EVALUATION DES ACTIVITÉS DU BLOC OPÉRATOIRE méthodologie étude sur une semaine Ref ANAP-MEAH DR cheikh s

OBJECTIF optimisation de l’organisation du bloc opératoire dysfonctionnements ressentis.

METHODOLOGIE Références juridiques et réglementaires : - Arrêté du ministère de la santé du 1er juin 2006 fixant la nomenclature générale des actes tel que modifié par les arrêtés des 29/10/2007,18/3/2008 et du 1/3/2010. Arrêté des ministères des finances et de la sante du 19/12/1996 fixant les tarifs de prise en charge des malades payants dans les structures sanitaires publiques relevant du ministère de la santé.tel que modifié par les arrêtés des 7/7/2008,29/1/2003 et 17/4/1998. Circulaire du Ministère de la Santé N° 11 du 24/03/2011 : check liste de l’OMS pour la sécurité chirurgicale . Circulaire du Ministère de la Santé Publique N° 35 du 18/05/2014 . Références bibliographiques : MEAH : Mission nationale d’Expertise et d’Audit Hospitaliers . ANAP : L’Agence Nationale d’Appui à la Performance . SFAR : Société Française d’Anesthésie et de Réanimation . HAS : Haute Autorité de Santé .

les indicateurs utilisés (ANAP): 1/- Indicateurs de salle  Temps de Vacation Offert (TVO) Temps Réel d’Occupation des Salles (TROS) Temps de débordement Temps de Démarrage Tardif  Temps de Fin Précoce  2/- Indicateurs de performance  Taux d’ouverture Taux d’occupation des salles Taux de débordement Taux de Démarrage tardif Taux de Fin Précoce Ressources humaines engagées pour 100 heures de TROS

METHODOLOGIE Recueil des données Les sources des données récupérées sont : Registres du bloc par salle opératoire. Feuilles d’anesthésie par salle et par jour. Programmes opératoires hebdomadaires par spécialité. Liste des médecins chirurgiens par spécialité et par corps. Liste des paramédicaux exerçant au bloc opératoire et Organigramme hebdomadaire du travail. Données du fonctionnement et de l’organisation du bloc : *Heure d’ouverture du bloc : 7 heure du matin . *Heure de fermeture : 19 Heure 30 mn . *Les jours d’activités : du lundi au vendredi . *Activité d’urgence : 7jours/7 et 24H/24H . *Le samedi est réservé à la maintenance et parfois pour quelques activités chirurgicales .

METHODOLOGIE Recueil des données obstacles L’évaluation du bloc opératoire a révélée plusieurs défaillances , Ces défaillances constatées sont : * Pas check liste de l’OMS pour la sécurité chirurgicale (Circulaire du Ministère de la Santé N° 11 du 24/03/2011 ) . * Feuilles d’anesthésies : Mal tenue . * Registre du bloc : -La non utilisation du nouveau registre (Circulaire du Ministère de la Santé Publique N° 35 du 18/05/2014) . -L’absence de notification du temps de début et de la fin de l’acte opératoire . -La non rédaction du compte rendu opératoire. -La non notification du code et KC de l’acte opératoire.

Dans le but d’obtenir des résultats précis et reflétant le plus possible de la situation du bloc opératoire nous avons pris les mesures suivantes : Tenir compte , seulement , des données sures et interprétables . Se référer et comparer aux statistiques disponibles des années précédentes. Entretenir avec tous les intervenants de façon précise afin de retirer les données les plus objectives.

ETUDE DES INDICATEURS Indicateurs de salle 

1- Temps de Vacation Offert (TVO) Définition : Temps compris entre l’entrée en salle du premier patient et la sortie du dernier patient . Signification : ce temps correspond au temps pendant lequel les revenus financiers sont importants (recette ) . Ce temps présente la période durant laquelle une équipe est disponible pour prendre en charge les patients au bloc (production soins). Calcul : le temps d’ouverture par salle et par jour est de 11 heures 15 mn ( de 7H30mn à 18H45mn ) . Valeur trouvée : 562h 30mn ( pour 13 salles et 5 jours d’activité du bloc/semaine) .

2- Temps Réel d’Occupation des Salles (TROS) Définition : le temps où se déroule une activité chirurgicale, dans le temps alloué . Calcul : c’est la somme des temps pendant laquelle les salles sont occupées pendant une semaine . Valeur trouvée : 272h 50mn .

3- Temps de débordement Définition : le temps où se déroule une activité au delà du Temps de Vacation Offert (TVO) . Calcul : c’est la somme des temps des activités opératoires qui se déroulent au delà du tvo . Valeur trouvée : 4h 10 mn .

Temps de mise à disposition hôpital : TMAD 4- Temps conventionnel Définition : le potentiel de temps disponible pour réaliser l’activité chirurgicale. Calcul : le temps entre l’ouverture du bloc (7H00 du matin) et la fermeture (19H30mn) est de 12h30mn pour 13 salles et 5 jours . Valeur trouvée : 812h . Temps de mise à disposition hôpital : TMAD ouverture Temps de vacation offert: TVO fermeture TROS TROS TROS Débordt

Temps de vacation offert: TVO Temps de démarrage tardif Définition : c’est la Somme des temps des démarrages tardifs . Calcul : c’est la somme des temps écoulés entre l’ouverture des salles et le début de la première intervention . Valeur trouvée : 58h 20mn . Temps de vacation offert: TVO Temps de démarrage tardif TROS TROS TROS Temps du fin précoce 6- Temps de Fin Précoce  Définition : c’est la Somme des temps des fins précoces Calcul : la somme des temps entre la fin du programme et la fermeture de la salle . Valeur trouvée : 171h45mn .

Valeurs trouvées TVO 562H30mn TROS 272H50mn Démarrage Tardif 58H20mn Fin Précoce  171H45mn Débordement 4H10mn

Indicateurs de performance ETUDE DES INDICATEURS Indicateurs de performance

1/- Taux d’ouverture = TVO/Temps conventionnel Définition : Rapport entre le temps de vacation offert (TVO) et le temps conventionnel . Objectifs : comparer son offre de vacation avec un potentiel d’ouverture standard . Enjeu : connaître le volant de vacations permettant d’accroître l’activité sans avoir besoin de locaux supplémentaires. Cet indicateur permet d’évaluer l’offre de vacation au regard du potentiel d’ouverture des salles . L’établissement peut donc connaitre l’adéquation entre capacité et offre de vacation . Valeur normale : de 80 à 100% (référence : meah et anap) Valeur trouvée : 90%

2/- Taux d’occupation des salles ou Taux de Performance = TROS/TVO Définition : Rapport entre le temps réel d’occupation des salles (TROS) et le temps de vacation offert (TVO) . Objectifs : suivre l’occupation réelle des salles, définir l’ouverture des salles en fonction de l’activité et affecter les vacations à l’activité. Enjeu : Maximiser l’efficience de l’organisation des salles du bloc opératoire. Valeur normale: de 75 à 80 % (référence : meah et anap) Valeur trouvée : 48.5%

3/- Taux de débordement = Temps débordement/TVO Définition : rapport entre le temps de débordement et le temps de vacation offert. Objectifs : mesurer et corriger les débordements en fin de vacation . Enjeu : maitriser l’activité opératoire en analysant les débordements. ce temps de débordement peuvent être le signe de dysfonctionnements organisationnels mais aussi d’un manque de plages disponibles . Le taux de débordement traduit la part d’activité réalisée en dehors des Vacations offertes. Valeur normale : moins de 5% (référence : meah et anap) Valeur trouvée : 0.74%

4/- Taux de Démarrage Tardif = Démarrage Tardif/TVO Définition : c’est le rapport entre la Somme des temps des démarrages tardifs et la somme des temps de vacation offerts . Objectifs : Il traduit un retard dans le démarrage du programme qui peut être dû à des dysfonctionnements dans l’organisation du bloc au moment de l’ouverture. Valeur trouvée : 10.37% . 5/- Taux de Fin Précoce = Fin Précoce/TVO Définition : c’est le rapport entre la Somme des temps des fins précoces et la somme des temps de vacation offerts . Objectifs : Il traduit une fin du programme plus tôt que prévue. Cette fin précoce peut être due soit à une déprogrammation ou un dysfonctionnement organisationnel . Valeur trouvée : 30.53% .

6- Taux d’interventions reportées Taux d’intervention reportée Interventions annulées Interventions programmées spécialité 28.6% 12 42 ****** 72.7% 8 11 53.3% 15 3.3% 1 30 35% 7 20 40% 2 5 ******* 73.7% 14 19 45% 9 ******** %37 61 162 TOTAL

Résultats Taux moyen d’annulation global : 37% (61 sont annulées / 162 interventions programmées). Taux moyen d’annulation par specialite : ********* 72.7% . **********73.7% . Presque ¾ des intervenions sont annulées

causes d’annulation des interventions. liées au malade lui-même (malade n’est pas à jeun). liées à une défaillance au niveau du service d’origine (malade non préparé, manque d’examens complémentaires… ) . liées au bloc (stérilisation non faite, salle fermée .. ) . liées au manque de place au service de réanimation ( des actes opératoires des spécialités, imposent l’existence, au préalable , de lits au service de réanimation pour une éventuelle prise en charge en post opératoire , cette explication est donnée par les chefs de service ) .

Autres causes déclarées : Le nombre des boites d’instrument est réduit. Linge n’est pas disponible (parmi 4 autoclaves disponibles au service de stérilisation, un seul est fonctionnel ) . Equipements non réparés . Manque de techniciens d’anesthésie Dossier médical incomplet . Des conflits entre chirurgiens et médecins anesthésiques. Plusieurs interventions chirurgicales nécessitent la présence d’un technicien de radiologie (surtout l’après midi et la nuit) mais il n’existe qu’un seul technicien le matin .

Résultats des indicateurs de performance Taux d’ouverture 90% Taux d’occupation 48.5% Taux de débordement 0.74% Taux de Démarrage Tardif 10.37% Taux de Fin Précoce 30.53% Taux d’interventions reportées %37

Interprétation : Le taux d’ouverture du bloc opératoire Il est dans les normes internationales. 2. Le temps de vacation très satisfaisant . 2. Le taux d’occupation des salles (utilisation des salles) : 48.5% de la capacité totale d’utilisation . En effet l’activité réelle du bloc ne dépasse pas 4h par jour et par salle (Tros/jour/salle = 4H) . 3. Un taux de débordement : 0.74% signifie un bloc sous occupé 4. Le taux du démarrage tardif : 10.37% . 5. Le taux de fin précoce : très élevé (30.53%) , ceci est expliqué par le problème de déprogrammation (letaux moyen d’annulation des interventions est de 37%) et la mal organisation .

Combinaison taux d’ouverture et de performance Taux d’occupation élevé Taux d’ouverture faible Bien organisé Les salles ne sont pas une contrainte à l’augmentation d’activité Taux d’ouverture élevé Les salles sont désormais une ressource qui limite l’accroissement d’activité Taux d’occupation faible Quid du positionnement de l’établissement dans son bassin de santé Taux d’occupation faible 48.5% Taux d’ouverture élevé 90% Conclusion : Bloc à organiser T A U X D’ O U V E R T U R E Plus qu’un établissement est positionné à droite plus qu’il offre de temps de vacation aux praticiens. Plus qu’un établissement est situé en haut mieux qu’il occupe les vacations offertes à ses praticiens.

Combinaison TROS et Débordement DEBORDEMENT Analyse des 4 cas possibles Elevé Faible Praticien et bloc organisés + vacation adaptée aux besoins du praticien + vacation sous-dimensionnée au regard des besoins du praticien Praticien et bloc à organisés + vacation surdimensionnée au regard des besoins du praticien + impossibilité de conclure sur l’adéquation de la vacation aux besoins

8/- Analyse de l'emploi du personnel paramédical Objectif : optimiser l'emploi des personnels. Définition : Le temps de personnel non médical présent à l'hôpital pour réaliser 100 heures de TROS jour est le rapport entre le temps de présence dans l'établissement du personnel paramédical et le temps réel d’occupation des salles (TROS).

Modalités de calcul : Temps de présence dans l'établissement du personnel paramédical pour réaliser 100h de TROS jour . la moyenne : 333 heures (référence : meah et anap). Temps de présence dans l'établissement du personnel paramédical pour réaliser 100h de TROS jour = 803h . Donc le problème de manque de personnel au bloc opératoire ne se pose pas .

CONCLUSION Trois causes peuvent expliquer un taux d’occupation trop faible : - Un démarrage tardif par rapport à l’heure prévue . - Des temps inter-interventions trop importants . - Des fins précoces par rapport à l’horaire prévu . Le problème de manque de personnel et le nombre insuffisant des salles opératoires ne se pose pas , mais le bloc est à organiser pour améliorer son efficience . Organiser ou réorganiser un bloc reste un défi . Peu de directions d’établissements disposent de méthodes et d'outils pour le relever . Elles sont amenées à solliciter des experts et des managers en bloc opératoire pour y parvenir.