Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux GESTION DES LITS NOTE DE CADRAGE Date Insérer le logo de l’établissement A ADAPTER

2 CONTEXTE ET OBJECTIFS DU PROJET DEROULEMENT DU PROJET INDICATEURS SOMMAIRE CONTEXTE ET OBJECTIFS DU PROJET −Enjeux de la gestion des lits −Eléments de contexte et d’activité de l’établissement −Objectifs du projet −Périmètre du projet DEROULEMENT DU PROJET −Calendrier général et phasage du projet −Pilotage et gouvernance du projet INDICATEURS −Etat des lieux du pilotage de la gestion des lits −Recueil des indicateurs du projet

3 CONTEXTE ET OBJECTIFS DU PROJET DEROULEMENT DU PROJET INDICATEURS ENJEUX DE LA GESTION DES LITS CONTEXTE ET OBJECTIFS DU PROJET La « gestion des lits » ne se réduit pas à placer des patients dans un lit  Elle oblige à appréhender le parcours du patient dans sa globalité, depuis son entrée jusqu’à sa sortie (et même en amont et en aval de sa présence au sein de l’établissement).  Plus largement, elle permet de s’interroger sur la place donnée à l’ambulatoire et aux alternatives à l’hospitalisation, l’organisation de la programmation des séjours, en lien avec les plateaux techniques, les interactions avec les partenaires d’aval, etc..  Qu’est ce qu’une organisation innovante des parcours patients ? :  Une connaissance des capacités d’hébergement disponibles en temps réel, partagée par les équipes soignantes, grâce à une cellule de régulation des flux, sous quelque forme qu’elle soit  Une gestion prévisionnelle des séjours assurant une connaissance des disponibilités durant les heures, jours, semaines à venir  Une adéquation des ressources humaines à l’activité en fonction des fermeture de salles et d’unités, récupérations et congés des agents… => La gestion des lits ne s’improvise pas, c’est un véritable projet qui doit être structuré et exige une mobilisation de l’ensemble des acteurs de l’établissement

4 CONTEXTE ET OBJECTIFS DU PROJET DEROULEMENT DU PROJET INDICATEURS ELEMENTS DE CONTEXTE ET D’ACTIVITE DE L’ETABLISSEMENT CONTEXTE ET OBJECTIFS DU PROJET Description de l’établissement et de son contexte en lien avec la thématique gestion des lits, notamment : −Taille de l’établissement : Nombre de lits et places installés en MCO Nombre de lits en MCO Nombre de places en UHCD −Fractionnement de l’établissement: Nombre de services Nombre de pôles d’activité −Part de l’activité non programmée (part des urgences et volume d’entrées directes dans les services – si information disponible) −Spécialités −Taux d’équipement en structures d’aval dans le territoire de santé

5 CONTEXTE ET OBJECTIFS DU PROJET DEROULEMENT DU PROJET INDICATEURS OBJECTIFS DU PROJET POUR L’ETABLISSEMENT CONTEXTE ET OBJECTIFS DU PROJET Définir vos objectifs stratégiques −Réduction des durées de séjour? −Réduction des séjours longs? −Réduction de la durée de séjour en UHCD? −Limiter l’hébergement de patients (patients hébergés dans une spécialité dont ils ne relèvent pas faute de place dans le service adéquat) ? −Réduire les transferts de patients pour faute de place −Optimiser l’occupation de vos lits −Développer l’ambulatoire −Réajustement capacitaire des lits −Améliorer la prise en charge des patients poly pathologiques −… Pour cela, quelles sont les grandes actions pressenties ? −Mettre en place des procédures de préparation de la sortie −Adapter les capacités à l’activité réelle des services −Mettre en place une cellule de gestion des lits −Mettre en place une unité médicale post urgence ou de médecine polyvalente −…

6 CONTEXTE ET OBJECTIFS DU PROJET DEROULEMENT DU PROJET INDICATEURS PERIMETRE DU PROJET CONTEXTE ET OBJECTIFS DU PROJET Définir le périmètre du projet ? −Ensemble de l’établissement avec un pôle pilote −Restreint à un pôle d’activité (au moins 100 lits) −Restreints aux services de chirurgie ou médecine uniquement −…

7 CONTEXTE ET OBJECTIFS DU PROJET DEROULEMENT DU PROJET INDICATEURS PILOTAGE ET GOUVERNANCE DU PROJET DANS L’ETABLISSEMENT DEROULEMENT DU PROJET RôleProfilsNomsFonctions Rythme des réunions Directoire -Arbitrer entre les projets, en lien avec vision stratégique / projet d'établissement -Définir les enjeux du projet et les changements majeurs -Cadrage -Aux grandes étapes du projet COPIL -Arbitrer sur les options de l’équipe projet, -Affecter les moyens nécessaires au projet -Garantir l’application au quotidien des décisions prises -Soutenir le chef de projet Direction Direction des Soins Chefs de Pôles Membres du binôme … - A chaque fin de phase du projet -A une fréquence régulière à définir en cours de mise en œuvre Equipe projet -Représenter les différents métiers dans le déroulement du projet -Conduire le plan d’actions Membres du binôme + PM et PNM Pluridiscipl inaire Hebdomadaire

8 CONTEXTE ET OBJECTIFS DU PROJET DEROULEMENT DU PROJET INDICATEURS PILOTAGE ET GOUVERNANCE DU PROJET DANS NOTRE ETABLISSEMENT DEROULEMENT DU PROJET RôleProfilNomsFonctions Rythme des réunions Personnes ressources -Contribuer ponctuellement au projet en apportant une expertise spécifique - Si utilisation des outils autodiagnostic ANAP : Paramétrer les outils et en assurer le remplissage en lien avec le binôme DIM Responsable informatique Responsable équipe bio nettoyage … Binôme coordonne le recueil en s’appuyant sur les personnes ressources : DIM, contrôleur de gestion, DSIO, DRH / DSIRMT, DAM Se joignent à l’équipe projet selon les besoins Responsable indicateurs -S’assurent de la collecte et de la communication des indicateurs obligatoires au binôme Contrôle de gestion DIM Cadre Remontée bimestrielle

9 PHASAGE DU PROJET ET ECHEANCES -Alignement des acteurs sur la démarche -Définition des objectifs par la Direction -Lancement de la démarche -Elaboration du diagnostic qualitatif (entretiens et réunions pluridisciplinaires) -Elaboration du diagnostic quantitatif -Analyse des résultats et chiffrage des gains espérés -Identification des leviers -Elaboration du Plan d’action -Identification des indicateurs -Validation interne -Identification des groupes de travail -Accompagnement du suivi de la mise en œuvre des plans d'action -Suivi des indicateurs Phase 1. Cadrage Phase 2. Diagnostic Phase 3. Plan d’action Phase 4. Mise en œuvre -Note de cadrage -Eléments de langage -Matrice SWOT -Quickscan BPO -Outils autodiagnostic gestion des lits -Tableau d’aide au dimensionnement capacitaire -Grille des problématiques et actions -Matrice de priorisation des actions -Plan d’actions -Indicateurs de suivi -Trame de restitution de diagnostic et PDA -Catalogue de fiches actions -Trame de Bilan des actions mises en œuvre -Quickscan DEMARCHE OUTILS 4 mois 14 mois -Plan de communication (avec réunions de validation à la fin de chaque phase en COPIL et Directoire)

10 CONTEXTE ET OBJECTIFS DU PROJET DEROULEMENT DU PROJET INDICATEURS INDICATEURS DE SUIVIS INDICATEURS IPDMS (M-C-O) Taux d’occupation M-C-O Taux de rotation des places ambulatoire M et C Taux de transferts depuis les urgences vers un ES extérieur par manque de place dans l’établissement Urgences Taux de passage aux urgences en moins de 4h Nombre de séjours en UHCD de plus de 24h Nb de lits brancards Evaluation du temps consacré à la recherche en lit Nombre de lits vides à minuit … Programmation : Taux de déprogrammation pour faute de place Taux de préadmission Taux de séjours de 1 nuit en hospitalisation conventionnelle … Gestion de la Sortie/ Aval Taux de sorties le matin Taux d’entrées le matin Part des séjours longs (IPDMS>1,3) Délai entre date prévisionnelle de sortie et la date réelle de sortie Taux de DPS renseignées à 48h Taux de demandes d’aval(%) Taux de demandes d’aval acceptées Délai moyen d’un aval Délai entre demande d’aval et et admission en structure d’aval Taux de ré hospitalisation à 48 heures … INDICATEURS ESSENTIELS INDICATEURS OPERATIONNELS