LE CIRCUIT DE L’ACHAT AU LPSC Groupe de travail Sonia Benaissa, Cécile Martin, Jean-François Muraz, Françoise Petiot, Cécile Vannier, Anic Vey, Donner plus d’élément sur l’achat à vous utilisateurs Travail collectif Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC

SOMMAIRE Circuit achat Demande d’achat PUMA Acheteurs spécifiques Commande Livraison Vérification marchandise Envoi BL signé et daté au Service Financier Saisie du Service fait, engagement de la dépense SOMMAIRE Circuit achat Demande d’achat PUMA Acheteurs spécifiques Carte Achat Bon de commande Service Fait (SF) Livraison Attestation de livraison – Nouveauté Certification du SF Facture Brièvement, voici le déroulement de la présentation Le plan suit le circuit de l’achat Demande achat avec un rappel des PUMA, des différents acheteurs, et un point spécifique sur la carte achat Service fait devenu tres important depuis l’externalisation de la dépense a Nancy Questions à la fin Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC

Circuit de l’achat au CNRS Engagement Liquidation Paiement Ordonnancement 1. Engagement 2. Attestation du Service Fait 3. Certification du service fait et enregistrement 4. Emission de l’ordre de payer 5. Prise en charge 6.Mise en paiement Circuit de l’achat au LPSC Demande d’achat Saisie bon de commande Livraison et Vérification de la marchandise  Envoi BL au service financier Saisie Service fait = Engagement des crédits Facture reçue au SCTD Traitement des anomalies factures Engagement - Réservation des crédits Liquidation Consommation des crédits Circuit général au CNRS Circuit au LPSC avec en vert ce qui concerne les utilisateurs et en Bleu ce qui concerne vos gestionnaires ACHETEUR Service Financier Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC

DEMANDE D’ACHAT = ACHETEUR Tous les champs doivent être renseignés Pour identifier le fournisseur = joindre un devis afin d’avoir le plus de renseignements possibles dont le Siret exact du fournisseur. Doit être signée, Nouveauté Les demandes d’achats devront être signées par le porteur du contrat, qui devra en informer son responsable hiérarchique. IMDISPENSABLE pour TOUS les achats Devis afin d’identifier les fournisseurs, surtout pour les étrangers je dirai donc devis obligatoire. Carte achat = simplifie la tache des acheteurs pour les achats de proximite ou en ligne, mais ne vous soustrait pas de remplir la demande d’achat JE REVIENDRAI SUR LA CARTE ACHAT Paiement par carte achat Demande d’achat OBLIGATOIRE Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC

DEMANDE D’ACHAT = ACHETEUR Montant de la commande Type de procédure Formalisme Recommandations De 1 € à 20 000 euros Libre Bon de commande CNRS - Puma possible pour achats de – de 20 000€ + 800 euros : 1 devis + 4000 euros : 3 devis De 20 000€ à 90 000 euros Mise en concurrence Obligatoire - Publication d’un PUMA ou recherche de devis directement auprès de fournisseurs - Bon de commande CNRS - Conditions générales d’achat CNRS - OBLIGATOIRE : Informer par ECRIT les fournisseurs non retenus, et copie aux gestionnaires - Formulaire d’accompagnement du choix d’une offre économiquement avantageuse à remplir avec la gestionnaire. Prendre contact avec la gestionnaire pour la saisie et la publication du PUMA² Recherche de fournisseurs ciblés en fonction des besoins spécifiques ² PUMA = Avis de PUblicité pour les Marchés à Procédure Adaptée Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC

DEMANDE D’ACHAT = ACHETEUR Avantages de l’Avis de publicité PUMA Cet outil assure le respect des principes fondamentaux de la commande publique : Libre accès à la commande publique, égalité de traitement des candidats, transparence des procédures. La demande de prix est directement transmise aux fournisseurs Vous pouvez prendre contact avec d’autres fournisseurs afin de répondre au PUMA Après réception des offres vous pouvez négocier avec les fournisseurs, si cela a été prévu dans le PUMA pour obtenir une remise sur l’offre de base PUMA vous permet d’informer rapidement les fournisseurs non retenus Mise en concurrence https://nouba.dsi.cnrs.fr/fournisseur/pu_pck_ui_frn_recherche.ini_page Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC

Acheteurs spécifiques LPSC ACHETEURS LPSC Gaz AIR LIQUIDE Murielle Heusch Electronique FARNELL - RADIOSPARE Christian Barruel Mobilier de bureau Robert Foglio DHL Brigitte Roisin (Accueil) Informatique Campagne Achat Pascal Meyrand Acheteurs spécifiques LPSC Un petit rappel pour les personnes arrivées récemment au laboratoire. Il est donc obligatoire de passer par les personnes cités pour les achats spécifiques. Un encadre en rouge pour les imprimantes, plus d’achat autre que par le service informatique… Petit rappel aux porteurs de cartes achats. Achat IMPRIMANTES Obligation de passer par le service informatique Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC

CARTE ACHAT Préparer la demande d’achat signée avant d’aller voir le porteur de carte Le montant maximum par transaction est de 2 000€ Achats en ligne : Lors de la transaction, effectuer les copies d’écran des étapes de paiement Demander les factures sur le site Envoyer aux gestionnaires, la demande d’achat, les copies d’écran et la facture quand vous la recevez Achats de proximité : Seuls les porteurs de cartes peuvent effectuer ces achats De retour au laboratoire, transmettre la demande d’achat + le ticket des achats + la facturette du paiement par carte + la facture demandée au magasin au nom du CNRS – LPSC Frais d’inscription (FI): Aller voir les gestionnaires avant le porteur de carte, pour vérification du tableau des conférences Il faut absolument donner le détail des FI (repas, hébergement, …) Porteur de carte transmet demande d’achat et copies écrans, factures, aux gestionnaires Achats En ligne a ETRANGER : Rappel de prevoir un transport Ulisse pour eviter les frais de douane. Il faut le spécifier sur le site lors du choix du transport. Important AVOIR Facture et DA Saisie d’un bon de commande dans Geslab et rapprochement de la transaction côté délégation Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC

BON DE COMMANDE - Service Financier Transformation de la Demande d’achat en bon de commande Saisie dans GESLAB Avec DA et devis, les gestionnaires saisissent le bon de cde qui réserve les crédits sur vos lignes (montant commandé) Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC

Original Copie BON DE COMMANDE - Service Financier Le bon de commande réserve les crédits des lignes budgétaires Signature du bon de commande par une personne habilitée : Colette Deslorieux, Christine Servoz-Gavin, Corinne Bérat ou Arnaud Lucotte Envoi Postal au fournisseur Original Envoi Acheteur par courrier interne Copie Le bon de commande est signe par une personne habilitée dont vous avez la liste. Ensuite l’original est mis au courrier pour le fournisseur, et une autre copie est envoyée à l’acheteur en courrier interne. Une autre copie est également conservée par les gestionnaires dans les dossiers pour le suivi et en cas d’audit financier de la délégation. Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC

Daté et signé par acheteur Livraison partielle ou totale LIVRAISON - ACHETEUR Réception et vérification de la marchandise Transmission du bon de livraison au Service financier Nouveauté Daté et signé par acheteur Livraison partielle ou totale L’attestation du Service Fait s’effectue à la réception du bien ou du service sur les supports permettant d’en valider la conformité : Bon de livraison, attestation de présence, PV de réception, ATTESTATION DE LIVRAISON La certification du Service Fait s’effectue dans Geslab Contrôle de la livraison par acheteur qui doit transmettre dans la foulée le BL aux gestionnaires Et donc nouveaute le BL devra OBLIGATOIREMENT est signé, daté, et indiquant si la livraison est totale ou partielle… Il doit donc pointer le bon de commande ou devis. Cette action Atteste du service fait. Pour que la dépense soit réalisée financièrement il faut une certification du SF, ce qui ce fait uniquement dans Geslab, en conformite avec le BL transmis; Dans les états cette étape correspond au montant Réalisé. Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC

Date et signature OBLIGATOIRES Nouveauté Ce document est disponible sur l’intranet, et dans le hall de réception des marchandises. A Utiliser obligatoirement en l’absence du BL Pour les prestations de service sans BL Par le Service Patrimoine et Infrastructures pour attester des fins de travaux Date et signature OBLIGATOIRES En cas d’absence de bon de livraison, dès a présent vous aurez a votre disposition ce document qui atteste la livraison de biens ou services. Il sera a disposition sur l’intranet, et dans le hall des livraisons. Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC

en temps réel SERVICE FAIT (SF) - Service Financier Saisie des articles et quantités livrées ainsi que la date de livraison dans Geslab Engagement (=consommation) des crédits seulement à cette étape Déclenchement de la dette côté délégation La qualité repose sur les acheteurs qui doivent transmettre les bons de livraisons et attestations en temps réel Rapidité de transmission Conformité des quantités reçues Qualité du SF A réception du BL, les gestionnaires saisissent le SF dans Geslab, ce qui certifie la livraison et déclenche ainsi la CONSOMMATION des crédits La dépense peut quasi s’arreter a cette étape pour le laboratoire si le Service fait reflète la facture qui sera reçu au SCTD. D’où la QUALITE nécessaire du service fait. Les gestionnaires ont besoin de votre rigueur et collaboration pour améliorer leur traitement des anomalies généres par la saisie eronnée de SF. Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC

FACTURATION - Service Financier Réception de la facture au SCTD² à Nancy et traitement pour le paiement Au laboratoire Si le SF est saisi rapidement après la livraison, et si les quantités déclarées sont conformes à la facture  Paiement de la facture Si le SF n’est pas saisi, ou si une différence de quantité livrée  Plusieurs échanges entre SCTD et les gestionnaires Délai de paiement au fournisseur rallongé Au Service Financier Modification du travail des gestionnaires On ne peut plus modifier la commande en fonction de la facture (oubli du frais de port, taux de TVA) Attente de l’alerte envoyée par le SCTD, et échanges via l’application Web Board pour la mise en paiement Le délai légal du paiement de la facture est de 30J a compter de la réception de la facture. Certain fournisseur envoie les factures en meme temps que la livraison. On en revient a la réactivite des acheteurs a transmettre les BL Pour aider au paiement rapide des factures, il faut que l’étape entre la livraison et la transmission au service financier soit le plus court possible et le plus exact possible (²) SCTD = Service Central de Traitement de la Dépense Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC

MERCI DE VOTRE ATTENTION … Journées Prospectives LPSC - 1er et 2 juin 2015 - Autrans LE CIRCUIT DE L'ACHAT AU LPSC