1 Les nouvelles modalités financières PARTIE III Rôle du LAF Séminaire LAF Controlling - JUIN 2009

2 PARTIE III. ROLE DU LAF dans les projets avec de nouvelles modalités d’implémentation - Contenu 1. Le rôle du LAF 2. La phase de préparation 3. La phase de démarrage 4. La phase de mise en oeuvre 5. Serons-nous en mesure de jouer ce rôle ? 6. Développer vos connaissances 7. Les moyens 8. Conclusion

3 1. Le rôle du LAF Quel sera notre rôle ?  Quelles seront nos tâches ?  Que devrons-nous contrôler ?  Notre rôle sera-t-il très différent de ce que nous faisons actuellement?  Quelle sera la répartition des tâches entre les représentations et le siège ? -> Les questions qui vous passent par la tête

4 1. Le rôle du LAF – Les rôles-clés Projets classiques Contrôle des rapports comptables et des pièces justificatives Analyse de la programmation financière trimestrielle Suivi du budget sur base des rapports CTB Contrôle des cash calls des projets Vérification du respect des procédures CTB … Projets nouvelles modalités Analyse du rapportage financier de l’organisation partenaire Gérer les conventions d’exécution Vérification des demandes de fonds de l’ institution partenaire Contrôle des risques Gestion des audits …

5 1. Le rôle du LAF  La phase de préparation  La phase de démarrage  La phase d’implémentation  Le rôle du LAF variera d’un projet à l’autre et d’un pays à l’autre  Ce rôle dépendra également des compétences du LAF  Cette présentation vous offre un aperçu de ce que peut être ce rôle

6 2. La phase de préparation  Apporter un appui à l’équipe de formulation lors de la définition des modalités financières (systèmes / responsabilités)  Fournir des informations (documents, contacts, vos connaissances)  Décrire les processus de l’organisation partenaire  Engager un expert local en gestion des finances publiques  Donner un feedback concernant l’analyse et les modalités financières

7 3. La phase de démarrage  Apporter un appui pour la rédaction des conventions d’exécution  Contrôler l’implémentation des modalités (par ex. inscription dans le budget national, première demande de fonds…)  Participer au recrutement du personnel financier  Apporter un appui lors de la mise en place de l’organisation financière du projet (par ex. les procédures) – définir le type d’appui nécessaire  Vérifier la première demande de fonds  Apprendre comment l’organisation fonctionne

8 4. La phase de mise en oeuvre  Vérifier le rapportage financier (mensuel, trimestriel) et en faire rapport au Resrep (transmettre le rapportage financier à l’équipe pays)  Les rapports correspondent-ils aux stipulations des conventions ?  Les informations sont-elles correctes ?  Les dépenses sont-elles éligibles (prévues dans le budget) ?  Les fonds sont-ils utilisés de manière efficace ?  Les contraintes budgétaires sont-elles respectées ?  Le rapportage a-t-il été effectué à temps ? Sinon pourquoi ?

9 4. La phase de mise en oeuvre (2)  Vérifier la demande de fonds de l’organisation partenaire et en faire rapport au Resrep et au siège  Avons-nous reçu tous les documents nécessaires ?  Les informations sont-elles correctes ?  Les conditions ont-elles été respectées ?  La demande de fonds a-t-elle été effectuée à temps?

10 4. La phase de mise en oeuvre (3)  Vérifier les demandes de modification budgétaire de la part du partenaire et en faire rapport au Resrep et au siège  La procédure a-t-elle été respectée conformément à la convention ?  Les informations sont-elles correctes ?  La modification budgétaire est-elle réalisable ?

11 4. La phase de mise en oeuvre (4)  Contrôler l’implémentation des conventions / modalités du DTF et en faire rapport  Les aspects financiers des conventions sont-ils respectés ? Pourquoi pas ?  Des changements sont-ils nécessaires ?  Participer à la rédaction des avenants  Tenir un tableau de suivi des conventions

12 4. La phase de mise en oeuvre (5)  Gérer les audits  Participer à la rédaction des termes de référence  Briefer l’équipe audit  Lire le rapport d’audit et donner un feedback au RC/MAF et RR  Participer à la rédaction du plan d’action  Contrôler le plan d’action  Tenir un tableau de suivi des audits et des plans d’action

13 4. La phase de mise en oeuvre (6)  Contrôler les risques et les évolutions dans l’organisation partenaire et en faire rapport  Qu’est-ce qui a été modifié/amélioré au sein de l’organisation partenaire (procédures, structure organisationnelle…)?  Quels étaient les résultats d’audits effectués par d’autres donateurs ou par la Cour des comptes ?  Mettre à jour la liste des risques

14 4. La phase de mise en oeuvre (7)  Préparer le rapportage financier CTB  Encoder les transferts dans FIT  Établir un planning financier basé sur les rapports du partenaire  Encoder les modifications budgétaires dans FIT

15 4. La phase de mise en oeuvre (8)  Participer aux efforts de renforcement des capacités du projet  Fournir l’input nécessaire aux consultants  Contrôler l’impact

16 5. Serons-nous en mesure de jouer ce rôle?  Disposons-nous des connaissances nécessaires?  Disposons-nous des outils nécessaires ?  Serons-nous soutenus ?  Disposerons-nous d’assez de temps ?  Disposons-nous du mandat pour faire cela ? -> Questions qui vous passent par la tête

17 6. Développer vos connaissances (1)  Ce que vous devez savoir :  Comment fonctionne la gestion des finances publiques et des passations de marchés publics dans votre pays  Comment sont organisés les processus financiers de l’organisation partenaire et quels en sont les majeurs points forts et points faibles  Il n’est pas nécessaire d’être un expert, mais il faut bien comprendre les lois, les procédures, les rapports, les systèmes

18 6. Développer vos connaissances (2)  Quels éléments :  Niveau central – Niveau décentralisé (districts, provinces…)  Définition et exécution budgétaire  Cash management  Rapportage comptable et financier  Passation de marchés  Audit

19 6. Développer vos connaissances (3)  Comment acquérir ces connaissances :  Fournir un appui à la formulation  Lire les documents de référence  Suivre une formation de base sur les aspects pratiques de la gestion des finances publiques dans votre pays  Faire un stage dans une organisation partenaire ou en visiter une  Apprendre par la pratique

20 6. Développer vos connaissances (4)  Comment acquérir ces connaissances :  Rédiger un programme de développement personnel avec le ResRep et le Controller Régional / MAF pour les années à venir  Le timing et l’étendue du développement des connaissances dépendront du portfolio projet de votre pays

21 7. Les moyens  Outils  Exemples de conventions  Exemples de TDR pour les audits  Tableaux de suivi (conventions, audits)  Procédures (conventions, transferts de fonds…)  Directives de contrôle des risques

22 7. Les moyens (2)  Appui du Controller et du MAF  Coaching / feedback  Le controller régional / MAF sera impliqué dans la phase de formulation  Le controller régional / MAF prendra l’initiative pour les conventions et audits  Missions d’appui  Appui de l’expert en modalités financières / controller régional audit

23 8. Les moyens (3)  Temps  Évolution graduelle  Difficulté : gérer des projets classiques et des projets nouvelles modalités  Définir des priorités claires dans le plan d’action pays + liste d’actions en cours

24 8. Les moyens (4)  Évolution de la fonction  Changement de la description de fonction  Variera d’un pays à l’autre

25 8. Conclusion  Une opportunité pour  Explorer de nouveaux domaines  Développer de nouvelles compétences  Effectuer des tâches différentes  Contribuer mieux à l’efficacité de l’aide  Investissement nécessaire