PLACE & ROLE DU COMPTABLE AU SEIN D’UN PROJET Formation des comptables Projets du 12 au 16/04/2010

DU 12/04 AU 16/04/2010 PFFO – BENOIT NLANDU Contenu Objectifs de la formation Structure du Projet et ligne Opérationnelle du Comptable Job Description lié à la fonction Les domaines des Résultats Exercice de reformulation des TdR du comptable

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 1.1. Objectif général A l’issue de la formation, le comptable sera capable de : Circonscrire les TdR implicites et explicites à la fonction Percevoir son rôle dans la gestion et organisation fonctionnelle de l’information financière du projet 1. Objectifs de la formation

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 1.2. Objectifs spécifiques Le comptable sera capable de : Comprendre au mieux son rôle au sein d’un projet Relever les aptitudes organisationnelles nécessaires à la fonction Attirer son attention par rapport aux travers sur la fonction

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Du point de vue taille du staff Le rôle du Comptable est fonction de la taille du Projet qu’il gère : il convient donc de percevoir ses tâches selon qu’il s’agit d’un projet : au staff réduit au staff moyen au staff complet Du point de vue sites d’activités Le rôle du comptable est aussi distingué selon que le projet a des sites d’interventions géographiquement variés ou multiples Unicité du site, mais à interventions géographiques diversifiées Multi sites 2. Structure d’un projet

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Au Staff réduit :Au staff moyen :Au Staff complet : AT Comptable Homologue Chauffeur Secrétaire – réceptionniste Logisticien ChauffeurComptable Caissier Secrétaire – réceptionniste Chauffeur

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 2.1.Implications de la taille, sites du projet dans le rôle du Comptable Circuits d’informations complexes ou non définis Cumul des fonctions Charges du travail Incompatibilité trop accrue des rôles 2.2. Documents Directives de Gestion financière des prestations (trop général) Manuel des procédures (spécifique au Projet)

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Ligne d’activité du Comptable L’exécution de l’enveloppe financière du Projet passe par les décaissements des activités suivant l’objet social de la prestation, et le rôle du comptable s’étend sur toute la ligne en partant par l’engagement, décaissement jusqu’ au rapportage. En amont En aval - Engagements -- Décaissements - - Reporting - - TRAITEMENT / PROCEDURES -

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 3.1. Fonctions essentielles Tenir la comptabilité des Projets Assurer et préparer les paiements des activités du projet Participer au suivi financier du Projet Assurer le bon déroulement du cycle d’achat Veiller au respect des procédures administratives et comptables 3. JOB DESCRIPTION DU COMPTABLE

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 3.2. Autres mots apparentés à la fonction Tenir : C’est réaliser sans ambages la tâche d’imputations Assurer, préparer : C’est organiser, apprêter le travail au quotidien Participer : C’est appuyer, coopérer, apporter les inputs nécessaires à la réalisation de la tâche Veiller : C’est garder, contrôler le processus

Contrôler, organiser, réaliser et appuyer à la gestion de l’information financière du projet sont les maîtres mots de la profession

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 4.1. Comptabilité Pour rappel, les principales exigences à respecter pour la Comptabilité sont : Respect des délais Exactitude Exhaustivité 4. DOMAINES DE RESULTATS

Sous la supervision de l’AT et du MAF, le comptable a pour tâches pour ce domaine des résultats : Vérifier, encoder et classer les pièces comptables Préparer la comptabilité mensuelle Assurer la bonne gestion comptable du projet Contribuer aux audits internes et externes

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 4.2. Trésorerie & paiements Les Cash Call sont payés sans faille selon les deadlines définis, pourvu que le planning financier Q-1 ait été approuvé et envoyé à HQ. L’importance de la trésorerie : La disponibilité des fonds : Veiller à ce que le projet dispose des moyens suffisants pour mener à bien ses activités Suivre la position de trésorerie : suivi régulier de l’ensemble des fonds disponibles en banques et cash en les rapprochant au roulement et engagements du projet.

Consécutif à cela, sous la supervision de l’AT et du MAF, le comptable a pour tâches dans ce domaine des résultats : Vérifier LES SOLDES bancaires et veiller à leur alimentation S’assurer de l’existence exhaustive de toutes les annexes au dossier de paiement Préparer les dossiers de paiement et veiller au respect des autorisations nécessaires Participer à la préparation des demandes trimestrielles d’alimentation en trésorerie FORMATION DES COMPTABLES DU 12/04/2010 AU 16/04/2010

FORMATION DES COMPTABLES 4.3. Suivi financier du Projet Moyens financiers = Budget de Prestation L’importance de la gestion budgétaire se résume à 4 instruments: Planification : détermine les moyens nécessaire pour atteindre les résultats du projet Suivi financier : permet de vérifier si ; o les limites budgétaires sont respectées, o les moyens sont encore disponibles sur la ligne, o un changement budgétaire s’impose o les fonds sont utilisés de manière efficace et efficiente Suivi d’avancement Rapportage

Consécutif à cela, sous la supervision de l’AT et du MAF, le comptable a pour tâches dans ce domaine des résultats : Participer à l’élaboration des planifications financières trimestrielles Analyser l’exécution budgétaire du projet, Projeter son niveau de réalisation Proposer des ajustements si nécessaires Point d’alerte dans le suivi financier du projet

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 4.4. Cycle d’achat Le comptable doit maîtriser les directives sur les achats courants du projet. Il est doit demeurer le point charnière entre la manifestation des besoins et la conclusion d’achat : Est-ce l’achat est prévu dans le budget Est-ce la dépense est elle nécessaire suivant l’objet social du projet Est-ce l’alternative retenue est la meilleure – au moindre coût

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Consécutif à cela, sous la supervision de l’AT et du MAF, le comptable a pour tâches dans ce domaine des résultats : S’assurer du bon fonctionnement des cycles des achats Préparer les marchés de fournitures et services

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 5. EXERCICE DE REFORMULATION DES TdR DU COMPTABLE Nous récapitulons les TdR du comptable par domaine de Résultats

Résultat40% Comptabilité Les principales exigences à respecter pour la Comptabilité sont : Respect des délais Exactitude Exhaustivité Vérifier, encoder et classer les pièces comptables Préparer la comptabilité mensuelle Assurer la bonne gestion comptable du projet Contribuer aux audits internes et externes I II DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES

Résultat 25% Trésorerie & Paiements Garantir la disponibilité des fonds et suivre la position de trésorerie du Projet Vérifier LES SOLDES bancaires et veiller à leur alimentation S’assurer de l’existence exhaustive de toutes les annexes au dossier de paiement Préparer les dossiers de paiement et veiller au respect des autorisations nécessaires Participer à la préparation des demandes trimestrielles d’alimentation en trésorerie I II III DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES

Résultat20% Suivi financier du Projet Participer à la Gestion efficace & efficiente de l’enveloppe financière Participer à l’élaboration des planifications financières trimestrielles Analyser l’exécution budgétaire du projet, Projeter son niveau de réalisation Proposer des ajustements si nécessaires Point d’alerte dans le suivi financier du projet I II III DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES

Résultat10% Cycle d’achat Le comptable doit maîtriser les directives sur les achats courants du projet. Il est doit demeurer le point charnière entre la manifestation des besoins et la conclusion d’achat : S’assurer du bon fonctionnement des cycles des achats Préparer les marchés de fournitures et services I II III DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES

Résultat5% Administration & Procédures L’Administration du Projet doit être gérée de façon a éviter au maximum les contentieux qui pourront préjudicier la bonne marche du Projet, d’où gérer suivant procédures en vigueur : S’assurer du respect des procédures administratives et comptables de la CTB S’assurer de l’enregistrement régulier des documents administratifs S’assurer de la bonne gestion des inventaires I II III DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010PFFO/BENOIT NLANDU MERCI DE VOTRE ATTENTION