Réunion SE 30/10/2009

2 Schéma de l’exposé 1.Justification des conventions FEDER et INTERREG 2.Nouveautés en matière de taux de PFG 3.Cofinancement sur conventions PPP 4.Clôture des conventions terminées avant le 1/1/ Clients commerciaux : nouvelle procédure de relance 6.Comptabilité clients - divers 7.Rappels en matière de TVA 8.Nouveautés TVA au 01/01/10 9.Dépôt de cash à la banque 10.Questions

3 1. Justification des conventions FEDER et INTERREG (IV A) LES SIMILITUDES : Suivi très régulier de ces conventions SIGNATURE des déclarations de créance par la Direction ARF Toutes les factures fournisseurs doivent avoir été payées au moment de la DC TOUJOURS joindre le document « précompte chercheur » Importance des fiches de prestations (time sheet) et de leur cohérence par rapport aux imputations paie !

4 1. Justification des conventions FEDER et INTERREG (IV A) LES DIFFERENCES : INTERREG : une DC par trimestre de liquidation Dépenses forfaitaires exclues des INTERREG (ex : provision PV, PFG forfaitaire) FEDER : overheads de 5%, incluant frais de mission, petit matériel, … En pratique, l’ULG prélève un minimum de 2,5% FEDER : DC à déposer sur EUROGES, via transaction développée par l’ARF FEDER : Factures internes à justifier, sans prise de bénéfice

5 2. Nouveautés en matière de PFG 15% d’overheads forfaitaires sur les conventions FSE, moyennant production de l’attestation du réviseur 5% maximum d’overheads sur les FEDER, dont 2,5% minimum sont prélevés En négociation … –DGA –INTERREG

6 3. Cofinancement sur conventions PPP Attention à la qualité du cofinancement Maximum 25% ETP BO, pour l’ensemble des conventions Pas de double financement, en particulier pour l’équipement Pas de PATO Rapports scientifiques en conformité avec le rapport financier de cofinancement Vérifier que l’entreprise respecte bien ses engagements

7 4. Clôture des conventions terminées avant le 1/1/2009 Editer le rapport 1 de BI : « Situation financière globale de mes projets actifs » Vérifier s’il reste des commandes en cours, des factures clients en attente, des paiements clients en attente, … relancer si nécessaire … puis demander la clôture SYSTEMATISER cette analyse

8 5. Clients commerciaux : nouvelle procédure de relance Procédure actuelle : Lancement des rappels tous les trois mois. Procédure basée sur 3 niveaux de rappels : - niveaux 1 et 2 : rappels envoyés aux clients par l’ARF; - niveau 3 : les gestionnaires étaient interrogés quant au suivi à apporter à ces créances; ce qui pouvait déboucher sur : → l’envoi d’un rappel par le service, → l’envoi d’une mise en demeure par le service juridique, → la transmission du dossier à l’huissier. ►Trop d’intervenants → procédure trop longue. Remarques du réviseur : - La récupération des créances devrait être plus rapide. - La gestion des impayés devrait être centralisée au sein de la cellule clients de l’ARF.

9 5. Clients commerciaux : nouvelle procédure de relance Modification de la procédure : Lancement des rappels une fois par mois (>< tous les trois mois) Les gestionnaires ne sont plus interrogés quant au suivi à apporter aux créances de niveau 3 → importance de consulter l’état des impayés via les rapports Business Intelligence Remarques : ces modifications ne concernent que les clients commerciaux ULg : - pas de modification pour les « clients VT » gérés par la clinique, - pas de modification pour les créances « fonds ».

10 5. Clients commerciaux : nouvelle procédure de relance Modification du flux → 4 niveaux de rappels gérés par SAP: Niv. 1 : Premier rappel envoyé au client Niv. 2 : Deuxième rappel envoyé au client + mail au gestionnaire de l’OTP Niv. 3 : Mise en demeure envoyée au client par recommandé + mail au gestionnaire de l’OTP Niv. 4 : Gestion au cas par cas par l’ARF– Frais à charge du service En cas de litige, le dossier est transmis au Service Juridique

11 5. Exemple de mail adressé aux gestionnaires Madame le Professeur, Monsieur le Professeur, Madame, Monsieur, Veuillez trouver ci-dessous le relevé des factures impayées pour lesquelles nous envoyons ce jour une mise en demeure au client, par recommandé. A défaut de paiement et sauf avis contraire de votre part, d'ici un mois, le dossier sera mis en contentieux. La procédure de relance sera dès lors poursuivie à vos frais. Client Nom Facture Date fact. Date éché. Montant Dev. Projet ____________________________________________________________________________ Dupont ,00 EUR P.XXYYZZZ01-01 ____________________________________________________________________________ Pour toute question ou remarque relative à ces impayés, je vous invite à contacter R. Theunissen et vous rappelle par ailleurs que l'état de vos impayés est disponible via les rapports Business Intelligence à l'adresse suivante Ce mail n'a pas été transmis automatiquement à votre secrétaire exécutive, nous vous invitons à lui faire parvenir si nécessaire. Sincères salutations, Anne GIRIN Directeur Financier

12 5. Clients commerciaux : nouvelle procédure de relance Sauf avis contraire de la part du gestionnaire, la procédure automatique est poursuivie et la créance impayée passe au niveau supérieur après un mois. Les créances impayées qui avaient fait l’objet d’un blocage de type « S » (envoi d’un rappel par le service) ont été débloquées et seront ainsi reprises dans la procédure de relance automatique. Les factures qui avaient atteint le niv. 3 ont été « rétrogradées » au niv. 2 → envoi d’une mise en demeure (niv.3) avant le passage au niv. 4. Si la procédure automatique doit être suspendue, il est indispensable de contacter R. Theunissen. En pratique, premier envoi ce 05/11 → si une facture doit être bloquée, prévenir R. Theunissen le 04/11 au plus tard (cf. niveaux de relance dans BI).

13 6. Comptabilité clients - divers Les annulations de pièces se font obligatoirement sur la période en cours. Sinon, l’annulation n’est pas traduite dans la comptabilité générale et les rappels continuent à être édités ! Etre attentif au message d’erreur qui apparaît en bas de page. Les recettes directes ne sont acceptées que pour les opérations non soumises à TVA et lorsque le client ne réclame pas de facture. Si une facture doit être établie, la recette directe doit être annulée (prendre contact avec la trésorerie). Si un non-assujetti réclame un document, un simple reçu peut être établi. Attention à l’automatisme prévu sur certains comptes centralisés spécifiques ! Lorsqu’un acompte a été reçu, il doit être mentionné sur la facture / DC. Problème des factures non reçues par le client.

14 6. Comptabilité clients - divers En cas de faillite, la créance devient irrécupérable : → ne pas annuler la facture → contacter R. Theunissen qui actera une moins-value, avec restitution de PFG, et bloquera le client. Les clients ne font pas l’objet de paiements automatiques → pour rembourser un client, en cas de facturation trop élevée, établir une NC et communiquer le numéro à V. Douven (+ joindre demande de remboursement) Les dépenses rejetées par les bailleurs de fonds doivent faire l’objet d’une NC. Ne pas attendre la fin de la convention. → transfert des pièces rejetées sur un autre OTP (J.-P. Lambert) → relancer la transaction ZDP91 (date de fin = date de la dernière justification)

15 1. Les activités de l’ULG et la TVA Trois types d’opérations à la sortie … - Prestations pour compte de tiers - Contrats de recherches non collectives Activités taxables - Enseignement, colloques, séminaires, follow-up… - Bibliothèques - Crèches -Médecine légale -Cliniques vétérinaires -Logopèdes, psychologues -Location immobilière -Expertises médicales Activités exemptées - Recherches collectives - Dons Activités Hors Champs Facturation avec TVA Déclaration de créance sans TVA Facturation sans TVA 7. Rappels en matière de TVA

16 Les prestations soumises à TVA doivent être encodées sur un OTP soumis à TVA : OTP en T1 PRESTATIONS_TVA RESTAURATION_TVA PRESTATIONS_TVA_6% LIVRAISONS LIVRAISONS_TVA_6% SPONSORING REDEV_BREV_LICENCE REFACT_FRAIS_PERS REFACT_GAZ_ELE_CHA REFACT_EAU REFACT_TELEPHONE REFACT_DIVERSES VENTE_PUBLIC_ABON VENTE_PUBLIC_ELEC PHOTOCOPIES 7. Rappels en matière de TVA 1. Les activités de l’ULG et la TVA

17 Par contre, les prestations exonérées de TVA doivent être facturées sur un OTP exonéré : OTP en E5 Utilisation d’un article de vente «exempté » : la mention d’exonération apparaît automatiquement : ENSEIGNEMENT "Prestation exonérée de TVA en vertu de l'article 44 §2, 4° du code TVA" TRAVAUX_IMMOBILIER "Taxe à acquitter par le cocontractant - A.R. n° 1, art. 20." PRESTATIONS_CRECHE "Prestation exonérée de TVA en vertu de l'article 44 §2, 2° du code TVA" PREST_MEDECINE_LEG "Prestation exonérée de TVA en vertu de l'article 44 §1, 1° du code TVA" PREST_LOGOPEDIQUES "Prestation exonérée de TVA en vertu de l'article 44 §1, 2° du code TVA" PREST_PSY_ORI_SCOL "Prestation exemptée de TVA en vertu de l’article 44 §2, 5° du code TVA" COLLOQUES "Prestation exonérée de TVA en vertu de l'article 44 §2, 4° du code TVA" FORMATIONS_ULG "Prestation exonérée de TVA en vertu de l'article 44 §2, 4° du code TVA" REVENUS_IMMEUBLES "Prestation exonérée de TVA en vertu de l'article 44 §3, 2° du code TVA" LOCAT_DIV_SANS_PS "Prestation exonérée de TVA en vertu de l'article 44 §3, 2° du code TVA" VENTE_SYLLABI "Prestation exonérée de TVA en vertu de l'article 44 §2, 4° du code TVA" MUSEES "Prestation exonérée de TVA en vertu de l'article 44 §2, 7° du code TVA" 7. Rappels en matière de TVA 1.Les activités de l’ULG et la TVA

18 Les opérations en dehors du champ d’application doivent être encodées sur un OTP en 4S / 4H : CONVENTION_2008 SUBVENTIONS 7. Rappels en matière de TVA 1. Les activités de l’ULG et la TVA

19 Prestations de services Intracommunautaires « Prestation de service intracommunautaire : TVA belge non due sur base de l’article 21 §3, 7°, d, du code TVA. Taxe à acquitter par le cocontractant. » Au 1/1/2010 : « Prestation de service intracommunautaire : TVA belge non due sur base de l’article 21 §2, du code TVA. Taxe à acquitter par le cocontractant. » Livraisons de biens Intracommunautaires « Livraison de bien intracommunautaire: TVA belge non due sur base de l’article 39 bis §1, 1° du code TVA. Taxe à acquitter par le cocontractant. » Prestations de services Hors Europe « Prestation de service visée par l'article 21 §3, 7° du code TVA. TVA belge non due. Taxe à acquitter par le cocontractant. » Livraisons de biens Hors Europe « Livraison de bien visée par l'article 39 §1, 1° du code TVA. TVA belge non due. Taxe à acquitter par le cocontractant. » Ces mentions doivent être ajoutées pour les opérations internationales qui sont exonérées 2. Mentions d’exonération non automatiques 7. Rappels en matière de TVA

20 3. Les DC et les factures Charges réelles Pas charges réelles Avec ou sans TVA Justification à charge réelle PAS TVA TVA A Subvention non soumise à la TVA Prestation B1 B2 7. Rappels TVA : ventes

21 3. Les DC et les factures A. SI OBLIGATION DE JUSTIFICATION A CHARGES REELLES (AVEC OU SANS TVA) Toujours utiliser: - un client fond (client à 4 chiffres max.), - l'article « convention_2008 », - un OTP de type « R* », - motif de commande : "Avis de créance" N.B.: Une telle commande doit être utilisée avec la transaction "ZDP91" pour générer une justification à charges réelles. 7. Rappels en matière de TVA

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23 Les DC et les factures B. SI PAS D'OBLIGATION DE JUSTIFICATION A CHARGES REELLES B 1. SI SUBVENTION NON SOUMISE A T.V.A. Toujours utiliser: - un client fond (client à 4 chiffres max.) - l'article "Subventions" (non soumis à T.V.A.) - un OTP de type "R*", libellé "Subvention..." - motif de commande : - N.B.: Une telle commande peut être directement facturée avec la transaction "VF01" comme pour une facture de prestation (le compte général utilisé est un compte de convention de recherches).

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25 Les DC et les factures B2. SI CONTRAT (NON JUSTIFIABLE) SOUMIS A T.V.A. Dans ce cas, il ne s'agit plus d'une recherche mais d'une prestation. Par conséquent, il faut toujours utiliser: - un client commercial (client à 6 chiffres) - l'article "Prestations_TVA" (soumis à T.V.A.) - un OTP de type « P* » - motif de commande : - N.B.: une telle commande peut être directement facturée avec la transaction "VF01" (facture de prestations).

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27 4. Les périodes comptables L’Université doit remplir des déclarations TVA mensuelles OBLIGATION DE FERMER LES PERIODES COMPTABLES MENSUELLEMENT AFIN D’ETABLIR LA DECLARATION En pratique, vers le 5 du mois suivant, la période comptable est clôturée. Conséquences : Impossibilité d’enregistrer des documents reprenant une date de cette période. Les dates sur les BC vente doivent être adaptées pour l’en-tête et pour chaque poste. 7. Rappels TVA : ventes

28 Saut – En Tête – Facture : 1 seule fois

29 Saut – Poste – Facture : pour chaque poste

30 7. Rappels TVA : ventes Lorsque vous créez une commande client par copie d’une ancienne, ou lorsque vous y faites la moindre modification:  il faut absolument mettre à jour la condition du prix sinon code TVA incorrect 5. MISE A JOUR BC VENTE

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33 7. Rappels TVA : ventes Obligation légale de faire référence à la pièce comptable annulée ou corrigée « Annulation/ correction facture 1234 du 18/9/2009 relative aux travaux … » 6.Les notes de crédits

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35 Frais exclusivement affectables à … Prestations pour compte de tiers. Activités taxées - Enseignement - Recherches collectives (y compris en partenariat avec les pouvoirs publics) Activités exonérées ou hors champ de la TVA Electricité Matériel informatique Sécurité Mobilier Frais relatifs aux bâtiments Aucune activité spécifique (frais généraux) TVA déductible : 100 % TVA déductible : prorata % à déterminer TVA déductible : 0 % Affectation réelle (à l’entrée) 7. Rappels TVA : achats

36 7. Rappels TVA : achats 1. Mentions obligatoires sur les factures : (Art. 5, §1er de l’arrêté royal n°1) 1° la date à laquelle la facture est émise; 2° le numéro séquentiel; son numéro de TVA; 3° le nom ou dénomination sociale du cocontractant ainsi que son adresse et son numéro de TVA; 4° les éléments nécessaires pour déterminer l’opération et le taux de la taxe, notamment la dénomination usuelle des biens livrés et les services fournis et leur quantité; 5° pour chaque taux de TVA (ou exemption), la base d’imposition, le prix unitaire hors taxe, les escomptes, rabais ou ristournes éventuels; 6° l’indication des taux de TVA à appliquer et le montant des taxes dues; 7° si l’opération est exonérée de taxe, une mention de la directive ou de la disposition nationale correspondante; 8° une référence à la (aux) pièce(s) antérieure(s) lorsque plusieurs factures sont établies pour la même opération.

37 1. Mentions obligatoires sur les factures : (Art. 5, §1er de l’arrêté royal n°1) Lorsque vous recevez la facture d’un fournisseur, il faut vérifier si notre numéro de TVA figure bien sur cette facture  Sinon, il faut demander au fournisseur d’établir une nouvelle facture reprenant notre numéro de TVA Risque : rejet de la déduction 7. Rappels TVA : achats

38 7. Rappels TVA : achats Certaines dépenses ne donnent pas droit à une déduction totale de TVA. Afin d’assurer une déduction de TVA correcte, il est important de sélectionner correctement l’article TVA lors de la création du BC achat. Frais de véhicules non utilitaires  50 % déductible Ent. & Rép. voitures ≠ Ent. & Rép. IMO Ent. & Rép. Mat. Info Ent. & Rép. Mobilier Ent. & Rép. Mat. Roulant sauf voitures Achat d’un véhicule non utilitaire  50 % déductible Achat voiture ≠ Achats sauf voitures 2. Choix des articles

39 Achat de carburant véhicule non utilitaire  50 % déductible Carburant voiture ≠ Carburant véhicule utilitaire Loyers & ch. loc.: véhicules sauf utilitaires ≠ Loyers & ch. loc.: mat rlt sauf voitures Frais de séjour en Belgique  TVA non déductible Frais de réception  TVA non déductible Frais de restaurant  TVA non déductible A ne pas confondre avec Frais de cantine Fleurs (6 %)  TVA non déductible Cadeaux (21 %)  TVA non déductible 7. Rappels TVA : achats 2. Choix des articles

40 8. Nouveautés TVA Taux de Tva restaurant passe à 12% Adaptation - article achat : Frais de restaurant - article vente : RESTAURATION_TVA Attention REFACT_DIVERSES 21% 2.Localisation des opérations intracommauntaires (services) nouveaux listings intracommunautaires nouvelles grilles déclaration TVA Importance de la création des clients et fournisseurs Statut et numéro de TVA sont ESSENTIELS

41 3. Les acquisitions de biens & services intracommunautaires Achat d’un bien ou d’un service dans un pays de l’UE : Facture d’achat généralement sans TVA car nous payons la TVA en Belgique via notre déclaration : ne pas utiliser un article Z bien 0% ou Z service 0% Ceux-ci sont réservés aux biens et services exonérés ou soumis au taux 0 (timbres poste, assurances, journaux,…) 8. Nouveautés TVA 2010

42 8. Nouveautés TVA Nouveau formulaire pour création client : - Nom - Adresse - Coordonnées bancaires - Numéro TVA - Statut TVA :  Assujetti imposable,  Assujetti exonéré,  Assujetti franchisé,  Agriculteur au forfait,  PMNA identifiée,  PMNA non identifiée,  Consommateur privé + téléphone, fax, mail …

43 9. Dépôts de cash à la banque DEXIA : Carte « déposant » disponible à l’agence du ST : - permet les dépôts de billets aux guichets électroniques - aux heures d’ouverture de la banque : de 10h à 17h Mail à C. Collignon pour obtenir le mot de passe Dépôts de monnaie, en sachet, aux guichets (sans frais) FORTIS : Accepte toujours les dépôts au guichet Remarque : importance de la communication lors du dépôt

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