandé à annuler sa demande validée Attente de l’action du valideur. demande de modification L’agent a demandé à modifier sa demande validée Attente de l’action du valideur

I Interface Liste des interfaces Import historique des congés
Dans le cadre du démarrage d’une unité sous AGATE, le but de cette fonctionnalité est de disposer dans AGATE au moyen d’une reprise de données, de toutes les absences impactant les compteurs de l’année en cours afin de continuer le décompte avec des valeurs exactes. Cette transaction est uniquement disponible dans le profil Gestionnaire. Modèle du fichier d’import (fichier excel au format .csv): l’ordre et le contenu des colonnes La ligne d'en-tête n'est pas obligatoire 1- Matricule Labintel; 2- Date de début congé (format JJ/MM/AAAA); 3- Indicateur début (0 : l’absence commence le matin ou 1: l’absence commence l’après-midi); 4- Date de fin congé (format JJ/MM/AAAA); 5- Indicateur fin (0 : retour l’après midi ou 1: retour le lendemain); 6- Type d’absence (sauf les ajustements 2013 et enfant malade); Les types d'absences doivent être écrits impérativement de cette façon : CA 2013 Fermeture Recup. AEA Absence Le type d'absence indique le compteur qui va être décompté par l'absence Ex. : les congés pris sur le contingent CA 2013 doivent indiquer « type d'absence » CA 2013

I Interface Liste des interfaces Import historique des congés
Les champs doivent être séparés par un point-virgule (ficher .csv) sous cette forme : Exemple : matricule_labintel_agent;date_debut;indicateur_debut;date_fin;indicateur_fin;type_conges ;21/12/2013;0;21/12/2013;1;CA ;24/12/2013;1;26/12/2013;0;CA 2013 Rq : la ligne d’en-tête est facultative. Principe de fonctionnement de l’import des données Absences importées sont automatiquement validées Décompte du nombre de jours et recalcul du droit s’effectuent dès l’import pour les absences associées à un compteur Sur la même période, l’absence importée est ajoutée si aucune autre absence présente dans AGATE, Impossible de poser des congés en dehors de la période autorisée Ex. : impossibilité d’importer des congés CA2012 au-delà du 28/02/2013 (même s’il commence avant et finit après) Dans le cas de données importées concernant un compteur à 0 ou insuffisant, le compteur passe en négatif. L'absence importée peut être à cheval sur deux mois ou plus Pour les agents non CNRS sans compteur, le type d’absence est «Absence » Rappel Vérifier avant l’import les compteurs des agents du fichier d’import (compteurs actifs, solde des compteurs, …) Pour obtenir le matricule Labintel, il est possible d’utiliser l’extraction «Export des agents » Remarque La reprise des absences prises sur les reliquats de l’année n-1 n’est pas obligatoire : en effet, elles n’impactent pas les compteurs de l’année en cours A vérifier : les congés des agents non CNRS

La liste peut être sauvegarder
Profils Gestionnaire Demande en attente de validation Menu Exploitation > Visualisation Permet de voir les demandes en attente de validation des agents affectés aux unités gérées par le gestionnaire. La liste peut être sauvegarder Après avoir sélectionné l’un des formats (Excel ou .pdf), vous pouvez l’ouvrir immédiatement ou l’enregistrer sous le répertoire de votre choix. Résultat de l’export

Le gestionnaire peut valider des demandes en attente
Profils Gestionnaire Demande en attente de validation Menu > Visualisation Click Jean DURAND Affiche les demandes de congés en attente de traitement par le valideur sélectionné Jean DURAND Le gestionnaire peut valider des demandes en attente RITO Anne RITO Anne

Profils Gestionnaire périodes d’activité
Pour informer les agents de l’unité des périodes de forte activité, ou pour signaler les périodes de vacances scolaires : Menu Gestion > Edition des zones A partir du calendrier, cliquez sur la date de début, puis dans la fenêtre « Nouvelle zone » sélectionnez la date de fin, saisissez un commentaire et enregistrez. Ces périodes apparaîtront hachurées dans le calendrier des agents

Deux absences ne peuvent se superposer. C’est structurant.
Profils Gestionnaire règles de dépôt Deux absences ne peuvent se superposer. C’est structurant. L’ agent, le valideur et le gestionnaire déposent leurs congés pour leur propre compte. Un valideur peut déposer des congés pour tous les agents dont il est le valideur. Ces congés sont auto-validés. Un gestionnaire peut déposer des congés pour tous les agents dans son portefeuille de gestion. Ces congés sont auto-validés. Ajout d’un contrôle pour interdire un solde négatif des compteurs lors de la saisie d’une demande par le gestionnaire. L’agent et le valideur ne peuvent déposer des congés que si le solde des compteurs est suffisant. Saisie rétroactive : les profils « agent » et « valideur» peuvent déposer, faire une demande de modification ou une demande d’annulation jusqu’à 14 jours dans le passé. Les gestionnaires n’ont pas cette limitation. NB : cette limitation est désactivée pour 2013, pour permettre la saisie des congés pris avant le démarrage d’AGATE dans l’unité. Didacticiel : Comment déposer, modifier ou supprimer un congé pour un agent ?

Profils Exercices Exercice 1 – Naviguer dans le bandeau du menu 1- Si vous êtes un gestionnaire… 2- Si vous êtes un valideur… 3- Si vous êtes un agent…

Focus Gestionnaire Agents à l’étranger

Agents à l’étranger Les agents en poste à l’étranger peuvent bénéficier de droits supplémentaires de congés selon le barème du MAE. Ces droits sont à ajouter manuellement par les gestionnaires d’unité via le champ « régul » Le gestionnaire d’unité affectera sur le dossier de l’agent la base de jours fériés du pays d’affectation (également utilisable pour les régions de France ayant un calendrier de jours fériés particulier). Une évolution ultérieure Agate et Sirhus génèrera automatiquement une décision Sirhus pour chaque congé validé.

Donnera les jours fériés de Hong-Kong
Agents à l’étranger Menu Paramétrage > gestion des agents > onglet général Modifier le pays de base des jours fériés Jean DURAND DUPONT Jean Donnera les jours fériés de Hong-Kong

Focus Gestionnaire Gestion des congés agents non CNRS

Lors de la création d’un agent non CNRS :
Agents non CNRS Lors de la création d’un agent non CNRS : Le cycle de travail 100% du lundi au vendredi à 38h30 est affecté par défaut, Aucun compteur n’est activé, ni alimenté, Seul le type congés « absence non CNRS » est accessible Le gestionnaire d’unité peut activer le compteur « CA » de l’année en cours manuellement et y saisir un droit. Ce droit n’est pas calculé automatiquement par Agate pour les agents non CNRS Aucun autre compteur ne peut être activé Le gestionnaire d’unité doit modifier le cycle de travail si l’agent est à temps partiel Le gestionnaire d’unité devra gérer manuellement la perte de droits liée aux absences maladie et autres proratisations. Les congés des agents non CNRS sont aussi soumis à validation

Rappel des 2 options possibles :
Agents non CNRS Rappel des 2 options possibles : Si le souhait du labo est uniquement d’avoir une visibilité du planning : l’agent saisit uniquement ses absences ( visible sur le planning) – pas de décompte Si le souhait du labo est de gérer le compteur CA : le gestionnaire active le compteur « CA » et initialise un droit (crédit de jours) qui sera décompté à chaque saisie d’absence. Le droit CA n’étant pas calculé, aucun fractionnement n’est généré. Rq: pour se connecter à AGATE, l’agent Non CNRS doit être déclaré dans Labintel avec une adresse mèl . Il doit se connecter avec son adresse mèl et demander un mot de passe via Sésame / janus .  Si l'agent n'a pas d'adresse mèl saisie dans Labintel, il faut en saisir une. Le lendemain, la connexion sera possible dans Agate.

Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet infos RH
Agents non CNRS sans compteur Menu Paramétrage > Gestion des agents > Onglet infos RH Jean DURAND Jean DURAND

Agents non CNRS sans compteur
Menu Calendrier Jean DURAND Menu Dépôt

Gestion du compteur CA pour les agents non-CNRS
Agents non CNRS avec compteur Gestion du compteur CA pour les agents non-CNRS Jean DURAND Activer le compteur CA 1 - cocher CA 2013 2 - cliquer sur Modifier 3 - indiquer le nombre de jours 4 - cliquer sur Modifier (deux fois) Jean DURAND

Agents non CNRS avec compteur
Menu Calendrier Jean DURAND Menu Dépôt

Cliquer sur + pour alimenter
Agents non CNRS avec compteur L’activation et l’alimentation peuvent aussi se faire en masse Sélection Non CNRS Activation Cliquer sur + pour alimenter

- Vous êtes un agent non CNRS : Saisir une absence
Agents non CNRS avec compteur exercice Exercice 12 Le gestionnaire Agate active le compteur CA 2013 d’un agent non CNRS et saisit le crédit - Vous êtes un agent non CNRS : Saisir une absence Didacticiel : Comment activer un compteur CA pour un agent Non CNRS ?

Focus Gestionnaire Etats

Sélections possibles Profils Gestionnaire Exploitation Extraction
Il peut aussi obtenir et exporter des états avec un choix de champs : Pour l’’état « Export des agents » : Dans le tableau de gauche « Choix des champs » Sélections possibles Dans la liste déroulante du critère « Equipe », sont proposées celles saisies par votre gestionnaire et celles des agents pour lesquels vous êtes également désignés comme « Valideur ». L’extraction donne les agents dont vous êtes valideur. Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513

Profils Gestionnaire Exploitation Extraction
Dans le tableau de gauche, les champs sélectionnables Dans le tableau de droite, les champs que vous avez sélectionnés C H O I X A M P S CR I T E R S - Transfert des champs sélectionnés en cliquant sur les double-flèches Le double-click sur Sélection de tous les champs (tableau de gauche) Désélection de tous les champs (tableau de droite) Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513 La colonne "Nombre de valideurs" indique le nombre de valideurs de l’agent (une valeur entre 0 et plus). Cette information permet également de connaître le nombre de niveaux de validation de l'agent. Pour chaque agent, le gestionnaire peut pointer le cycles de travail affecté à l’agent. Le cycle de travail est celui en cours.

Choix des champs à exporter dans le rapport
Profils Gestionnaire exploitation Extraction Permet d’effectuer des requêtes sur les demandes de congés en fonction de critères Sélections Choix format Sauvegarde de la requête pour réutilisation par le valideur Choix des champs à exporter dans le rapport Export du résultat

peut être enregistrée ou exportée
Profils Gestionnaire Exploitation Extraction C R I T E S C H O I X N F Déposée, ouverte, en Cours, validée, refusée, demande d’annulation, annulée, demande modification L’extraction peut être enregistrée ou exportée La liste déroulante du champ « Equipe » propose celle(s) définie(s) dans l’onglet «Planning » et celles des agents s’affichant dans l’onglet «Dépendance » du dossier agent du « Gestionnaire-Valideur » . Le matchcode de « Type absence » propose CA2012, CA2013, Ajustement des congés 2012 et 2013, jour de fermeture, Autorisation Exceptionnelle d’Absence (AEA); récupération, AEA Enf. Malade, Absence Non CNRS. Les absences Sirhus s’affichent si aucun type d’absence sélectionné Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513

L’extraction peut être exporté ou enregistré
Profils Gestionnaire Exploitation Extraction L’extraction peut être exporté ou enregistré C H O I X A M P S CR I T E R S - Le bouton «Ouvrir » exécute immédiatement le résultat de l’extraction au format choisi. - Le bouton « Enregistrer » permet de sauvegarder l’extraction sous le répertoire de son choix sans passer par l’affichage du résultat de la demande Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513 Pour conserver la mise en forme et permettre la réutilisation de l’export, il est possible de l’enregistrer dans Agate après l’avoir nommé. La zone « Liste d’export » apparaît seulement si l’utilisateur sauvegarde les extractions dans l’application.

Profils Gestionnaire Exploitation Extraction
H O I X A M P S Pour le solde ou la période, il est également possible de sélectionner : Agent 4471 Gestionnaire 64392 Valideur 34513

sélections Export du résultat
Profils Gestionnaire exploitation Extractions Menu Exploitation > Extraction > Export des compteurs effectuer des requêtes sur les compteurs en fonction de critères sélections Export du résultat Rq : cet export permet d’obtenir les matricules labintel des agents

Feuille de route du gestionnaire

Définition sur papier de la hiérarchie de validation
Feuille de route du gestionnaire Au niveau de l’unité Vérification des gestionnaires de l’unité, désignation éventuelle d’autres gestionnaires Définition sur papier de l’organisation en équipes (si nécessaire) et création des équipes Définition sur papier de la hiérarchie de validation Saisie des jours de fermeture de l’implantation

Pour tous les agents (CNRS et non CNRS) :
Feuille de route du gestionnaire Pour tous les agents (CNRS et non CNRS) : Modification si nécessaire du cycle de travail de l’agent Saisie du valideur de l’agent Affectation des agents à une équipe (si nécessaire) Saisie ou import des reliquats de congés année N-1 (si nécessaire) Saisie des congés déjà pris par l’agent depuis janvier année N jusqu’au démarrage (par le gestionnaire ou par l’agent) Date démarrage Reprise des reliquats Reprise des congés 1er janvier À faire 1er mars

Si l’unité comporte des agents non CNRS :
Feuille de route du gestionnaire Si l’unité comporte des agents non CNRS : Si le souhait est de gérer à minima les congés Saisie des crédits CA année N Saisie des congés pris par l’agent depuis janvier année N jusqu’au démarrage (par le gestionnaire ou par l’agentviua ) Si le souhait est uniquement d’avoir une visibilité du planning Le gestionnaire n’a rien à faire

Assistance Documentation Bientôt… Une page d’info gestionnaire Profil
Accompagnement et documentation Assistance Profil Bouton Assistance Agent / Valideur Mail au gestionnaire AGATE de l’unité Gestionnaire Unité Mail aux formateurs internes SRH de la DR Formateur interne Formulaire Assistance Utilisateurs DSI S’il n’y a pas de gestionnaire désigné dans le labo, le mail de l’agent ou du valideur est envoyé aux formateurs internes DRH de la Délégation Documentation A partir d’AGATE Menu FAQ : accès aux questions/réponses des fonctionnalités standards de l’outil Menu Dictacticiel : accès aux vidéos de prise en main de l’outil pour les gestionnaires Site de la DRH : accès aux Mémo par profil profils Agent / Valideur / Gestionnaire, à la page réglementaire du site DRH ( et au site web dédié AGATE : ( Bientôt… Une page d’info gestionnaire

Annexes Liste des AEA Participation à un jury d'assise
Candidature à une fonction publique élective Exercice d'un mandat local Motif syndical pour participation aux organismes paritaires Congé pour naissance ou adoption Examens médicaux obligatoires pour surveillance médicale agents Examens médicaux prénatal et postnatal obligatoires Décharge pour bénéficier d'une action de préparation aux examens, concours et autres procédures de sélection Mariage ou PACS Décès/maladie très grave proche Préparation à l'accouchement Soin/garde enfant malade Charge d'une personne handicapée Concours et examens professionnels : préparation ou jour des épreuves Motif syndical pour participation aux congrés syndicaux Exercice d'un mandat d'élu représentant des parents d'élève Fêtes religieuses Mission ou formation pompier volontaire Déménagement Autres AEA laissées à l'appréciation du chef de service

Annexes Glossaire

Annexes Impact absences Sirhus sur CA et RTT

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