FORMATION À ENDNOTE URFIST Rennes 26 juin 2009 Marie-Laure Malingre.

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1 FORMATION À ENDNOTE URFIST Rennes 26 juin 2009 Marie-Laure Malingre

2 URFIST Rennes2 Formation à EndNote Plan 1/ Introduction : fonctions et caractéristiques générales de loutil 2/ La base de données EndNote 3/ La saisie de références 4/ Limport de références 5/ La gestion des références de la base 6/ La mise en forme par les styles bibliographiques 7/ Lutilisation dEndNote avec Word 8/ Fonctionnalités complémentaires et outils daide

3 Formation à EndNote 1. Introduction

4 URFIST Rennes4 Formation à EndNote 1/ Introduction Les fonctions dEndNote (Thomson Reuters, http://www.endnote.com )http://www.endnote.com Logiciel de gestion de références bibliographiques, outil dassistance et de gestion pour : La recherche documentaire Lorganisation et lexploitation de la documentation personnelle La rédaction et la publication scientifiques Utilisation de la version X2 (la version X3 vient de sortir)

5 URFIST Rennes5 Formation à EndNote 1/ Introduction Rappels de quelques notions de base Bibliothèque Cest la base de données contenant lensemble des références destinées à composer la liste bibliographique. Chaque bibliothèque constitue un fichier (format.enl) et lon peut créer autant de bibliothèques que nécessaire. Référence Chaque enregistrement de la base (ou bibliothèque) est une référence et correspond à la notice permettant de décrire un document donné. Chaque référence EndNote stocke linformation qui sera utilisée pour constituer une bibliographie (chaque référence reçoit un numéro unique qui ne change jamais à lintérieur de la base).

6 URFIST Rennes6 Formation à EndNote 1/ Introduction Type de référence Chaque type de document (article de revue, ouvrage, thèse, rapport…) correspond à un type particulier de notice ou de référence, caractérisé par un ensemble de champs contenant les données descriptives adéquates. Champ Chaque notice ou enregistrement de la base est constitué de champs (« Fields »), contenant des données de même type (nom dauteur, titre…) et variant selon la catégorie de document (ouvrage, revue…). Pour chaque type de référence, des champs peuvent être modifiés, détruits ou ajoutés.

7 URFIST Rennes7 Formation à EndNote 1/ Introduction Capacités (version X2) Nombre de bibliothèques : illimité Nombre de références par bibliothèque : illimité(conseillé > jusquà 100 000) Nombre de champs par référence : un maximum de 51 prédéfinis (+ type de référence), dont 8 personnalisables Nombre de types de référence : 45 + 3 non définis 3 index de capacité illimitée (auteurs, nom de revues, mots clés) Intégration possible de notes de lecture ou résumés ; jusquà 50 ko par texte, soit environ 10 pages Jusqu à 500 groupes par bibliothèque pour catégoriser les références

8 URFIST Rennes8 Formation à EndNote 1/ Introduction La fenêtre EndNote Liste des références Zone des groupes Custom groups Smart groups Online Search Groupes temporaires Zone à onglets

9 URFIST Rennes9 Formation à EndNote 1/ Introduction Répertoire EndNote Connections : fichiers de connexion à des bases externes (.enz) Examples : fichiers exemples, de démonstration = bases (.enl) Filters : filtres dimport (.enf) Styles : styles bibliographiques pour lédition des citations et des bibliographies (.ens) Templates : modèles word aidant à la rédaction pour des revues (.dot) Term Lists : listes de termes (auteurs, mots-clés et journaux dans 3 grandes disciplines thématiques (.txt) Palm : liaison PDA Palm OS Spell : dictionnaires pour correction orthographique DbSupports Plugins Pocket PC Product Support XML Support

10 Formation à EndNote 2. La base de données EndNote

11 URFIST Rennes11 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Structure de la base de données ou bibliothèque EndNote : Nombre illimité de références (depuis la version 8) 45 types de références, dont : le type générique (Generic) = type de référence qui inclut les champs non spécialisés disponibles sur EndNote et constituant la base de tous les champs spécifiques utilisés dans les différents types de référence. 3 types libres 52 champs possibles dans chaque référence

12 URFIST Rennes12 Initiation à EndNote 2/ La base de données EndNote Les types de référence EndNote spécifiques : 1. Ancient Text 2. Artwork 3. Audiovisual Material 4. Bill 5. Book 6. Book Section 7. Case 8. Chart or Table 9. Classical Work 10. Computer Program 11. Conference Paper Propositions de traduction : = Texte ancien = Oeuvre dart = Document audiovisuel = Projet de loi = Livre = Contribution / Chapitre = Jurisprudence = Graphique ou Tableau = Classiques = Logiciel = Communication à un congrès

13 URFIST Rennes13 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote 12. Conference Proceedings 13. Dictionary 14. Edited book 15. Electronic Article 16. Electronic Book 17. Encyclopedia 18. Equation 19. Figure 20. Film or Broadcast 21. Government Document = Actes de congrès = Dictionnaire = Ouvrage collectif = Article de revue électronique = Livre électronique = Encyclopédie = Equation = Figure, illustration = Film et émission radio = Document officiel

14 URFIST Rennes14 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote 22. Grant 23. Hearing 24. Journal Article 25. Legal Rule or Regulation 26. Magazine Article 27. Manuscript 28. Map 29. Newspaper Article 30. Online Database = Bourse = Audience = Article de périodique = Règle juridique = Article de magazine = Manuscrit = Carte = Article de presse = Base de données en ligne

15 URFIST Rennes15 Initiation à EndNote 2/ La base de données EndNote 31. Online Multimedia 32. Patent 33. Personal communication 34. Report 35. Statute 36. Thesis 37. Unpublished Work 38. Webpage … = Document en ligne multimédia = Brevet = Communication non publiée = Rapport = Loi = Thèse = Littérature grise = Page Web

16 URFIST Rennes16 Initiation à EndNote 2/ La base de données EndNote Les champs dune référence Champs communs à différents types de référence Champs spécifiques à chaque type de référence Principaux champs : Author : auteur Editor : éditeur scientifique Publisher : éditeur commercial Year : année Title : titre Journal : périodique Volume : volume Issue : numéro Pages : pages Date : complément de date Short Title : titre abrégé

17 URFIST Rennes17 Initiation à EndNote 2/ La base de données EndNote Alternate Journal : nom de périodique abrégé Original Publication : titre original Reprint Edition : Réimpressions (titre et année de publication du document original) Reviewed Item : compte- rendu (titre et auteur des œuvres critiquées) Accession Number : numéro daccès de la référence dans la base bibliographique Call Number : cote Label : utilisable dans plusieurs cas de figure (n° de tiré à part par exemple) Keywords : mots clés Abstract : résumé Notes : commentaires URL : liens hypertextes Author Address : adresse de lauteur Series Title : collection …

18 URFIST Rennes18 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Gestion des types de référence et des champs Menu Edit > Preferences >Reference Types Accès à la fenêtre des types de références

19 URFIST Rennes19 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Menu déroulant permettant de faire apparaître les différents types de référence et leurs champs et de créer de nouveaux types (unused) Type modèle donnant tous les champs pour lensemble des types de référence Possibilité de modifier les champs, den supprimer, de créer des champs personnalisés (custom)

20 URFIST Rennes20 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Démarrer avec EndNote Créer une nouvelle base (nommer la bibliothèque et lenregistrer) Ouvrir une base existante Via le Menu : File > New File > Open > Nom de la Base

21 URFIST Rennes21 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote présence dune image référence Pour voir une référence dans un style donné Nombre de références affichées sur nombre total Groupes personnalisés de références

22 URFIST Rennes22 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Se déplacer dans les références Pour sélectionner une référence et se déplacer vers une autre référence, cliquer sur la référence souhaitée, ou utiliser les flèches verticales + Début / Fin pour aller à la 1ère / la dernière référence. Pour sélectionner plusieurs références conjointes, cliquer sur une référence et faire glisser sur les références suivantes. Pour sélectionner un ensemble de références disjointes : Ctrl + clic Pour tout sélectionner : Edit > Select All Visualisation dune référence dans un style défini Tools > Show Tab Pane Affichage de certaines références Sélectionner les références + Menu References > Show Selected References

23 URFIST Rennes23 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote : une référence Auteur, année, identifiant unique Champs de la référence Type de référence Naviguer dans les références

24 URFIST Rennes24 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote : création Base vide Grille de saisie des références Conseil : faire une ou plusieurs sauvegardes de la base créée : File > Save a Copy.

25 URFIST Rennes25 Formation à EndNote 2/ La base de données EndNote Configuration de la bibliothèque Menu Edit > Préférences Libraries : choix dune bibliothèque au lancement dEndNote Display Fonts : police et taille des caractères Reference Types : choix dun type par défaut + modification Temporary Citations : format des citations temporaires Sorting : classement des références Formatting : options de formatage Display Fields : champs affichés Duplicates : critères de reconnaissance des doublons Folder Locations : répertoires par défaut Term Lists : préférences pour les listes de termes …

26 Formation à EndNote 3. Limport de références

27 URFIST Rennes27 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences EndNote permet dimporter automatiquement des références : Depuis dautres bases EndNote Depuis des bases créées sous dautres logiciels de gestion bibliographiques (Bases Procite ou Reference Manager) Depuis des fichiers de références sauvegardés à lissue de recherches dans des bases de données distantes et importés automatiquement grâce à des filtres dimport Depuis les interfaces de saisie de certaines bases de données qui permettent dexporter directement les résultats vers EndNote Sous EndNote même, par une connexion directe à des bases de données distantes (grâce à des fichiers de connexion)

28 URFIST Rennes28 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences 3.1 Import direct depuis les interfaces de recherche (bouton dexport) Exemples : Google Scholar, Google Scholar Portails de revues : ScienceDirect (Elsevier), Wiley Interscience, Erudit Bases de données commerciales ou publiques : Ex : bases EBSCO (Academic Search Premier, Business Source Premier, MLA, PsycINFO, SocINDEX…), etc Interfaces publiques de BDD : EricEric Catalogues de bibliothèques Worldcat Plateformes de partage de signets : CiteUlike, ConnoteaCiteUlike Connotea …

29 URFIST Rennes29 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences

30 URFIST Rennes30 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences 3.2 Import via les filtres dimport Chaque base de données a ses propres modalités dorganisation, des filtres différents sont donc nécessaires pour chaque base Sauvegarde de fichiers en format texte depuis les sources Import dans EndNote par le Menu File > Import (options dimport). Choisir lun des filtres proposés par EndNote Un filtre est sélectionné pendant le processus dimportation pour indiquer à EndNote comment interpréter linformation dans le fichier de données Le filtre intègre linformation contenue dans chaque référence aux champs correspondants dans EndNote

31 URFIST Rennes31 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences Import via les filtres dimport 2 éléments à prendre en considération : Comment télécharger les données dans le bon format de sortie Quel filtre dimportation utiliser pour importer les données dans EndNote Le gestionnaire de filtres Pour accéder à la liste des filtres, choisir Import Filters du Menu Edit et sélectionner Open Filter Manager On peut modifier des filtres, en créer sils manquent sous EndNote, ou en récupérer sur le réseau Site EndNote : http://www.endote.comhttp://www.endote.com Université du Québec à Chicoutimi : http://www.uqac.ca/zone08/FiltresEN.htm http://www.uqac.ca/zone08/FiltresEN.htm …

32 URFIST Rennes32 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences Sélectionner tous les filtres comme favoris pour y accéder rapidement lors de limport Voir les propriétés dun filtre avec la possibilité de les modifier Sélectionner ce filtre comme favori

33 URFIST Rennes33 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences La procédure dimport Choisir le fichier à importer Choisir le filtre Options concernant limport des doublons Codage du texte du fichier à importer

34 URFIST Rennes34 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences La fenêtre du filtre de EconLit / OvidSP

35 URFIST Rennes35 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences La ligne « About This Filter » Name = nom du fichier, il peut être modifié (par File > Save as) Based on = informations utilisées pour créer le filtre (lien vers le site web où se trouvent les instructions Category = pour créer des filtres par catégorie ou fournisseur. Created / Last modified = mentions de date Comments and Limitations = peut contenir des informations facilitant limport (par ex. manière de récupérer les données)

36 URFIST Rennes36 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences La ligne « Templates » Son usage : Créer des correspondances entre les étiquettes du fichier texte à importer et les champs EndNote Pour chaque type de référence Demander que le contenu de certaines étiquettes ne soit pas récupéré en utilisant loption {IGNORE} Insérer des étiquettes / Champs : Insert Fields

37 URFIST Rennes37 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences La ligne « Author Parsing » ( champ Author) Name Order = ordre dans lequel doivent être repris le nom et le prénom de lauteur Interpreting First Name As = 3 valeurs possibles : Smart : EndNote applique son algorithme, sil y a 3 lettres majuscules contigues ou moins, ces lettres sont importées en tant quinitiales, sinon elles le sont en tant que nom complet Whole Names Initials Only

38 URFIST Rennes38 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences Author Name Separators Between Authors : Défini par défaut à Smart Reconnaît comme séparateurs « ; » « ^ » « | » pour déterminer la fin dun nom dauteur Si cela ne convient pas définir le séparateur qui convient Author Name Separators Last & First Names Loption Smart reconnaît comme séparateurs lespace, la virgule et le point. Définir éventuellement dautres séparateurs Parenthetical Data in Author Field Pour importer ou non des données mentionnées entre parenthèses au niveau du nom dauteur (dates par ex.)

39 URFIST Rennes39 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences La ligne « Continuation Lines » EndNote ignore les lignes non précédées dune étiquette, sauf si la ligne est la ligne suivante du texte de départ. Exemple : AB- A single-subject research design that used multiple baselines across behaviors compared traditional adaptations to computers.

40 URFIST Rennes40 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences Options « Ignore Indents : Untagged lines are always a continuation of the preceding line » = toutes les lignes du texte seront importées selon les étiquettes, les lignes qui nont pas détiquette se suivent, appartiennent à la même étiquette. « Continuation lines must be indented » = pour définir le nombre despaces dans la marge gauche pour la ligne continue. En choisissant loption « Smart Indent Identification », limportation sera correcte. Possibilité de définir lindentation au niveau des lignes suivantes pour un champ donné (à gauche du champ).

41 URFIST Rennes41 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences La ligne « Reference Type » Default Reference Type = définit quel type de référence adopter sil nest pas possible didentifier le type de référence dune notice Identifier = Pour importer un fichier de résultats issus de plusieurs bases de données = létiquette fournisseur + nom du fournisseur et létiquette base de données et le nom de la base.

42 URFIST Rennes42 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences La ligne Editor Parsing Option analogue à loption « Author Parsing » sapplique aux champs : « Editors » Translators » « Other Authors » qui correspondent aux noms de champs génériques : « Secondary Author » « Tertiary Author » « Subsidiary Author »

43 URFIST Rennes43 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences La ligne « Field Editing » Permet de définir comment convertir, pour un champ donné, un texte qui est en lettres majuscules Options : Sentence : le 1er mot en majuscule Headline : chaque mot a une majuscule à linitiale Lowercase format : tout en minuscules Do NOT Lowercase : laisser en majuscules Permet de définir les caractères à ôter lors de limport.

44 URFIST Rennes44 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences « MARC Records » Pour définir les règles dimport concernant les notices en format MARC. « Record Layout » Pour définir la manière dont EndNote délimite les enregistrements. Smart record identification (étiquette précédée dun blanc ou dune ligne indépendante) Blank line separates records First Tag Last Tag Each Record ends with Each Record starts with

45 URFIST Rennes45 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences La Ligne «Source Parsing» Champ Source = champ complexe et hétérogène Permet didentifier létiquette du champ Source Permet davoir plusieurs options de traitement du champ Source dans les Templates de Journal Article Toutes les informations qui ne sont pas importées correctement, sont importées dans le champ Note, avec la mention « Using Smart Source Parsing ».

46 URFIST Rennes46 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences 3.3 Utilisation des fichiers de connexion Interrogation de bases de données distantes directement depuis EndNote par les fichiers de connexion Rapatriement des références dans la bibliothèque EndNote EndNote utilise pour cela un protocole de recherche dinformation appelé Z39.50 (cf. accès à des catalogues de bibliothèques + bases de données) Intègre le protocole TCP/IP ainsi quune surcouche autorisant linterrogation et le rapatriement des données Utilisation du Menu Tools > Online Search

47 URFIST Rennes47 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences

48 URFIST Rennes48 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences Après avoir sélectionné une source, on obtient un menu de recherche. A lissue de la requête, les références saffichent (toutes ou celles dont on a demandé la visualisation). Elles sont importées directement dans la bibliothèque courante (sauf paramétrage contraire). Exemples : BNF, ABES SUDOC

49 URFIST Rennes49 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences Le « Connection Manager» (Menu Edit) Voir les propriétés du fichier de connexion Permet de gérer les fichiers de connexion

50 URFIST Rennes50 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences Il est nécessaire quun ensemble de paramètres soient définis pour les fichiers de connexion

51 URFIST Rennes51 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences 3.4 Données qui ne sont pas dans un format propre à limport : 3 possibilités : Remettre en forme les données avec le traitement de texte (pour bibliographie importante, plus de 40 références) Copier coller chaque ensemble de données dans les champs EndNote Saisir manuellement les données dans EndNote

52 URFIST Rennes52 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences Remise en forme du texte Par exemple : création dun fichier délimité par des tabulations Fichier dont chaque référence est délimitée par un retour chariot et les champs de la référence sont séparés par des tabulations Option dImport = « Tab Delimited »

53 URFIST Rennes53 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences Préparation des données Séparer les noms dauteur par un point-virgule ou par 2 slash « // » Vérifier la présence dun champ indiquant le type de référence (si différents types) = indiquer des types de référence EndNote Transformer le fichier en fichier délimité par des tabulations (.txt) Dans le traitement de texte, rajouter 2 lignes au fichier Import Dans EndNote : File > Import avec option Tab Delimited

54 URFIST Rennes54 Formation à EndNote 3/ Limport de réferences 1ère ligne = * nom de référence EndNote et retour chariot Exemple : *Journal Article Dans le cas où il ny a pas de fichier séparé par type de référence, définir chaque type de référence individuellement; la 1ère ligne doit être dans ce cas : *Generic 2ème ligne = noms de champ EndNote : *Generic Reference Type Author Year TitleSecondary Title

55 Formation EndNote 4. La saisie des références

56 URFIST Rennes56 Formation à EndNote 4/ La saisie des réferences Création dune référence Menu References + New Reference; saisir ensuite les informations dans les différents champs de la notice. Les références sont automatiquement sauvegardées lorsquelles sont fermées (ou File > Save). Une fois la notice sauvegardée, le premier nom dauteur, lannée et le n° de la notice apparaissent en haut de la fenêtre dans la barre de titre. Pour créer une nouvelle notice, fermer la notice qui vient dêtre rédigée ; sélectionner de nouveau New Reference dans le Menu References et saisir les données dans les champs adéquats. En fermant la référence, la fenêtre de la base affiche la liste des notices déjà saisies.

57 URFIST Rennes57 Formation à EndNote 4/ La saisie des réferences Saisie manuelle des informations Police par défaut = 12 Point Arial Ponctuation entre les champs générée automatiquement par EndNote Touche de tabulation (Tab et Shift Tab)pour naviguer entre les champs Commencer par choisir le type de référence dans le menu déroulant Reference Type Saisir les données dans les champs en respectant les règles décriture préconisées par EndNote Tous les champs ne sont pas forcément utilisés (supprimer les champs inutiles via la fenêtre de Préférences concernant les types de référence)

58 URFIST Rennes58 Formation à EndNote 4/ La saisie des réferences Règles décriture sur les principaux champs Author et Editor : Un seul auteur par ligne Nom, Prénom (ou Prénom Nom) Initiales des prénoms séparées par des points ou espaces Collectivités auteurs suivies dune virgule Noms composés : de Gaulle, Charles / Smith, Alfred, Jr … Pour les œuvres anonymes, laisser le champ auteur à blanc (traité par le formatage de la bibliographie) Entrer tous les noms dauteur, cest EndNote qui choisira de tronquer la liste avec « et al » ou « and others » selon le style

59 URFIST Rennes59 Formation à EndNote 4/ La saisie des réferences Year Années sur 4 chiffres Title (+ Secondary, Tertiary, AlternateTitle) Pas de point à la fin Pas de retour chariot (titre et sous-titre dans le même champ, séparation par « : » Journal Name À saisir en entier, voir la liste de termes (forme abrégée dans Alternate Journal) Alternate Journal Forme abrégée

60 URFIST Rennes60 Formation à EndNote 4/ La saisie des réferences Pages formats possibles : 534-536 ou 534-6 (sans la mention pages, p. ou pp.) Dates Date de publication à saisir selon le style bibliographique souhaité, car EndNote ne convertit pas cette information. Ex : Février 2006 Short Title Saisir titre abrégé de larticle (habituellement les premiers mots) Original Publication Toute information sur la publication originale qui devrait paraître dans la citation (cf. styles APA, Turabian, MLA, Chicago)

61 URFIST Rennes61 Formation à EndNote 4/ La saisie des réferences Reprint Edition Titre original et année de publication, entrer les informations telles quelles devront apparaître dans les références formatées. Reviewed item Titre de lœuvre recensée et son auteur Accession Number Saisir le n° denregistrement de la référence dans la banque de données interrogée Call Number Pour saisir une cote de bibliothèque

62 URFIST Rennes62 Formation à EndNote 4/ La saisie des réferences Edition 1st, 2nd, 1ère, 2ème… : saisir linformation de la façon dont on veut que cela apparaisse dans la bibliographie, car ce champ nest pas formaté par EndNote Label Prévu initialement pour saisir des styles de citation, que EndNote ne sait pas créer Souvent utilisé pour un usage spécifique : besoin dun champ supplémentaire (cf. date dentrée dans la bibliothèque, etc.)

63 URFIST Rennes63 Formation à EndNote 4/ La saisie des réferences Keywords Choisir une règle décriture (majuscules / miniscules) et sy tenir Choisir un type de séparateur et sy tenir [voir Delimiters dans la fenêtre ouverte par Tools > Open Term Lists > Keyword Term List (onglet Lists) + Retour chariot] Notes, Abstracts Jusquà 64 000 caractères / 16 pages de texte) URL Saisir une adresse par ligne Lien dynamique (vers site web, messagerie, fichiers image, graphique, texte intégral…)

64 Formation à EndNote 5. La gestion des références

65 URFIST Rennes65 Formation à EndNote 5/ La gestion des références

66 URFIST Rennes66 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Visualiser / Masquer des références Visualiser : Sélectionner les références les références les plus intéressantes et choisir Show Selected References du Menu References : la fenêtre de la base ne montre plus que les références demandées. Masquer : Sélectionner les références à masquer et choisir Hide Selected References : elles disparaissent de la fenêtre Pour revenir à lensemble de la liste de références, choisir References > Show All References

67 URFIST Rennes67 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Modification de références Pour ouvrir et modifier une référence, double-cliquer dessus ou sélectionner la référence et choisir Edit References du Menu Reference Le Menu Window affiche toute base ou référence ouverte, dont lintitulé peut être sélectionné pour faire apparaître en premier plan la fenêtre considérée

68 URFIST Rennes68 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Destruction de références Supprimer une référence Sélectionner la référence à supprimer et choisir Move References to Trash du Menu References ou Cut/ Clear du Menu Edit Attention : ne pas détruire de références qui ont été utilisées dans des papiers Supprimer les doublons = références ayant en commun le contenu des champs : Author, Year, Title et Reference Type Choisir le Menu Reference > Find Duplicates, puis supprimer

69 URFIST Rennes69 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Tri des références Par défaut, lordre de classement est lordre alphabétique dauteur Pour changer lordre : Cliquer sur lintitulé du champ à trier dans la fenêtre de références Ou bien choisir Menu Tools > Sort Library

70 URFIST Rennes70 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Créer un groupe pour répartir ses références Créer un groupe de références à partir de requêtes Rechercher dans le groupe

71 URFIST Rennes71 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Classer les références sélectionnées dans un groupe

72 URFIST Rennes72 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Changer le texte, pour corriger une forme erronée Menu Edit > Change Text

73 URFIST Rennes73 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Changer les champs : change le contenu dun champ pour les références affichées Menu Tools > Change and Move Fields Possibilités : Insérer le texte à la fin du contenu du champ Insérer le texte au début du contenu du champ Remplacer le contenu du champ par le texte Détruire le contenu dun champ + Onglet Move Fields

74 URFIST Rennes74 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Liens vers une page web, un fichier sur le disque dur (texte intégral, pdf, doc, image) Utiliser les champ URL, File Attachments et Figure Saisir lURL de la page web Lien vers un fichier References > File Attachments > Attach File Lien vers une illustration : References > Figure > Attach Figure Ouvrir L URL References> URL > Open URL Ouvrir le fichier References> File Attachments > Open File Ouvir le fichier image References> Figure > Open Figure

75 URFIST Rennes75 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Recherche de références dans une bibliothèque Fenêtre de recherche Localisation de références spécifiques ou de groupes de références par la commande de recherche Pour commencer une recherche, Quicksearch ou choisir Search Library du Menu Tools

76 URFIST Rennes76 Formation à EndNote 5/ La gestion des références Les éléments de la fenêtre de recherche Le référent de la requête = le terme de recherche + le champ + la bibliothèque Les boutons : permettent dajouter, dinsérer ou supprimer des éléments de requête Le menu déroulant des champs : permet de préciser dans quel champ le terme doit être cherché Menu déroulant des opérateurs numériques et de troncature (contient, est, est moins / plus grand…) Opérateurs booléens Match Case (respect ou non de la casse) Match Word (terme exact ou non) Set Default / Restore Default (sauvegarde de la configuration) Save Search / Load Search : enregistrer des requêtes pour les charger lorsquon en a besoin

77 URFIST Rennes77 Formation à EndNote 5/ La gestion des références La recherche seffectue dans une base à la fois Combinaison de recherches séparées Add to showing references, lorsquune requête a déjà été faite et que lon veut ajouter les résultats dune nouvelle requête aux précédents résultats Search showing references, pour restreindre une recherche aux références courantes de la fenêtre de bibliothèque Omit from showing references, pour cacher les résultats dune recherche parmi les références de la base Sauvegarde des stratégies de recherche Save Search (fichier.enq) + Load Search Convertir la requête en Smart Group

78 Formation à EndNote 6. Les styles bibliographiques

79 URFIST Rennes79 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Le principe : EndNote propose des styles qui contiennent un ensemble dinstructions permettant de formater : Les citations de références + les notes de bas de page Les bibliographies correspondantes : listes bibliographiques, listes de figures, de tableaux EndNote propose plus de 3000 styles reprenant les normes décriture des grandes revues scientifiques Ils définissent la forme sous laquelle apparaîtront les références avec Format Bibliography, Print, Export, Copy Formatted = noms des champs, ponctuation/caractères spéciaux et texte

80 URFIST Rennes80 Le principe (suite) On peut appliquer, modifier un style ou en créer de nouveaux. Les fichiers styles sont des fichiers.ens Cest le Style Manager qui permet de gérer les styles Styles affichés par défaut dans le menu déroulant : Annotated Citation = Auteur et date de publication Bibliographie = Auteur, date, titre,… triés par ordre alphabétique (résumé après chaque référence) Author-Date : même principe, mais sans les résumés Numbered : citations numérotées, bibliographie affichée par ordre chronologique des numéros de citation Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques

81 URFIST Rennes81 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Le Style Manager (Menu Edit > Output Styles) : liste les noms de tous les styles disponibles, classés par ordre alphabétique de revues ou par catégories de revues; il permet de sélectionner des styles Marquer un ou tous les styles comme favoris Editer un style pour en voir les propriétés

82 URFIST Rennes82 Créer / modifier un style On peut modifier un style ou en créer de nouveaux. Il est conseillé de partir dun style existant pour en créer un nouveau (à enregistrer sous un autre nom, format.ens) Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques

83 URFIST Rennes83 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Il faudra créer un style pour chaque type de document = chaque type de référence Options : About this style : informations sur le style Anonymous Works : paramétrage pour les œuvres anonymes Pages Numbers : choix décriture de la pagination Journal Names : forme abrégée ou complète Citations : forme des citations Bibliography Footnotes Figures & Tables

84 URFIST Rennes84 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Création dun style / Modication dun style existant Sélectionner les champs qui safficheront (Insert Field) et introduire la ponctuation Opérer différents paramétrages : nom des auteurs, séparateurs entre les auteurs, ordre des noms, initiale de prénom Pour voir les modalités de présentation, sélectionner les Templates

85 URFIST Rennes85 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques La catégorie Templates définit pour chaque type de document : Les noms des champs affichés dans les références à lédition de la bibliographie La ponctuation associée Les éléments de syntaxe propres à EndNote et servant au formatage

86 URFIST Rennes86 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Le style « Generic » : rappel Permet de formater les types de référence qui nauraient pas été définis dans le style. Chaque style doit comporter un style Generic qui pourra être utilisé quand un type de référence naura pas de style défini Pour trouver des styles : http://www.endnote.com/support/enstyles.asp http://www.endnote.com/support/enstyles.asp

87 URFIST Rennes87 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Les 4 règles fondamentales concernant le style Dépendance élémentaire : BMJ Nimporte quel texte qui nest pas séparé dun nom de champ par un espace ordinaire dépend du champ adjacent. Cf. Volume (Issue):Pages Les parenthèses apparaissent dans la référence mise en forme seulement sil y a un numéro dissue : BMJ 326 (7384):339 (sinon ex : BMJ 316 1643-1646)

88 URFIST Rennes88 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Le champ précédent prend lascendance sur le champ suivant Quand la ponctuation apparaît entre 2 champs sans espace, elle dépend du champ précédent. Ex : (Issue):Pages le deux points dépend du champ « Issue ». Donc sil ny a pas de N°, les deux points napparaissent pas.

89 URFIST Rennes89 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Le premier espace après le champ est dépendant du champ. Les espaces supplémentaires sont indépendants. Tous les espaces supplémentaires consécutifs sont indépendants et apparaîtront tout le temps dans la mise en forme des références. ex : pour le style Author. (2 espaces) (Year), on aura en anonyme _ _(2002). Personalities in Paleontology… (remarque : un espace indépendant peut être forcé à être dépendant sur un champ adjacent en utilisant le caractère de mise en forme spéciale) Le texte indépendant apparaît toujours dans la bibliographie ex : le texte ed derrière le champ Edition et séparé par un espace

90 URFIST Rennes90 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Les caractères spéciaux 4 caractères spéciaux de mise en forme permettent de moduler la mise en œuvre des styles bibliographiques (disponibles par le bouton Insert Field) : Lespace de non rupture () : lie les textes ou la ponctuation à un champ. Pour obtenir ce caractère : CTRL+Alt+Barre despace (Windows) (Link Adjacent Text) Barre verticale (|) : sépare les éléments qui sont normalement dépendants entre eux (Forced Separation) Apostrophe arrière (`) : identifie les textes qui ne seront pas interprétés en tant que champ Accent circonflexe (^) : sépare les versions simples et multiples de labels qui apparaissent avec les auteurs, les éditeurs ou les champs de pages (Singular / Plural)

91 URFIST Rennes91 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Paramétrages des styles : Œuvres anonymes Contrôle lapparence du n° de pages Options : Leave author blank (ne rien saisir) Use full title in place of author (utiliser le titre complet en lieu et place du nom dauteur) Use short title in place of author (utiliser le titre abrégé en lieu et place du nom dauteur) Use APA specifications Insert text

92 URFIST Rennes92 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Paramétrages des styles : Page Numbers Contrôle lapparence du n° de pages Options : Dont change pages number (ne pas modifier le n° de page) Show only first page number (afficher uniquement la 1ère page) Abbreviate last page number (abréger la dernière page) Show full range of pages (afficher lintervalle complet) …

93 URFIST Rennes93 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Paramétrages des styles Apparence du nom de revue : Journal Names Options : Full Journal Name Abbreviation 1, 2 or 3 Dont replace Remove periods (enlève les points des nom de revues) Abbreviate Journal Article Only

94 URFIST Rennes94 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Modification des Templates de la bibliographie : chaque champ pour chaque type de référence, en suivant les règles de style

95 URFIST Rennes95 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Paramétrages des styles / Bibliographie Liste dauteurs «Author Lists» Définit la manière dont les noms de lauteur et de léditeur vont apparaître Options : Ponctuation entre les noms Nombre de noms inclus dans la liste et texte à utiliser si la liste est abrégée (« et al »)

96 URFIST Rennes96 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Paramétrages des styles / Bibliographie Noms dauteurs Options : Ordre du nom et du prénom Utilisation du prénom complet ou des initiales et composition des initiales Choix de lettres en majuscules pour les noms dauteur Application : Auteur / citation Auteur / bibliographie Editeur / bibliographie

97 URFIST Rennes97 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Paramétrages des styles Bibliographie / Layout Le préfixe de la référence comprend des champs ou du texte qui vont précéder toutes les références de la bibliographie (cf. N°) Ex : « Start Each reference with » / Insert Field : Bibliography Number + ponctuation additionnelle Le Menu Reference Suffix contient des champs ou du texte qui suivent les références (End Each Reference with)

98 URFIST Rennes98 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Paramétrages des styles Ordre de la bibliographie Bibliography > Sort Order pour modifier le classement des références de la bibliographie

99 URFIST Rennes99 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Paramétrages des styles Citations = ce qui va apparaître comme citation dans le texte : Apparence des noms dauteur pour la première citation et pour les occurrences suivantes Ponctuation utilisée pour séparer de multiples citations

100 URFIST Rennes100 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Paramétrage des styles Notes de bas de page = formatage des éléments dinformation apparaissant en note de bas de page Templates Comme la bibliographie Formatage propre

101 URFIST Rennes101 Formation à EndNote 6/ Les styles bibliographiques Notes de bas de page : Author /Editor Lists et Names Mêmes choix que pour Bibliography Notes de bas de page : Repeated Citation = manière décrire des citations répétées en note de bas de page Notes de bas de page : Title capitalization Utilisation des majuscules dans le titre

102 Formation EndNote 7. Lutilisation dEndNote avec Word

103 URFIST Rennes103 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Cite While You Write : le principe EndNote permet, au cours de la rédaction dun texte sous Word, de citer automatiquement une référence en faisant appel à la bibliothèque concernée. Le logiciel permet aussi de générer une bibliographie avec Word.

104 URFIST Rennes104 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Word est doté doutils permettant le CWYW : voir le Menu Outils > EndNote + Go To EndNote Find Citation(s) Format Bibliography Insert Selected Citation(s) Edit Citation(s) Insert Note Edit Library Reference(s) Unformat Citation(s) Remove Field Codes Export Traveling Library Find Figure(s) Generate Figure List Cite While You Write Preferences

105 URFIST Rennes105 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Insérer des citations dans un texte Word Sous EndNote, puis Word: Sélectionner la ou les référence(s) à introduire + le style Aller dans Word et choisir le Menu Outils > EndNote X2 > Insert Selected Citation(s) Sous EndNote : Sélectionner les références souhaitées Utiliser le menu Cite While You Write > Insert Selected Citation(s) Sous Word : Choisir le Menu Outils > EndNote X2 > Find Citation(s) Dans la boîte de dialogue EndNote Insert Citations, faire la recherche dans la fenêtre Find + Search La liste des références apparaît Insérer la citation (bouton Insert)

106 URFIST Rennes106 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Insérer la référence

107 URFIST Rennes107 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Les références sont alors insérées dans le texte : Citation dans le texte bibliographie = Selon le style choisi

108 URFIST Rennes108 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word La bibliographie peut être générée automatiquement au fur et à mesure de linsertion des citations dans le texte (Outils > EndNote X2 > Format Bibliography > Instant Formatting) Si les citations ne sont pas automatiquement formatées (option précédente désactivée par Turn off), que la bibliographie nest pas mise à jour à chaque insertion, et pour formater la bibliographie avec un style donné, sélectionner dans Word loption Format Bibliography (choix du style).

109 URFIST Rennes109 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Possibilité de personnaliser avec Outils > EndNote X2 > Format Bibliography > Layout Pour générer une bibliographie indépendante, sélectionner les citation + Copy Formatted et Coller dans Word. On peut aussi exporter des bibliographies à partir de la commande Export du Menu File (TXT, RTF, HTML, XML).

110 URFIST Rennes110 Formation à EndNote 7/ Lutilisation dEndNote avec Word Insérer des images Sous EndNote, on peut insérer des fichiers images dans les types de Référence « Figure » par : Reference > Figure > Attach Figure, ainsi que leurs légendes dans le champ Caption Sous Word, on utilisera Outils > Find Figure : la recherche seffectuera sur les données du champ Caption Limage sinsère dans le texte, la légende de limage correspond au champ Caption

111 Formation à EndNote 8. Fonctionnalités complémentaires et outils daide

112 URFIST Rennes112 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide Création et gestion de termes EndNote donne la possibilité de créer des listes de termes avec pour objectif d'aider à la création des références. 3 sortes de listes : - Auteurs - Noms de revues - Mots clés Lorsque l'on saisit les références et qu'une forme correspond à un terme des différentes listes dans le champ approprié, le logiciel propose cette forme déjà rencontrée et enregistrée. Le comportement automatique affectant les listes apparaît dans les préférences et peut être modifié par ce biais (Menu Edit > Preferences) :

113 URFIST Rennes113 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide Gestion des listes de termes Tools > Open Define Link Terms Lists

114 URFIST Rennes114 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide Bibliographie thématique Tools > Subject bibliography Par exemple : sélectionner les Keywords (tous les mots clés) Bibliographie ordonnée par mots clés Bibliographie thématique paramétrable par le bouton « Layout »

115 URFIST Rennes115 Formation à EndNote 8/ Fonctionnalités complémentaires, Outils daide Les Templates de Word Les « Manuscript Templates », accessibles par le Menu Tools dEndNote sont des modèles Word conçus pour aider à rédiger un article scientifique selon les normes des revues.

116 URFIST Rennes116 Formation à EndNote Complémentarités avec dautres logiciels Import de références depuis dautres outils Ex : utiliser Zotero (ou CiteUlike, etc.) lorsque les sources utilisées ne sont pas compatibles avec EndNote Importer les références Zotero dans EndNote (format RIS)