Paquet d’Interventions à Fort Impact Communautaire – PHASE II RÉUNION DE PRÉ-SOUMISSION Paquet d’Interventions à Fort Impact Communautaire – PHASE II SOL-680-16-000007 04 Mai 2016

AGENDA Mots de Bienvenue Programme du déroulement du processus d’octroi de subventions Revue Générale par section: Appui à la mise en œuvre du paquet communautaire d’interventions à fort impact - Phase II Enquête Préalable à l’Attribution Questions/commentaires Pause Café  

RAPPELS IMPORTANTS 21 Avr: Date de Publication de l’Avis d’Opportunité de Financement 04 Mai: Conférence préalable à la soumission des offres 09 Mai: Date limite pour les questions 31 Mai: Dépôt des offres: Note Conceptuelle Mi-Juin: Les Discussions se poursuivront avec les soummissionnaires pré-sélectionnés après l’évaluation des notes conceptuelles pour le dépôt du dossier complet.

Ce processus d’octroi de subvention est composé de deux étapes importantes à savoir: 1ère étape: Soumission de la Note Conceptuelle  sans l’offre financière et suivie d’évaluation. 2ème étape: Ceux qui seront pré-sélectionnés soumettront le dossier complet composé de l’offre technique et de l’offre financière suivie d’évaluation.

Les explications et instructions orales données avant l’attribution n’engagent pas l’USAID Toutes les questions et tous les commentaires relatifs au présent appel à soumission doivent être soumis par écrit le 09 mai au plus tard à 15h00. Les réponses aux questions reçues seront publiées dans un avenant qui sera posté sur les sites web suivant: http://www.usaid.gov/bj et www.grants.gov

SECTIONS DE L’AOF Section I: Description de l’Opportunité de Financement; Section II: Informations relatives à l'attribution de la subvention Section III: Informations relatives à l’Eligibilité; Section IV: Informations relatives à la Soumission de la Note conceptuelle et au Dépôt; Section V: Informations relatives à l’évaluation des Soumissions; Section VI: Informations relatives à l’octroi de la subvention et à sa Gestion; Section VII: Contacts de l’Agence; Section VIII: Autres Informations; Section IX: Annexes et Pièces jointes.

SECTION I : DESCRIPTION DE L’OPPORTUNITÉ DE FINANCEMENT

Aperçu Contexte Objectifs de l’appel à soumission Vision stratégique Eléments clés des interventions Zones ciblées Considérations importantes

Contexte Paquet d’interventions à Haut Impact (PIHI) développé sous le leadership du MS depuis 2010 A ce jour Il existe au plan international des preuves de l’impact sur la morbidité et mortalité des enfants, NN et Femme Au Benin, la mise en œuvre est encore partielle et en pleine évolution Implication de multiples partenaires travaillant avec les RC (USAID, UNICEF, CRS, PRPSS, CTB, FM, BM…) impacte des faiblesses du système sanitaire sur la mise en œuvre du PIHI

Les Services du PIHI Communautaire regroupent Paludisme -Prevention par MII -Diagnostic par TDR -Traitement par CTA Santé maternelle, néonatale, et infantile -Utilisation de MILD -Lavage des mains aux moments critiques -Adoption des pratiques essentielles -Vaccinations -Reconnaissance des signes de danger -PEC de la diarrhee, paludisme, IRA Planification familiale et santé de la reproduction Conseil Cession de produits contraceptifs Reference aux CS Amelioration des pratiques de santé et comportements sains -IEC/CCC Vaghn diagram Eau, assainissement et nutrition -Utilisation d’eau potable -Utilisation de latrines

Contexte - 2 Besoin d’étendre et d’améliorer la mise en œuvre du PIHI Prendre en compte le paquet complet et une couverture complète des 9 villages Renforcer les capacités locales à mettre en œuvre le PIHI (SS, Communauté, mairies) Meilleure documentation, suivi, évaluation, du PIHI Préparation pour l’introduction de nouveaux cadres ASCQ (Agents de Sante Communautaire Qualifies) Besoin d’adoption de la promotion de sante et l’offre de services au milieu urbain RC dans les villages a plus de 5 km d’un CS Nouveauté de la politique: ASCQ (Agents de Sante Communautaire Qualifies)

Objectif de l’Appel à Soumission Accroître l’accès à/et l’utilisation des services du PIHI (paquet complet) au niveau communautaire RI 1: Augmentation de la demande et de l'utilisation des services du PIHI Communautaire par les collectivités locales RI 2: Augmentation de la disponibilité et de l'accès aux services du PIHI Communautaire dans les zones sanitaires ciblées RI 3: Amélioration de la qualité des services PIHI Communautaire à travers une équipe d’ASCQ et de RC RI 4: Renforcement du système de gestion de l’information sanitaire au niveau communautaire pour fournir des données dans la perspective de prises de décision au niveau local. L’USAID est engagee pour: “l’amelioration de l’etat de sante des familles Beninoises”

Vision Strategique Résultats escomptés: L'objectif de développement (OD) de l’USAID au Benin, « augmenter l’utilisation des services à haut impact et les bons comportements en santé » Résultats escomptés: Une augmentation de l’adoption des comportements sains et des pratiques de santé préventives Une amélioration de la performance du secteur de la santé publique en offrant des services intégrés de santé familiale

Eléments clés des interventions

Elements clés RI 1: Augmentation de la demande et de l'utilisation des services dans la communauté Définir et prioriser avec les leaders communautaires, les principales pratiques de santé qui doivent être adoptées ou modifiées (par exemple retard dans le recherche des soins, faible utilisation de la planification familiale, etc.) Intégrer les actions vers des institutions de la communauté, les centres de santé, et les bureaux de la municipalité et zone sanitaire. Faire le(s) accords de partenariat. Organiser et faire des activités de mobilisation communautaire et des communications axées sur l’évolution des comportements afin d’'impacter l'utilisation des services de santé, les modes de vie sains et les comportements de santé sains Mettre a jour/élaborer le plan de communication intégrée communal Animer des séminaires sur le rôle des femmes dans la promotion de la santé et le bien-être; organiser des groupes de femmes pour promouvoir des comportements sains Faire le plan des ressources et des matériaux existants pour l’évolution des comportements Mettre en place et organiser des comités de qualité de la communauté (y compris les femmes leaders) Créer une composante locale du système de santé (CoLoSS) Les soumissions pour le site de Cotonou II et III doivent décrire précisément l’approche proposée pour la mobilisation communautaire et l'amélioration de l'accès aux services de santé en raison du milieu urbain et des contextes sous-urbains, qui diffèrent du contexte rural pour un autre contexte situationnel unique.

Elements clés RI 2: Augmentation de la disponibilité et de l'accès aux services du PIHI Communautaire Travailler en collaboration avec les centres de santé pour la promptitude dans la mise à jour des bases de données des Relais Communautaires dans les sites d’intervention et identifier les gaps de couverture en RC Recrutement et formation des RC Entreprendre un plaidoyer et une éducation pour améliorer la chaîne d'approvisionnement de produits essentiels Produits de PCIME (TDR, CTA, Orasel-Zinc, AMOXI, etc.) Produits contraceptifs Produits d’eau et d’assainissement (Aquatabs, etc.) Appuyer la quantification annuelle des intrants nécessaires à la santé communautaire et le monitoring mensuel des niveaux de stock NB – Tout appui devrait être aligné avec les directives nationales de la santé communautaire Importance du rôle des relais communautaires

Elements clés RI 3: Amélioration de la qualité des services PIHI Communautaire à travers des équipes de ASCQ et RC/superviseurs Recyclage périodique de RC déjà formés (formation pratique sur le PIHI complet) Renforcer les supervisions groupées des RC dans les centres de santé pour promouvoir la formation continue Système de référence effectif: Développer le lien entre les RC et les agents de santé pour améliorer la communication et la référence pour le continuum de soins Elaboration de stratégies d'amélioration de la qualité des prestations Créer des mécanismes pour recruter, former et superviser les ASCQ dans les zones sanitaires ciblées (pour débuter, 2 par commune) Promouvoir le partage d’experience / d’apprentissage

Effectuer localement des évaluations dans le cadre de recherche action Elements clés RI 4: Renforcement du système de gestion de l’information sanitaire au niveau communautaire pour fournir des données dans la perspective de prises de décision au niveau local Les données communautaires sont disponibles au niveau de la Zone sanitaire et sont utilisées à temps pour la décision Appuyer le fonctionnement du système de collecte de données sur l’intervention, rendre disponible les outils de rapportage aux RC et aux superviseurs Collecte regulière, analyse et utilisation dans la prise de décision avec implication du bureau de zone, des autorités locales, et communautés Assurer la saisie des données communautaires dans le systeme d’inforamtion santaire national avec le bureau de zone sanitaire Evaluer la qualité des données periodiquement Effectuer localement des évaluations dans le cadre de recherche action Les données sur les relais communautaires sont utilisées par les mairies et le BZS pour la planification des ressources, les prévisions, évaluation des performances, plan de performance et la budgétisation

Informations sur les Zones Ciblées Zones Sanitaire sites Population du site (2015) Nombre de RC formes sur (PCIME & WASH)** Nombre de RC formes sur (Paludisme + TDR seul)** Projection du nombre d’ASCQs sous le projet Budget estime total pour les 3 ans (USD) 1 ZS de Cotonou II&III 250,546   4 $798,300 2 Commune de Abomey-Calavi 585,188 103 NA $ 829,200 3 Communes de Allada, Ze, Toffo 355,197 270 6 $1,232,800 Communes de Savalou et Bante 275,714 249 $ 951,000 5 Communes de Bopa, Come, Grand-Popo, Houeyogbe 371,005 600 8 1,525,900 Communes de Ouinhi et Zagnanando 176,956 145 $642,800 TOTAL 2,014,606 767 30 $5,980,000

Considérations Importantes Programmation/opérations: Suivre le contenu de la politiques de santé communautaire et autres documents politiques disponibles Bases de RC et leur couverture Ressources existantes (personnel, RC formés, leaders engagés, etc.) Formations/récyclages des acteurs Prévisions d’intrants (TDR, CTA, etc.) mais aucun intrants ne sera achete sur ce financement, les PTF et le MS s’en chargent Matériels et équipements nécessaires Introduction des ASCQ Rencontres d’échange semestriel a travers les partenaires du PIHI communautaire Partenariats Bureau de la Zone Sanitaire Formations sanitaires publiques et privées Mairies, et leaders d’opinion Groupements communautaires Autres PTF dans le PIHI ou non Radios locales Autres ONGs internationales, locales, etc.

L’équipe du projet Personnels clés Prenez note! Directeur du projet Directeur Administratif et Financiers, Spécialiste en Suivi et Evaluation NB – Autre staff additionnel peut être identifié par les soumissionnaires Prenez note! Position a plein temps au projet Respecter les critères d’éducation et expérience pour chaque poste De préférence, l’équipe sera basée dans le site d’intervention Montrer le lien avec les autres parties présentes (Mairie, BZS, CS, PTF)

Suivi & Evaluation et Genre

C-PIHI Cadre Stratégique des Résultats Accroitre l’accès à/et l’utilisation des services du PIHI dans chaque zones sanitaires cibles au nord du Benin RI 1 – Augmentation de la demande et l’utilisation des services PIHI 1.1 Augmentation de l’appropriation des activités du PIHI Communautaire … y compris les femmes 1.2 Des messages élaborés et des campagnes de communication sont menées RI 2 – Augmentation de la disponibilité et l’accès aux services du PIHI 2.1 Renforcement de la capacité de gestion des cas et des systèmes de référence dans les collectivités locales 2.2 Les produits essentiels sont disponibles au niveau RC RI 3 – Amélioration de la qualité des services PIHI 3.1 Amélioration des compétences techniques des RC qui sont motivés et intégrés dans leurs communautés 3.2 Renforcement de capacité du personnel de la zone sanitaire pour superviser les RC RI 4 – Renforcement du system de gestion d’information sanitaire – prise de décision local. Cadre strategique Resultats final 4 resultats intermedaires, trois avec les sous-resultats intermediares Importance du genre (prise en compte des inegalites de sexe) et la S&E pour l’apprentissage, documentation et reussites des programmes

Genre Point stratégique de l’USAID - se focalisant sur les femmes, les filles et l'égalité du genre Les partenaires devraient: 1. Mettre un accent particulier sur l’importance accordée à la résolution du problème des inégalités entre les sexes, dans la prise de décision, dans l'accès aux ressources, et dans l'autonomisation, tout au long de la durée du projet 2. Aborder les questions de barrières liées au genre et aux disparités dans l’approche technique 3. Soyez vigilant aux besoins des indigents ou présentant des handicaps Explain 1 (page 40) Participation des femmes dans le choix et suivi des RC Selection des RC Analyse de la situation Accessibilite de financement/acces au soins Capacite de chercher le soins hors de la maison Capacite de prevenir les maladies Explain 2 (page 24)

Résultats & Indicateurs Cette collaboration sera facilitée par l’USAID et ses partenaires techniques (ANCRE) Suivre les directives et outils de la MS (DSME) Promotion de la mise en echelle platform CommCare/mHealth dans Basila et Tchaoraou en Phase I – il n’est pas prevu Pour les autres zones avant juillet 2018

INDICATEURS ILLUSTRATIFS RI 1 – Augmentation de la demande et l’utilisation des services RÉSULTATS ESCOMPTÉS INDICATEURS ILLUSTRATIFS Un Mémorandum d’Entente les point d’entente entre le Bénéficiaire, les mairies et les Zones sanitaire qui clarifient les objectifs communs, les rôles et responsabilités spécifiques par acteur l’engagement plus accru des acteurs locaux, en particulier les municipalités et les collectivités locales; les contributions financières et techniques pour la rémunération et à la gestion des Une augmentation de la proportion de la population utilisant les services du PIHI communautaires, notamment la planification familiale Plan de communication pour un changement de comportement au niveau communautaire par commune d’intervention Concevoir un plan d'action pour la zone sanitaire cible mais convenu avec les leaders communautaires, les mairies et les responsables de Zone sanitaire Coordination et convocation de réunions de comités de sante au niveau communautaire; avec la participation des femmes aguerries La supervision formative qui démontre que les ASCQ et RC utilisant efficacement la communication axée sur l’évolution des comportements Renforcement de la coordination des activités de sante communautaire entre le coordonnateur de Zone sanitaire, les mairies et les communautés Amélioration des comportements sains, en particulier dans les domaines clés du PIHI communautaire, tels que la planification familiale, le TRO, l'assainissement, les soins prénataux, comme définis dans les documents de référence nationaux etc. La participation et le leadership des femmes dans les activités de santé communautaire seront plus accrus et leur promotion améliorée Venillation des resultats par sexe

RI 2 – Augmentation de la disponibilité et l’accès aux services du PIHI Résultats escomptés Indicateurs illustratifs Augmentation de la proportion de la population orientée et à la recherche de soins pour la consultation prénatale, les urgences néonatales et obstétricales, les Méthodes contraceptives de longue durée et des épisodes de maladie graves. Augmentation des liens entre les agents de santé communautaires et les centres de santé pour l’orientation et le suivi. Augmentation de la disponibilité de stocks des produits de santé essentiels Proportion ciblée des agents de santé communautaires formés et mis en place dans les zones sanitaires cibles Suivi des services, satisfaction des clients et les références de cas Les taux de rupture de stock de médicaments essentiels au niveau des ASC/RC et des centres de santé Public

INDICATEURS ILLUSTRATIFS RI 3 - Amélioration de la qualité des services PIHI-C RÉSULTATS ESCOMPTÉS INDICATEURS ILLUSTRATIFS Des ASCQ /RC qui maitrisent parfaitement la prestation des services du PIHI communautaire, y compris le conseil de FP, la prestation de services, la référence et la mobilisation de la communauté Des ASCQ/RC capables de dépister des maladies, de traiter ou d’orienter convenablement L’engagement d'experts techniques locaux accru. RC (relais communautaires) motivés et supervisés régulièrement par les ASCQ Formations initiale des ASCQ/RC ont lieu dans les zones sanitaires ciblées Mis en place d’un système de surveillance pour surveiller le rendement des ASCQ et RC Les autorités locales reconnaissent l’importance des ASCQ/RC et du PIHI communautaire et sont activement engagés dans leur travail et dans leur supervision.

INDICATEURS ILLUSTRATIFS RI 4 – Renforcement du system de gestion d’information sanitaire – prise de décision local RÉSULTATS ESCOMPTES INDICATEURS ILLUSTRATIFS Amélioration de la tenue des dossiers, l'analyse et la rédaction des rapports sur les activités de santé communautaire dans la zone cible du bénéficiaire Un système d’information de base au niveau communautaire qui produit des rapports mensuels complets, prompte Le renforcement des liens entre les établissements de santé et les ASCQ/RC en matière de communication, de collecte des données, de supervision et le suivi des rendements Capacité accrue du bénéficiaire et du personnel du Ministère de la Santé ans l’utilisation des données pour la prise de décision; en particulier l’explication et l'analyse des données, l’interprétation de façon critique des résultats et apporter des améliorations au programme/ajustements pertinents sur la base des données Formations sur les outils de S & E du PIHI communautaire et des bases de données organisées à l’intention du personnel de S&E du Ministère de la Santé MOH M & E dans les établissements de santé et au niveau de la zone sanitaire Des ASCQ/RC formés sur les outils et les processus de S & E du PIHI communautaire Des données de l'ASCQ/RC avec exactitude, complétude et promptitude et intégrité pour trois mois successifs (un trimestre) Des données du PIHI communautaire seront incluses dans les rapports mensuels au niveau des centres de santé et des rapports trimestriels au niveau de la zone sanitaire Trois réunions de validation et d'interprétation des données tenues au niveau local (arrondissement) Les autorités locales participent régulièrement aux réunions d'évaluation des données

Plan de Suivi & Evaluation Sur la base du plan national de suivi évaluation du PIHI et des besoins propres au plan local, Identifier les indicateurs clés, la méthode de collecte de données, le type, et la source des informations à être recueillies pour la gestion du programme. Décrire la façon dont l’obligation de comptes rendus de l'USAID sera satisfaite. Décrire la façon dont les progrès vers les objectifs du programme seront mesurés. Préciser les niveaux de responsabilité. les adjudicataires de cet accord, doivent soumettre un plan final de travail et un plan de suivi évaluation a l’USAID dans les 90 jours suivants la signature de l’accord NB – USAID/Benin assure la collecte des donnees de base des interventions communautaires à haut impact indépendemment des récipiendaires. Resultats escompes par RI Ri 1.1 Messages adaptes a l’evolution des comportements Indicateur clé Plan de communication disponible et appliqué Méthode/Type Qualitatif Source information Informant clés (MCZS, RC) Fréquence Trimestriel Selon le NFO page XX Vous pourriez faire dans un tableau SMART, simple, harmonize avec les outils national

Merci!

Procédures environnementales de l’USAID

Reglement sur l’environment Examen Initial de l’environnment:avant la mise en œuvre de tout projet, il est exigé une évaluation d'impact environnemental pour évaluer l'impact potentiel des activités de l'Agence sur l'environnement. Ce mandat est codifié dans les règlements fédéraux (22 CFR 216 ou Reg. 216) et dans le système automatisé des directives de l'USAID. Exigé avant engagement des fonds et l'initiation de l'activité

Reg. 216 déterminations Resultats Recommendations Implications Aucun des effets négatifs importants sur environnement EXCLUSION CATÉGORIQUE Pas de condition. Activité peut etre mise en oeuvre Avec l'atténuation spécifiée et la surveillance, pas d’ impacts environnementaux significatifs DETERMINATION NEGATIVE AVEC CONDITIONS atténuation et surveillance spécifiées doivent être mises en œuvre impacts environnementaux négatifs importants sont possibles DETERMINATION POSITIVE Il faut une évaluation complete. Les conditions imposées par l'EA doivent être mises en œuvre.

: Exclusions catégoriques Selon le Règlement 216, SEULE une série spécifique d’activités peuvent recevoir des exclusions catégoriques. . . Éducation, aide technique, formation Transfert de documents ou de renseignements Analyses, études, ateliers théoriques ou de recherche et des réunions Soutien aux institutions de crédit intermédiaire où l’USAID n’analyse pas les prêts Nutrition, santé, activités de planification familiale, sauf lorsqu’il y a génération de déchets médicaux infectieux ! Aucune exclusion catégorique n’est possible, lorsqu’une activité implique des pesticides Support to intermediate credit institutions where USAID does not review or approve loans: Categorical Exclusions apply only to capitalize an intermediate credit institution (ICI) where USAID does not review and approve each loan. If a Categorical Exclusion is not appropriate, the IEE preparer should recommend a negative determination or a deferral. For the IEE, identify types of participating enterprises, and any guidelines the intermediate credit institution uses to screen loans. NO CATEGORICAL EXCLUSION WHEN AN ACTIVITY INLCUDES ASSISTANCE FOR THE PROCUREMENT OR USE OF PESTICIDES Nota : Pour une liste complète, voir 22 CFR 216.2(c)2) Et certaines autres situations où l’USAID n’a pas ni information ni contrôle directs

Détermination négative (ND) avec conditions Gestion des déchets médicaux (les lames, les cotons saignés, les gants) Formation avec des équipements qui peuvent nuire a l’environnment

VOTRE ROLE NDC Incorporer les exigences dans le budgets et plan de travail Identifier les impacts potentiels Déterminer quels impacts sont significatifs Utiliser l'analyse pour informer la conception Contrôle, étudier ou améliorer pour minimiser les impacts Surveiller et gérer le rapport Recueillir et analyser les informations pour préparer des plans environnementales adéquates - EMMPs

Message final Aujourd’hui, l’USAID voit « l’évaluation  des impacts environnementaux » non seulement comme une exigence légale, mais comme l’un des outils de base les plus essentiels dans l’élaboration des activités durables.

THANK YOU

INFORMATION NECESSAIRE A SAVOIR

Seule la note conceptuelle est exigée 1ERE ETAPE APPEL A SOUMISSION NOTE CONCEPTUELLE Seule la note conceptuelle est exigée

Soumission complete “Full Application” Offre Technique Offre Financière 2EME ETAPE

SECTION II - INFORMATIONS SUR L'ATTRIBUTION DE LA SUBVENTION – (pge 31) Budget estimatif: l'USAID entend mobiliser environ 5,980,000 US$ pour financer l’exécution des activités dans les six zones sanitaires; Date de démarrage et période de la mise en œuvre du projet: 3 ans à compter de la date de signature; Implication de l’USAID dans le suivi des progrès accomplis dans le sens de la réalisation des objectifs et des résultats attendus.

SECTION III - INFORMATIONS SUR L’ELIGIBILITE (pge 34) Seules les ONG locales sont éligibles à l’obtention d’une telle subvention. Merci de remplir le formulaire en pièce jointe # 2 « Evaluation de l’éligibilité d’un soumissionnaire par lui-même » (pge 71) et le soumettre en même temps que la Note Conceptuelle.

Procédures de soumission des offres SECTION IV - INFORMATION SUR LA NOTE CONCEPTUELLE ET SA SOUMISSION (pge 36) Contenu et format de la note conceptuelle soumise (pge 37). Préparation des soumissions (Tres important) Le soumissionnaire doit présenter son offre technique dans l’ordre indiqué à la pge 39. Procédures de soumission des offres Soumettre l’offre à la fois par courrier électronique à lboko@usaid.gov et à skumar@usaid.gov et dans la version papier le 31 mai 2016 au plus tard.

SECTION V - CRITERES TECHNIQUES D’EVALUATION (pge 51) A. Mise en œuvre technique 40 B. Plan de gestion et de dotation en personnel 30 C. Capacités institutionnelles et performance passée 30 Score total 100

INFO UTILES POUR LES SOUMISSIONNAIRES NON AMÉRICAINS QUI POSTULENT POUR LA PREMIÈRE FOIS OBLIGATOIRE: Enregistrer les info pour les entités qui souhaitent travailler avec ou recevoir l'aide financière du Gouvernement des États-Unis dans SAM (System for Award Management). ETAPE 1: Obtenir un Data Universal Numbering System (DUNS) Number http://fedgov.dnb.com/webform ETAPE 2: Obtenir un NCAGE Code http://media.swf.usace.army.mil/pubdata/sbo/pdf/gettingacagecode.pdf ETAPE 3: S’enrégistrer dans le System for Award Management (SAM) www.sam.gov

QU’EST CE QUE LE DUNS NUMBER? Exigence des U.S.A. Offert gratuitement par la compagnie commerciale Dun & Bradstreet Identité de l’organization (No unique à 9 chiffres.) POURQUOI SAM? Exigé par les U.S.A. pour recevoir des fonds, c-à-d pour être éligible pour les contrats, subventions, et pour faire affaire avec les U.S.A. Unique base de données sur les fournisseurs/bénéficiaires. Une fois enregistré, doit être mis à jour une fois par an.

TRES IMPORTANT: Il est imperatif de commencer l’enregistrement dans “SAM” tres tôt car sans votre statut valide dans SAM, l’USAID ne pourra pas signer l’accord de subvention avec votre entité si vous aviez été sélectionné. DISPONIBLE POUR VOUS AIDER: Je suis disponible pour vous aider dès que vous rencontrez des difficultés pour vous enregistrer.

PARTENARIAT/ASSOCIATION Le partenariat est Encouragé Types d’organisation: Universités, hospitaux, institutions de recherche Organisation à but lucratif Organisation à but non lucratif Institutions étrangères Institutions Gouvernementales

PARTICULARITE DE LA SUBVENTION “ACCORD DE COOPERATION” La sous-subvention/le sous-contrat définit uniquement la relation entre le Principal et son Sous-traitant. Le gouvernement des U.S.A. n’a aucune relation directement legale avec les sous traitants/bénéficiaires.

RESOURCES Mandatory Standard Provisions for non U.S. Nongovernmental Recipients https://www.usaid.gov/sites/default/files/documents/1868/303mab.pdf Standard Form 424 http://www.grants.gov/web/grants/form-instructions/sf-424-application-assistance-individual-instructions.html SF-424, Application for Federal Assistance SF-424a, Budget Information – Non-construction Programs SF-424b, Standard Assurances (Non-Construction) Branding and Marking: ADS 320 https://www.usaid.gov/sites/default/files/documents/1868/320.pdf USAID Branding Website: http://www.usaid.gov/branding Marking: 2 CFR 700.16 Pre-award survey http://transition.usaid.gov/policy/ads/300/303sam.pdf

SOUMISSIONNAIRES SELECTIONNES APRES EVALUATION DE LA NOTE CONCEPTUELLE Il sera demandé aux soummissionnaires pré-sélectionnés après évaluation des notes conceptuelles de soumettre une offre complete (offres technique et financiere) appelé “Full Application” N.B. Les instructions vous parviendront ultérieurement par ecrit.

SECTION IV: CONTACT(S) DE L’AGENCE (Pge 36) Toute communication doit passer nécessairement par lboko@usaid.gov et skumar@usaid.gov comme mentionné ds la Section IV de l’AOF 55

EVALUATION PRÉALABLE A LA SUBVENTION En vue d’effectuer l’évaluation préalable à l’octroi éventuel de subvention, l’USAID demande la documentation suivante qui doit lui parvenir avant la date de ladite évaluation:   Manuel de procédures concernant la gestion administrative et financière, les approvisionnements, la gestion des ressources humaines, la gestion des projets, etc. 2)   Statuts et règlement intérieur 3)   Information sur la mission de l’organisation, ses activités en cours et celles récemment achevées ainsi que ses zones d’intervention

EVALUATION PRÉALABLE A LA SUBVENTION 4)    Budgets de programme et de fonctionnement de l’exercice en cours 5) Organigramme 6) Copie des rapports certifiés d’audit financier des 3 derniers exercices 7) Toute autre documentation pouvant permettre à l’équipe de l’évaluation de mieux connaitre l’organisation

EVALUATION PRÉALABLE A LA SUBVENTION Après la revue documentaire, l’USAID procède à l’évaluation sur le terrain. Pour cela, l’organisation doit rendre disponible le jour de l’évaluation: 1) Le personnel chargé de la gestion financière , administrative, de la logistique, de la gestion des projets 2) Les dossiers administratifs et comptables relatifs aux opérations de recrutement et de gestion du personnel, d’acquisition de biens et services, d’utilisation et de mise au rebut de biens, etc.

BENIN Merci