Cours de Mme Dominique Meganck - ICC - IFC MICROSOFT ACCESS Un système de gestion de bases de données...

Environnement A

Types de documents et extensions LogicielFonction Type de document Extensions WordTraitement de texteDocumentdoc Excel Access Powerpoint 3 Les types de documents Chaque logiciel de la suite « Microsoft Office » génère un type de document. Lorsque vous sauvez un travail, une extension est ajoutée. Complétez le tableau ci-dessous. En Windows XP En Windows 7Organiser, Options des dossiers…, [Affichage], décochez « Masquer les extensions… » Comment afficher les extensions de fichiers ? Ouvrez l’Explorateur Windows par exemple via le raccourci [Touche Windows] + E

4 LES OBJETS D’ACCESS LES TABLES Stockent les données LES FORMULAIRES Pour encoder consulter mettre à jour Pour interroger les données Pour imprimer les données LES REQUÊTES LES ÉTATS

5 CRÉER UNE BASE DE DONNÉES, créer une table Les informations contenues dans une base de données sont réparties dans plusieurs TABLES reliées entre elles. Une TABLE est un ensemble d’informations relatives à un même sujet. N°NOMFONCTION 1DUCHATEAUDirecteur 2COLINProgrammeur 3JACOBSComptable 4GHILANProgrammeur Champ Enregistrement

6 CRÉEZ ET MODIFIEZ LES OBJETS 1. Rappelez-vous les différents objets… TABLE, FORMULAIRE, REQUÊTE, ÉTAT … 2. Chaque objet possède deux modes de travail le mode CRÉATION le mode UTILISATION

7 QUEL OBJET UTILISER ?  Vous souhaitez extraire des informations en provenance des tables.  Vous souhaitez consulter des enregistrements.  Vous souhaitez imprimer des données.  Vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer des enregistrements.  Vous souhaitez stocker des données au sein de la base de données.

8 FORMULAIRE INSTANTANÉ Voici l'outil qui permet de créer un formulaire instantané. Voici les outils qui permettent de  créer un nouvel enregistrement.  supprimer un enregistrement.  rechercher un enregistrement.

9 MODIFIEZ la structure ou les données Chaque objet possède 2 modes de travail le mode CRÉATION le mode UTILISATION 1. Vous modifierez les données via le FORMULAIRE, en mode Utilisation exceptionnellement via la TABLE, en mode utilisation. 2. Vous modifierez la structure des données c.-à-d. L’ajout, la suppression, la modification de champs Via la TABLE, en mode Création.

10 QUEL MODE UTILISER ?  Ajouter un enregistrement  Ajouter des champs  Rechercher un enregistrement  Ajouter un titre dans un formulaire  Renommer un champ  Modifier la taille d’un champ  Supprimer un enregistrement  Consulter un enregistrement  Mettre une liste de choix locale à jour  Mettre une liste basée sur une table à jour

11 MASQUEZ, FIGEZ, TRIEZ les données  Masquer certains champs superflus pour l’instant.  Figer la ou les premières colonnes pour faciliter l’encodage dans des champs éloignés.  Trier les données sur une autre clef de tri que le champ clef primaire.

12 RECHERCHER ET FILTRER Lorsque vous recherchez un enregistrement précis, utilisez  la fonction « rechercher » via Edition, Rechercher ou Lorsque vous recherchez une série d’enregistrements qui répondent à un critère, utilisez  le filtre par sélection via Enregistrement, Filtre Par Sélection ou qui répondent à plusieurs critères, utilisez  le filtre par formulaire via Enregistrement, Filtre Par Formulaire ou

13 REQUÊTES SÉLECTION 1. Vous créez votre requête en mode création. 2. Vous sélectionnez la ou les tables qui contiennent les données à interroger. 3. Vous sélectionnez les champs à afficher (tous ou une partie). 4. Vous définissez vos tris. 5. Vous définissez votre ou vos critères de sélection. Une REQUÊTE est une question que vous posez au sujet des données. Elle permet de sélectionner et d’extraire des enregistrements correspondant à un ou plusieurs critères.

14 REQUÊTES PARAMÉTRÉES Pour éviter de multiplier les requêtes qui utilisent des critères semblables, vous pouvez paramétrer une requête de façon à utiliser un critère variable. Vous saisirez l’information variable au lancement de la requête.

15 REQUÊTES DE REGROUPEMENT OU STATISTIQUES Ce type de requête permet d’effectuer un calcul global sur un groupe d’enregistrements.

16 FORMULAIRES personnalisés COMMENT CRÉER UN FORMULAIRE ? 1re méthode, rapide et qui sélectionne tous les champs …….…………………. 2e méthode, …………………………………………………………………………… POUR MODIFIER SON ASPECT, PASSER EN CRÉATION DE FORMULAIRE

17 ÉTATS personnalisés COMMENT CRÉER UN ÉTAT ? …………………………………………………………………………… POUR MODIFIER SON ASPECT, PASSER EN CRÉATION D’ÉTAT