1 Les nouvelles modalités financières PARTIE I GENERAL Séminaire LAF Controlling - JUIN 2009

2 INTRODUCTION PARTIE I GENERAL 1.1. Contexte 1.2. Partage d’expérience 1.3. Contenu PARTIE II GESTION DES RISQUES 2.1. Impact et Gestion des risques 2.2. Cadre pour la définition des modalités 2.3. Etude de cas PARTIE III. ROLE DU LAF PARTIE IV. ASPECTS PRATIQUES 4.1. Convention d’exécution 4.2. Approbation des transferts 4.3. Staff financier 4.4. Gestion FIT and Rapportage Financier CTB 4.5. Gestion des audits PARTIE V. CONCLUSION

3 PARTIE I. GENERAL 1.1. Contexte et Position Paper 1.2. Partage d’expérience 1.3. Contenu  schéma système responsabilité  domaines de gestion

CONTEXTE : Objectif A l’issue de la formation, les participants sont capables de décrire le contexte des nouvelles modalités financières des projets/programmes de la CTB ainsi que leurs conséquences générales

CONTEXTE : Introduction  Déclaration de Paris en 2006 (augmentation efficacité de l’aide) et Séminaire d’Accra en septembre 2008  Plan H&A de la DGCD > alignement sur les systèmes de gestion des partenaires -> harmonisation entre donneurs = Nouvelles modalités financières d’exécution ANNEXE : Déclaration de Paris

CONTEXTE : Alignement sur les systèmes nationaux Extraits de la Déclaration de Paris : « utilisation des structures institutionnelles et des systèmes nationaux pour la gestion de l’aide, lorsque ceux-ci permettent d’être raisonnablement sûrs que cette dernière sera effectivement mise au service des objectifs convenus, accroît l’efficacité de l’aide en renforçant durablement la capacité des pays partenaires d’élaborer et de mettre en œuvre des politiques, et de rendre des comptes à la population et aux instances parlementaires. Par systèmes et procédures des pays partenaires, il faut généralement entendre, mais pas seulement, les dispositifs et procédures en vigueur à l’échelon national en matière de gestion des finances publiques, de comptabilité, d’audit, de passation de matchés, d’élaboration de cadres de résultats et de suivi. » Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide au développement art 17.

CONTEXTE : Alignement sur les systèmes nationaux La Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’Aide au Développement : Encourage à utiliser autant que possible les systèmes et procédures du pays Reconnait qu’il existe des circonstances dans lesquelles les donneurs ont des raisons légitimes de ne pas utiliser les systèmes nationaux  alors travailler ensemble pour renforcer les systèmes nationaux

CONTEXTE : Alignement sur les systèmes nationaux Systèmes nationaux de gestion des finances publiques = systèmes consacrés par la législation du pays considéré et appliqués par les services de l’administration investis d’une fonction de gestion

CONTEXTE : Alignement sur les systèmes nationaux INDICATEUR 5a de la DP : mesure du volume de l’aide public au développement passant par le système de gestion des finances publiques du pays partenaire en pourcentage de l’aide totale consentie au secteur public de ce pays. Aide au Secteur Public = versements dans le cadre d’un accord avec des entités de l’administration habilités à recevoir des fonds ou entreprendre des dépenses pour le compte de l’administration centrale.

CONTEXTE : Alignement sur les systèmes nationaux Càd les Partenaires techniques et Financiers se sont conformés aux : Procédures nationales d’exécution du budget : les programmes financés par les donneurs sont soumis aux procédures normales d’autorisation, approbation et de déblocage des fonds en vigeur au niveau national (autorisation du bugdet, exécution budgétaire, système bancaire du trésor, etc.) Procédures nationales d’exécution de reporting financier : les donateurs n’imposent pas aux gouvernements des exigences supplémentaires (pas de système comptable différent, pas de comptabilité distinctes). Procédures nationales d’audit : les donateurs n’imposent pas de vérifications des comptes supplémentaires ni d’exigences supplémentaires en matière d’audit.

CONTEXTE : Harmonisation « Mettre en place lorsque c’est possible dans les pays partenaires des dispositifs communs pour la planification, le financement, les versements, le suivi, l’évaluation, la notification aux pouvoirs publics de leurs activités et apport d’aide. » Indicateur 9. « œuvrer ensemble à réduire le nombre de missions sur le terrain et d‘étude de diagnostic susceptibles de faire double emploi et encourager la formation conjointe afin de partager les enseignements de l’expérience et de créer une communauté de pratiques. » Indicateur 10. Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide au développement art 32

CONTEXTE : Les modalités d’exécution Dans ce contexte il s’agit de : Définir les modalités financières des interventions de la CTB = définir une organisation financière de l’intervention qui garanti la bonne gestion des fonds publics et la maîtrise des risques financiers Définition du système = Système belge / partenaire / tiers Définition de la responsabilité = Responsabilité belge / conjointe / partenaire

CONTEXTE : Les modalités d’exécution Nouvelles modalités d’exécution financière ? = ce qui diffère de près ou de loin de ce qu’on a appelé jusqu’ici la cogestion ou la régie. = cas par cas (pays, secteur, intervention, zône géographique, type d’activité, objectifs, etc.)

CONTEXTE : Quelques chiffres Aujourd’hui : CHART I : Modalité _ Budget des projets par année de formulation CHART II : Modalité _ Réalisé 2008 et planifié 2009 CHART III : Modalité par Pays _ Réalisé 2008 CHART IV : Modalité par pays _ Planifié 2009 Iinformation : FP2009 VQ12009

CONTEXTE : Quelques chiffres CHART I : Modalité _ Budget des projets par année de formulation

CONTEXTE : Quelques chiffres CHART II : Modalité _ Réalisé 2008 et Planifié 2009 Nouvelles modalités financières

CONTEXTE : Quelques chiffres CHART III : Modalité par pays _ Réalisé 2008

CONTEXTE : Quelques chiffres CHART IV : Modalité par pays _ Planifié 2009

CONTEXTE : POSITION PAPER Position Paper Controlling sur les Nouvelles modalités financières :  présenté aux Resrep en septembre 2008 ANNEXE : Position Paper

CONTEXTE : POSITION PAPER 1) Nouvelles modalités : certainement, mais de manière progressive et contrôlée 2) Notion de risques et l’acceptation du risque 3) Analyse de l’environnement du risque et évaluations des risques 4) Définition des modalités financières et la gestion des risques 5) Rôle des Finances dans la formulation 6) Conséquences sur la gestion financières des projets en exécution 7) Développement des capacités 8) Développement et gestion de l’expertise pour la gestion financière des projets/programmes 9) Mise en place d’une gestion des connaissances

CONTEXTE : POSITION PAPER 1) Nouvelles Modalités ? …Certainement, mais de manière : PROGRESSIVE : valeur ajoutée, engagement du partenaire, capacité de la CTB et CONTROLEE : basé sur une analyse, motivé, risques maîtrisés, responsabilité

CONTEXTE : POSITION PAPER 2) Notion de risque et acceptation du risque Nouvelles modalités = plus de risques = prix à payer Càd accepter un niveau de risque  Définition du Risk Appetite de la CTB avec les acteurs externes

CONTEXTE : POSITION PAPER 3) Analyse de l’environnement du risque et évaluation des risques Avant la définition des modalités – évaluation de l’ environnement du risque - Analyse des sytèmes de contrôle interne (aspects) ‏ - Prise en compte d’éléments macro, institutionnels, et internes - Réalisées par CTB, sous traité, par d’autres acteurs, basées sur des rapports existants Après l’analyse :  Identifier et évaluer les risques (impact, fréquence) ‏  Base de définition des modalités et actions maîtrise  Input pour capacity development

CONTEXTE : POSITION PAPER 4) Définition des modalités financières et la gestion des risques Qualité du système de contrôle interne?  Choix des modalités et actions de maîtrise des risques, contenu concret  Définition des modalités sur différents points  Pas de solution standard, bonne combinaison à trouver - type de suivi nécessaire – évolutif  Equilibre entre bonne gestion des fonds et renforcement du partenaire  Dossier de motivation ! Temps ! Autres bailleurs de fonds (systèmes parralèles) ‏

CONTEXTE : POSITION PAPER 5) Rôle des Finances dans la formulation Nouvelles modalités financières? Alors rôle crucial de - L’analyse des systèmes de contrôles internes - La gestion des risques = expertise Finances (adapter son organisation et approfondir son expertise) ‏

CONTEXTE : POSITION PAPER 6) Conséquences sur la gestion financière des projets en exécution  Le démarrage des projets : timing, appui  Les conventions et conditions : canevas, quelles options, mesures préventives et correctives  Le rapportage financier : systèmes nationaux, CTB uniquement versements  L’importance des audits : importance croissante, Tdr, interprétation, suivi, etc.  Le rythme et taux de réalisation : réaliste et flexible

CONTEXTE : POSITION PAPER 6) Conséquences sur la gestion financière des projets en exécution (suite) ‏  Le suivi des modalités financières : appliquées et adéquates  Le suivi continu des risques : évolutions, adaptations  L‘importance des outils et procédures CTB actuels : importance décroissante, développement de procédures adaptées  Les projets déjà définis : révision, identification des risques, encadrement

CONTEXTE : POSITION PAPER 7) Développement des capacités = Objectif important projets/programmes futurs et condition d’accès aux fonds Analyse = input  Services de renforcement des capacités  Dans le domaine de la gestion financière, du contrôle interne et de la gestion des risques  Externe, interne, etc. Alors objectif explicite et défini (résultats, moyens et indicateurs de mesure) ‏

CONTEXTE : POSITION PAPER 8) Développement et gestion de l’expertise pour la gestion financière des projets/programmes  Impact sur les rôles des profils financiers  Investir dans de nouvelles expertises : - Gestion des risques - Développement des capacités - Gestion de la fraude et corruption - Audit - Public Finance Management  Expertise flexible

CONTEXTE : POSITION PAPER 9) Mise en place d’une gestion des connaissances - Collecte et gestion de l’information (outils internationaux, connaissances internes, connaissance des autres bailleurs de fonds) ‏ - Historique, évaluations - Transmission de l’information

PARTAGE D’EXPERIENCE Dans vos pays, quelles sont les modalités financières spécifiques actuellement en exécution, par projet, par domaine?

32 PARTIE I. GENERAL 1.1. Contexte et Position Paper 1.2. Partage d’expérience 1.3. Contenu  schéma système responsabilité  domaines de gestion

CONTENU : Schéma Responsabilité / Système Présentation par Benoît Piret / Christophe Maréchal

34 PARTIE I. GENERAL 1.1. Contexte et Position Paper 1.2. Partage d’expérience 1.3. Contenu  schéma système responsabilité  domaines de gestion

CONTENU – Domaines : Objectif A l’issue de la formation, les participants sont capables de lister les éléments constitutifs des modalités d’exécution financière

CONTENU - Domaines Modalités d’exécution financières d’une intervention DOMAINES DE GESTION FINANCIERE Quels sont les processus dont on parle? 1. Budget élaboration et exécution 2. Gestion de la trésorerie et des paiements 3. Reporting et comptabilité 4. Audit et contrôle interne 5. Organigramme et staff financier

CONTENU - Domaines Budget : Elaboration et Exécution - Montant total - Durée totale (enveloppe) - Niveau de détail du budget - Flexibilité budgétaire (variations autorisées) - Fréquence des suivis demandés - Fréquence des planning financiers demandés - Contenu (nature dépense) - Etc.

CONTENU - Domaines Gestion de la trésorerie et des paiements - Compte bancaire spécifique ou non - Plafonds - Mandats, pouvoirs de signature - Double signature exigée - Fréquence et conditions des versements - Transparence, extraits bancaires - Fond de roulement / activités spécifiques - Etc.

CONTENU - Domaines Reporting et comptabilité - Fréquence des rapports financiers demandés - Fréquence des rapports opérationnels demandés - Contenu des rapports (suivi budget, planning, etc.) - Approbation des rapports - Niveau de détail exigé - Liste, copies ou originaux des factures - Outil utilisé (Excel, logitiel, etc.) - Gestion des engagements - Etc.

CONTENU - Domaines Audit et contrôle interne - Fréquence des audits exigés - Type d’audits exigés (financier, procédures, value- for-money, etc.) - Audit interne, externes, nationaux, internationaux - Audit commun, spécifique - Procédures supplémentaires (séparation de fonction, etc.) - Plan d’action et suivi des recommandations - Etc.

CONTENU - Domaines Organigramme et staff financier - Participation au choix du staff financier (ANO, mise à disposition, recrutement commun, sélection commune, choix final, etc.) - Estimation du nombre de staff nécessaire - Estimation des profils de fonction nécessaires - Rôle et responsabilités AT (international, national) - Rôle et responsabilités comptable, financiers, etc - Etc.

CONTENU - Domaines EXERCICE Annexe : Exercice_financial modalities