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Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.4 1 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Instituts et Directions fonctionnelles.

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1 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.4 1 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Instituts et Directions fonctionnelles V2.4 Date : 29/09/09

2 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Principes daccès et dutilisation des restitutions (Rappels) Types de restitutions Modes daccès et de navigation Structure dune restitution Formats de sortie des restitutions 2.Cartographie des restitutions BFC Budget Dépenses Recettes Opérations (OTP) 3.Suivi des référentiels budgétaires Groupes de centres financiers Centres financiers Programmes CB Adresses budgétaires Sommaire

3 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi et analyse de la mise en place du budget Disponibles budgétaires par stade Détail des mouvements budgétaires 5.Suivi et analyse de la consommation des crédits Disponible sur Autorisations dEngagement en dotation globale Situation budgétaire (état budgétaire BW) 6.Suivi et analyse des recettes Prévision et exécution des recettes 7.Suivi des frais de mission FMCAC Suivi des frais de mission FMCAC Sommaire

4 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Consommation des crédits et détail des justificatifs de dépenses par unité (Historique laboratoire) Budget Reports de crédits Réouvertures de crédits sur contrats Demandes dachat Commandes dachat Factures dachat Missions Liquidations de mission Engagements individuels Liquidations dengagements individuels Sommaire

5 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.4 5 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Instituts et Directions fonctionnelles Principes daccès et dutilisation des restitutions (Rappels)

6 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.4 6 Principes de navigation Types de restitutions disponibles dans BFC 1.Des listes de détail, accessibles au travers des menus BFC et portant sur les données BFC (actualisées en « temps réel »). 2.Des tableaux de bord, accessibles au travers des menus BFC et portant sur les données BFC (actualisées en « temps réel »). 3.Des tableaux de bord BW, accessibles au travers des menus BFC et portant sur des données BFC du jour J-1 (données BFC de la veille). 4.Des requêtes (ou queries) accessibles au travers de « groupes utilisateurs » et portant sur les données BFC.

7 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.4 7 Principes de navigation Accès aux listes de détail des pièces Exemple : accès aux listes de détail de pièces du menu Budget Reporting

8 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.4 8 Principes de navigation Principes de navigation dans les listes de détail de pièces Un premier écran dit de sélection permet de filtrer les données à interroger Après avoir défini vos critères de sélection, lancez létat via le bouton « Exécuter »

9 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.4 9 Principes de navigation Principes de navigation dans les listes de détail de pièces Gestion de variantes de sélection pour définir et sauvegarder des filtres usuels. Sauvegarde des filtres dans une variante Accès aux variantes déjà enregistrés

10 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Principes de navigation Principes de navigation dans les listes de détail de pièces A lexécution de létat, le système édite le résultat sous forme de liste. Possibilité via ce menu de paramétrer les options de mise en forme : - Liste des colonnes - Filtres - Tris et Totalisations

11 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Principes de navigation Principes de navigation dans les listes de détail de pièces A lexécution de létat, le système édite le résultat sous forme de liste. Possibilité via ce menu dimprimer la liste et dexporter la liste sous Excel. Attention ! Choisir pour lexport Excel : Liste/Exportation/Fichier local puis option Calcul avec tableur

12 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Principes de navigation Accès aux tableaux de bord Exemple : accès aux tableaux de bord du menu Budget Reporting

13 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Principes de navigation Principes de navigation dans les tableaux de bord Un premier écran dit de sélection permet de filtrer les données à interroger Sélection des données via le groupe Sélection des données via les valeurs individuelles Après saisie des critères de sélection, lancez létat via le bouton « Exécuter »

14 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Principes de navigation Principes de navigation dans les tableaux de bord n Les groupes permettent dorganiser par exemple les centres financiers en hiérarchies (structures du CNRS) et permettent ainsi deffectuer des analyses transverses (par DR ou par Institut par exemple). n Au sein dun groupe, les valeurs peuvent être hiérarchisées. Ces hiérarchies permettent de structurer la présentation des états danalyse. Chaque groupe représente un niveau de totalisation. n Lanalyse dun tableau de bord à partir dun groupe permet par ailleurs de sélectionner uniquement les éléments définis dans le groupe.

15 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Principes de navigation Principes de navigation dans les tableaux de bord Exemples de types de groupes disponibles dans BFC : n Groupe de centres financiers : CNRS, Instituts, DR, Unités n Groupe de comptes budgétaires : DEPENSE, RECETTES, NA, NB, NC, R1, R2, R3 et R4 n Groupe de domaines fonctionnels : A1, A2-A3, LOLF

16 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Principes de navigation Principes de navigation dans les tableaux de bord A lexécution de létat, le système édite le résultat sous forme de tableau. Zone daffichage de létat Zone de sélection des variations supplémentaires Zone de sélection des valeurs possibles pour une variation

17 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Principes de navigation Principes de navigation dans les tableaux de bord n Dans lexemple ci-dessous, le gestionnaire veut afficher le budget sur SE. Il sélectionne la variation « Fonds ». Les valeurs possibles saffichent. Le gestionnaire clique sur la valeur « 0 » pour obtenir le résultat demandé.

18 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Principes de navigation Principes de navigation dans les tableaux de bord n Les tableaux de bord peuvent être imprimés via le menu n Menu/Etat/Imprimer n Et Exportés sous Excel via le menu n Menu/Etat/Exporter et exportés sous Excel via le menu n Sélectionnez les options « Calcul avec tableur » et « Seulement exporter »

19 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Principes de navigation Accès aux requêtes (aux queries) Accès aux requêtes en cliquant sur « Liste détats SAP query » Accès à partir du menu Référentiels

20 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Principes de navigation Accès aux requêtes (aux queries) Le choix du groupe dutilisateurs seffectue en cliquant sur ce bouton Les queries sont accessibles à partir dun groupe dutilisateurs.

21 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Principes de navigation Principes de navigation dans les queries Le système propose la liste des queries disponibles. Sélectionnez une query puis lancez létat via le bouton exécuter

22 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Principes de navigation Principes de navigation dans les queries Un premier écran dit de sélection permet de filtrer les données à interroger. Après avoir défini vos critères de sélection, lancez létat via le bouton « Exécuter »

23 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Principes de navigation Principes de navigation dans les queries Le système édite le résultat sous forme de liste. Boutons de fonction accessible via la barre de fonctions: Trier par ordre croissant Trier par ordre décroissant Filtrer Effectuer des totaux et sous-totaux Imprimer Exporter puis Fichier local puis option Calcul sur tableur Ajuster la mise en forme des résultats

24 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Instituts et Directions fonctionnelles Cartographie des restitutions BFC

25 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Cartographie des restitutions BFC Restitutions BFC BUDGET Suivi et analyse de lexécution budgétaire DÉPENSES OPERATIONS (*) Suivi des structures OTP RECETTES Suivi des référentiel Clients et Articles Suivi des Recettes sur commandes Suivi de la mise en place du budget Suivi et analyse des Frais de mission Suivi et analyse des Marchés et Achats Suivi des pré budgets et de lexécution financière Suivi des OIP et opérations en capital Indicateurs dactivité Suivi et analyse des Dépenses de personnel Suivi des référentiels Fournisseurs et Agents Suivi des Recettes sur contrats Suivi des référentiels budgétaires (*) Opérations nécessitant un suivi analytique via les Organigrammes Techniques de Projet (OTP) Indicateurs dactivité

26 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Instituts et Directions fonctionnelles Suivi des référentiels budgétaires

27 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi des référentiels budgétaires Groupes de centres financiers Exercice : Visualisez les groupes de centres financiers suivants : CNRS 0004 CNRS2 INSTITUTS INEE

28 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi des référentiels budgétaires Centres financiers (1/3) Exercices : Visualisez les centres financiers rattachés à la DR Visualisez le centre financier correspondant à lUMR7217.

29 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi des référentiels budgétaires Centres financiers (2/3) Utilisation de la requête « Liste des centres financiers » à partir du groupe utilisateur ZBUDGET

30 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi des référentiels budgétaires Centres financiers (3/3) Exercices : 1.Visualisez les centres financiers rattachés à la DR Visualisez le centre financier correspondant à lUMR Comparez les résultats obtenus avec ceux du « Répertoire des Centres financiers » 4.Listez les centres financiers rattachés à votre institut et exportez la liste.

31 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi des référentiels budgétaires Programmes budgétaires (Programmes CB) Exercices : Visualisez les programmes CB relatifs aux PIR. Visualisez le programme CB relatif à un contrat de recherche.

32 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi des référentiels budgétaires Adresses budgétaires du plan de structure budgétaire Exercice : Visualisez et analysez les adresses budgétaires rattachées à lUMR7217.

33 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Instituts et Directions fonctionnelles Suivi de la mise en place du budget

34 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi de la mise en place du budget Disponibles budgétaires par stade (Programme budget) n Cet état permet de visualiser par adresse budgétaire le budget disponible à un stade (ou type de budget) considéré.

35 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi de la mise en place du budget Disponibles budgétaires par stade (Programme budget) Budget actuel : Budget disponible sur le stade considéré. Transferts émetteurs : Crédits émis à partir du stade considéré. Transferts récepteurs : Crédits reçus sur le stade considéré.

36 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi de la mise en place du budget Disponibles budgétaires par stade Exercices : 1.Recherchez les crédits restant à répartir à partir de lenveloppe « Opérateur » de votre institut ainsi que les répartitions de crédits déjà effectuées. 2.Recherchez les crédits restant à répartir à partir de lenveloppe « Agence de moyens » de votre institut. 3.Recherchez les crédits restant à mettre en place pour lune de vos unités. 4.Recherchez les crédits restant à mettre en place pour lensemble des unités de votre institut.

37 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi de la mise en place du budget Détail des pièces de saisie de budget Cet état permet de visualiser le détail des mouvements budgétaires.

38 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi de la mise en place du budget Requêtes de suivi des mouvements budgétaires 3 requêtes permettant de suivre et détailler les mouvements budgétaires.

39 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi de la mise en place du budget Requêtes de suivi des mouvements budgétaires n Requête permettant de suivre les descentes de crédits aux différents stades : AFF, REP, MEP, DEL. Requête à exécuter avec variante

40 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi de la mise en place du budget Requêtes de suivi des mouvements budgétaires n Requête de suivi des descentes de crédits : 4 variantes => Affectations, Répartitions, Mises en place, Délégations.

41 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi de la mise en place du budget Requêtes de suivi des mouvements budgétaires n Suivi des descentes de crédits : une liste étendue de critères de sélection.

42 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi de la mise en place du budget Requêtes de suivi des mouvements budgétaires n Requête de suivi des remontées de crédits : 4 variantes => remontées dAffectations, remontées de Répartitions, remontées de Mises en place, remontées de Délégations.

43 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi de la mise en place du budget Requêtes de suivi des mouvements budgétaires n Requête de suivi des transferts de crédits aux différents stades : Affectation, Répartition, Mise en place, Délégation.

44 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi de la mise en place du budget Suivi des mouvements budgétaires Exercices : 1.Listez les répartitions de crédits reçues par lune de vos unités. 2.Listez les répartitions de crédits reçues par toutes les unités de votre institut. 3.Listez les mises en place de crédits effectuées pour lune de vos unités.

45 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Instituts et Directions fonctionnelles Suivi et analyse de la consommation des crédits

46 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi de la consommation des crédits Disponible sur AE mis en place en NB n Comparaison des crédits mis en place et de la consommation budgétaire par centre financier, fonds, domaine fonctionnel et programme CB.

47 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi de la consommation des crédits Disponible sur AE mis en place en NB AE mises en place : Autorisations dengagement mises en place sur NB. Engagés : Montant des engagements. Montant disponible : AE Mises en place – Montant des engagements. Exercice : Affichez le disponible sur AE pour lensemble des unités de votre institut.

48 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi de la consommation des crédits Situation budgétaire (état budgétaire BW) n Comparaison du disponible réparti, des crédits mis en place et de la consommation budgétaire (engagé, réalisé). Situation par DS … et bientôt par Institut !

49 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi de la consommation des crédits Situation budgétaire (état budgétaire BW) Dispo Réparti : Crédits disponibles au stade Réparti AE mises en place : Autorisations dengagement mises en place. Engagements : Montant des engagements. Réalisé : Montant des réalisations. Date de chargement des données BFC Exercices : Affichez et analysez la situation budgétaire de toutes les unités de votre institut. Présentez la situation budgétaire par unité et compte budgétaire.

50 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Instituts et Directions fonctionnelles Suivi et analyse des recettes

51 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi et analyse des recettes Exécution des recettes par centre financier n Recettes réalisées par catégorie de recette et par centre financier.

52 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi et analyse des recettes Exécution des recettes par centre financier n Recettes réalisées par catégorie de recette et par centre financier. Exercice : Affichez et analysez les recettes réalisées par toutes les unités de votre institut.

53 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Instituts et Directions fonctionnelles Suivi des FMCAC

54 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi et analyse des FMCAC Référentiel des OTP et EOTP n Codification des codes de suivi des FMCAC Définition projet : 9CACCNRS EOTP Directions : 9CACxx où xx = no équipe de la direction qui convoque. => Consolidation des dépenses par DR EOTP DR : 9CACxxnn où nn = no de la délégation régionale.

55 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi et analyse des FMCAC Référentiel des OTP et EOTP n FMCAC : EOTP Directions

56 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi et analyse des FMCAC Référentiel des OTP et EOTP n EOTP Directions (Niveau 2)

57 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi et analyse des FMCAC Référentiel des OTP et EOTP n FMCAC : EOTP Directions (niveau 2) et Délégations régionales (niveau 3)

58 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi et analyse des FMCAC Référentiel des OTP et EOTP n EOTP Directions (Niveau 2) et Délégations Régionales (Niveau 3)

59 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi et analyse des FMCAC Suivi des dépenses sur FMCAC n Exemple : suivi des dépenses sur FMCAC de lINEE

60 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi et analyse des opérations Suivi des dépenses sur FMCAC Engagements : Engagé non réalisé Réel : Réalisé Pré budget : Pré budget

61 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Suivi et analyse des opérations Suivi des dépenses sur FMCAC Exercice : Affichez et analysez les dépenses sur FMCAC de votre institut.

62 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Instituts et Directions fonctionnelles Détail des justificatifs de dépenses par unité

63 Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v Détail du budget et des dépenses dune unité Liste des requêtes


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