Procédures d’Approvisionnement de USAID Dakar, Sénégal 28 Juillet 2010

2 Approvisionnement L’approvisionnement est le processus d’acquisition de biens, de fournitures et de services. Il comprend : Équipement, pièces de rechange et fournitures pour les activités de programme Équipement et fournitures de bureau pour les bureaux du projet Assistance technique fournie par des personnes ou des organisations

Règlements en Matière d’Approvisionnement  Le document 22 CFR 226 comprend : –Les critères obligatoire de la gestion d’inventaire –Les critères obligatoire de la gestion des biens –Les critères obligatoire en matière d’approvisionnement, y compris les définitions et les statuts concernant les équipements, les codes de conduite (particulièrement pour éviter les conflits d’intérêts), les procédures d’approvisionnement et les clauses de la gestion de trésorerie et des archives 3

Règles et Règlements de USAID USAID 22 CFR 226 Administration des Accords 2 CFR 230 Principes de la gestion financière pour les organismes à but non-lucratif Audits Circulaire A-133 organisations Américaines (limite de $) Directives de l ’USAID pour les audits financières des récipiendaires étrangers Entités étrangères (limite de $) Clauses Standards ADS Chapter 303 Circulaire A110 – Obligations Administratives uniformes pour les accords et les subventions avec les établissements d’enseignement supérieur, les hôpitaux et les autres organismes à but non-lucratif Clauses Standards Obligatoires: 17 pour ONG les Américaines 35 pour les non- Américaines Clauses Obligatoires : 21 pour les ONG Américaines et 17 pour les non- Aaméricaines

Procédures d’Approvisionnement Vous pouvez utiliser vos propres procédures et règlements internes en matière d’approvisionnement. Cependant, ces procédures doivent être conformes aux clauses USAID ci-dessous en matière d’admissibilité : 1.Un code de conduite écrit qui permet la prévention et la clarification par rapport aux conflits d’intérêts 2.Une concurrence qui offrent, dans la mesure du possible, une rivalité/compétition transparente 3.Une documentation de l’ analyse des prix dans les dossiers d’approvisionnement 4.Une procédure exhaustive, transparente et complète sur l’approvisionnement des contrats qui dépassent $. Le contrat doit comprendre des clauses qui autorisent des recours administratifs, contractuels ou juridiques en cas de violation des modalités par l’entrepreneur, ainsi que des clauses pour la résiliation du contrat si nécessaire. 5

Procédures d’Approvisionnement du Recipiandaire Au minimum, il doit :  Éviter d’acheter des articles qui ne sont pas nécessaires  Tous les appels d’offre doivent contenir: une description précise de l’appel d’offre, les clauses que le soumissionnaire doit respecter, et une description détaillée des exigences techniques –N’oubliez pas de comparer les articles de même nature. Par exemple, ne comparer pas les pommes avec les poires »  L’approvisionnement doit être fait auprès des entrepreneurs responsables –Choisir la meilleure valeur pour l’organisation (s’il ne s’agit pas du prix le plus bas, la décision doit être documentée)  Mettre à la disponibilité de l’USAID les dossiers d’approvisionnements 6

Les Valeurs Intrinsèques de USAID  Veuillez noter les montants d’approvisionnement de USAID suivants : $ (seuil de micro-achat) : au-dessus de ce montant, il faut obtenir au moins trois soumissions et effectuer une analyse pour justifier le choix du fournisseur $ (seuil d’acquisition simplifiée) : Une procédure exhaustive, transparente et complète est nécessaire. Vous devez émettre un appel d’offre publique et établir les critères pour évaluer les soumissions. 7

Seuils organisationnels  En tenant compte des seuils de USAID, les partenaires DGP doivent établir et respecter leurs propres seuils d’approvisionnement organisationnels et s’assurer que les règlements de control internes sont respectés (ex. la valeur de transaction attribuée aux signataires).  *Note* Les achats d’articles de type semblable qui peuvent être obtenus auprès d’un seul fournisseur ne doivent pas être séparés (c.-à-d., séparer un ordinateur et une imprimante pour éviter de dépasser le seuil de $ pour lequel un appel d’offre est lancé). 8

9 Restrictions  Clause Standard intitulée « Règles d’admissibilité de USAID pour l’approvisionnement des biens et des services » (USAID Eligibility Rules for Goods and Services) –Biens et services inadmissibles : ne peuvent être achetés en aucune circonstance. –Biens réglementés : il faut une approbation préalable du AO. –Fournisseurs inadmissibles : il est interdit d’acheter des entreprises ou des personnes sur les listes de parties exclues des programmes d’approvisionnement et de non-approvisionnement fédéraux. Consulter et les autres bases de données sur le terrorisme.

Biens et services inadmissibles 10 Équipement et services d’avortement Biens de luxe et des jeux pour miser de l’argent Équipement de modification du climat Équipement militaire Équipement de surveillance Marchandises et services pour appuyer la police dans ces activités judiciaires.

11 Biens qui exige une approbation préalable –  Véhicules motorisés  Produits pharmaceutiques  Équipement usagé  Biens excédentaires possédés par le gouvernement américain  Marchandises agricoles  Pesticides  Fertilisants  Contraceptifs

Statuts et Procédures  Le document 22 CFR 228 comprend : –Liste des codes géographiques –Définition et critères d’une dispense –Définitions et statuts sur la source, l’origine et la nationalité 12

13 Approvisionnement – Codes Géographiques de USAID Lorsque vous entreprenez des activités d’approvisionnement: –Vérifiez Le code géographique du projet précisé par USAID : un code de trois chiffres qui désigne un pays ou un groupe de pays –Lisez la Section A de votre accord de coopération

14 Approvisionnement – Code Géographique de USAID  La source et l’origine des biens achetés doivent être conformes au code géographique autorisé. –Source signifie le pays à partir duquel la marchandise est expédiée au pays coopérant, ou le pays coopérant si la marchandise est située dans le pays au moment de l’achat. –Origine signifie le pays où la marchandise cultivée ou produite.

Approvisionnement – Code Géographique de USAID Code 000 Les États-Unis Code 935 Toute zone ou tout pays, incluant le pays coopérant, mais excluant les pays réglementés par la politique étrangère. Cuba, Laos, Iran, Iraq, Libye, Corée du Nord, Syrie.

16 Approvisionnement – Code Géographique 935 de USAID  Code 935 : Monde libre spécial. Comprend toute zone ou tout pays du Monde libre, y compris le pays coopérant (moins restrictif). Préférence 1.États-Unis 2. Pays hôte 3. Code Code 935

Approvisionnement Local ( si Code Géo de USAID = 000 ) Tous les approvisionnement financés localement doivent posséder des dispenses de la source d’origine, sauf :  Marchandises et services uniquement disponibles dans l’économie locale (carburant, location, etc.)  Marchandises d’origine 935 si la transaction est <5000 $  Articles d’origine américaine si la transaction est <$ $  Contrats de services professionnels < $  Contrats de services de construction < $ 17

18 Restrictions – Les Pays  Pays réglementés par la politique étrangère américaine –Vous ne pouvez pas acheter de biens fabriqués ou expédiés à partir de ces pays. –Actuellement, ces pays sont : Cuba, Iran, Iraq, Laos, Libye, Corée du Nord et Syrie –Si une composante d’un produit provient de ces pays, vous ne pouvez pas l’acheter.

Clauses pour les Sources Spéciales – Biens Réglementés  Nécessitent l’approbation préalable de USAID; et  Les « règles pour les sources spéciales » de USAID qui exigent l’approvisionnement à partir des États-Unis (22 CFR ) pour : –Véhicules motorisés (comprend les camions, les voitures, les autobus, les motocyclettes, les bicyclettes motorisées, etc.) –Produits pharmaceutiques –Marchandises agricoles –Contraceptifs 19

Définir une Dispense  Les dispenses sont nécessaires lorsque le projet doit acheter à l’extérieur d’un code géographique autorisé et qu’il a rempli un des critères pour une dispense (voir 22 CFR Sous-section F).  Les dispenses de USAID doivent être rédigées par écrit, signées par le directeur de mission, ou tel que délégué par l’AO. 20

Règles pour obtenir une Approbation  Demandez l’approbation de l’AO de USAID pour : –Articles qui ne figurent pas dans le budget ou dans la description de programme –Biens réglementés (notamment les véhicules motorisés) (Voir ci-dessus) 21

Exemple de Véhicule Motorisé  Pour acheter des véhicules motorisés, vous devez recevoir la documentation écrite suivante du AO : 1.Approbation pour acheter le véhicule motorisé parce qu’il s’agit d’un bien réglementé 2.Une dispense pour acheter le véhicule motorisé s’il n’est pas de source et d’origine américaines (selon les règles de source spéciale) 22

Exercice de Groupe  Planifiez le processus d’approvisionnement que votre organisation devra suivre avant d’acheter un article. 23

Pratiques recommandées durant l’Approvisionnement 1.Effectuer une planification annuelle d’approvisionnement qui comprend l’équipement de bureau et de programme, les fournitures et les services. 2.Relier la planification de l’approvisionnement aux processus budgétaires et de planification intégrée. 3.Suivre les procédures d’approvisionnement écrites établies. 4.Garantir une concurrence transparente dans la mesure du possible. 5.Obtenir des soumissions, examiner les soumissions par rapport aux critères établis, établir des comités d’évaluation et justifier le choix du fournisseur. –Assurer une séparation de tâches entre les différents comités – préparation/revue/autorisation 6.Documenter le processus d’approvisionnement. 7.Garder un inventaire de tout équipement acheté et actualiser régulièrement, en notant l’état et le lieu de garde des articles (voir le registre d’inventaire). 24

Documentation - Approvisionnement  Doit indiquer « l’historique de l’approvisionnement » sans explications verbales supplémentaires  « L’historique de l’approvisionnement » doit comprendre : 1.La demande de soumissions ou les appels d’offre (y compris Internet / annonces dans les journaux) – si applicable 2.Soumissions obtenues 3.Analyse des soumissions 4.Résultats du comité d’évaluation, et justification du choix du fournisseur en fonction de critères établis  Selon les règlements internes, une liste de vérification doit être élaborée pour s’assurer que l’organisation conserve une documentation standard. 25

Documentation – Approvisionnement (suite)  Approbation ou dispense de USAID (si applicable)  La procédure du système de contrôle interne  Un bon de commande ou un contrat  Accuser de réception de l’article (signature sur le bon recommandée) (si le destinataire est différent de l’organisation)  Copie de la facture du fournisseur (mettre un cachet « payé »  Correspondance, mémos, fax et registre des conversations pertinents, recueillis durant le processus d’approvisionnement  Recherches sur le terrorisme 26

Scénarios d’Approvisionnement  Utiliser les scénarios d’approvisionnement suivants et évaluer : –Les systèmes et les procédures d’approvisionnement –Que peut-on être amélioré dans le scénario –Problèmes d’approvisionnement potentiels et comment les prévenir 27

Questions? 28