Utilisation dEndNote Perfectionnement Marie-Laure Malingre 20 mars 2007.

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1 Utilisation dEndNote Perfectionnement Marie-Laure Malingre 20 mars 2007

2 Plan : approfondissement de quelques aspects Comment personnaliser sa base de données EndNote : Analyse des types de références et des champs EndNote La personnalisation des types de références et des champs Comment importer des références depuis des bases de données et utiliser les filtres Comment structurer un fichier texte (Word) pour limport dans EndNote Comment utiliser EndNote avec Word : intégrer des références EndNote utiliser les modèles Word appliquer / adapter des styles bibliographiques pour la bibliographie, les citations dans le texte, les notes de bas de page

3 1. Personnaliser sa base EndNote Les types de référence spécifiques de EndNote : 1.Journal Article 2. Book 3. Thesis 4. Conference Proceedings 5. Personal Communication 6. Newspaper Article 7. Computer Program 8. Book Section 9. Magazine Article 10. Edited Book 11. Report Propositions de traduction : = Article de périodique = Livre = Thèse = Actes de congrès = Communication non publiée = Article de presse = Logiciel = Contribution = Article de magazine = Ouvrage collectif = Rapport

4 1. Personnaliser sa base EndNote 12. Map 13. Audiovisual Material 14. Artwork 15. Patent 16. Electronic Source 17. Bill 18. Case 19. Hearing 20. Manuscript 21. Film and Broadcast 22. Statute 23. Figure = Carte = Document audiovisuel = Oeuvre dart = Brevet = Document électronique = Projet de loi = Jurisprudence = Audience = Manuscrit = Film et émission radio = Loi = Figure, illustration

5 1. Personnaliser sa base EndNote 24. Chart or Table 25. Equation 26. Electronic Article 27. Electronic Book 28. Online Database 29. Government Document 30. Conference Paper 31. Online Multimedia 32. Classical Works 33. Legal Rule / Legislation 34. Unpublished Work = Graphique ou Tableau = Equation = Article de revue électronique = Livre électronique = Base de données en ligne = Document officiel, = Communication à un congrès = Document en ligne multimédia = Classiques = Règle juridique = Littérature grise

6 1. Personnaliser sa base EndNote Les champs dune référence Champs communs à différents types de référence Champs spécifiques à chaque type de référence Principaux champs : Author : auteur Editor : éditeur scientifique Publisher : éditeur commercial Year : année Title : titre Journal : périodique Volume : volume Issue : numéro Pages : pages Date : complément de date Short Title : titre abrégé

7 1. Personnaliser sa base EndNote Alternate Journal : nom de périodique abrégé Original Publication : titre original Reprint Edition : Réimpressions (titre et année de publication du document original) Reviewed Item : compte- rendu (titre et auteur des œuvres critiquées) Accession Number : numéro daccès de la référence dans la base bibliographique Call Number : cote Label : utilisable dans plusieurs cas de figure (n° de tiré à part par exemple) Keywords : mots clés Abstract : résumé Notes : commentaires URL : liens hypertextes Author Address : adresse de lauteur Series Title : collection …

8 1. Personnaliser sa base EndNote Paramétrage des types de référence et des champs Menu Edit > Preferences >Reference Types Accès à la fenêtre des types de références

9 1. Personnaliser sa base EndNote Types de références Menu déroulant permettant de faire apparaître les différents types de référence et leurs champs et de créer de nouveaux types (unused) Type modèle donnant tous les champs pour lensemble des types de référence Possibilité de modifier les champs, den supprimer, de créer des champs personnalisés (custom) Application de la modification à tous les types de référence

10 2. Limport de références sous EndNote EndNote permet un import automatique de références : Depuis dautres bases EndNote Depuis des bases créées sous dautres logiciels de gestion bibliographiques (Bases Procite ou Reference Manager) Depuis des fichiers de références sauvegardés à lissue de recherches dans des bases de données distantes et importés automatiquement grâce à des filtres dimport Depuis les interfaces de saisie de certaines bases de données qui permettent dexporter directement les résultats vers EndNote Sous EndNote même, par une connexion directe à des bases de données distantes (grâce à des fichiers de connexion)

11 2. Limport de références sous EndNote Import direct depuis les interfaces de recherche Exemple : ScienceDirect Bouton dexport des références qui permet de les intégrer directement dans la bibliothèque EndNote (format RIS) depuis linterface de recherche.

12 2. Limport de références sous EndNote Import via les filtres dimport Le principe Chaque base de données a ses propres modalités dorganisation, des filtres différents sont donc nécessaires pour chaque base Sauvegarde de fichiers en format texte depuis les sources souhaitées Import dans EndNote par le Menu File > Import (options dimport). Choisir lun des filtres proposés par EndNote Un filtre est sélectionné pendant le processus dimportation pour indiquer à EndNote comment interpréter linformation dans le fichier de données Le filtre fait correspondre linformation contenue dans chaque référence aux champs correspondants dans EndNote

13 2. Limport de références sous EndNote Import via les filtres dimport 2 éléments à prendre en considération : Comment télécharger les données dans le bon format de sortie (txt) Quel filtre dimportation utiliser pour importer les données dans EndNote Le gestionnaire de filtres Pour accéder à la liste des filtres, choisir Import Filters du Menu Edit et sélectionner Open Filter Manager On peut créer des filtres sils manquent sous EndNote

14 2. Limport de références sous EndNote Sélectionner tous les filtres comme favoris pour y accéder rapidement lors de limport Voir les propriétés dun filtre avec la possibilité de les modifier Sélectionner ce filtre comme favori

15 2. Limport de références sous EndNote La procédure dimport Choisir le fichier à importer Choisir le filtre Options concernant limport des doublons Codage du texte du fichier à importer (ANSEL pour formats MARC)

16 2. Limport de références sous EndNote La fenêtre du filtre de PsycINFO = Pour vérifier, modifier le filtre, pour créer un nouveau filtre à partir du filtre existant + Possibilité de télécharger des filtres dans le dossier Filters de EndNote

17 2. Limport de références sous EndNote analyse dun filtre La ligne « About This Filter » : Name = nom du fichier, il peut être modifié (par File > Save as) Based on = informations utilisées pour créer le filtre (lien vers le site web où se trouvent les instructions Category = pour créer des filtres par catégorie ou fournisseur. Created / Last modified = mentions de date Comments and Limitations = peut contenir des informations facilitant limport (par ex. manière de récupérer les données)

18 2. Limport de références sous EndNote analyse dun filtre La ligne « Template » : Son usage : Créer des correspondances entre les étiquettes du fichier texte à importer et les champs EndNote Pour chaque type de référence Demander que le contenu de certaines étiquettes ne soit pas récupéré en utilisant loption {IGNORE} Insérer des étiquettes / Champs : Insert Fields

19 2. Limport de références sous EndNote analyse dun filtre Champs particuliers (ex : Medline SP) : Source : contient des informations qui seront éclatées dans plusieurs champs EndNote. Certains champs peuvent comporter des restrictions pour limportation (cf. Medline SP) : Author Fields Year Title Pages Volume Issue Syntaxe particulière : la barre verticale (|), pour indiquer un séparateur répété.

20 2. Limport de références sous EndNote analyse dun filtre La ligne « Author Parsing » : sapplique au champ Author Name Order = ordre dans lequel doivent être repris le nom et le prénom de lauteur Last Always Precedes First First Always Precedes Last Name Order is inconsistent Interpreting First Name As = 3 valeurs possibles : Smart : EndNote applique son algorithme, sil y a 3 lettres majuscules contigües ou moins, ces lettres sont importées en tant quinitiales, sinon elles le sont en tant que nom complet Whole Names Initials Only

21 2. Limport de références sous EndNote analyse dun filtre Author Name Separators Between Authors : Défini par défaut à Smart Reconnaît comme séparateurs « ; » « ^ » « | » pour déterminer la fin dun nom dauteur Si cela ne convient pas définir le séparateur qui convient Author Name Separators Last & First Names Loption Smart reconnaît comme séparateurs lespace, la virgule et le point. Définir éventuellement dautres séparateurs Parenthetical Data in Author Field Pour importer ou non des données mentionnées entre parenthèses au niveau du nom dauteur (dates par ex.)

22 2. Limport de références sous EndNote analyse dun filtre La ligne « Continuation Lines » EndNote ignore les lignes non précédées dune étiquette, sauf si la ligne est la ligne suivante du texte de départ. Exemple : AB- A single-subject research design that used multiple baselines across behaviors compared traditional adaptations to computers.

23 2. Limport de références sous EndNote analyse dun filtre Options « Ignore Indents : Untagged lines are always a continuation of the preceding line » = toutes les lignes du texte seront importées selon les étiquettes, les lignes qui nont pas détiquette se suivent, appartiennent à la même étiquette. « Continuation lines must be indented » = pour définir le nombre despaces dans la marge gauche pour la ligne continue. En choisissant loption « Smart Indent Identification », limportation sera correcte. Possibilité de définir lindentation au niveau des lignes suivantes pour un champ donné (à gauche du champ).

24 2. Limport de références sous EndNote analyse dun filtre La ligne Reference Type Default Reference Type = définit quel type de référence adopter sil nest pas possible didentifier le type de référence dune notice Identifier = Pour importer un fichier de résultats issus de plusieurs bases de données = létiquette fournisseur + nom du fournisseur et létiquette base de données et le nom de la base.

25 2. Limport de références sous EndNote analyse dun filtre La ligne Editor Parsing Option analogue à loption « Author Parsing » sapplique aux champs : « Editors » Translators » « Other Authors » qui correspondent aux noms de champs génériques : « Secondary Author » « Tertiary Author » « Subsidiary Author »

26 2. Limport de références sous EndNote analyse dun filtre La ligne Field Editing Permet de définir comment convertir, pour un champ donné, un texte qui est en lettres majuscules Options : Sentence : le 1er mot en majuscule Headline : chaque mot a une majuscule à linitiale Lowercase format : tout en minuscules Do NOT Lowercase : laisser en majuscules Permet de définir les caractères à ôter lors de limport.

27 2. Limport de références sous EndNote analyse dun filtre MARC Records : Pour définir les règles dimport concernant les notices en format MARC. Record Layout : Pour définir la manière dont EndNote délimite les enregistrements. Smart record identification (étiquette précédée dun blanc ou dune ligne indépendante) Blank line separates records First Tag Last Tag Each Record ends with Each Record starts with

28 2. Limport de références sous EndNote analyse dun filtre La Ligne « Source Parsing » Champ Source = champ complexe et hétérogène Permet didentifier létiquette du champ Source Permet davoir plusieurs options de traitement du champ Source dans les Templates de Journal Article Toutes les informations qui ne sont pas importées correctement, sont importées dans le champ Note, avec la mention « Using Smart Source Parsing ».

29 3. Importer une bibliographie écrite sous word Données qui ne sont pas dans un format propre à limport. 3 possibilités : Remettre en forme les données avec le traitement de texte (pour bibliographie importante, plus de 40 références) Copier coller chaque ensemble de données dans les champs EndNote Saisir manuellement les données dans EndNote

30 3. Importer une bibliographie écrite sous word Remise en forme du texte Création dun fichier délimité par des tabulations Fichier dont chaque référence est délimitée par un retour chariot et les champs de la référence sont séparés par des tabulations Option dImport = « Tab Delimited »

31 3. Importer une bibliographie écrite sous word Préparation des données Séparer les noms dauteur par un point-virgule ou par 2 slash « // » Vérifier la présence dun champ indiquant le type de référence (si différents types) = indiquer des types de référence EndNote Transformer le fichier en fichier délimité par des tabulations (.txt) Dans le traitement de texte, rajouter 2 lignes au fichier Import Dans EndNote : File > Import avec option Tab Delimited

32 3. Importer une bibliographie écrite sous word 1ère ligne = * nom de référence EndNote et retour chariot Exemple : *Journal Article Dans le cas où il ny a pas de fichier séparé par type de référence, définir chaque type de référence individuellement; la 1ère ligne doit être dans ce cas : *Generic 2ème ligne = noms de champ EndNote : *Generic Reference Type Author YearTitleSecondary Title

33 3. Importer une bibliographie écrite sous word – autre méthode Remise en forme du texte Création dun fichier avec des étiquettes = Insérer des étiquettes devant certains champs pour pouvoir les importer dans EndNote Création dun filtre dimport pour lire les étiquettes Exemple : Insertion de létiquette XX- devant chaque début de référence Utilisation de la fonction Rechercher et Remplacer de Word : rechercher les retours chariot et insérer létiquette XX- suivie dun espace Rechercher 2 retours chariot = « ^p^p » et remplacer par « ^pXX- » avec la commande Edition > Remplacer Enregistrer au format texte Créer un nouveau filtre (avec ligne vide dans Record Layout) Importer les données

34 3. Importer une bibliographie écrite sous word – autre méthode Remise en forme du texte Création dun fichier avec des étiquettes compréhensibles par EndNote et directement importables Format dimport conforme aux règles Refer/BibIX (import Option) Chaque champ de données est précédé par une étiquette identifiante : % suivi dune lettre majuscule ; chaque référence est séparée par une ligne vide %AAuthor (un nom par ligne) %BSecondary Title %CPlace Published %DYear %EEditor/Secondary Author %FLabel %IPublisher %JJournal Name %KKeyword %LCall Number %MAccession Number %NNumber (Issue) %PPages %STertiary Title %TTitle …

35 4. Lutilisation dEndNote avec Word Cite While You Write : le principe EndNote permet, au cours de la rédaction dun texte sous Word, de citer automatiquement une référence en faisant appel à la bibliothèque concernée ; le logiciel permet aussi de générer une bibliographie avec Word (97, 2000, XP)

36 4. Lutilisation dEndNote avec Word Word est doté doutils permettant le CWYW : voir le Menu Outils > EndNote et les différentes options du sous-menu Find Citation(s) Go To EndNote Format Bibliography Insert Selected Citation(s) Edit Citation(s) Insert Note Edit Library Reference(s) Remove Field Codes Export Travelling Library Find Figure(s) Generate Figure List Cite While You Write Preferences

37 4. Lutilisation dEndNote avec Word Insérer des citations dans un texte Word Sous EndNote : Sélectionner la ou les référence(s) à introduire Aller dans Word et choisir le Menu Outils > Insert Selected Citation(s) Sous EndNote : Sélectionner les références souhaitées Utiliser le menu Cite While You Write > Insert Selected Citation(s) Sous Word : Choisir le Menu Outils > Find Citation(s) Dans la boîte de dialogue EndNote Insert Citations, faire la recherche dans la fenêtre Find + Search La liste des références apparaît Insérer la citation (bouton Insert)

38 4. Lutilisation dEndNote avec Word Insérer la référence

39 4. Lutilisation dEndNote avec Word Les références sont alors insérées dans le texte : Citation dans le texte bibliographie = Selon le style choisi

40 4. Lutilisation dEndNote avec Word La bibliographie peut être générée automatiquement au fur et à mesure de linsertion des citations dans le texte (Outils > EndNote 9/8 > Format Bibliography > Instant Formatting) Si les citations ne sont pas automatiquement formatées (option précédente désactivée par Disable), que la bibliographie nest pas mise à jour à chaque insertion, et pour formater la bibliographie avec un style donné, sélectionner dans Word loption Format Bibliography (choix du style).

41 4. Lutilisation dEndNote avec Word Possibilité de personnaliser avec Outils > EndNote 9 > Format Bibliography > Layout Pour générer une bibliographie indépendante, sélectionner les citation + Copy Formatted et Coller dans Word. On peut aussi exporter des bibliographies à partir de la commande Export du Menu File (TXT, RTF, HTML, XML).

42 4. Lutilisation dEndNote avec Word Pour modifier le contenu dune citation particulière : (sous Word) Positionner le curseur dans la citation (grisée) Choisir Outils > Edit Citation

43 4. Lutilisation dEndNote avec Word Insérer des images Sous EndNote, on peut insérer des fichiers images dans les types de Référence « Figure » par : Reference > Insert Picture, ainsi que leurs légéndes dans le champ Caption Sous Word, on utilisera Outils > Find Figure : la recherche seffectuera sur les données du champ Caption Limage sinsère dans le texte, la légende de limage correspond au champ Caption

44 4. Lutilisation dEndNote avec Word Les Modèles (Templates) de Word Les « Manuscript Templates », accessibles par le Menu Tools dEndNote sont des modèles Word conçus pour aider à rédiger un article scientifique selon les normes des revues.

45 4. Lutilisation dEndNote avec Word Suivre les étapes proposées pour la rédaction selon un style choisi.

46 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Le principe EndNote propose des styles qui contiennent un ensemble dinstructions permettant de formater : Les citations de références bibliographiques (avec éventuellement des images, des tableaux insérés dans un article) + les notes de bas de page Les bibliographies correspondantes : listes bibliographiques, listes de figures, de tableaux EndNote propose plus de 1200 styles reprenant les normes décriture des grandes revues scientifiques Ils définissent la forme sous laquelle apparaîtront les références avec Format Bibliography, Print, Export, Copy Formatted = noms des champs, ponctuation/caractères spéciaux et texte

47 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Le principe (suite) On peut modifier un style ou en créer de nouveaux. Les fichiers styles sont des fichiers.ens Cest le style Manager qui permet de gérer les styles Par défaut 4 styles génériques saffichent dans le menu déroulant : Annotated Citation = Auteur et date de publication Bibliographie = Auteur, date, titre,… triés par ordre alphabétique (résumé après chaque référence) Author-Date : même principe, mais sans les résumés Numbered style : citations numérotées, bibliographie affichée par ordre chronologique des numéros de citation Show All : les références sont affichées comme elles ont été saisies avec tous les champs et leurs intitulés

48 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Le Style Manager (Menu Edit > Output Styles) : liste les noms de tous les styles disponibles, classés par ordre alphabétique de journaux ou par catégories de journaux Marquer un ou tous les styles comme favoris Editer un style pour en voir les propriétés

49 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Il faudra créer un style pour chaque type de document = chaque type de référence Options : About this style : informations sur le style Anonymous Works : paramétrage pour les œuvres anonymes Pages Numbers : choix décriture de la pagination Journal Names : forme abrégée ou complète Citations : forme des citations Bibliography Footnotes Figures & Tables

50 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Création dun style / Modication dun style existant Sélectionner les champs qui safficheront (Insert Field) et introduire la ponctuation Opérer différents paramétrages : nom des auteurs, séparateurs entre les auteurs, ordre des noms, initiale de prénom Pour voir les modalités de présentation, sélectionner les Templates

51 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Le style « Generic » permet de formater les types de référence qui nauraient pas été définis dans le style. Chaque style doit comporter un style Generic qui pourra être utilisé quand un type de référence naura pas de style défini.

52 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Les 4 règles fondamentales concernant le style Dépendance élémentaire : BMJ Nimporte quel texte qui nest pas séparé dun nom de champ par un espace ordinaire dépend du champ adjacent. Cf. Volume (Issue):Pages Les parenthèses apparaissent dans la référence mise en forme seulement sil y a un numéro dissue : BMJ 326 (7384):339 (sinon : BMJ 316 1643-1646)

53 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Le champ précédent prend lascendance sur le champ suivant Quand la ponctuation apparaît entre 2 champs sans espace, elle dépend du champ précédent. Ex : (Issue):Pages le deux points dépend du champ « Issue ». Donc sil ny a pas de N°, les deux points napparaissent pas.

54 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Le premier espace après le champ est dépendant du champ. Les espaces supplémentaires sont indépendants. Tous les espaces supplémentaires consécutifs sont indépendants et apparaîtront tout le temps dans la mise en forme des références. Ex : pour le style Author. (2 espaces) (Year), on aura en anonyme : (2002). Personalities in Paleontology… (remarque : un espace indépendant peut être forcé à être dépendant sur un champ adjacent en utilisant le caractère de mise en forme spéciale) Le texte indépendant apparaît toujours dans la bibliographie ex : le texte ed derrière le champ Edition et séparé par un espace

55 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Les caractères spéciaux Il existe 4 caractères spéciaux de mise en forme qui permettent de moduler la mise en œuvre des styles bibliographiques (disponibles par le bouton Insert Field) Lespace de non rupture () : lie les textes ou la ponctuation à un champ. Pour obtenir ce caractère : CTRL+Alt+Barre despace (Windows) (Link Adjacent Text) Barre verticale (|) : sépare les éléments qui sont normalement dépendants entre eux (Forced Separation) Apostrophe arrière (`) : identifie les textes qui ne seront pas interprétés en tant que champ Accent circonflexe (^) : sépare les versions simples et multiples de labels qui apparaissent avec les auteurs, les éditeurs ou les champs de pages (Singular / Plural)

56 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Paramétrages des styles Liste dauteurs « Author List » Définit la manière dont les noms de lauteur et de léditeur vont apparaître Options : Ponctuation entre les noms Nombre de noms inclus dans la liste et texte à utiliser si la liste est abrégée (« et al »)

57 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Paramétrages des styles Noms dauteurs Options : Ordre du nom et du prénom Utilisation du prénom complet ou des initiales et composition des initiales Choix de lettres en majuscules pour les noms dauteur Application : Auteur / citation Auteur / bibliographie Editeur / bibliographie

58 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Paramétrages des styles Citations = ce qui va apparaître comme citation dans le texte : Apparence des noms dauteur pour la première citation et pour les occurrences suivantes Ponctuation utilisée pour séparer de multiples citations Notes de bas de page : utiliser la procédure habituelle sous Word pour les insérer, mais paramétrer leur apparence en utilisant le gestionnaire de styles > Footnotes pour le style choisi

59 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Paramétrages des styles Bibliographie / Layout Le préfixe de la référence comprend des champs ou du texte qui vont précéder toutes les références de la bibliographie (cf. N°) Ex : « Start Each reference with » / Insert Field : Bibliography Number + ponctuation additionnelle Le Menu Reference Suffix contient des champs ou du texte qui suivent les références (End Each Reference with)

60 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Paramétrages des styles Page Numbers Contrôle lapparence du n° de pages Options : Dont change pages number (ne pas modifier le n° de page) Show only first page (afficher uniquement la 1ère page) Abbreviate last page (abréger la dernière page) Show range of pages (afficher lintervalle complet)

61 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Paramétrages des styles Ordre de la bibliographie : Bibliography > Sort Order pour modifier le classement des références de la bibliographie

62 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Paramétrages des styles Apparence du nom de revue : Journal Name Options : Full Journal Name Abbreviation 1, 2 or 3 Dont replace Remove periods (enlève les points des nom de revues) Abbreviate Journal Article Only

63 4. Lutilisation dEndNote avec Word - les styles bibliographiques Modification des Templates : chaque champ pour chaque type de référence, en suivant les règles de style