LE LABORATOIRE DE L’ACCÉLÉRATEUR LINÉAIRE JOURNÉE DES NOUVEAUX ENTRANTS

Fiche signalétique : Unité Mixte de Recherche = 2 tutelles CNRS et Université Paris-Sud 11 N° labo : UMR 8607 Institut : IN2P3 (Institut National de Physique Nucléaire et de Physique des Particules) Département Scientifique CNRS : MPPU (Mathématiques, Physique, Planète et Univers) Comité National (CNRS) : Section 03 (Interactions, particules, noyaux, du laboratoire au cosmos) et la CID 47 (Commission Interdisciplinaire : Astroparticules) Commission de Spécialiste (UPS) : Section 29 ( Constituants élémentaires) Délégation Régionale : DR4 - Ile de France Sud Code de gestion du labo : 207

Fiche signalétique : Effectif du laboratoire : 328 agents (au 1er décembre 2006) Ingénieurs, Techniciens et Administratifs dont 13 CDDs et 5 ITARF Chercheurs dont 52 chercheurs CNRS, 11 Enseignants Chercheur, 10 Emérites, 20 Doctorants et 18 Non permanents (Post-Docs et chercheurs associés) 12 Groupes de physique : Atlas - Auger - Babar - D0 - Energie Noire - H1 - ILC - LHCb - Nemo/SuperNemo - Opera - Planck - Virgo 5 Services Techniques : SE (Service Electronique) - SI (Service Informatique) - SILS (Service Infrastructure, Logistique et Sécurité) - SDTM (Service de Développements et de Technologies en Mécanique) - SERA (Service Etudes et Réalisations Accélérateurs) Service Administratif : Service Accueil et Courrier - Service Financier - Service de l’Information Scientifique - Service Missions - Service du Personnel

LAL Les interlocuteurs « institutionnels » du LAL EuropeRégionMinistèreANR Labos IN2P3 Labos d’Orsay Dapnia EGO CNES CEA et ses partenaires CERN DESY SLAC FNAL INFN ITEP-JINR … IN2P3 DR4 CNRS UPS11 « MPPU » DR PMA UPSACA

Les interlocuteurs « institutionnels » de l’Administration : Leur périmètre Attribue les moyens récurrents Attribue les moyens sur Projets Pilote les conventions internationales et les contrats européens DR PMA IN2P3 UPSACA Pilote les marchés scientifiques DR4 Assure la gestion et la mise en place de tous les moyens financiers et humains (dotations, mandatements, recrutements, campagnes promotions, NOEMI ….) UPS11 Assure le contrôle des actes administratifs opérés dans le cadre de notre mandat de gestion

Panorama des financements

LES SERVICES ADMINISTRATIFS du LAL Responsable : Brigitte Renard

Outils de gestion au laboratoire Mission Régie 2300 missions/an Budget : 1 M€ XLab NABuCo 4000 commandes, 3100 factures 1600 factures internes, 250 titres de recettes, 30 contrats, 15 marchés scientifiques Budget 6/7 M€ ISIS 60 projets et activités Labintel BD Pers 328 chercheurs/enseignants-cherch./ITA 50 stagiaires/vacataires

Le Service du Personnel : Valentine Marcuola et Sylvie Prant Assure la gestion des recrutements sur concours et CDDs (au CNRS et à l’UPS), des carrières, des congés annuels et maladies, campagnes d’avancements et de promotions, liquidations des vacations, conventions de collaborations et mises en place des séjours des chercheurs associés, conventions de stages, aides aux formalités administratives pour les étrangers. Les Services Communs : Brigitte Roynel et Hervé Michel (50%) - Roxane Lelouet (20%) Assure l’accueil des visiteurs, l’accès à l’Auditorium le compostage, le tri et l’acheminement d’env plis dans 4 bâtiments Le Service Médical : Corinne Lacouture (Infirmière) et Yannick Boulongne (secrétaire) (+ Patricia Bouville Medecin de prévention) Assure le suivi médical des agents du LAL, de l’UDIL et depuis cette année de l’IAS et de l’URS (soit environ 600 agents).

Le Service Missions : 3 agents Responsable : Anne Marie Caudan Annie Huguet et Sabine Rayaume  Assure l’organisation, la prise en charge de 2300 missions/an vers une quinzaine de destinations dans le monde.  Assure la prise en charge des personnalités extérieures, séminaires, invités de conférence et autres…  La prise en charge de la billetterie aérienne et terrestre par l’intermédiaire d’un marché budget = 400 k€  vérification et liquidations des factures SAVAC  La gestion et la liquidation des états de frais de ces missions budget = 600 k€  via un logiciel interne sur Filemaker qui gère l’ordre de missions, la réservation des crédits et la liquidation de la mission  Le suivi des budgets missions (45 lignes services) Les demandes de mission se font sur l’intranet du LAL Administration -> Missions -> demandes de mission

Le Service de l’Information Scientifique : 7 agents Responsable : Nicole Mathieu Le secrétariat scientifique : Catherine Bourge et Valérie Brouillard – assure l’édition de 4-6 thèses/an et env. 90 rapports scientifiques et techniques français ou anglais – la mise en œuvre et la publication du rapport d’activité du laboratoire (ts les 2 ans) – la gestion de colloques et de réunions de collaborations : 4/6 par an (de 70 à 350 personnes) et il apporte son savoir faire dans l’organisation de manifestations extérieures :  journées de prospectives de l’IN2P3  l’année mondiale de la physique  Symposium pour la Stratégie Européenne en Physique des Particules

Le Service de l’Information Scientifique (suite) La bibliothèque et la documentation : Françoise Maréchal –assure la gestion de ouvrages, 200 abonnements et 4000 rapports. –l’utilisation des bases documentaires accessibles toutes par internet. La reprographie et le service photos : Alain Coueslan et Hervé Michel (50%) –assure l'édition et reliure des thèses, documents et rapports du laboratoire. –assure l'édition des formulaires divers et liste téléphonique. –Les prises de vues lors des conférences et manifestations au laboratoire Infographie : Bruno Mazoyer –assure la réalisation des affiches, figures, posters …

Le Service de l’Information Scientifique (suite) Divers : Catherine Bourge et Valérie Brouillard –Assure la gestion des réservations de l’auditorium (100/an) –La gestion des abonnements des différents services –La mise en page et la diffusion de LALInfoExpress : la vie mensuelle du laboratoire par ses membres La Communication : Hélène Kérec (chargée de communication) - Frédérique Fulda-Quenzer (Responsable Scientifique) –L’Actualité du laboratoire (2 numéros par an) –Les rencontres Résonances : à la rencontre des expériences du laboratoire (2 par an) –La galerie Posters –La salle d’exposition –Les conférences NEPAL (Noyaux Et Particules Au Lycée) Et –Elémentaire - Revue d’information scientifique de « l’infiniment petit à l’infiniment grand » créée par un groupe de physiciens –Sciences-ACO : un ensemble muséographique

Le Service Financier : 9 agents Responsable : Marie-Odile Perret Le service financier assure via XLAB la mise en place et la gestion de :  12 groupes de physique  5 services techniques  7 services administratifs et généraux  9 projets européens  350 lignes services de gestion Le traitement de :  4000 commandes (dont 2300 missions)  3100 factures (hors missions)  1600 factures internes  250 titres de recettes (magasins, auditorium et divers)  30 contrats de maintenance - Le suivi financier et budgétaire à l’université via NABUCO :  Mandat de gestion pour 2 M€ pour lequel le SF va jusqu’au mandatement (niveau 2 dans NABUCO) Sébastien Graer - Danielle Lhuissier - Gérard Manse Le respect du code des marchés publics :  Suivi des codes nomenclatures  suivi des seuils des marchés pour lesquels le laboratoire est PRM (Personne Responsable du Marché) en collaboration avec le SILS. Pierre Alexandre Besombes - Martine Besson

Le Service Financier (suite) La passation et le suivi de marchés spécifiques (Pierre Alexandre Besombes) :  ATLAS : cartes calibration = 110 k€  LHCb : FPGA = 156 k€  CARE : R&D coupleurs = 250 k€  DESY : 30 coupleurs = 972 k€  etc… Le suivi financier particulier (Muriel Lebreuilly) : 4 La collaboration ATLAS France (5 laboratoires) 4 De 9 contrats européens du 6ème PCRDT Le paiement par un régisseur des frais de missions : Sur un logiciel de régie développé en interne sur 4D permettant une régularisation des frais de missions sous 3 semaines - Isabelle Vauléon mais impliquant une ressaisie dans XLAB pour la mise à jour de la comptabilité du laboratoire - Célia Eschstruth Les opérations de transport et de douanes (Pierre Alexandre Besombes) : L’organisation administrative des transports (établissement de factures pro- forma) et établissements des documents de douanes en relation avec l’unité de service (ULYSSE) de l’IN2P3

Les instances du laboratoire Statutaires et Locales

Instances Statutaires : Le conseil de laboratoire : Il a un rôle consultatif et émet un avis sur toutes les questions relatives à la politique scientifique, la gestion des ressources, l’organisation et le fonctionnement de l’Unité. Il est présidé par le Directeur du Laboratoire et y siègent : 2 membres de droit - 5 membres nommés - 15 membres élus pour un mandat de 4 ans. Le conseil scientifique : Il a un rôle consultatif et émet un avis sur toutes les questions relatives aux programmes et la coordination des recherches scientifiques. Il est sollicité pour toute nouvelle expérience. Il est présidé par le Directeur du Laboratoire et y siègent : 2 membres de droit - 5 membres nommés - 11 membres élus + 3 invités permanents pour un mandat de 4 ans Le comité d’évaluation : Il émet un avis sur le niveau scientifique du Laboratoire ainsi que son organisation. Il formule des propositions concernant les orientations scientifiques et l'organisation du Laboratoire aux tutelles.

Instances Statutaires : Le Comité Hygiène et Sécurité (CHS) : Il a pour mission de contribuer à la protection de la santé et à la sécurité des agents dans leur travail. Il a notamment à connaître des questions relatives :  À l’observation des prescriptions législatives et réglementaires en matière d’hygiène et de sécurité  Aux méthodes et techniques de travail et aux choix des équipements de travail dès lors qu’ils sont susceptibles d’avoir une influence directe sur la santé des agents  Aux projets d’aménagements, de construction et d’entretien des bâtiments au regard des règles d’hygiène et de sécurité et de bien être au travail.  Autre acteur de la Sécurité : L’ ACMO assiste et conseille le directeur d’unité ; il informe et sensibilise les personnels travaillant au laboratoire pour la mise en œuvre des consignes de sécurité.  Composition du CHS : compose de représentants de l’administration ACMO, de représentants du personnel, du médecin de prévention, de l’inspecteur hygiène et sécurité de l’IN2P3 et d’invités permanents

Instances locales : Les Commissions Paritaires locales : sont instituées pour chaque catégorie de fonctionnaires (ITA et TPN). Elles ont un rôle consultatif et émettent un avis sur les propositions lors des campagnes d'avancements ITA ou TPN. Elles sont présidées par le Directeur du Laboratoire et comprennent en nombre égal des représentants du personnel et de l’administration pour une durée de 3 ans. Les élus des CPL peuvent être saisis par les agents du Laboratoire en cas de différents ou litiges graves.  Réunion des responsables d’expériences : Une réunion est organisée tous les mois avec la direction, les chefs des services d'ingénierie et les responsables d'expérience. Ces réunions ont un rôle d'information sur les expériences et l'organisation générale du Laboratoire.

Règlement intérieur du laboratoire horaires - congés - compte épargne temps - absences - formation

Durée annuelle : 1607 heures de travail effectif Durée Hebdomadaire : La durée hebdomadaire de travail est de 38h30 sur 5 jours pour chaque agent travaillant à temps plein. Cette durée ne prend pas en compte la pause méridienne de une heure Horaires journaliers - ouverture du laboratoire : 8h45 à 17h30 du lundi au jeudi (17h15 le vendredi) Congés annuels : 45 jours (dont 13 jours de RTT) + 2 jours de fractionnement. Les jours de congés de l’année N doivent impérativement être épuisés au 28 février de l’année N+1 Congés supplémentaires de droit : naissance, adoption Fermeture du laboratoire : Le souci de rendre compatible une certaine souplesse dans la prise des congés avec le bon fonctionnement du laboratoire conduit à la fermeture pendant les fêtes de fin d’ année (les dates en sont fixées par note de service) Pour 2006 : du 22 décembre 2006 au soir 3 janvier 2007 au matin Compte épargne temps (CET) : Il permet d’épargner les congés non pris dans l’année (limité à 22 jours).

Absence : Toute indisponibilité consécutive à la maladie, même de courte durée (1 à 3 jours) doit, sauf cas de force majeure, être justifiée et signalée au chef de service dans les 24 heures. L’agent doit produire un certificat médical, sous 48 heures, indiquant la durée prévisible de son indisponibilité. Accident de service : Tout accident corporel survenant dans le cadre de l’activité professionnelle doit être immédiatement déclaré auprès du service du personnel. Missions : Tout agent se déplaçant pour l’exercice de ses fonctions, doit être en possession d’un ordre de mission établi préalablement au déroulement de la mission. Ce document est obligatoire du point de vue administratif et juridique ; il assure la couverture de l’agent au regard de la réglementation sur les accidents de service. Formation : Le correspondant formation (Danièle Lecomte) informe les personnels sur les possibilités de formation. Elle participe, auprès du Directeur du laboratoire, à l’élaboration du plan formation.

Structure des corps ITA/Chercheurs : Catégorie / Corps Directeur de recherche DR Chargé de recherche CR ChercheursITA Ingénieur d’étude IE Assistant ingénieur AI Ingénieur de recherche IR Technicien de la recherche T Adjoint technique de la recherche AJTR Agent technique de la recherche AGT A B Catégorie C

Structure des corps ITA/Chercheurs : Grades / Echelons Chercheurs CR2 - 6 échelons CR DRCE - 2 échelons DR1 - 3 échelons DR2 - 6 échelons DR CR1 - 9 échelons

Structure des corps ITA/Chercheurs : Grades / Echelons ITA IEHC - 4 échelons IE1 - 5 échelons IE IE échelons AI AI- 14 échelons TCE - 7 échelons TCS - 8 échelons TCN - 13 échelons T AJTR - 10 échelons-E5 AJTP - 6 échelons AGT - 11 échelons - E3 AJT AGTP - 11 échelons-E4 AGT IRHC - 4 échelons IR échelons IR IR1 - 5 échelons

Evaluation des ITA L’activité des ITA fait l’objet d’une évaluation annuelle  Appréciation écrite communiquée à l’agent  Possibilité de recours auprès du directeur général Support unique : Le dossier carrière qui fait mention des différentes possibilités d’avancements : échelon accéléré - changement de corps - changement de grade

Promotions ITA : Avancement échelon : Le temps passé dans un échelon peut être réduit de 6 mois (pour 1/6 du corps) sur proposition du directeur après avis de la CAP (Commission Administrative Paritaire) Avancement de grade : Au choix sur proposition du directeur après avis de la CAP et par Sélection professionnelle pour le passage de IR2-IR1 en IR0 et T-TCS en TCE Avancement de corps : Au choix sur proposition du directeur après avis de la CAP sous réserve de remplir les conditions et dans la limite fixée par décret Promotion sur concours : sur dossier avec entretien avec un jury (conditions d’ancienneté requise – minimum 5 ans)

Déroulement d’une campagne d’avancement : Propositions des chefs de service à la direction Tenue de la CPL (Commission Paritaire Locale)  Classement du laboratoire  Classement de la délégation régionale  Classement par BAP (Branche d’Activité Professionnelle) par un comité d’experts  Passage devant la CAP (Commission Administrative Paritaire) du corps concerné  Tableaux d’avancements ; liste d’aptitudes  Décisions

Évaluation Chercheurs : Appréciation écrite de l’instance d’évaluation (la section du comité national dont le chercheur relève) Rapport d’activité Tous les 2 ans Fiches annuelles d’activité (CRAC)

Comité National : Composé de sections qui évaluent l'activité des chercheurs et des unités de recherche. Elles analysent la conjoncture et ses perspectives et se constituent en jurys d'admissibilité pour le recrutement des chercheurs. Les sections du Comité national se réunissent 2 fois par an :  Session d'automne - pour l'évaluation des candidats à une promotion  Session de printemps - pour l'évaluation des laboratoires et des chercheurs