Gérer l’information aux fins de transparence Le 15 novembre 2010 Monica Fuijkschot Directrice, Gestion de l’information

Pourquoi la transparence? Voici quelques sujets d’articles parus dans les médias : Le scepticisme est justifié au sujet de la transparence de la banque centrale Globe and Mail Un rapport mondial révèle une transparence et une reddition de comptes médiocres pour ce qui est des dépenses publiques BusinessGhana Le manque de transparence mine la crédibilité des ventes d’actifs de la Russie, dit Kasyanov Bloomberg La population est mécontente du manque de transparence du gouvernement fédéral FierceGovernmentIT La transparence est la clé pour inspirer une meilleure confiance du public

Comment établir la transparence? Établissement de rapports officiels Rapports annuels Rapports aux comités parlementaires Renseignements demandés par : le grand public en vertu de diverses lois ou par des moyens informels les médias aux fins de diffusion les parlementaires Communication proactive par l’entremise des sites Web Communication ciblée à l’intention des intervenants et de la population Présentations Allocutions Documents de politique

De quelle façon la GI est-elle liée à la transparence? Qu’arriverait-il... si une mauvaise version d’un document était diffusée sur le Web et qu’en conséquence la position d’un organisme sur une initiative importante était déclarée par erreur? si après une annonce cruciale, les documents pertinents n’étaient pas disponibles? si vous aviez cinq versions différentes d’un même rapport et que vous ne saviez pas quelle est la version approuvée? si votre patron avait besoin de la copie d’un document pour informer le ministre et que le document était introuvable? si vous faisiez partie d’un organisme qui n’avait pas effectué une gestion de l’information en bonne et due forme et que, soudainement, une nouvelle loi, politique ou directive exigeait une divulgation proactive des documents?

Le cycle de la transparence 2. Un accès et une récupération efficaces dans les deux formats signifient que les documents qui font autorité peuvent être retrouvés. 3. Des renseignements exacts sont disponibles pour appuyer une prise de décisions éclairée. 4. Les décisions éclairées peuvent être communiquées sans souci. Les formats électroniques facilitent la publication. 1. Les normes et les outils relatifs à la GI appuient le classement des documents imprimés et électroniques afin qu’on puisse y avoir accès et les récupérer.

Les composantes de base de la GI Déterminer une fonction de GI au sein de l’institution en gardant à l’esprit que la GI est trop imposante pour une seule – certaines responsabilités devront être partagées Élaborer, ou mieux encore, adapter les outils dont vous avez besoin comme : les politiques et les directives l’infrastructure en matière de GI –autorisations de conservation et de disposition –archivage ministériel de documents –système de classification universel des dossiers –formation

Les composantes de base de la GI – Politiques et directives Les politiques et les directives en matière de GI devraient clairement établir les points suivants : Gestion de tous les documents présentant une valeur organisationnelle pour l’institution Documents non structurés Données structurées Documents électroniques Courriels Gouvernance et obligation de rendre compte Rôles et responsabilités Outils institutionnels en matière de GI Règles administratives en matière de GI Utilisation des renseignements Sécurité de l’information Appui en matière de GI

Les composantes de base de la GI – Autorisations de conservation et de disposition Conservation et disposition des documents Définir ce qui possède une valeur opérationnelle et ce qui est considéré comme éphémère Élaborer et mettre en œuvre des autorisations de conservation et de disposition (ADD) S’assurer que les documents éphémères sont éliminés et que les documents ayant une valeur opérationnelle sont conservés S’assurer que la disposition des documents imprimés et électroniques est uniforme Activer les caractéristiques de disposition et de conservation électroniques

Les composantes de base de la GI – Archivage ministériel des documents L’automatisation et la mise en œuvre complète sont recommandées La fonction d’appui devrait être prise en compte Un emplacement pourrait être nécessaire ainsi qu’un dépôt électronique L’emplacement doit être sécurisé La sécurité du réseau doit aussi être contrôlée Les dépôts de documents ministériels représentent un outil important pour assurer la surveillance et l’uniformité de la GI organisationnelle.

Les composantes de base de la GI – Système de classification universel La structure des documents doit être universellement accessible par souci de transparence. Le système de classification universel et la description des documents devraient être : fondés sur les fonctions Universellement accessibles Uniformes, que les documents soient en format imprimé ou électronique La gouvernance et les responsabilités doivent être clairement établies : L’endroit où réside le contrôle central et la façon dont les éléments de contrôle décentralisés sont couverts La manière dont des changements à la structure des fichiers peuvent être mis en place Les conventions d’appellation

Les composantes de base de la GI – Formation La formation supplémentaire devrait être : facilement accessible et variée facilement adaptable à un milieu qui évolue rapidement régulièrement examinée adaptable – solliciter les commentaires des utilisateurs et en tenir compte La formation est essentielle pour s’assurer que les outils et les exigences en matière de GI sont compris.

Les composantes de base de la GI – Support pour la GI Problèmes relatifs à l’entreposage et à la gestion des documents papier Le coût des fournitures L’endroit doit être adéquat et sécurisé Du personnel consacré à cette tâche est requis La disposition prend de la place Les questions environnementales Les documents doivent être convertis pour pouvoir être publiés dans les formats actuels Avantages des documents en version électronique Faciles à publier Faible coût d’entretien Plus simple à sécuriser La disposition peut être automatisée Seul un espace restreint est requis Les renseignements qui font autorité sont faciles à trouver Taux élevés de récupération Rapidité d’accès

Gérer la GI aux fins de transparence 1.La gestion de l’information est essentielle pour favoriser la transparence. 2.Investir dans des outils électroniques c’est investir dans la transparence. En conclusion, les institutions qui veulent inspirer la confiance du public doivent utiliser leurs ressources de manière à refléter les points suivants :