1 Les nouvelles modalités financières PARTIE IV. ASPECTS PRATIQUES Séminaire LAF Controlling - JUIN 2009

2 INTRODUCTION PARTIE I GENERAL 1.1. Contexte 1.2. Partage d’expérience 1.3. Contenu PARTIE II GESTION DES RISQUES 2.1. Impact et Gestion des risques 2.2. Cadre pour la définition des modalités 2.3. Etude de cas PARTIE III. ROLE DU LAF PARTIE IV. ASPECTS PRATIQUES 4.1. Convention d’exécution 4.2. Approbation des transferts 4.3. Staff financier 4.4. Gestion FIT and Rapportage Financier CTB 4.5. Gestion des audits PARTIE V. CONCLUSION

3 PARTIE IV. ASPECTS PRATIQUES 4.1. Outil Convention d’exécution et suivi  Objectifs et contenu  Suivi  Processus 4.2. Approbation des transferts  Outil Check list  Processus 4.3. Staff financier 4.4. Gestion FIT et rapportage financier 4.5. Gestion des Audits

CONVENTION d’EXECUTION : objectif A l’issue de la formation, les participants sont capables d’identifier quand et comment des conventions d’exécution doivent être établies et suivies

CONVENTION d’EXECUTION : aspects financiers Si l’aide-projet apportée par la CTB prévoit qu’une partie des activités et donc du budget sera déléguée au partenaire …  une convention d’exécution sera établie avec le partenaire afin de préciser les obligations de chacune des parties (Rem : parfois, le DTF peut suffire)

CONVENTION d’EXECUTION : aspects financiers - introduction Convention = Conditions que les partenaires doivent remplir afin d’accéder aux fonds = Engagement mutuel

CONVENTION d’EXECUTION : aspects financiers - objectifs  Avoir l’information financière suffisante pour garantir que le partenaire a bien géré les fonds belges dans le cadre des activités déléguées  S’assurer que le partenaire respecte les accords établis  Maîriser les risques financiers  Permette à la CTB de d’engager les fonds de manière raisonnablement sécurisée  Organiser la gestion financière avec le partenaire

CONVENTION d’EXECUTION : aspects financiers - contenu  Document qui permet de donner quelques aspects financiers devant se retrouver dans ces conventions d’exécution Les aspects financiers des conventions seront toujours validés par Controlling

CONVENTION d’EXECUTION : aspects financiers - contenu - Conditions préalables - Montant de la contribution financière - Durée de la convention - Budget - Financement - Rapportage - Audit - Clôture Annexe : Convention d’exécution : Recommandations concernant les Aspects financiers

CONVENTION d’EXECUTION : aspects financiers – suivi Tableau de suivi des conventions = Répertorier les conventions par projet Annexe : Tableau de suivi des conventions d’exécution

CONVENTION d’EXECUTION : aspects financiers - processus

Approbation des transferts – Objectif A l’issue de la formation, les participants sont est capables de suivre les conditions des conventions/DTF et de justifier la libération des tranches vers le partenaire

Approbation des transferts – Check List Check List approbation transfert = S’assurer que les conditions financières des conventions d’exécution ont été respectées et que le transfert peut être effectué. Annexe : Check list Approbation des transferts

Approbation des transferts – processus

Approbation des transferts – processus - archivage

STAFF FINANCIER PARTIE IV. ASPECTS PRATIQUES 4.1. Outil Convention d’exécution et suivi 4.2. Approbation des transferts 4.3. Staff financier 4.4. Gestion FIT et rapportage financier 4.5. Gestion des Audits

STAFF FINANCIER - Objectif A l’issue de cette formation, les participants seront capables de proposer un encadrement adapté pour le staff financier des projets.

STAFF FINANCIER - Objectif 1. Staff financier cas 1 2. Staff financier cas 2 3. Points d’attention

19 1. Staff financier Cas 1 Une partie des activités sont exécutées par le partenaire via leur système. Pour compenser l’augmentation de la charge de travail que cela implique, du staff financier peut être recruté. Question 1 : La ligne budgétaire sera-t-elle en Régie, Cogestion ou NEX? Pourquoi? Qui signera le contrat? Question 2 : Quelles seront les tâches du staff financier? Question 3 : Comment organiserez-vous le processus de recrutement?

20 2. Staff financier Cas 2 Une partie des activités du projet consiste à l’amélioration de la gestion financière de l’institution partenaire. Pour ces activités de renforcement des capacités, une personne sera recutée pour 2 ans. Question 1 : La ligne budgétaire sera-t-elle en Regie, Cogestion ou NEX? Et pourquoi? Question 2 : Cette personne préparera-t-elle également les rapports financiers?

21 3. Points d’attention  S’assurer que les authority lines sont claires  Être clair concernant les responsabilités et les tâches  Essayer d’éviter le mélange d’activités de contrôle et d’activités opérationelles  Essayer d’éviter le mélange d’activités de support et d’activités opérationelles  Essayer d’éviter le mélange d’activités de contrôle et d’activités de support  Si responsabilité nationale  staff du partenaire et pas de staff CTB

22 3. Points d’attention Mesures de maîtrise des risques  Participer au processus de recrutement  Forcer le partenaire à recruter du staff supplémentaire  Demander aux auditeurs de vérifier la maitrise des processus financiers par le staff financier  Prévoir des activités de renforcement des capacités dans le budget

Gestion FIT and Rapportage Financier CTB PARTIE IV. ASPECTS PRATIQUES 4.1. Outil Convention d’exécution et suivi 4.2. Approbation des transferts 4.3. Staff financier 4.4. Gestion FIT et rapportage financier 4.5. Gestion des Audits

Gestion FIT and Rapportage Financier CTB - Objectif A l’issue de la formation, les participants seront capables d’expliquer les conséquences des nouvelles modalités dans la gestion du FIT et du rapportage CTB.

Gestion FIT and Rapportage Financier CTB - Contenu 1. Mode de financement dans le Budget 2. Budget 3. Planning financier 4. Cash call 5. Transfert sur le compte du partenaire 6. Comptabilité 7. Qui gère FIT 8. Chaque projet est différent!

26 1. Mode de financement dans le Budget  Régie : les dépenses sont payées via un compte Régie (= uniquement signature CTB)  Cogest : les dépenses sont payées via un compte Cogestion (= signature conjointe)  NEX : les dépenses sont payées via un compte géré par le partenaire (= uniquement signature du partenaire) (pas via un compte principal cogestion)  C’est la SEULE signification des termes Régie / Cogestion / NEX dans le budget  NEX n’existe pas dans FIT : on utilise COGEST

27 2. Budget  Budget dans le DTF = Budget du partenaire  Budget dans FIT = 1 ligne budgétaire par partenaire / compte sur lequel les transferts sont enregistrés  Alternative : le résultat par institution partenaire / compte est réparti entre quelques lignes budgétaires + une ligne budgétaire pour les transferts (on garde trace de la dernière version du budget)  FIT n’est plus un outil de suivi budgétaire -> l’outil est celui du partenaire  La structure du budget sera définie pendant la formulation

28 2. Budget

29 3. Planning financier  Planning CTB chaque Q – pour le partenaire, peut être un rythme différent  Planning CTB est basé sur les rapports du partenaire  Planning CTB est réalisé par la représentation  Budget dans FIT = 1 ligne budgétaire par institution partenaire / compte sur laquelle les transferts planifiés sont enregistrés  Le planning financier dans FIT doit être documenté par les rapports du partenaire

30 4. Cash call  La demande de financement n’est plus basée sur le format « cash call » de la CTB mais c’est une demande formelle du partenaire de transférer les fonds, basée sur la convention d’exécution / DTF.  La demande est toujours nécessaire, aussi pour le premier transfert  La demande n’est pas enregistrée dans FIT

31 4. Cash call  Que se passe-t-il dans le budget COGEST et NEX avec les transferts directs au partenaire?  Créer un cash call cogestion avec le compte principal cogestion, indiquer quel montant doit être transféré sur le compte du partenaire et joindre la demande de financement du partenaire  Enregister les deux transferts séparemment

32 5. Transfert sur le compte du partenaire A partir du siège  Créer un compte dans FIT (P, EUR, Cogest (dans le futur NEX))= compte du partenaire  Sélectionner ce compte comme compte principal (Main account)  Enregistrer le transfert HQ (580010)  Immédiatement enregistrer la dépense du même montant ( contribution financière)

33 5. Transfert sur le compte du partenaire A partir d’un compte Cogestion  Enregistrer le transfert comme dépense : contribution financière

34 6. Comptabilité  La comptabilité est réalisée dans le système du partenaire  Dans la comptabilité CTB, seulement le transfert vers le compte du partenaire

35 7. Qui gère FIT?  Si uniquement NEX : représentation  Si uniquement Régie et NEX : représentation  Si Cogestion et NEX : unité de gestion de projet avec des instructions claires de la représentation pour NEX -> séparation claire des responsabilités

36 8. Chaque projet est différent!  Approche différente pour chaque projet  La structure sera définie pendant la formulation / démarrage

Gestion des Audits PARTIE IV. ASPECTS PRATIQUES 4.1. Outil Convention d’exécution et suivi 4.2. Approbation des transferts 4.3. Staff financier 4.4. Gestion FIT et rapportage financier 4.5. Gestion des Audits

Gestion des Audits - Objectifs A l’issue de la formation les participants seront capables d’expliquer les particularités des audits dans le contexte des nouvelles modalités.

Gestion des Audits - Contenu 1. Du contrôle à priori au contrôle à postériori 2. Système national pour les audits 3. Qu’est-ce qui est audité? 4. Quand l’audit a-t-il lieu? 5. Audits conjoints 6. Que se passe-t-il si les conclusions de l’audit sont négatives? 7. Plan d’action et suivi 8. Outils

40 1. Du contrôle à priori au contrôle à postériori  Audit = Instrument clé pour la CTB !!! CTB Contrôle Partenaire met en oeuvre

41 1. Du contrôle à priori au contrôle à postériori  Cogestion : Audit est demandé par la SMCL  NEX : L’audit est réalisé par la CTB pour vérifier l’utilisation correcte des fonds publics belges par le partenaire (sous-traité à une société d’audit)

42 2. Système national pour les audits  Important à garder  Mais insuffisant pour garantir une bonne gestion et une bonne utilisation des fonds publics belges  Qualité des rapports  Delais : fréquence et retard  -> Audits par la CTB

43 3. Qu’est-ce qui est audité? 1. Les états financiers donnent-ils une représentation correcte de la réalité (audit financier) – certification des rapports financiers 2. Les dépenses sont-elles liées au budget / activités (eligibilité des fonds)? 3. Les fonds sont-ils utilisés de manière efficace et de manière économique? 4. Le système de contrôle interne fonctionne-t-il correctement? (audit système) Remarque : dans les audits financiers, certains aspects du système de contrôle interne sont aussi vérifiés.

44 3. Qu’est-ce qui est audité? Points 1 à 3 toujours Point 4 dans les cas spécifiques : - Démarrage - Changement dans les modalités - Budget important - Faiblesses identifiées pendant la phase de formulation Attention à ne pas sur-auditer l’institution partenaire!

45 4. Quand l’audit a-t-il lieu?  Normalement annuellement, parfois tous les 6 mois  Souvent demandé avant un nouveau transfert vers l’institution partenaire  La période auditée doit être cohérente avec le timing des transferts  Dans le cas de sérieux doutes sur la bonne utilisation des fonds

46 5. Audits communs  Ensemble avec d’autres bailleurs de fonds  Pour réduire les frais de transactions et réduire le nombre d’audits de l’institution partenaire  Pas si simple à mettre en œuvre au niveau des projets

47 6. Que se passe-t-il si les conclusions de l’audit sont négatives  Cas par cas  Les conséquences dépendront du rapport d’audit mais aussi de la qualité et de l’engagement du plan d’action ainsi que de considérations diplomatiques  Conséquences possibles  Rejets de dépenses  Changement des modalités  Blocage du transfert jusqu’à ce que des mesures correctives aient été prises…

48 7. Plan d’action et suivi  Après l’audit, le partenaire doit réaliser un plan d’action et rapporter sur celui-ci  La représentation peut donner du support  La représentation doit suivre le plan d’action de manière active

49 8. Outils  Cfr module Audit  Cfr convention d’exécution

50 PARTIE V. CONCLUSION Prochaines Etapes à réaliser par l’équipe pays…  Suivre les projets qui ont des nouvelles modalités financières  Décrire et connaître les modalités financière de chaque projet - schéma  Identifier les risques financiers  Suivre les conventions en cours  Créer un dossier permanent  Etc.

51 QUESTIONS? merci de votre attention