La performance hospitalière Paris Heathcare Week – 26 mai 2016

AGENDA L’amélioration de l’efficience des établissements de santé : une démarche globale reposant sur de nombreux leviers de performance Dans une optique de capitalisation et de diffusion des bonnes pratiques, la DGOS a élaboré un ensemble de fiches méthodologiques à destination des établissements et des ARS, se basant en particulier sur le retour d’expérience du COPERMO Zoom sur SIMPHONIE

L’amélioration de l’efficience des établissements de santé : une démarche globale reposant sur de nombreux leviers de performance

Dans un triple objectif : L’amélioration de l’efficience des établissements de santé : une démarche globale reposant sur de nombreux leviers de performance L’efficience des établissements de santé repose sur la performance de son pilotage, son organisation et de ses processus, qu’il s’agisse des processus de soins, médicotechniques ou des fonctions support : Ressources humaines Stratégie et projet médical Coopérations et partenariats (notamment mise en œuvre des GHT) Finances Pilotage Dans un triple objectif : Urgences Consultations Séances Chirurgie ambu. Hospit. complète Chaîne de l’information médicale Gestion des pôles Qualité et sécurité des soins Conditions de travail pour les professionnels Efficience opérationnelle et économique Facturation et recouvrement Gestion des lits Immobilier Plateaux techniques Blocs opératoires Achats Biologie / laboratoires Services techniques et logistiques Pharmacie / circuit du médicament Systèmes d’information Hôtellerie/Blanchisserie/Restauration Enseignement - recherche

De nombreux projets et outils ont été mis en place au niveau national pour accompagner les établissements dans leur démarche d’efficience (1/3) EXEMPLES de leviers d’optimisation et de projets au sein des hôpitaux Objectifs et enjeux Point d’avancement et perspectives Des résultats encourageants: les gains réalisés pour l’année 2015 sont de 424 M€ pour un objectif de 420 M€. Près des deux tiers des établissements ont remonté des gains en 2015. Pour aider les GHT à mettre en place leur fonction achats, 28 groupes de travail métier composés d’acheteurs hospitaliers ont été lancés en avril 2016, des kits et un guide opérationnel de la fonction achat seront diffusés avant l’été Des enjeux financiers importants : les achats hospitaliers représentent 24Mds € de dépense annuelle pour les EPS (18Mds€ en exploitation et 6Mds€ en investissement). Les objectifs de gains du programme sont de 1,4Mds € sur la période 2015-2017 Mise en place de la fonction achats dans le cadre des GHT PHARE (optimisation des achats) Dématérialiser les outils d'achats, d’approvisionnements et de paiement de la dépense vise à améliorer l’efficience économique des établissements, via la simplification des organisations et des processus, à simplifier les relations des établissements avec leurs fournisseurs, tout en améliorant les conditions de travail des agents La construction et la gestion du portail Chorus Portail Pro 2017 est en cours d’expérimentation par 3 EPS (AP-HP, CHU d’Amiens et le GH d’Eaubonne-Montmorency). Il sera disponible à partir de janvier 2017. Dématérialisation

De nombreux projets et outils ont été mis en place au niveau national pour accompagner les établissements dans leur démarche d’efficience (2/3) EXEMPLES de leviers d’optimisation et de projets au sein des hôpitaux Objectifs et enjeux Point d’avancement et perspectives Des projets d’investissement optimisés, répondant aux impératifs de qualité de soins, évolution des modalités de prise en charge (développement de l’ambulatoire, …), innovation (modalités d’organisation, évolutivités des bâtiments, …), soutenabilité financière (couts d’investissement et d’entretien/maintenance optimisés, retour sur investissement positif, …) Une gestion du patrimoine optimisée grâce à un inventaire du patrimoine et aux outils de benchmarks inter-établissements disponibles dans l’outil OPHELIE Depuis le lancement d’OPHELIE en mai 2014, plus de 300 établissements publics de santé ont démarré le diagnostic patrimonial d’OPHELIE (soit 1 EPS sur 3) dont 17 CHU-CHR Projets d’investissement OPHELIE (optimisation de la gestion patrimoniale) 154 ES (dont 17 CHU) ont été accompagnés par l’ANAP entre 2013 et 2016. Chaque ES est invité à poursuivre l’amélioration de sa gestion des lits avec l’objectif d’atteindre des valeurs cibles d’IPMS MCO à 0,94 et des TO des lits en médecine et chirurgie de 95% et de 85% en obstétrique. Poursuivre le développement de l’ambulatoire avec comme objectif l’atteinte d’un taux de 66,2% en CA à horizon 2020, modulé en 2 phases : 2015-2016 : +2.2 points/an en moyenne ; 2017-2020 : + 2.9 points/an en moyenne Optimisation de l’utilisation des plateaux médico-techniques, meilleure gestion des flux, fluidification du circuit patient, juste dimensionnement des modes et des capacités d’hospitalisation  Objectif national de taux de chirurgie ambulatoire de 66,2% à horizon 2020 Progression de la qualité des prises en charge et de l’efficience des organisations Gestion des lits Développement de l’ambulatoire

De nombreux projets et outils ont été mis en place au niveau national pour accompagner les établissements dans leur démarche d’efficience (3/3) EXEMPLES de leviers d’optimisation et de projets au sein des hôpitaux Objectifs et enjeux Point d’avancement et perspectives Indicateurs de pilotage de la facturation dans les GAP (cahier des charges en cours de rédaction) Gestion des droits AMO du patient : mise à jour en libre service de la Carte Vitale à l’arrivée du patient et intégration dans la GAP par CDRi ROC : Dématérialisation de tous les échanges avec les AMC  - droits, et simulation de reste à charge en temps réel, et facturation Optimisation du dispositif d'encaissement en régie (paiement à l’entrée, paiement par Débit Carte, paiement à la sortie) Mise en place d’une « régie rénovée » Fourniture à la sortie d’un document d’information sur les coûts AMO AMC et patient (art. 94 de la LMSS) Révision de la forme des ASAP – notes de frais – factures envoyés aux débiteurs Dématérialisation : passage au protocole PESV2 (échanges entre EPS et Comptable) aller et retour Généralisation de FIDES Simplifier le parcours administratif du patient et optimiser la chaîne accueil-facturation-recouvrement : Simplifier au maximum le parcours administratif du patient à l’hôpital Dématérialiser et automatiser, communiquer former et accompagner pour simplifier la vie des personnels hospitaliers et concentrer les moyens hospitaliers sur les actions à plus forte valeur ajoutée au service des patients Mieux recouvrer la part patient : le reste à charge du bénéficiaire des soins représente 3% de la facturation hospitalière (1,4 milliard d’Euros sur les 46,8 milliards du total des prestations facturées). Près de la moitié du montant de ce reste à charge n’est pas recouvré au bout d’un an, soit 550 millions d’Euros par an pour les seuls EPS. SIMPHONIE

Dans une optique de capitalisation et de diffusion des bonnes pratiques, la DGOS a élaboré un ensemble de fiches méthodologiques à destination des établissements et des ARS

Des fiches méthodologiques à destination des établissements et des ARS Pourquoi des fiches méthodologiques ? Proposer une vision d’ensemble des programmes nationaux d’amélioration de la performance des établissements de santé, des outils d’analyse et des leviers d’amélioration de la performance Disposer d’une vision des impacts associés aux programmes en termes d’amélioration du service rendu aux patients, des conditions de travail et d’efficience de la gestion des établissements et évaluer les économies générées. Recenser les meilleures pratiques et référentiels en termes d’organisation Proposer des outils et méthodes de structuration et d’optimisation des projets d’investissements Diffuser les leviers de la performance hospitalière aux établissements de santé et aux ARS Présenter les principaux leviers et outils mobilisables par les établissements pour améliorer leur efficience et leurs projets d’investissement 1 A quel public s’adressent ces fiches ? Tous les établissements et toutes les ARS peuvent s’appuyer sur ces fiches Les leviers prioritaires à mobiliser dans chaque établissement doivent être identifiés au cas par cas par l’établissement et l’ARS en fonction de sa situation Situation financière : établissement sous PRE ou en situation financière dégradée Axes d’amélioration prioritaires de l’établissement : recettes, achats, gestion de lits, gestion du patrimoine, ….. Etablissements envisageant un projet d’investissement Tous les établissements de santé et toutes les ARS sont concernés 2

Ce recueil de fiches se base en particulier sur le retour d’expérience du COPERMO Le comité interministériel de la performance et de la modernisation de l’offre de soins hospitaliers (COPERMO) a été créé en décembre 2012 pour favoriser une stratégie nationale cohérente en matière d’investissement hospitalier et d’amélioration de la performance des établissements de santé. Les missions du COPERMO se déclinent en 2 volets distincts et en 4 objectifs : Volet Performance Volet Investissement 1. Définir la stratégie nationale d’amélioration de la performance des établissements dans le cadre de « revue de projets performance » Cadrage et évaluation des programmes nationaux ; promotion de nouveaux référentiels et outils d’analyse de la performance ; mise en valeur des expériences Innovantes. 2. Instruire les projets d’investissement d’ampleur exceptionnelle et ceux demandant à être soutenus au niveau national selon des critères exigeants en termes d’efficience des organisations projetées, de soutenabilité financière et de valeur ajoutée pour l’offre de soins 1.Définir la stratégie nationale en matière d’investissement hospitalier Cadrage et pilotage du soutien à l’investissement des établissements de santé ; promotion de nouveaux référentiels et des outils d’analyse de la qualité des projets 2. Définir avec les ARS, les trajectoires de retour à l’équilibre des établissements en difficulté financière (suivi des 50 établissements présentant les déficits les plus importants en volume). L’ensemble des leviers d’efficience (optimisation des organisations, gestion des lits, achats, …) sont mobilisés par les établissements pour appuyer leur stratégie de retour à l’équilibre. Définition d’une stratégie nationale Accompagnement individuel des établissements Après 3 ans de fonctionnement du COPERMO, l’étude des différents cas individuels d’établissements, tant sur le volet performance que sur le volet investissement, ainsi que les « revues de projets » des grands programmes d’amélioration de la performance ont permis d’identifier les leviers les plus porteurs d’efficience pour les établissements. Ces leviers ainsi que la façon dont ils peuvent être mobilisés par les ARS et les établissements sont formalisés dans le recueil de fiches proposé par la DGOS.

Les outils disponibles pour analyser la performance des établissements Les fiches : un outil opérationnel à destination des ARS et des établissements Les fiches sont réparties en plusieurs catégories :    1. Données d’analyse sur l’efficience des hôpitaux Hospidiag La comptabilité analytique (…)    2. Fiches relatives aux projets d’amélioration de la performance Le positionnement territorial des établissements  Développer l’ambulatoire en médecine et chirurgie La gestion des lits  L’optimisation des maquettes organisationnelles Les achats : l’appui du programme PHARE  L’appui du programme SIMPHONIE  La gestion patrimoniale : l’appui de l’outil OPHELIE   3. Fiches techniques d’analyse de l’efficience des projets d’investissements Efficience architecturale Calcul du capacitaire cible (…)   4. Les outils d’évaluation de la performance utilisés par le COPERMO L’outil d’analyse financière Le tableau de synthèse du plan d’actions de retour à l’équilibre La trame de la note ARS en COPERMO performance (…) Les outils disponibles pour analyser la performance des établissements Les outils et projets d’amélioration de la performance, à mobiliser par les établissements totalement ou partiellement en fonction de leur situation Les outils à utiliser par les établissements ayant un projet d’investissement et leur ARS Les outils d’analyse utilisés par le COPERMO pour les établissements en situation financière dégradée, pouvant être utilisés plus largement par les ARS ou les établissements

Des fiches « pratiques » pour un déploiement opérationnel dans les établissements Exemple : Les fiches disposent d’une structure homogène permettant : D’identifier les bénéfices attendus du projets et ses enjeux D’identifier les établissements ou les situations dans lesquelles il est le plus pertinent de déployer ces projets De présenter les principaux indicateurs d’impact du projet De présenter une démarche-type de déploiement au sein des établissements De présenter les actions « emblématiques » du projet, permettant d’atteindre rapidement des résultats tangibles ou permettant un retour sur investissement significatif Les outils complémentaires à disposition des établissements et ARS pour engager le projet et les dispositifs d’accompagnement existant Les personnes ressources à contacter Ces fiches seront disponibles sur le site du ministère: www.social- sante.gouv.fr/efficience-hospitaliere et progressivement enrichies

Zoom sur le programme SIMPHONIE

Les projets constitutifs du programme SIMPHONIE Simplifier le parcours administratif du patient Simplifier le parcours administratif Communiquer avec les outils du 21e siècle PA1 Dématérialiser et automatiser, communiquer former et accompagner pour simplifier la vie des personnels hospitaliers Piloter la chaîne et sa performance localement et nationalement ES1 Généraliser FIDES ES4 Mettre en place le paiement à l’entrée PA2 Diffuser l’information – favoriser les échanges entre acteurs hospitaliers ES2 Généraliser CDRi ES5 Mettre en place l’encaissement automatique Débit carte PA3 Professionnaliser et accompagner les acteurs hospitaliers ES3 Généraliser ROC ES6 Promouvoir le paiement à la sortie PA4 Rénover les régies ES7 Généraliser PES v2 recettes aller et retour ES8 Généraliser TIPI titre PA5 Définir et mettre en œuvre PES ASAP patient ES9 Préparer la mise en place d’ENSU ESX Étude d’opportunité et de faisabilité d’une forfaitisation de la part patient Pour les ACE PA9

Programme SIMPHONIE Accompagnement des établissements en 2016 (1/2) L’accompagnement concernera : les 29 expérimentateurs 2015 selon des modalités prenant en compte leur avancement sur les deux modules PS et PE les 35 établissements sélectionnés en 2016 Volet 1 : Accompagnement organisé autour de deux modules dont la mise en œuvre conjointe sera fortement encouragée Paiement à l’entrée (PE) avec : Le modèle d’organisation défini lors de l’expérimentation En complément, la préparation de la mise en œuvre d’EA-DC dans son versant organisationnel Paiement à la sortie (PS), sur le modèle de l’expérimentation Les méthodes lean seront mobilisées en appui de chacun des modules Volet 2 : Appui aux établissements dans l’amélioration de leur processus de pilotage de la chaîne de facturation Modalités de sélection des établissements expérimentateurs Une instruction DGOS a été envoyée aux ARS le 8 avril 2016 pour leur demander de sélectionner les établissements participant au déploiement des chantiers « parcours patients » de SIMPHONIE en 2016 Marché national auquel émargeront les établissements Dossiers de candidature des établissements sont en cours de récupération Choix des Etablissements expérimentateurs fin mai 2016 Calendrier prévisionnel : Juin à décembre 2016

Programme SIMPHONIE Accompagnement des établissements en 2016 (2/2) Reporting des prestataires Auprès de l’équipe projet de l’avancée du déploiement de chaque établissement avec un retour vers les ARS concernées Capitalisation par formalisation de retours d’expériences, guides de bonnes pratiques, quantification du retour sur investissement… Objectif pour la fin 2016 : Affiner les outils utilisés à partir du retour d’expérience Proposer une trajectoire de généralisation à tous les établissements, s’appuyant pour les EPS sur les GHT Mettre à disposition des établissements la solution EA-DC sous forme d’un marché CAIH Initier la phase d’expérimentation de ROC La documentation technique à destination des éditeurs hospitaliers et des organismes complémentaires est maintenant disponible, permettant d’initier la phase d’expérimentation L’expérimentation permettra en particulier de tester les modalités de fourniture en temps réel au patient et à l’établissement les informations sur la prise en charge de son éventuel reste à charge hospitalier par sa complémentaire Cette avancée majeure est rendue possible grâce à mise en place des normes d'échanges communes IDB entre les hôpitaux et les organismes complémentaires Un appel à candidature est lancé pour sélectionner les établissements de santé publics et privés non lucratifs qui expérimenteront le dispositif

Les travaux préparatoires à la généralisation de SIMPHONIE ont débuté Chaque établissement est libre de se lancer dans SIMPHONIE, qu’il soit ou non sélectionné au niveau national pour un accompagnement par un prestataire, en particulier dans le cadre des accompagnements type COPERMO Un kit d’outils, progressivement enrichi, sera mis à disposition des établissements et ARS sur le site http://social-sante.gouv.fr/professionnels/gerer-un-etablissement-de-sante-medico-social/performance-des-etablissements-de-sante/article/simphonie : Il contiendra des outils « clés en main » pour les établissements : Un kit de déploiement Des bonnes pratiques Des modes opératoires et « arbres de décision » Des logigrammes Mise en œuvre Encaissement Automatique Débit Carte : un kit d’outils Projet « débit carte » Une expérimentation « phase 2 » sera proposée sous la forme d’une extension du périmètre des pilotes SIMPHONIE Le cahier des charges, qui fera l’objet  de la généralisation, pour la solution cible de débit carte sera rédigé et livré mi-2016 par l’équipe projet autour de la CAIH et de l’ASIP Le marché national porté par la CAIH sera opérationnel en février 2017 Contact : dgos-simphonie@sante.gouv.fr