La gestion des métadonnées dans la pratique Nouvelles orientations en description Mars 2006 Lynn Herbert Direction générale de l’innovation, de l’information et de la technologie Service Canada

Aperçu  Les métadonnées en tant qu’outil habilitant clé de GI  Analyse de rentabilisation pour la gestion des métadonnées  Aspects de la gestion des métadonnées : Cadres de métadonnées Outils Qualité du métabalisage Processus de gestion des changements Métadonnées verticales et horizontales (initiatives et gouvernance d’entreprise du GdC)  Défis actuels et à venir

Les métadonnées en tant qu’outil habilitant clé de GI  Les métadonnées sont plus que des descriptions – les séries de métadonnées enrichies servent le plus souvent à la prestation et à l’administration du cycle de vie.  Les métadonnées pour la prestation : Sites Web dynamiques et liens entre les pages, sans liens morts Portails et personnalisation Agencements de facettes pour cibler des segments de clients et des sphères de compétence précis Pages en anglais et en français Page de l’information sensible relative aux coordonnées et à l’aide Recherche avancée et structurée Contrôle et tri de pondération Les métadonnées donnent suite aux questions de viabilité pour les regroupements de GED.

Les métadonnées en tant qu’outil habilitant clé de GI  Les métadonnées pour la prestation (suite) : Enregistrement du contenu une seule fois, mais publication de celui- ci dans une panoplie de « vues » Information sur les politiques et les programmes distincte de l’information sur les services Utilisation multimodes Les métadonnées s’adaptent en fonction des besoins des clients et des priorités ministérielles.  Les métadonnées pour l’administration : Modèles structurés de création Objets de contenu et documents réutilisables Gestion des documents Gestion et archivage des dossiers Gestion du processus d’édition Processus opérationnels et acheminement du travail Contrôle de la qualité et imputabilité Gestion du cycle de vie de l’information de bout en bout

Analyse de rentabilisation pour la gestion des métadonnées  Des cadres et des schémas complexes sont requis à l’appui de tous les aspects de la prestation et de l’administration.  Il faut des mécanismes de gouvernance, des outils et des processus pour créer les métadonnées et gérer les changements.  Viabilité : Démontrer la valeur des métadonnées et reconnaître que l’effort requis doit se poursuivre afin d’apporter de la valeur (rendement de l’investissement)  Adaptabilité : Amélioration continue, priorités opérationnelles changeantes et services Technologies dynamiques, vocabulaires, concepts, architectures de l’information, processus et exigences opérationnels  Qualité de la valeur des métadonnées  Harmonisation avec les normes évolutives du GdC

Aspects de la gestion des métadonnées  Cadres de métadonnées  Outils  Qualité du métabalisage  Processus de gestion des changements  Métadonnées verticales et horizontales (initiatives et gouvernance d’entreprise du GdC)

Cadres de métadonnées  Le cadre constitue la première étape de la gestion des métadonnées.  Ensembles d’éléments de métadonnées : Nom de la métabalise (par exemple dc:title, dc:subject, gcterms.topicGC, etc.) Étiquette (Titre, Sujet, Thème, etc.) Définition (portée ou but prévu de l’élément de métadonnées) Type de données  Un profil d’application des métadonnées (PAM) est un ensemble normalisé d’éléments accompagné des règles pour les mettre en application. Formé des éléments provenant d’un ensemble ou plus d’éléments Est assujetti aux règles de l’ensemble d’éléments mais peut être défini davantage, limité ou exécuté (les règles définissent la façon dont la valeur des métabalises est alimentée et utilisée au sein d’une application)

Cadres de métadonnées  PAM (suite) Valeurs uniques ou multiples Optionnel, obligatoire, conditionnel Schémas et vocabulaires à utiliser Liens à d’autres éléments de métadonnées et au processus opérationnel Auto-alimentation des systèmes  Schémas – vocabulaires contrôlés ou normes relatives aux dates par exemple  Espaces de nom pour les ensembles d’éléments et les schémas  Registres de métadonnées

Outils  Il faut disposer d’outils techniques pour gérer les cadres de métadonnées, faciliter le métabalisage, indexer les métadonnées et faire des recherches sur les valeurs des métadonnées.  Interfaces de métabalisage pour les auteurs : Éléments codés dans des interfaces conviviales à l’aide d’étiquettes Alimentent les valeurs des éléments et exécutent des métabalisages automatisés Métabalisage obligatoire appliqué par l’entremise de l’acheminement du travail et accompagné de processus opérationnels pour l’examen et l’approbation Entrée en texte libre (résumé, titre) Choix de listes de sélection (petites listes plates) Recherches et navigation dans des vocabulaires hiérarchiques et relationnels complexes (TSB, Lieu) Les auteurs n’ont pas à composer avec la complexité des métadonnées sous-jacentes.

Outils  Outil de gestion des vocabulaires (schémas) : Interface de l’administrateur pour créer et modifier les vocabulaires contrôlés dans les deux langues officielles Gouvernance centralisée et exécutée pour le contrôle des vocabulaires Garantir que la mise à jour des vocabulaires fait partie intégrante du processus global de gestion des changements  Index des métadonnées et recherches : Index et langue des requêtes structurés Résultats triés en fonction de l’agencement des facettes Les requêtes peuvent être effectuées au préalables pour obtenir des résultats plus rapidement (thèmes de Verity). Les tableaux d’agencement des requêtes booléennes peuvent être « traités au préalable » ou en direct. Intégrés aux URL et aux applications Choix de menus dans les pages Améliorent les résultats des recherches en texte libre et facilitent la pondération et le tri Courtage des index (fédération)

Qualité du métabalisage  Problèmes relatifs aux choix de la valeur des métadonnées : Trop nombreux, pas assez nombreux ou trop semblables Confusion entre les éléments ou au sujet du but de l’élément Défaut d’examiner les métadonnées produites par les systèmes (par exemple le résumé) Titres et descriptions non expressifs Gestion des attentes – tant négatives que positives

Qualité du métabalisage  Quelques solutions : Procédures d’acheminement du travail pour le métabalisage examinées et révisées par des spécialistes sans causer des retards Soutien continu pour la formation et l’élaboration des documents sur le métabalisage Présentation continue du but et de la valeur des métadonnées – la méthode la plus efficace consiste à montrer aux auteurs la « raison d’être » des métadonnées, en particulier dans les zones de site dynamiques ou lorsque les métadonnées servent à effectuer des recherches avancées Recours à la technologie pour restreindre le nombre de choix Établir des rapports sur les métadonnées : Uniformité des versions anglaise et française Suivi du rendement des pages dynamiques Utilisation et examen de l’architecture de l’information et de la taxonomie Rapports d’utilisation par élément Surveillance de la qualité des descriptions et des titres

Processus de gestion des changements  Dans un système de métadonnées entièrement fonctionnel, les changements auront peut-être peu d’incidence sur les auteurs des opérations ou les spécialistes des métabalises, mais devront être bien planifiés pour garantir que les changements sont intégrés dans tous les aspects du système : Cadre de travail – registre et documentation Interfaces Vocabulaires Acheminement du travail et scripts Configurations des sites dynamiques Configurations des recherches Requêtes enregistrées Reproduction ou rebalisage ciblé du contenu Auteurs avertis des valeurs nouvelles ou changées  Mettre en lot les changements et mener un processus de gestion des changements dans les cycles réguliers  Analyser l’incidence des changements et prévoir les différentes étapes

Métadonnées verticales et horizontales  Métadonnées horizontales : Pour les sites Web - 5 métablises sans outil de Normalisation des sites internet ( ) Série de SGCI d’entreprise du GdC : Interwoven, Verity, Oracle Portal – permettent d’établir un ensemble exhaustif de métadonnées tant pour l’administration que la prestation du contenu et des services d’information Ensemble des éléments de métadonnées du SGC et PAM en voie d’élaboration RMMES et GD-PAM approuvés récemment SGDDI et initiative des Règles opérationnelles de GI  Selon la vision d’entreprise du GdC, nous pouvons échanger les métadonnées de base : Prestation : Interfonctionnement et prestation pangouvernementale de services d’information : offres et extraction, personnalisation, vues à facettes et segmentation de la clientèle Administration : processus opérationnels de GI partagés, force du développement et pratiques exemplaires, réutilisation du contenu à l’échelle du gouvernement et portabilité de l’information

 Index multiples de métadonnées ministérielles  Application et équivalences à l’échelle du GdC difficiles, voire impossibles  Pas de processus ou d’interfaces partagés  Exigeant en main d’œuvre et développement coûteux sans réutilisabilité des investissements  Difficile de faire plus que la base  Cloisonnements continus des sites Web  Index multiples de métadonnées ministérielles regroupés à l’échelle du GdC comme un seul index virtuel  Processus opérationnels partagés, acheminement du travail et interfaces possibles  Coût de développement partagé  Élaboration partagée des documents de formation  Tous les efforts fondés sur la fonctionnalité de base pour tirer profit au maximum de l’investissement dans la solution  Tirer profit du contenu pour sa réutilisation à l’échelle du GdC  Services offerts à l’échelle du GdC Métadonnées non partagées Métadonnées partagées Métadonnées verticales et horizontales

 Métadonnées verticales : Le concept de la GCI englobe tous les aspects de la GI, y compris la gestion et la création des documents, l’édition et la prestation en direct, la recherche, la conservation des données, l’AIPRP, la gestion de la correspondance, l’imputabilité, etc. Métadonnées harmonisées pour la gestion des documents, la gestion du contenu et la gestion des données même si nous ne disposons toujours pas de technologies ou de processus reliés ou intégrés Les ministères pourront utiliser les éléments fonctionnels de la gestion des documents, la gestion du contenu et la gestion des données en tant que composantes de base pour l’intégration de la GI de façon verticale.  Le PAM-SGC d’entreprise du GdC nous permet de délaisser les cloisonnements axés sur les ministères ou les applications et il devient un outil habilitant clé pour le partage décentralisé. Met en rapport les auteurs, les objets de contenu et de présentation, les systèmes techniques et les interfaces, les processus opérationnels, l’acheminement du travail et les événements systèmes, les répertoires de contenu, les éditeurs, les sites Web, les index de recherche, les pages Web dynamiques et les utilisateurs finals dans le cycle de vie de la GI.

Défis actuels et à venir  Nous devons commencer à démontrer la valeur ajoutée des services de métadonnées ou nous risquons de perdre le soutien des opérations et l’élan acquis.  La gouvernance des métadonnées, l’assurance de la qualité et les processus de gestion des changements sont essentiels.  Les métadonnées n’ajouteront de la valeur que si elles sont utiles et de qualité supérieure.  La réussite dépendra des processus de gestion des changements étant donné qu’il est facile de changer les métadonnées dans le PAM.  L’intégration des processus de gestion des changements dans un SGC opérationnel peut être complexe. Les ministères devront donc prévoir suffisamment de temps, assurer un suivi, établir les cycles des processus et régler les questions de gouvernance.

Défis actuels et à venir  Nous devons nous dépêcher à mettre la dernière main au SGC-PAM avant que la masse critique de mises en œuvre du SGCI dans les ministères soit atteinte et que les dossiers balisés soient en place.  Le PAM peut être mis en œuvre par les ministères peu importe l’état d’avancement du SGCI étant donné que le profil peut tout de même être utile pour l’interfonctionnement et la normalisation.  Les ministères devront peut-être ajouter des extensions au PAM afin d’y intégrer certains éléments supplémentaires requis.  Peaufiner le PAM dans toute la mesure du possible avant de le donner aux ingénieurs de mise en application et avant le balisage du contenu.  Le concept du PAM est abstrait actuellement et existe seulement sur papier. Des difficultés pourraient survenir au moment de le coder et de l’intégrer à la technologie habilitante.

Défis actuels et à venir  Objets de contenu aux fins de transposition et de réutilisation  Il faudra des métadonnées au niveau de l’objet de contenu. De plus, les problèmes de gestion des métadonnées pourraient augmenter.  Modèles de création  Registre de métadonnées pour l’espace de nom, les éléments, le PAM et les schémas  Référentiels XML  Création à la fois décentralisée et centralisée des métadonnées

Coordonnées Lynn Herbert Gestionnaire du projet Direction de la gestion de l’information d’entreprise Direction générale de l’innovation, de l’information et de la technologie Service Canada