L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL Réunion d’information 15 octobre 2015

INTRODUCTION Une évaluation chiffrée devenue obsolète et déconnectée de la valeur professionnelle Un changement de pratiques amorcé depuis quelques années – L’amorce d’une démarche d’entretien à partir de 2005 – Une phase d’expérimentation au sein de la FPE puis de la FPT Un décret de décembre 2014 qui remplace définitivement la note au profit d’un entretien  L’entretien professionnel devient un levier dans la gestion des ressources humaines, il permet : D’instaurer un temps d’échange officiel Donner du sens à l ’action De mettre l’accent sur la compétence et la motivation 2

Nouveau dispositif d’évaluation 3 Notation chiffrée Expérimentation entretien professionnel Entretien professionnel  Suppression de la notation à compter de l’évaluation de l’année 2015 Décret n° du 29/06/2010 Décret n° du 16/12/2014 Décret n° du 14/03/1986

Phase préalable à la mise en œuvre

1 – Identifier le public concerné L’entretien pour qui? L’entretien concerne l’ensemble des fonctionnaires titulaires (y compris les médecins, biologistes, psychologues, vétérinaires et pharmaciens qui sont désormais concernés) Les agents stagiaires, en contrats de droit public ou privé ne sont pas expressément concernés, pour autant il est vivement conseillé de leur accordé un temps d’échange. L’entretien par qui? L’entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct (N+1) – – DGS, secrétaire de mairie, responsable de service, responsable d’équipe … Les directeurs généraux et secrétaire de mairie sont évalués par l’Autorité Territoriale Pour tenir compte du contexte des aménagements peuvent être envisagés : Pour accompagner un encadrant débutant Quand la situation est très dégradée … 5

2 -Définir et adapter les critères d’évaluation L’obligation de faire référence aux 4 axes d’évaluation fixés par le décret :  Les résultats professionnels obtenus et la réalisation des objectifs  Les compétences professionnelles et techniques  Les qualités relationnelles  La capacité d’encadrement ou d’expertise ou le cas échéant, à exercer des fonctions d’un niveau supérieur L’importance de pouvoir nuancer en fonction des agents et du métier exercé  4 typologies d’emploi en lien avec les exigences des métiers  une liste complémentaire de critères permettant de nuancer l’évaluation 6

Axes fixés par décret Typologies d’emplois Résultats professionnels et réalisation des objectifs Compétences professionnelles et techniques Qualités relationnelles vis-à-vis des usagers, de l’autorité, des collègues Capacités d’encadrement ou d’expertise ou capacité à exercer des fonctions d’un niveau supérieur Poste sur des missions encadrées et/ou à caractère répétitif -Respect des consignes et procédures -Réactivité -Respect des horaires -Fiabilité, qualité du travail effectué -Respect des délais et des échéances -Initiative -Disponibilité, implication -Anticipation -Organisation de son travail : rigueur, méthode et priorisation -Maîtrise du métier -Maîtrise des outils de travail et de leur évolution -Connaissance de l’environnement professionnel -Autonomie -Capacité d’adaptation -Force de proposition -Elaboration et conduite de projet -Capacité à mettre en œuvre et faire partager un projet -Contrôle -Veille, recherche et développement -Analyse, synthèse et aptitude à alerter et rendre compte -Capacité d’expression et de communication -Respectueux et équitable -Ouverture d’esprit -Travail en équipe, aptitude à coopérer -Respect des valeurs liées à la mission de service public -Diplomatie, écoute et médiation -Souci et aptitude à faire circuler l’information -Discrétion, réserve -Initiative -Priorisation, prise de décision, -Coordination, mobilisation de l’équipe -Autonomie -Capacité à expliquer l’intérêt général et à expliciter les décisions -Capacité à transmettre sa compétence et à former -Capacité à déléguer -Aptitude à alerter et rendre compte -Animer une réunion Postes intermédiaires, technicité, initiatives, sous contrôle d’un responsable Postes à responsabilité, autonomie, expertise, sans fonction d’encadrement Postes à responsabilité, avec fonction d’encadrement 7

3- Saisir le CT (local ou départemental) Deux options sont possibles :  Dans un souci d’harmonisation des pratiques d’évaluation, toutes les collectivités relevant du CT départemental qui se positionnent sur l’option A2 obtiennent un avis de principe qui permet de ne pas freiner la mise en place de la démarche  Après avis du CT, une délibération permettra d’officialiser les critères d’évaluation 3- Délibérer sur les critères retenus 8 A) La collectivité reprend les critères validés par le CT départemental A 1 – Application des mêmes critères à tous les agents A 2 – Sélection des critères en fonction des types d’emplois B) La collectivité choisit de déterminer ses propres critères B 1 - Application des mêmes critères à tous les agents B 2 -Sélection des critères en fonction des types d’emplois

Tableau des critères CT Missions encadrées et/ou à caractère répétitif Poste intermédiaire : technicité, initiative, sous contrôle d’un responsable Poste à responsabilité sans encadrement Poste à responsabilité avec encadrement Résultats professionnels et réalisation des objectifs Compétences professionnelles et techniques Qualités relationnelles Capacité d’encadrement ou d’expertise ou à exercer des fonctions d’un niveau supérieur 9

4-Elaborer des fiches de postes La fiche de poste est un outil qui : – détaille l’ensemble des missions qui sont confiées à un agent – précise les conditions de réalisation – indique les compétences associées Ce support sert véritablement de base à la discussion car il permet d’objectiver l’entretien entre l’agent et son encadrant – Que faire quand les fiches de postes n’existent pas… 10

Modèle de fiche de poste 11

5 - Sensibiliser les acteurs Le passage de la notation à l’entretien est un changement pour les agents et pour les encadrants, il est donc important de préparer les différents acteurs. Pour cela il convient : – D’identifier les encadrants ( chef de service, donneur d’ordre, encadrants de proximité…) et de les FORMER, les ACCOMPAGNER – D’informer les agents sur ce changement de démarche 12

L’entretien : Préparer, Conduire l’échange, Rendre compte et évaluer

1 – Préparer l’entretien L’encadrant définit une date et un horaire d’entretien avec chaque agent – Au minimum 8 jours avant la date d’entretien – En sécurisant cette convocation par un écrit ( mail, courrier) Lors de cette convocation il remet : – Une trame de préparation – La fiche de poste de l’agent ( si elle existe) 14

2- Conduire l’échange L’échange porte sur : Un bilan de l’année écoulée – Les résultats professionnels – La manière de servir – Les acquis de l’expérience – La capacité d’encadrement ( le cas échéant) Une projection sur l’année à venir – Les objectifs définis pour l’année à venir – Les perspectives d’évolution professionnelle – Les besoins en formation L’entretien est conduit par l’encadrant direct, c’est-à-dire la personne qui : – Donne les consignes et coordonne le travail au quotidien – Connait le travail de l’agent 15

3 – Rendre compte et évaluer  Le compte rendu de l’entretien est le document officiel qui remplace la feuille de notation. Il comporte 2 parties : a.La synthèse des échanges Elle retrace la teneur de l’entretien entre l’agent et son encadrant b.L’évaluation Elle consiste à indiquer le niveau de satisfaction pour chacun des critères retenus et à rédiger une appréciation littérale qui traduit la valeur professionnelle de l’agent 16

Qualifier le travail de l’agent au vu des critères suivants Très bien Bien Assez bien Passable Insuffisant Qualifier le travail de l’agent au vu des critères suivants Très bien Bien Assez bien Passable Insuffisant Résultats professionnels et réalisation des objectifs - Respect des consignes………………… -Fiabilité, qualité du travail effectué -Disponibilité, implication…..…………. …………………………………………………………      Qualités relationnelles ………………………………………………………………… ….………………………………………………………..…… ……………………………………………………..…………. ……………………………………………………….………..      Compétences professionnelles et techniques - Maîtrise du métier -Maîtrise des outils de travail et de leur évolution -Capacité d’adaptation -Autonomie…           Capacités d’encadrement ou d’expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d’un niveau supérieur ………………………………………………………………… ….………………………………………………………..…… ……………………………………………………..…………. ……………………………………………………….………..           17 L’évaluation au regard des critères

L’appréciation littérale 18

Le circuit de signatures

Circuit de signatures 1- Signature de l’évaluateur Après rédaction du compte rendu et de l’appréciation Délai maximum de 15 jours 2 - Notification l’agent qui le complète si nécessaire par ses observations et le signe pour attester qu’il en a pris connaissance 3 - Retour du compte rendu à l’évaluateur 4 - VISA de l’Autorité Classer dans le dossier individuel de l’agent Transmettre une copie signée à l’agent Transmettre une copie au CDG* La transmission au CDG devra se faire dans des délais compatibles avec les séances de CAP  début mars pour les Cap d’avril

Les voies de recours Recours de droit commun Recours auprès de la CAP

Demande de révision du compte rendu auprès de la CAP Notification à l’agent Délai de 15 jours francs Demande de révision du compte rendu adressée par l’agent à l’Autorité Territoriale Prise en compte et révision Rejet de la demande / non réponse Notification du CR définitif au fonctionnaire Décision de l’autorité et notification du CR définitif Saisine de la CAP par l’agent 15 jours 1 mois

Le recours contentieux Procédure de recours de droit commun : L’agent dispose de 2 mois pour contester le compte rendu devant le juge administratif Ce délai prend effet à compter : – Soit de la 1 ère notification du compte rendu – Soit de la réception de la réponse de l’Autorité Territoriale en cas de demande de révision – Soit de la 2 ème notification après le recours en CAP 23

Critères modifiés par le décret du 16/12/2014 Une appréciation générale La rédaction d’un compte rendu 25 Pendant l’expérimentationPour l’évaluation de L’efficacité dans l’emploi et réalisation des objectifs -Les compétences professionnelles et techniques -Les qualités relationnelles -La capacité d’encadrement ou le cas échéant, à exercer des fonctions d’un niveau supérieur - -Les résultats professionnels obtenus et la réalisation des objectifs -Les compétences professionnelles et techniques -Les qualités relationnelles -La capacité d’encadrement ou d’expertise ou le cas échéant, à exercer des fonctions d’un niveau supérieur