R E G I E S Gestion des régies d’avances et de recettes

Page 2 - GFI Progiciels EnvironnementTechnologieErgonomieFonctionnalités

Page 3 - GFI Progiciels L’instruction M9R sur les régies d’avances et de recettes des établissements publics nationaux (édition 1997) constitue la source des règles appliquées dans le logiciel. Des groupes de travail constitués d’utilisateurs et la participation active de la Direction de la Comptabilité Publique ont permis l’analyse et la réalisation du présent module. La gestion des régies GFI Progiciels est un système souple qui offre un suivi complet de l’activité des régisseurs. Elle peut être utilisée sans connaissance particulière des principes de comptabilité générale. Suivant les fonctionnalités, le système identifie les règles comptables à appliquer et génère lui même les écritures correspondantes dans le journal de la régie. Environnement Technologie Génèse du module Principe de base Documentation Références Services FonctionnalitésErgonomie

Page 4 - GFI Progiciels Plan de comptes : Dépenses, Recettes Trésor, Liaison AC... Evènements de gestion : Liste des fonctionnalités permettant la tenue de la régie Modes de règlement : Chèque trésor, Numéraire Virement trésor, carte bancaire,... Règles comptables : Encaissement numéraire, Règlement chèque trésor, … PARAMETRAGE DE LA REGIE SAISIES JOURNALIERES Evènement : ENCAISST Mode de réglt : CHQ BANQUE Montant : 100,00 Nature : VENTE LIVRE 5112 chèque à l’encaissement 100, vente 100,00 Objet : Vente de livre 05/02/1999 JOURNAL DE LA REGIE Saisie Le plan de comptes des régies est paramétrable. Chaque saisie fait référence à un évènement de gestion. L’association d’un événement à un mode de règlement permet au logiciel de déduire la règle comptable à appliquer pour générer l’écriture dans le journal de la régie. Environnement Technologie Génèse du module Principe de base Documentation Références Services FonctionnalitésErgonomie

Page 5 - GFI Progiciels Le module régies est livré avec : 3 Un CD Rom contenant les programmes 3 Un CD Rom contenant l’aide en ligne au format électronique (acrobat reader) 3 Une documentation d’installation 3 Un manuel de référence / gestion du paramétrage 3 Un manuel de référence / gestion des dépenses 3 Un manuel de référence / gestion des recettes 3 Une documentation des schémas de procédure 3 Chaque version fait l ’objet d’une documentation de mise à jour Environnement Technologie Génèse du module Principe de base Documentation Références Services FonctionnalitésErgonomie

Page 6 - GFI Progiciels Etablissement Nb de régiesType de régie CG 4430Avance et recettes CMN (monum)100Avance et recettes CNASEA35Avance AFSSA5Avance et recettes 28 IUFMVariableAvance et recettes CNAM5Avance et recettes INPI15Avance et recettes OMI16Avance et recettes ONIC17Avance et recettes CNED10Avance et recettes Château de5Avance et recettes Versailles Environnement Technologie Génèse du module Principe de base Documentation Références Services FonctionnalitésErgonomie

Page 7 - GFI Progiciels Des services à la carte. Pour chacun de ses progiciels, GFI Proficiels propose deux types de formations : - des formations individualisées dans votre établissement - des formations groupées inter-établissements dans nos locaux Pour suivre et maintenir au mieux votre solution, GFI Progiciels prévoit plusieurs aspects dans ses contrats d ’assistance : - l’assistance téléphonique pour toutes les questions que vous vous posez sur l’utilisation du logiciel, - la télémaintenance pour une efficacité maximum et l’intervention directe d’un technicien en cas d’endommagement des données, - l’assistance technique sur les systèmes d’exploitation et bases de données, - l’assistance réglementaire vous garantissant les mises à jour fonctionnelles découlant des différentes modifications de la législation. L’accès instantané aux nouveautés via Internet : Accessible à l ’adresse webinfo.gfi.fr/m9info, ce service met à votre disposition les informations concernant le groupe et ses produits. Au delà de cet accès public, les clients abonnés au service peuvent accéder aux mises à jour produit, calendrier de formations, participer à des forums de discussions. Environnement Technologie Génèse du module Principe de base Documentation Références Services FonctionnalitésErgonomie

Page 8 - GFI Progiciels Le module gestion des régies a été réalisé sous Visual Basic version 4. Il peut fonctionner avec les bases de données Access ou Oracle. La version Access est destinée aux régies décentralisées et éloignées géographiquement de l’établissement dont elles dépendent. Le module sera dans ce cas installé sur un poste PC autonome. La version Oracle s’adresse aux établissements désireux de regrouper les comptabilités de régies sur un serveur unique. Dans ce cadre, le module utilise le mode client serveur. Les postes des régisseurs appelés postes clients sont installés avec les programmes. Les données sont stockées sur un serveur. Un système de communication est mis en place pour relier les postes. VERSION MONOPOSTE VERSION RESEAU Poste du gestionnaire : - Windows NT - Programmes du module - Base de données Access Serveur de données : - Windows NT - Unix - Base de données Oracle Poste des gestionnaires : - Windows NT - Programmes du module Environnement Technologie ErgonomieFonctionnalités

Page 9 - GFI Progiciels L’accès aux fonctions utilise le mode fiche / liste. Le mode liste affiche l’ensemble Chaque écran de saisie est équipé des enregistrements.d’un bouton de consultation des soldes Le mode fiche présente le contenu détaillé de chaque saisie. La barre d ’outils permet d’émuler les fonctions de création, consultation, modification, suppression. EnvironnementTechnologie Affichage Impressions écrans Exports bureautiques Acteurs et fonctionnalités Ergonomie Fonctionnalités

Page 10 - GFI Progiciels EnvironnementTechnologie Affichage Impressions écrans Exports bureautiques Acteurs et fonctionnalités Les éditions peuvent sortir en aperçu avant impression ou directement à l’imprimante. Une fonction zoom permet de voir tout ou partie des éditions. La navigation entre les pages à imprimer est prévue. Ergonomie Fonctionnalités

Page 11 - GFI Progiciels EnvironnementTechnologie Ergonomie Affichage Impressions écrans Exports bureautiques Acteurs et fonctionnalités A partir des aperçus avant impression, il est possible de demander l’envoi des éditions vers les outils standards bureautiques. Vous avez alors toute latitude pour mettre en forme et générer des graphiques d’illustration. Fonctionnalités

Page 12 - GFI Progiciels EnvironnementTechnologieFonctionnalités Ergonomie L’utilisateur possède un ou plusieurs profils. Chaque profil pointe sur un ensemble de fonctionnalités. UTILISATEUR PROFIL FONCTIONS PAR PROFIL FONCTIONS L’utilisateur accède aux fonctions de ses profils. Affichage Impressions écrans Exports bureautiques Acteurs et fonctionnalités

Page 13 - GFI Progiciels Fonctions des régies d’avances Schématique des régies d’avances Fonctions des régies de recettes Schématique des régies de recettes EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie

Page 14 - GFI Progiciels REGISSEUR ORDONNATEUR AGENT COMPTABLE Règlement de dépenses Constat des rejets Justification d ’activité Régularisation des rejets Réception des pièces et du bordereau Réception des pièces et du bordereau Mandatement Prise en charge Remboursement des dépenses Reconstitution de l ’avance Acceptation Refus Acceptation Fonctions des régies d’avances Schématique des régies d’avances Fonctions des régies de recettes Schématique des régies de recettes EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie

Page 15 - GFI Progiciels Les règlements de dépenses sont saisis journellement par le régisseur dans un brouillard de saisie. Il faut ensuite utiliser la fonction de comptabilisation pour mettre à jour le journal de la régie. Les règlements de dépenses peuvent être décomposés sur plusieurs natures de dépenses. Ces natures sont liées à un compte budgétaire de manière à permettre l ’interface vers la gestion financière. Ventilation analytique Convertisseur devises Ajout et suppression de natures La référence à engagement est obligatoire ou facultative suivant paramétrage Les lignes d ’écritures sont générées automatiquement par le progiciel Rattachement à 1 structure budgétaire Retour à la Schématique des régies d’avances EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie Règlement de dépense Voir le brouillard de saisie

Page 16 - GFI Progiciels Retour à la Schématique des régies d’avances L’association d ’un événement de gestion (fonctionnalité utilisée) et d ’un mode de règlement permet au progiciel de déduire lui même le schéma comptable à appliquer. L ’utilisateur n ’a donc pas à se soucier des écritures à passer. Les écritures sont d ’abord stockées dans un brouillon de saisie (appelé brouillard). Ainsi les éventuelles erreurs de saisies peuvent être corrigées avant l ’étape de comptabilisation ayant pour but la mise à jour du journal de la régie. EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie Consultation du brouillard

Page 17 - GFI Progiciels Retour à la Schématique des régies d’avances Périodiquement, le régisseur justifie son activité. L ’ensemble des règlements de dépenses est repris pour la génération du bordereau de justification. L’édition du bordereau de justification prévoit : - le regroupement et une rupture par monnaie présente dans le bordereau. - l’édition d ’un tableau dédié aux pièces régularisées après rejet. - l’indication des écarts d’arrondis pour les dépenses réglées en euros. - l’édition des pages rejets pour l’ordonnateur et l’agent comptable EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie Justification de l’activité

Page 18 - GFI Progiciels Retour à la Schématique des régies d’avances Les dépenses figurant sur le bordereau de justification peuvent faire l’objet d’un rejet par l’ordonnateur ou par l’agent comptable. Ces dernières ne seront pas remboursées. Après validation des rejets, les dépenses devront passer par une phase régularisation avant d’intégrer le prochain bordereau de justification. L ’écriture de constatation du rejet est générée automatiquement. EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie Constat des rejets

Page 19 - GFI Progiciels Retour à la Schématique des régies d’avances Le remboursement des dépenses s’effectue par bordereau de justification. Le montant du remboursement est calculé automatiquement. Il correspond à la somme des pièces non rejetées. Choix du bordereau de justification Choix du mode de remboursement Seules les pièces non rejetées figurent pour le remboursement EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie Remboursement des dépenses

Page 20 - GFI Progiciels Retour à la Schématique des régies d’avances Les pièces rejetées sont disponibles pour régularisation. Suivant le type de modification apportée (augmentation, diminution du montant - changement de nature) le progiciel identifie le schéma comptable à appliquer. Après comptabilisation, les pièces régularisées seront intégrées dans le prochain bordereau de justification en vue du remboursement. EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie Régularisation des dépenses

Page 21 - GFI Progiciels Fonctions des régies d’avances Schématique des régies d’avances Fonctions des régies de recettes Schématique des régies de recettes EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie

Page 22 - GFI Progiciels REGISSEUR ORDONNATEUR AGENT COMPTABLE Encaissements unitaires Constat des crédits bancaires Gestion des impayés Remise en banque des chèques Réception des pièces et du bordereau Réception des pièces et du bordereau Emission des titres Prise en charge Réception des fonds Versement Justification activité Fonctions des régies d’avances Schématique des régies d’avances Fonctions des régies de recettes Schématique des régies de recettes EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie Encaissements globalisés

Page 23 - GFI Progiciels Encaissements unitaires Les encaissements sont saisis journellement par le régisseur dans un brouillard de saisie. Il faut ensuite utiliser la fonction de comptabilisation pour mettre à jour le journal de la régie. Les encaissements peuvent être décomposés sur plusieurs natures de recettes. Ces natures sont liées à un compte budgétaire de manière à permettre l ’interface vers la gestion financière. Ventilation analytique Indication de la monnaie d ’encaissement et calcul automatique du montant reconverti Ajout et suppression de natures Les lignes d ’écritures sont générées automatiquement par le progiciel Rattachement à une structure budgétaire Retour à la Schématique des régies de recettes EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie Voir le brouillard de saisie

Page 24 - GFI Progiciels Encaissements globalisés La fonction encaissements globalisés permet d ’enregistrer toute l ’activité encaissements d ’une journée en une seule saisie. Dans ce cas un onglet est dédié à la décomposition du chiffres d ’affaires par mode d ’encaissement. Un second onglet prévoit la décomposition des recettes par nature d ’encaissement. Il faut ensuite utiliser la fonction de comptabilisation pour mettre à jour le journal de la régie. Retour à la Schématique des régies de recettes EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie

Page 25 - GFI Progiciels Consultation du brouillard L’association d ’un événement de gestion (fonctionnalité utilisée) et d ’un mode d ’encaissement permet au progiciel de déduire lui même le schéma comptable à appliquer. L ’utilisateur n ’a donc pas à se soucier des écritures à passer. Les écritures sont d ’abord stockées dans un brouillon de saisie (appelé brouillard). Ainsi les éventuelles erreurs de saisies peuvent être corrigées avant l ’étape de comptabilisation ayant pour but la mise à jour du journal de la régie. Le mode Fiche présente dans le détail chaque pièce. Le mode liste montre l ’ensemble des pièces contenues dans le brouillard Le progiciel génère automatiquement des mouvements sur le compte euros dès lors qu’il constate des écarts de conversion franc - euro - franc; Retour à la Schématique des régies de recettes EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie

Page 26 - GFI Progiciels Constitution des bordereaux de remise de chèques Le progiciel dispose d ’une fonction permettant la confection des bordereaux de remise de chèques à l ’encaissement. Choix du compte de dépôt des chèques Indication sur le bordereau de remise du total reconverti et de la somme des écarts de conversion Possiblités de sélection des chèques à remettre en banque Retour à la Schématique des régies de recettes EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie

Page 27 - GFI Progiciels Constat des crédits bancaires Les relevés de comptes sont enregistrés de manière à produire par la suite les états de rapprochements bancaires. Sélection des mouvements présents sur le relevé bancaire Possibilité d ’accéder aux mouvements déjà pointés pour visualisation ou dépointage Possibilité d ’enregistrer les écarts de niveau de conversion pour les remises groupées de chèques Retour à la Schématique des régies de recettes EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie

Page 28 - GFI Progiciels Versement des recettes à l’Agent Comptable Les encaissements ayant fait l ’objet du constat des crédits bancaires sont repris automatiquement pour le versement à l ’Agent Comptable. Les encaissements de type chèques vacances - bons d ’échange… sont sélectionnés automatiquement et voient leur compte soldé à ce moment. Le progiciel effectue un contrôle sur la périodicité des versements à l ’Agent Comptable et alerte le régisseur en cas de dépassement du délai. Il en est de même concernant le maximum d ’encaisse. Retour à la Schématique des régies de recettes EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie

Page 29 - GFI Progiciels Justification des recettes Périodiquement, le régisseur justifie son activité. L ’ensemble des encaissements est repris pour la génération du bordereau de justification. L’édition du bordereau de justification prévoit : - le regroupement et une rupture par monnaie présente dans le bordereau. - l’indication des écarts d’arrondis pour les encaissements perçus en euros. Retour à la Schématique des régies de recettes EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie

Page 30 - GFI Progiciels Constat des impayés Le progiciel prévoit l ’enregistrement des chèques impayés. Ces derniers peuvent ensuite faire l ’objet d ’une régularisation d ’impayé ou d ’un constat de fin de phase amiable. Retour à la Schématique des régies de recettes EnvironnementTechnologie Fonctionnalités Ergonomie