Programmation Financière (PF) Gestion financière des projets

2 Avril 2010Programmation financière OBJECTIF DE LA FORMATION Annexe 1 Objectif Général A l’issue de la formation, le participant est capable de planifier ses dépenses et suivre leur réalisation dans le respect du cadre budgétaire validé et des procédures en vigueur à la CTB Objectifs spécifiques Expliquer les principes de base de la programmation financière Elaborer une programmation financière Expliquer le processus de programmation financière CTB

3 Avril 2010Programmation financière 1 OBJECTIFS CONCEPT Répartition dans le temps des dépenses futures selon les lignes budgétaires Budget disponible Q1Q2Q3Q4Total yearY+1…… A A_01 A_01_01xxxxSum(Q1..Q4)xx A_01_02 A_01_NNxxxxSum(Q1..Q4)xx ….. Z Z_01 Z_01_01xxxxSum(Q1..Q4)xx …….. Programmation financière Budget

4 Avril 2010Programmation financière 1 OBJECTIFS RISQUES Annexe 2 Exercice Quelles seraient les conséquences possibles d’une mauvaise programmation financière ?

5 Avril 2010Programmation financière 1 OBJECTIFS RISQUES (Suite)

6 Avril 2010Programmation financière 1 OBJECTIFS IMPORTANCE DU PROCESSUS Processus de programmation activités/dépenses planification opérationnelle Par le biais de la planification opérationnelle (cf template diffusé en Q4 2009) Annexe 8 Suivi et respect des limites budgétaires Gestion des liquidités Cash call Planification de la trésorerie globale de la CTB « Reporting »

7 Avril 2010Programmation financière 1 OBJECTIFS CARACTERISTIQUES Annexe 3 Version de la PF à actualiser chaque trimestre (4 versions par an) Version 2010 Q1: planning du Q1, Q2, Q3, Q4 et des années suivantes Version 2010 Q2: planning du Q2, Q3, Q4 et des années suivantes Version 2010 Q3: planning du Q3, Q4 et des années suivantes Version 2010 Q4: planning du Q4 2010, Q1 2011, Q2 2011, Q3 2011, Q et des années suivantes

8 Avril 2010Programmation financière 2 PROGRAMMATION FINANCIERE Exercice: Début Mai 2010: Un nouveau marché public va être lancé en Régie dans les 2 à 3 semaines à venir. (le dossier technique et juridique) Ce marché concerne une construction et est estimé à euros. La planification financière doit être achevée pour le 31 Mai Comment planifiez vous ces dépenses ?

9 Avril 2010Programmation financière 2 PROGRAMMATION FINANCIERE ELABORATION (suite) Etude des données et évaluation = Canevas Timing des paiements sur le terrain Programmation des « Payment by HQ » Comparaison entre programmation et dépenses des trimestres précédents Canevas Programmation Financière (niveau de détail + élevé que ligne budgétaire, données mensuelles, taux de change,…)

10 Avril 2010Programmation financière 2 PROGRAMMATION FINANCIERE ELABORATION (suite) Points d’attention Programmation Financière = dépenses (= programmation du paiement) Importance de connaître les activités, la réalité locale, les fournisseurs Pas de surestimation consciente Collecte de données: Focus sur montants importants « Lessons learned » Paiemen t Termes de référence Engagements / contrats Marchés publics Activité Facture

11 Avril 2010Programmation financière 2 PROGRAMMATION FINANCIERE ELABORATION (fin) FAQ Peut-on dépasser des lignes budgétaires? Oui, si non significatif (<10%) Doit-on tout planifier? En principe oui, sauf si on sait que tout ne sera pas dépensé Peut-on tenir compte des augmentations de budget? Non Peut-on tenir compte de prolongations prévues? Oui Quels taux de change? Taux du jour ou FIT Peut-on dépenser plus que ce que l’on a planifié? Oui aussi longtemps que les restrictions budgétaires globales sont respectées

12 Avril 2010Programmation financière 3 PROCEDURE Annexes Collection des informations 2Version provisoire de la programmation financière 3Analyse de la programmation 4Discussion de la programmation 5Adaptation de la programmation 6Transmission de la programmation au siège

13 Avril 2010Programmation financière 3 PROCEDURE (Suite) Q4 200X-1 Q1 200XQ2 200XQ3 200XQ4 200XQ1 200X+1 Elaboration PF 1ère version PF envoyée à RR par P <10 Nov<10 Février<10 Mai<25 Août<10 Nov<10 Fév Analyse PF par RR Discussion et accord sur PF Entre P et RR Version finale PF envoyée à HQ par RR <30 Nov<28 Février<31 Mai<15 Sept<30 Nov<28 Fév

14 Avril 2010Programmation financière 4 SUIVI DE LA PROGRAMMATION FINANCIERE Recommandé à chaque trimestre …. POUR ATTEINDRE DES RESULTATS: Améliorer la qualité de la programmation financière Analyser l’évolution des dépenses Maîtriser l’exécution financière d’un projet sur toute sa durée Prendre des décisions adéquates au bon moment COMMENT: 1Collection de l’information 2Analyse des dépenses réalisées et de la programmation 3Décision sur les actions à prendre