INTRODUCTION À LA GESTION DE L’INFORMATION (GI)

Ce que vous devez savoir à propos de la gestion de l’information, en bref.

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR : VOUS êtes responsable de la gestion de l’information dans votre milieu de travail. L’identification et la sauvegarde des documents officiels constituent deux aspects TRÈS importants de cette responsabilité. La gestion efficace de l’information permet d’assurer l’accessibilité (saisie, organisation, mise à jour et conservation), la protection et l’élimination de l’information conformément aux exigences de la législation et de la politique.

VOUS APPRENDREZ : pourquoi la gestion de l’information est si importante; la différence entre un document officiel et un document éphémère et ce que vous devez faire avec les deux types de documents; les buts d’une saine gestion de l’information; ce que signifie la gestion de l’information; vos principaux rôles et responsabilités en matière de GI; les avantages de la GI pour vous.

ÉCOUTEZ BIEN Tous les fonctionnaires sont responsables de la gestion efficace de l’information. (Politique sur la gestion de l’information, Secrétariat du Conseil du Trésor, 2007)

DANS BON NOMBRE DE MINISTÈRES… Les employés et leur organisation doivent surveiller leurs pratiques de gestion de l’information. Les employés et les gestionnaires sont responsables de la gestion de l’information conformément à leurs ententes de gestion du rendement (EGR).

« À une époque où les décisions sont prises sur des BlackBerry et des cellulaires, la trace écrite – qui n’est déjà pas facile à suivre en temps normal – disparaît sous nos propres yeux. » Sheila Fraser, Vérificatrice générale du Canada

DOCUMENTS OFFICIELS Pour veiller à ce que le gouvernement du Canada soit en mesure d’offrir des preuves documentaires de toutes ses activités, tous les fonctionnaires fédéraux doivent s’assurer de sauvegarder et de gérer les documents officiels.

Tous les employés devraient être en mesure de reconnaître un document officiel

DÉFINITION D’UN DOCUMENT OFFICIEL Un document officiel sert de compte rendu ou de preuve documentaire des activités d’un ministère. Vous devez sauvegarder tous vos documents officiels. Y compris le courriel

DOCUMENTS OFFICIELS Les documents suivants seraient considérés comme des documents officiels : notes d’information, directives, politiques, version finale de rapports et recommandations plans de travail, échéanciers, affectations et résultats liés au rendement matériel faisant étant d’une décision administrative, d’une opération ou de la position du Ministère produits à livrer matériel important sur le plan de l’histoire ou de la recherche information et produits à livrer provenant de sources externes ordres du jour et comptes rendus de réunions documents donnant lieu à une décision, à l’adoption d’une politique ou à la mise en œuvre d’une activité documents exigeant une signature (doivent être imprimés et classés sur support papier) matériel permettant de reconstituer l’évaluation des décisions liées à des politiques et programmes matériel nécessaire à l’appui d’une vérification financière, administrative ou juridique

DOCUMENTS ÉPHÉMÈRES Pour veiller à ce que le gouvernement du Canada soit en mesure d’appuyer ses systèmes d’information et de produire aisément des données pertinentes sur demande, tous les fonctionnaires fédéraux devraient supprimer rapidement les documents éphémères et les renseignements personnels.

Tous les employés devraient supprimer périodiquement les documents éphémères

DÉFINITION D’UN DOCUMENT ÉPHÉMÈRE Un document éphémère est une source de renseignements requise pendant une période restreinte, pour effectuer une opération courante ou pour établir un document subséquent. Vous devriez supprimer les documents éphémères une fois qu’ils ont été utilisés.

DOCUMENTS ÉPHÉMÈRES : doubles utilisés à des fins pratiques ou à titre de référence (l’original est conservé par une autre personne) renseignements reçus par une personne dont le nom figure sur une liste de distribution renseignements divers, notes d’information ou notes de service portant sur des réunions, des jours fériés, des campagnes de levée de fonds, des réservations de salles de conférence, etc. Les documents suivants seraient considérés comme des documents éphémères : communications occasionnelles et messages personnels photocopies de publications ministérielles ébauche de documents ayant fait l’objet de modifications importantes qui ont été intégrées à un document subséquent versions préliminaires non diffusées à l’extérieur du bureau

MAIS - en cas de doute quant à la nature d’un document… sauvegardez-le!

La gestion de l’information se limite-t-elle à l’identification et à la sauvegarde de documents officiels? Non

UNE SAINE GESTION DE L’INFORMATION VISE À PERMETTRE: la création et la prestation d’information de qualité; l’efficience de la mise en œuvre des programmes et de la prestation des services gouvernementaux; la consignation des décisions; l’accessibilité de l’information (saisie, organisation, mise à jour et conservation); la protection de l’information conformément aux exigences de la législation et de la politique; l’élimination de l’information conformément aux exigences de la législation et de la politique.

ÉTAPES DE LA GESTION DE L’INFORMATION Traitement de l’information reçue ou produite dans l’exercice des fonctions : en tant que ressource stratégique; de façon à assurer la transparence, la collaboration et la prise de décisions éclairées; conformément aux exigences de la législation et des politiques du gouvernement du Canada; conformément aux normes, pratiques et systèmes de gestion de l’information (GI).

Voici quelques précisions…

TRAITER L’INFORMATION EN TANT QUE RESSOURCE STRATÉGIQUE L’aspect fondamental : L’information est une ressource stratégique tout aussi importante pour le gouvernement du Canada que les ressources humaines et financières! Compte tenu de ce qui précède, le gouvernement du Canada doit : financer des outils et des processus pour la gestion de l’information; embaucher et former des spécialistes de l’information, concevoir des systèmes d’information et aider ses employés à gérer l’information; aider tous les employés à assumer leurs responsabilités en matière de GI en leur offrant des séances de formation et de sensibilisation; confier aux gestionnaires la responsabilité des pratiques de GI de leurs employés; confier aux employés la gestion de leur information.

DE FAÇON À ASSURER LA TRANSPARENCE, LA COLLABORATION ET LA PRISE DE DÉCISIONS ÉCLAIRÉES Nous devons être en mesure d’offrir rapidement au public ou à d’autres ministères toute l’information appropriée, sur demande – transparence. Nous devons partager l’information (la rendre accessible) de façon appropriée avec nos collègues, avec d’autres ministères et avec tous les employés de l’État pour faciliter, améliorer et accroître l’efficience du travail de tout le monde – collaboration. Nous devons être en mesure d’utiliser l’information que nous possédons pour prendre des décisions efficaces et éclairées.

CONFORMÉMENT AUX EXIGENCES DE LA LÉGISLATION ET DES POLITIQUES DU GOUVERNEMENT DU CANADA Nous devons toujours tenir compte des exigences de la législation et des politiques du gouvernement du Canada : protection des renseignements personnels; sécurité; droit d’auteur; accès à l’information; langue; etc.

CONFORMÉMENT AUX NORMES, PRATIQUES ET SYSTÈMES DE GESTION DE L’INFORMATION (GI) En tant qu’employés du gouvernement du Canada, nous devons adopter rapidement les processus, lignes directrices, normes et outils communs mis au point (notamment le SGDDI) et les respecter.

POURQUOI GÉRER L’INFORMATION? Parce que l’État possède un trop-plein d’information – sur papier et sur support électronique – officielle et éphémère combinée – ce qui fait qu’il est presque impossible de trouver rapidement l’information requise pour accomplir le travail et pour respecter les exigences des politiques.

VOS PRINCIPAUX RÔLES ET RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE GI : Gérer l’information en tant que ressource essentielle Planifier les besoins en matière d’information Recueillir et créer de l’information à permettant de réaliser les programmes et activités et de répondre aux besoins en matière d’information Identifier, classer et organiser l’information de façon à faciliter l’extraction rapide Permettre l’accès à l’information, le cas échéant, et respecter les droits des autres en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels Conserver et éliminer l’information de façon appropriée Protéger les droits des autres en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels Respecter les exigences de la législation et des politiques en matière d’information Assumer la responsabilité de la gestion de l’information.

GESTION DE L’INFORMATION : QUELS SONT LES AVANTAGES POUR VOUS? Vous trouverez l’information appropriée plus rapidement et plus facilement – au moment où vous en avez besoin. Vous réduirez le « niveau d’effort » requis en minimisant le chevauchement et le double emploi. Vous serez en mesure de partager plus facilement l’information avec vos collègues. Vous serez en mesure d’accroître l’accessibilité d’information fiable et de qualité pour les autres employés du Ministère, d’autres ministères, le secteur privé et le grand public, le cas échéant. Vous serez en mesure de prendre des décisions éclairées en fonction de données à jour. Vous augmenterez votre capacité de respecter les exigences administratives et juridiques et d’assumer vos responsabilités, notamment en ce qui a trait aux demandes d’accès à l’information, aux litiges et aux rapports destinés au Parlement.

Vous venez de terminer le module d’auto-apprentissage de la GI intitulé Introduction à la gestion de l’information. Vous pouvez maintenant : –vérifier vos connaissances en répondant aux questions ci- après. Pour obtenir d’autres détails importants à propos des nombreuses questions abordées dans le présent module, nous vous recommandons fortement d’examiner les autres modules de la série, soit : La gestion efficace du courriel La sécurité de l’information La gestion des documents et vous! La protection des renseignements personnels – Ce à quoi les Canadiens s’attendent La GI et l’employé qui quitte son poste La GI au sein de la fonction publique fédérale FÉLICITATIONS!