CNFPT Rhône-Alpes Lyon CNFPT Rhône-Alpes Lyon COT SDIS 69 Organisation en mode projet Denis CHAUMAT – Cabinet Orizon

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Evaluation de l’activité Objectifs Objectifs : Connaître les enjeux, les finalités, les points clés d’une conduite de projet, Identifier la place de la conduite de projet dans l’organisation stratégique et opérationnelle, Paramétrer son ou ses projets ; en définir les dimensions stratégique et technique (initialisation, caractérisation, intégration, découpage, structuration, délimitation, détermination des différentes instances et des acteurs du projet, prise en compte des documents de commande…), Intégrer les aspects managériaux du projet (rôle du chef de projet, positionnement des équipes, des chaînes hiérarchiques et des interfaces). Organiser la vie du projet (communication, réunions des instances et revues de projet, promotion du projet), Différencier la posture managériale hiérarchique de la posture managériale transverse (projet), Connaître les différents facteurs de légitimité et de crédibilité d’un chef de projet (tradition, statut, compétence, charisme), afin d’identifier des éléments pour renforcer sa posture.

CNFPT Rhône-Alpes Lyon CNFPT Rhône-Alpes Lyon COT SDIS 69 Organisation en mode projet Partie 1 – Qu’est-ce qu’un projet ?

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Qu’est-ce qu’un projet en langage commun ? Selon le ‘’Petit Robert’’, un projet peut prendre deux sens : Image d’une situation, d’un état que l’on pense atteindre (dessein, idée, intention, plan, programme…) Travail, rédaction préparatoire, premier état… (canevas, ébauche, esquisse, schéma…) La notion de projet, dans le vocabulaire courant, renvoie donc tout à la fois à un résultat que l’on souhaite obtenir, et à la démarche mise en œuvre pour y parvenir.

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Qu’est-ce qu’un projet ? V ocabulaire du management de projet Définition d’un projet (ISO §3.4.3) Processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entreprises dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant les contraintes de délais, de coûts et de ressources.

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Processus : ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforment des éléments d’entrée en éléments de sortie Qu’est-ce qu’un projet dans le vocabulaire du management de projet ? Etat initial Ressources allouées Processus unique Objectif Exigences DébutFin Management de projet Maîtrise des délais Coordination de l’action Maîtrise des risques

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Qu’est-ce qu’un processus ? La notion de processus est issue des concepts de la qualité (norme ISO 9000 notamment) Un processus est un ensemble d’activités/d’actions mises en œuvre pour satisfaire les attentes d’une ou plusieurs parties intéressées. Processus = Ensemble d’activités/d’actions Attente des parties intéressées Satisfaction des attentes

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Qu’est-ce qu’un processus ? L’intérêt de la notion de processus est de permettre une approche de l’organisation tournée vers sa finalité (les attentes des différentes parties intéressées), plutôt que sur les contraintes et l’organisation interne. Attentes Satisfaction

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Qu’est-ce qu’un processus ? Une organisation peut être décrite comme un ensemble de ‘’méta-processus’’: Processus de direction Ressources humaines Ressources matérielles Ressources financières Information et savoir faire Besoins et attentes du client Perception satisfaction du client Processus de réalisation Processus supports Typologie des processus (D’après Stéphane MATHIEU – Réussir l’approche processus – Afnor – 2003)

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Qu’est-ce qu’un processus ? Les méta-processus des collectivités Processus Mise en œuvre des politiques publiques Processus de gestion des services à la population Processus de maintenance du patrimoine Processus administratifs Processus Services Processus Techniques Processus Gestion financière Processus GRH Processus analyse prospective… Processus Direction Parties intéressées Equipe municipale Populations Société Etat… Attentes Parties intéressées Equipe municipale Populations Société Etat… Satisfaction des Attentes

CNFPT Rhône-Alpes Lyon La notion de processus unique Processus permanent Les différentes activités qui composent le processus fonctionnent en permanence (Exemple : enregistrement de factures et mandatement ) Processus récurrent Le processus n’est pas permanent, mais il se reproduit plusieurs fois à date régulière ou non (exemple : élaboration du budget) Processus unique = projet Le processus ou l’objectif sont uniques et n’ont pas vocation à se reproduire.

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Qu’est-ce qu’un projet ? CaractéristiquesProcessus permanentProcessus récurrentProcessus unique = Projet FréquencePermanenteRépétitiveUnique VariablesRares et endogènes  Intermédiaires  Nombreuses et exogènes Dysfonctionnements Subis Prévisibles, identifiables rectifiables = maîtrise des risques  Intermédiaires  Prévisibilité restreinte Difficultés d’identification = gestion des risques Résultat à obtenir Prévisible et mesurable  Intermédiaires  Estimé a priori / mesuré a posteriori Créativité / standardisation Possibilité de standardisation importante Possibilité de définir des procédures Standardisation partielle Elevée Nécessite de la créativité Mode de management Management des processus Management par objectifsManagement de projet

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Objectif du management de projet Le management de projet a pour objet, dans un cadre ouvert et non intégralement maîtrisable, de garantir : L’efficacité de l’action, par la conformité du résultat obtenu avec les exigences définies au préalable L’efficience de l’action, par la maîtrise des ressources allouées à cette action La maîtrise des risques liés à l’action

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Le management de projet comme mode de management Le management de projet, un mode particulier de délégation La délégation du management du projet peut trouver sa source dans une classique gestion du temps de la part du commanditaire. La délégation peut trouver sa source dans un mode d’organisation spécifique (gestion par projets). La délégation peut également trouver sa place du fait de compétences spécifiques du délégataire (le chef de projet). Ces sources peuvent bien sûr se conjuguer

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Le management de projet comme mode de management Le management de projet, un mode particulier de délégation En passant en mode projet, un ‘’commanditaire’’ confie de façon formelle à un ‘’chef de projet’’ les moyens et la responsabilité de conduire un processus unique (le projet) et d’en livrer le produit à ses utilisateurs ou à ses destinataires. Le commanditaire Le chef de projet Utilisateurs Destinataires Bénéficiaires

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Le management de projet comme mode de management Le management de projet, un mode particulier de délégation Si la délégation trouve sa source dans les compétences du chef de projet, ces compétences peuvent être de 3 ordres : Compétences techniques / Expertise Compétences organisationnelles Compétences managériales

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Le management de projet comme mode de management L’articulation entre ‘’Maîtrise d’ouvrage’’ et ‘’Maîtrise d’œuvre’’ s’effectue par le biais d’un document, le ‘’cahier des charges’’ Maître d’ouvrageUtilisateurs/Destinataires Cahier des charges fonctionnel Maître d’œuvreSpécifications techniques Cahier des charges technique

CNFPT Rhône-Alpes Lyon La structure d’un projet Projets simples Amont du projet Définition du projet Validation du projet La conduite du projet Aval du projet Passage à ‘’l’usage’’ Suivi du projet Capitalisation Lancement du projet = Décision Conclusion du projet = Prise d’acte Pilotage Gestion du planning Communication Régulation

CNFPT Rhône-Alpes Lyon CNFPT Rhône-Alpes Lyon COT SDIS 69 Organisation en mode projet Partie 2 De l’idée à l’évaluation du projet

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Initialisation du projet Structuration du projet Réalisation du projet Achèvement et/ou Livraison du projet De l’idée au projet : la définition du projet L’idée Les études préalables La décision de faire… de ne pas faire… ou de faire des études complémentaires

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Structuration du projet Initialisation du projet Structuration du projet Réalisation du projet Achèvement et/ou Livraison du projet De la définition du projet à la commande (Note de cadrage / Note d’organisation / Cahier des charges / Lettre de mission…) Les acteurs Les Ressources Les instances Le séquençage / le planning Le pilotage Les risques

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Les acteurs Le commanditaire : C’est la personne ou l’instance légitime pour enclencher et valider la mise en œuvre du projet. Le commanditaire délègue la mise en œuvre au pilote et lui donne les moyens nécessaires. Le pilote ou chef de projet : Il est responsable/garant devant le commanditaire du respect des délais, des budgets et de l’atteinte de l’objectif. Il manage le projet, l’organise, anime les équipes, assure le suivi et rend compte de l’avancement du projet.

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Le pilotage des projets complexes Pilotage opérationnel Groupes de travail Sous projets Comité stratégique Comité pilotage / supervision Comité(s) consultatif(s) Groupe projet Groupe ressources Niveau Opérationnel Niveau Stratégique

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Séquençage d’un projet stratégique Le projet stratégique Définition du projet Définition et qualification des objectifs et des enjeux Définition des exigences spécifiques Dates clé Les différentes étapes opérationnelles Définition de l’étape, objectif, enjeux, exigences… Dates clé Ressources clé Acteurs clé Les actions/phases actions opérationnelles Objectifs / Résultats attendus… Délais / Ressources / Coûts

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Le séquençage d’un projet stratégique Séquençage linéaire Séquençage parallèle

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Les risques projets Architecture des risques Les risques performances / Risques ‘’ressources’’ Les risques délais Les risques coûts Les risques qualité Les risques ‘’politiques’’

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Sources de risques Risques organisationnels, humains, managériaux Structure du projet Décisions Hiérarchies Rôles et responsabilités Information Compétences Gestion des intervenants Conflits

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Sources de risques (Suite) Risques liés au management de projet Lors de la conception Risques liés à la définition des spécifications du projet Internes / externes Risques liés à l’utilisation des ressources Définition Disponibilités Lors de la mise en œuvre du projet Risques liés aux méthodes Applicabilité Limites des outils Système de pilotage Risques liés aux résultats d’exécution Détection tardive du risque Diagnostic faux Réponse inadaptée

CNFPT Rhône-Alpes Lyon La gestion des risques projets Anticipation Conception du projet Maîtrise Revue périodique de projet Risques décelés Mesure à chaud Mesures mises en œuvre Mesures différées Mesures préventives Risque nouveau Risque concrétisé

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Le séquençage d’un projet La détermination des dates clé La détermination des acteurs clé Identification des instances clé Identification des rôles La détermination des ressources La détermination des délais et leur planification

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Réalisation du projet Initialisation du projet Structuration du projet Réalisation du projet Achèvement et/ou Livraison du projet De la commande à la réalisation Organiser structurer Piloter, manager, arbitrer Contrôler, assurer le suivi Rendre compte

CNFPT Rhône-Alpes Lyon La revue de projet Les 4 étapes de suivi des projets : Programmation du travail Surveillance de l’avancement et collecte des résultats Comparaison de l’avancement avec le planning Plan d’action correctif / Prise de décision

CNFPT Rhône-Alpes Lyon Initialisation du projet Structuration du projet Réalisation du projet Achèvement et/ou Livraison du projet Capitalisation et transfert de responsabilité Clôture Suivi Capitalisation Transfert de responsabilité