Gestion budgétaire Gestion financière des projets

2 Avril 2010Gestion budgétaire OBJECTIF DE LA FORMATION Le participant sera capable de gérer ses activités tout au long de la durée du projet dans le respect du cadre budgétaire validé et les procédures en vigueur à la CTB; il pourra Définir le concept de budget à la CTBDéfinir le concept de budget à la CTB Analyser l’état des lieux budgétaire Proposer des modifications budgétaires suite à l’analyse du suivi budgétaire selon les directives CTB Calculer le solde budgétaire disponible

3 Avril 2010Gestion budgétaire 1-LE BUDGET 1.Généralités 2.Objectifs de la gestion budgétaire 3.Structure du budget 4.Elaboration du budget: processus

4 Avril 2010Gestion budgétaire 1-LE BUDGET 1.1 Généralités Budget total d’un projet Enveloppe globale Reçue d’un ou plusieurs bailleurs de fonds Pour arriver à des résultats Budget du projet Répartition du budget total en lignes budgétaires Restrictions financières Composante du dossier technique et financier (DTF)

5 Avril 2010Gestion budgétaire 1-LE BUDGET Le budget n’est pas un élément isolé Contenu Ressources disponibles Durée du projet/ Etat d'avancement dans le temps

6 Avril 2010Gestion budgétaire 1-LE BUDGET 1.2 Objectifs de la gestion budgétaire Planifier Moyens nécessaires pour atteindre les résultats Limites budgétaires: quelles activités sont-elles financièrement réalisables? Suivre l’avancement des activités Indication Outil de gestion

7 Avril 2010Gestion budgétaire 1-LE BUDGET Suivre la situation financière Respect des limites budgétaires Solde des moyens disponibles Utilisation efficace et efficiente des moyens Besoin de changement budgétaire Préparer des rapports (reporting) Communication des résultats financiers (interne/externe)

8 Avril 2010Gestion budgétaire 1-LE BUDGET 1.3 Structure du budget Composé de 3 parties: Résultats opérationnels: activités du projet Similitude avec le dossier technique et financier (DTF) du cadre logique Réserve budgétaire (volet X) Moyens généraux (volet Z)

9 Avril 2010Gestion budgétaire 1-LE BUDGET Budget des activités du projet CodeDescription Implementation mode BUDGET (EUR) A Access to drinking water and hygiene for rural populations in the villages of Dosso and Yelou is improved in a sustainable way A_01 Access to drinking water is improved A_01_01 Conduct technical studies and environmental impact assessments Cogestion A_01_02 Provide equipment and build cement wells in the village of Dosso Cogestion A_01_03 Provide equipment and build cement wells in the village of Yelou Cogestion A_02 Hygiene is improved A_02_01 Provide equipment and build cement wells in the village of Dosso Cogestion A_02_02 Provide equipment and build latrines in the village of Yelou Cogestion A_02_03 Technical expertise Cogestion Part / Volet Ligne budgétaire Resultat

10 Avril 2010Gestion budgétaire 1-LE BUDGET Similitude entre le budget des activités et le cadre logique Parts/volets (lien 1–1) Résultats (lien 1–1) Lignes budgétaires (LB)/activités Souplesse pour les activités: lien 1-1 ou 1-n ou n-1 ou ligne pour des coûts spécifiques liés au résultat

11 Avril 2010Gestion budgétaire 1-LE BUDGET Réserve budgétaire: Volet X Maximum 5 % du budget des activités Par mode de financement Conditions d’utilisation strictes Jamais d’imputation directe sur la réserve Utilisation moyennant accord SMCL Circonstances imprévues X Budget Reserve X_01 Budget reserve X_01_01 Budget reserve Cogestion Cogestion X_01_02 Budget Reserve Régie Regie18.000

12 Avril 2010Gestion budgétaire 1-LE BUDGET Moyens généraux: Volet Z 4 rubriques: Investissement Coûts de personnel Frais de fonctionnement Audit et évaluation Les rubriques sont divisées en lignes budgétaires E.g. expert international, personnel administratif

13 Avril 2010Gestion budgétaire 1-LE BUDGET

14 Avril 2010Gestion budgétaire 1-LE BUDGET -voir annexe 1

15 Avril 2010Gestion budgétaire 1-LE BUDGET 1.4 Elaboration du budget PROCESSUS: Equipe de formulation: dossier technique et financier Validation par Finances Validation par le partenaire et le Comité de Contrôle de la Qualité (CCQ)

16 Avril 2010Gestion budgétaire 1-LE BUDGET EXIGENCES: Basé sur une analyse détaillée coûts et hypothèses Partie narrative Budget Clairement défini Pas trop détaillé Mais suffisamment pour permettre un suivi efficace Montants justifiés dans le DTF + détail du budget en annexes (justification des montants: vérification, validation, historique)

17 Avril 2010Gestion budgétaire 1-LE BUDGET EXEMPLE: Documents distribués Budget DTF détaillé annexé au DTF Budget FIT Travail par groupe de 2 Commentaires (ouvert) voir Annexes 2-3

18 Avril 2010Gestion budgétaire OBJECTIF DE LA FORMATION Le participant sera capable de gérer ses activités tout au long de la durée du projet dans le respect du cadre budgétaire validé et les procédures en vigueur à la CTB; il pourra Définir le concept de budget à la CTB Analyser l’état des lieux budgétaireAnalyser l’état des lieux budgétaire Proposer des modifications budgétaires suite à l’analyse du suivi budgétaire selon les directives CTB Calculer le solde budgétaire disponible

19 Avril 2010Gestion budgétaire 2-LE SUIVI BUDGETAIRE 1.Objectifs du suivi budgétaire 2.Processus de suivi budgétaire 3.Analyser un suivi budgétaire 4.Points d’attention 5.Risques 6.Exemples de décisions

20 Avril 2010Gestion budgétaire 2-LE SUIVI BUDGETAIRE 2.1 Objectifs Instrument de suivi financier d’un projet Les limites budgétaires sont-elles respectées? Quels sont les moyens encore disponibles pour la réalisation des activités? Les fonds sont-ils bien utilisés? Instrument de suivi d’avancement d’un projet Indication sur l’état d’avancement d’un projet

21 Avril 2010Gestion budgétaire 2-LE SUIVI BUDGETAIRE Instrument de communication interne et externe sur les résultats du projet Rapports intermédiaires pour la direction du projet, les collaborateurs, les partenaires locaux, les bénéficiaires, la SMCL, les bailleurs… Instrument d’analyse et d’aide à la prise de décision Procéder à une modification du budget? Anticiper une demande de prolongation du projet? Adapter les activités, revoir les objectifs? Réaliser des économies de coût…

22 Avril 2010Gestion budgétaire 2-LE SUIVI BUDGETAIRE 2.2 Processus Processus: Cfr Q-platforme 1.Les rapports de suivi budgétaire sont édités 2.L’état budgétaire est analysé par le projet 3.Les actions nécessaires sont décidées et implémentées par le projet 4.La situation d’exécution budgétaire fait l’objet d’une analyse par la représentation 5.Suite à l’analyse effectuée, la situation d’exécution budgétaire est discutée par la représentation avec la direction du projet

23 Avril 2010Gestion budgétaire 2-LE SUIVI BUDGETAIRE Suivi régulier à mettre en place au niveau du projet Au moins une fois par trimestre (avant ou lors des PF) Une fois par mois lors des 6 derniers mois d’un projet Compte rendu écrit résumant les conclusions du suivi budgétaire Prévoir un moment formel de compte rendu entre l’équipe projet (AT + équipe FIN/ADMIN + PO opérationnel) Plan d’action des actions éventuelles à entreprendre (adaptation activités, économies de coûts, modification budgétaire, prolongation…) Suivi régulier de ce plan d’action à convenir et échange avec la représentation.

24 Avril 2010Gestion budgétaire 2-LE SUIVI BUDGETAIRE 2.3 Analyser un suivi budgétaire But: Comparer le budget du projet aux dépenses et engagements. Différents types de rapports existent en fonction de l‘analyse souhaitée. Conditions préalables à un bon suivi: Les données sont disponibles à temps, exactes, complètes et sont correctement converties en €.

25 Avril 2010Gestion budgétaire 2-LE SUIVI BUDGETAIRE Montant du budget Mode de financement par ligne budgétaire Total dépenses depuis le début du projet jusqu’à la fin de l’année précédente Date de la dernière clôture comptable prise en compte Dépenses année en cours Total des dépenses depuis début du projet jusqu’à la fin du dernier mois clôturé Solde budgétaire par ligne budgétaire % d’exécution depuis le début du projet

26 Avril 2010Gestion budgétaire 2-LE SUIVI BUDGETAIRE Solde des engagements Solde disponible, engagements déduits % exécution hors engagements % exécution y compris engagements

27 Avril 2010Gestion budgétaire 2-LE SUIVI BUDGETAIRE 2.4 Points d'attention Analyse des montants (pertinence, exhaustivité (tous les PHQ inclus), cohérence (moyens généraux), efficacité dans l’utilisation…) Faire le lien avec la planification opérationnelle Analyser les dépassements constatés ou potentiels (par ligne et mode de financement) en distinguant la partie activité de la partie moyens généraux Cohérence des imputations Tenir compte des cycles de paiement (TDR, MP, ctrt, activité, facture, paiement) Tenir compte des factures et engagements en cours

28 Avril 2010Gestion budgétaire 2-LE SUIVI BUDGETAIRE ENGAGEMENTS Engagement: montant que l’on réserve sur une ligne budgétaire pour faire face à des dépenses futures Une fois l’engagement créé, les dépenses y afférentes sont imputées sur l’engagement Ces dépenses apparaissent dans les dépenses courantes Seul le solde i.e. engagement initial moins dépenses y afférentes est repris dans le suivi budgétaire

29 Avril 2010Gestion budgétaire 2-LE SUIVI BUDGETAIRE 2.5 Risques Quels risques peuvent se produire en cas de suivi budgétaire incorrect/incomplet? voir Annexe 4

30 Avril 2010Gestion budgétaire 2-LE SUIVI BUDGETAIRE 2.6 Exemples de décisions Ajustement de la portée du projet Adaptation des activités, des résultats, des objectifs visés Economies de coûts Modification du budget (glissement entre lignes budgétaires, augmentation de budget) Demande de prolongation du projet Mesures pour accélérer la réalisation des activités

31 Avril 2010Gestion budgétaire OBJECTIF DE LA FORMATION Le participant sera capable de gérer ses activités tout au long de la durée du projet dans le respect du cadre budgétaire validé et les procédures en vigueur à la CTB; il pourra Définir le concept de budget à la CTB Analyser l’état des lieux budgétaire Proposer des modifications budgétaires suite à l’analyse du suivi budgétaire selon les directives CTBProposer des modifications budgétaires suite à l’analyse du suivi budgétaire selon les directives CTB Calculer le solde budgétaire disponible

32 Avril 2010Gestion budgétaire 3-CHANGEMENTS BUDGETAIRES 1.Quand faut-il procéder à un changement budgétaire? 2.Processus de changement budgétaire 3.Dossier de changement budgétaire

33 Avril 2010Gestion budgétaire 3-CHANGEMENTS BUDGETAIRES 3.1 Quand? Augmentation du budget total Budget insuffisant pour atteindre les résultats prévus Budget insuffisant pour Réaliser les activités planifiées Glissement entre modes de financement Insuffisance de moyens dans un mode de financement et excès dans un autre

34 Avril 2010Gestion budgétaire 3-CHANGEMENTS BUDGETAIRES Modification de la structure du budget Ajustements des activités et/ou résultats Adaptation des montants des lignes budgétaires Utilisation de la réserve budgétaire L’utilisation de la réserve est formalisée dans une proposition de modification budgétaire La proposition doit être validée en SMCL Ne jamais imputer ou programmer de dépenses sur cette ligne!

35 Avril 2010Gestion budgétaire 3-CHANGEMENTS BUDGETAIRES Glissements entre lignes budgétaires Excédents sur certaines lignes budgétaires et manque sur certaine(s) autre(s) Une modification budgétaire entre lignes budgétaires au sein d’un volet doit avoir lieu uniquement si une des conditions ci dessous est présente: Dépassement du volet « general Means » ; Dépassement constaté/prévu de 10% d’une rubrique des general means; La ligne budgétaire dépasse(ra) son montant établit lors de la dernière version du budget de plus de 10% et ce dépassement est supérieur à 1% du budget total par mode de financement

36 Avril 2010Gestion budgétaire 3-CHANGEMENTS BUDGETAIRES Exceptions sur le point 5 «glissement entre lignes budgétaires » Les budgets de type « fonds d’expert »: Pas de modification nécessaire (sauf dans le cas d’une augmentation du budget ou d’un transfert entre modes de financement). La SMCL de démarrage pourrait décider de fixer d’autres règles si opportun (fixer le seuil à 15%, par exemple) Donc, dans ces cas là, càd les dépassements qui restent en dessous de ces limites définies, sont autorisés. Il n’y a donc pas besoin de faire de modifications.

37 Avril 2010Gestion budgétaire 3-CHANGEMENTS BUDGETAIRES 3.2 Processus 1. Proposition de changement budgétaire 2. Vérification du changement budgétaire 3. Analyse de la proposition de changement budgétaire 4. Approbation de la proposition de changement budgétaire 5. Mise à jour de la base de données 6. Contrôle du changement budgétaire

38 Avril 2010Gestion budgétaire 3-CHANGEMENTS BUDGETAIRES Proposition de changement budgétaire Une proposition de modification budgétaire est préparée et motivée. Objectif final: S’assurer que les chiffres présentés en SMCL sont corrects! Moyens: Préparer méthodiquement la propositon, la partager et la discuter entre projets et représentation. Outil: Template « proposition de modification budgétaire ». Timing à respecter: Tous les documents préparatoires doivent être transmis à la représentation 3 semaines avant la réunion de la SMCL pour vérification et validation. Exception: Si augmentation du budget, la proposition d’augmentation doit être déposée au moins 1 an avant la fin du projet sauf circonstances imprévues clairement justifiées.

39 Avril 2010Gestion budgétaire 3-CHANGEMENTS BUDGETAIRES Vérification du changement budgétaire La proposition de modification budgétaire est vérifiée sur le plan de: Sa nécessité (Doit-on faire un changement?). L’exactitude et de l’exhaustivité des chiffres. Sa forme (transmission de l’ensemble des documents requis).

40 Avril 2010Gestion budgétaire 3-CHANGEMENTS BUDGETAIRES Analyser la proposition de changement budgétaire La proposition de changement budgétaire est analysée en SMCL Approuver la proposition de changement budgétaire La proposition de changement budgétaire est approuvée en SMCL

41 Avril 2010Gestion budgétaire 3-CHANGEMENTS BUDGETAIRES Mise à jour de la base de données La base de données projet est mise à jour Contrôle du changement budgétaire La modification budgétaire enregistrée dans la base de données projet est contrôlée.

42 Avril 2010Gestion budgétaire 3-CHANGEMENTS BUDGETAIRES 3.3 Dossier Utiliser le canevas « Proposition de changement budgétaire » Type de modification budgétaire concernée Justifications narratives Annexes: Rapport « Follow-up and new budget proposal» Solde budgétaire calculé selon la méthode de trésorerie Liste des engagements Si transfert entre les modes de financements, augmentation du budget et changement de la partie régie d’un budget incluant des PHQ, aussi Etat des transferts déjà reçus validé par le siège Prévisions des paiements reçus par le siège Etat des soldes des comptes du projet V oir Annexe 5

43 Avril 2010Gestion budgétaire OBJECTIF DE LA FORMATION Le participant sera capable de gérer ses activités tout au long de la durée du projet dans le respect du cadre budgétaire validé et les procédures en vigueur à la CTB; il pourra Définir le concept de budget à la CTB Analyser l’état des lieux budgétaire Proposer des modifications budgétaires suite à l’analyse du suivi budgétaire selon les directives CTB Calculer le solde budgétaire disponibleCalculer le solde budgétaire disponible

44 Avril 2010Gestion budgétaire 4-CALCULER LE SOLDE BUDGETAIRE But: Etre capable d’estimer, à un moment donné dans la vie d’un projet, le solde disponible d’un budget. Deux méthodes possibles: Suivi budgétaire versus méthode de trésorerie Solde approximatif versus solde précis Donnent des résultats différents! Exercice crucial la dernière année d’un projet

45 Avril 2010Gestion budgétaire 4-CALCULER LE SOLDE BUDGETAIRE 4.1 Expliquer la méthode de suivi budgétaire Principe: Se base sur les dépenses effectuées Tous les montants sont convertis en € (avance ouverte et solde de banque en USD sont donc convertis par après).  Ecarts de conversion possibles

46 Avril 2010Gestion budgétaire 4-CALCULER LE SOLDE BUDGETAIRE Méthode: Budget – dépenses = Solde disponible - soldes des engagements = solde disponible pour les engagements futurs

47 Avril 2010Gestion budgétaire 4-CALCULER LE SOLDE BUDGETAIRE 4.2 Expliquer la méthode de trésorerie Principe: Basé sur la trésorerie d’un projet Prend en compte les alimentations et paiements faits par le siège (PHQ) Prend en compte les soldes des banques et des caisses Points d’attention: Tous les montants sont en € Pas d’écarts de conversion des devises

48 Avril 2010Gestion budgétaire 4-CALCULER LE SOLDE BUDGETAIRE Méthode: Total du budget - Cash calls reçus - Paiements faits par le siège = Solde disponible pour alimentations ET paiements futurs faits par le siège + Soldes des banques et caisses + Avances ouvertes = Solde disponible - Solde des engagements = Solde disponible pour les engagements futurs

49 Avril 2010Gestion budgétaire 4-CALCULER LE SOLDE BUDGETAIRE 4.3 Exercices Calculer le solde budgétaire selon la méthode de suivi budgétaire et de trésorerie Voir Annexe 6

50 Avril 2010Gestion budgétaire 4-CALCULER LE SOLDE BUDGETAIRE 4.4 Algorithme de Taux de change But: éliminer les écarts de conversion significatifs à la fin du projet Développé par la CTB Automatique Taux de change et conversion des devises lors de l’approbation de la clôture comptable

51 Avril 2010Gestion budgétaire 4-CALCULER LE SOLDE BUDGETAIRE Prend en considération: Taux réel appliqué par la banque lors des alimentations et transferts Montant des alimentations et transferts Moment auquel ces alimentations et transferts sont effectués Soldes des comptes en devises et leur contre valeur en euro lors de l’alimentation Remboursements d’avances convertis au taux de l’avance