PAYROLL CTB EN RDC : PAIE Formation des comptables Projets du 12 au 16/04/2010

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Objectifs de la formation Pointage Fiche de Salaire & boutons des commandes Impôts & redevances sur la rémunération Consolidation des Datapaie Fonctionnement du Compte FISC Contenu

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 1.1. Objectif général A l’issue de la formation, le comptable sera capable de : Comprendre le fonctionnement et l'exploitation du fichier Payroll Obligations liées aux redevances dues aux rémunérations professionnelles 1. Objectifs de la formation

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 1.2. Objectifs spécifiques Le comptable sera capable de : Tenir un bon pointage et comprendre le rôle de cet état dans la paie - illustrer par quelques casus Comprendre le mode de calcul de certaines rubriques de paie Respect des délais liés aux paiements des salaires et droits et obligations dus au payroll Comprendre le circuit de fonctionnement du compte FISC

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 2.1. Jours de travail JP : jours prestés, déduits du pointage par rapport au jour de travail du mois Jours non prestés : jours d’absence ou non prestés pour les nouvelles recrues Jours maladies : payable à 2/3 – les congés des maternités sont assimilées CC : Congé de circonstance, payable à 100% JF : Jours fériés, payable à 100% Jours Intérim : Jours prestés en intérim, appuyés par une lettre RH 2. Pointage

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 2.2. Statut de l’agent A : Agent en prestation (ancien) B : Agent dont le contrat est résilié (bloqué - pas de rémunération) I : Agent au statu A, qui preste l’intérim. Valable pour un grade supérieur N : Agent nouvellement engagé, il est payable pour son premier mois en « N » c’est-à-dire au prorata S : Agent en suspension

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 2.3. Grades Par rapprochement aux catégories professionnelles prévues par la loi, les grades CTB se présentent comme suit : de B1 à B3 : Catégorie générale de B4 à A1 : Agent de Maîtrise de A2 à A4 : Cadres de collaboration

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 2.4. Aft N, Congé annuel & Prime Aft N : Enfant à charge influençant le répertoire familial de l’agent; Naissances, décès, enfant sous tutelle. A appuyer par des documents légaux (Acte de naissance, jugement supplétif). Toute omission sur les allocations familiales se régularise ici Date de congé de départ Date congé retour; si la date retour est au delà du mois encours, écrire date fin du mois et au mois M+1; la date départ devient la 1 ère date du jour ouvrable du mois

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 2.4. Aft N, Congé annuel & Prime (suite) Jours de congé annuel pris : il décomptent les JP et fait objet de suivi pour dégager le crédit congé Pécule : se paie automatiquement avec la mention « Yes » au mois d’anniversaire de recrutement Autre avantages : si contractuel, il se paie avec la mention « P »

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 2.5. Heures supp & 15zaine Les grades B1 à A1 ont droit aux heures supplémentaires; à condition d’un accord préalable suivi d’une approbation. Elles se paient hebdomadairement : Les 6 premières heures sont majorée à 30% sur le salaire horaire Les autres heures de la semaine sont majorées à 60%

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 2.5. Heures supp & 15zaine (suite) Les heures des jours fériés, samedi, dimanche sont majorées à 100% 15zaine : Ne jamais géré hors fichier paie; même si l’option de paie se liquide en devise USD, la quinzaine est à retirer en Euros. Ne doit pas dépasser 50% du net.  Au mois M+1, vider le pointage par la commande « Ctrl + g »  Editer le pointage pour classement après signatures

Aperçu du barème CTB Catégorie Salaire minimum Echelon annuel Catégorie légaleTransportAll/famiale Ancienneté Poste B11302,6Manœuvre et trav spec cat I-II B21904,2Trav semi qualifié et qualifié cat III-IV B32675,34Trav Hautement qualifié B43687,36Agent de Maîtrise Ech A14959,9Agent de Maîtrise Ech A265613,12Cadres de collaboration VII ech A386217,24Cadres de collaboration VII ech A ,48Hors Catégorie15010 DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 2.1. Présentation Entête : Informations générales & Informations sur la paie Comprendre le fonctionnement et l'exploitation du fichier Payroll 2. Fiche de Salaire o Matricule : Toujours avec indice « P » ou « R » o Nom & Prénom : o Fonction : o Catégorie : o Catégorie légale : o Statut : Marié, célibataire, veuf o Type contrat : CDD, CDI, COD o Base barémique : o Ancienneté poste : o Ancienneté CTB : o Prime d’ajustement, s’il y a lieu : o Total base : base de référence pour l’agent; c’est la somme des quatre points précédents

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Corps : Rubriques de calcul de la paie Rémunérations taxables o Base : correspond au salaire de base totale suivant prestation du mois o Base maladie : o Base CC o Heures supp o Congé annuel o Pécule : 70% du brut mensuel o Autres avantages : Sur affichage optionnel si l’avantage est contractuel

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Autres avantages non taxables o Logement : 30% de totale base, forfait o Transport : forfait o Allocations familiales o Indemnité rentrée scolaire : payable automatiquement en juillet, il est égal à 65% de total Base Retenues o IPR – 30% si la base imposable excède Fc o INSS – Qpo 3,5% sur la rémunération taxable o 15zaine ou congé payé

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Signatures o Signature Autorisée : personne habilité à valider la paie o Signature de préparation : Agent commis à la paie o Signature d’acquit : pour attester le paiement effectif du salaire; obligatoire surtout en cas de cash

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 2.2. Boutons de commandes Afin d’ôter la paie de calculs dynamiques des formules, un collage spécial d’une ligne de salaire (par matricule) se fait pour raison de constituer la paie historique; d’où les commandes ci-dessous : Valider FICHE dans DataPaie : c’est l’écriture d’une ligne de salaire pour un matricule donné dans la base donnée CORRIGER FICHE dans DataPaie : En cas d’actualisation du pointage, ce bouton permet de corriger l’écriture préalablement validée

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 2.2. Boutons de commandes (suite) Print ALL : Impression de toutes les fiches même pour les agents au statut « B » Backup DataPaie Mois encours : cette commande permet d’extraire la paie du mois pour transmission à la Cellule RH – paie  Obligation de transmettre au plus tard le 25

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 3.1. Retenus sur salaires (à charge des employés) IPR INSS Qpo 3.2. Charges dues à l’employeur INSS Qpp : 5% d’où 8,5% sont des cotisations versées INPP : Taux 3%, la CTB a négocié à 1% 3. Impôts et redevances sur salaire

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Exportation dans DataALL le Datapaie du Projet Elaboration des tableaux consolidés : o Tableau de redevance du mois par Projet o Tableau de redevance par Province o Reproduire la fiche de salaire du projet 4. Consolidation de la paie

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 5.1. Fonctionnement FISC Ce compte jusqu’à hier était un compte transitoire de paiement des impôts Alimenter par de versements projets Déclaration au CDI, à l’INSS et à l’INPP via FGDS Sur base du récépissé CDI, la RR reverse les dus des retenues sur salaire au plu tard le 10 du mois pour les déclarations du mois M-1 Sur base de la déclaration INSS, la RR reverse les dus à la sécurité sociale Sur base de la déclaration INPP, la RR reverse les dus à l’Institut National de Préparation Professionnelle 5. Compte FISC /CDF

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 5.2. Problème de gestion Ecarts réguliers entre les versements des projets et les déclarations consolidées au niveau RR et c’est pour plusieurs raisons : o Différences des taux utilisés o Corrections des fiches sans renvoyer le Datapaie corrigée à RR o Omission parfois des déclarations des décomptes finals o Décalage dans la transmission des Datapaie à partir du fichier non sauvegardé o Défaut des paiements des projets dans les délais requis

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 5.2. Problème de gestion (suite) Le compte FISC accuse en conséquence un solde à réconcilier des projets Situations en sous déclaration ou sur déclarations, ou sous versements ou sur versements des projets

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 5.3. Réconciliation du compte FISC Le compte FISC est tenu en extra comptable Il doit être balancé D’où déterminer ces écarts

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 5.3. Mutations en vue Le compte FISC devient à partir de Mai 2010, un compte rapporté sous 21306REPRDC (REPRDC) Le fichier paie ne contiendrait plus les tableaux de impôts La RH-Paie consolidera, déclarera la paie de tous les projets CTB en RDC Les impôts concernant les projets deviennent des PBHQ

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES MERCI DE VOTRE ATTENTION