LE MODÈLE DE DOCUMENT WORD RÉPONSES À APPELS D’OFFRES, RAPPORTS, COMPTES-RENDUS, DOCUMENTATIONS TECHNIQUES... … ou la productivité bureautique d’entreprise revisitée + GUIDE PRATIQUE

Word est… … un des logiciels les plus utilisés Les sociétés sont demandeuses de maquettes de saisie préréglées Ces maquettes sont remises aux collaborateurs pour la publication de leurs documents d’entreprise

Comment se présente un modèle de document ? Styles prédéfinis Menus personnalisés Réglage des fonctionnalités (sommaire automatique, en-têtes et pieds de page…) Macros le cas échéant (lignes de code informatique qui automatisent les actions de l’utilisateur)

Bénéfices Les maquettes de saisie sont personnalisées à la charte graphique de la société Plusieurs dizaines de collaborateurs peuvent les utiliser pour des documents de plusieurs centaines de pages Des problématiques datant de plusieurs années peuvent être résolues

Prestations complémentaires Formations sur site Rédaction de supports pédagogiques d’aide aux utilisateurs Assistance téléphonique/mail

Acquis d’expérience chez Optipage Perfectionnement des maquettes au fil du temps Peaufinage des guides d’utilisation & des sessions de formation Raccourcissement des délais

Un outil méconnu… Un modèle de document bien réglé est du « pain béni » pour les entreprises… Il ne résout pas tout mais automatise et anticipe autant que faire se peut les actions de l’utilisateur Le gain de temps sur la mise en page est considérable

Étude de faisabilité Réalisation en conditions réelles de 2-3 pages représentatives sur la base de vos créations graphiques Les obstacles techniques sont identifiés Les coûts sont anticipés

GUIDE PRATIQUE La validation graphique est-elle obtenue ?  Créations ou principes graphiques à nous fournir GUIDE PRATIQUE La validation graphique est-elle obtenue ? Dispose-t-on des documents actuels pour estimer la prestation ? Combien d’utilisateurs/filiales vont utiliser les maquettes ?

 Créations ou principes graphiques à nous fournir GUIDE PRATIQUE Quel est le cahier des charges ? les problématiques rencontrées ? Le niveau de rendu des maquettes est-il “simple”, “moyen”, “complexe” ou “très complexe” (avec macros, etc.) ? La/les version(s) de travail : Word 2003 ou 2007-2010 ?

 Créations ou principes graphiques à nous fournir GUIDE PRATIQUE Des options spécifiques sont-elles à mettre en œuvre (fonctionnalité Word de limitation des styles, sommaire multi- fichiers, etc.) ? Un « Lisez-moi », guide d’utilisation, est-il prévu ? des sessions de formation ?

 Créations ou principes graphiques à nous fournir GUIDE PRATIQUE Lors de la mise en place d’un nouveau modèle de document, ne pas négliger le temps de prise en main par les équipes Le service informatique peut se charger d’une partie de l’installation sur les postes fixes des utilisateurs L’utilisation « nomade » (c.-à-d. sur ordinateurs portables, tablettes, etc.) peut donner de moins bons résultats

Limites techniques types Blanc tournant de 0,75-1,00 cm pour les documents imprimés Mise en page sur une colonne pour les documents courants Une thématique couleur par fichier Une thématique couleur par chapitre au sein d’un même fichier : à étudier

Limites techniques types Un type d’en-tête et de pied de page par fichier (hors couverture, sommaire, 4e de couverture, etc.) Un type d’en-tête et de pied de page par chapitre au sein d’un même fichier : à étudier Pages séparatrices de chapitres au sein d’un même fichier : à étudier