Projet « Formation créditée en administration des municipalités » 1 Présentation du 17 mai 2013

Dans le cadre des projets financés par le Fonds régional de soutien à l'action concertée et à l'innovation (FRACI) de la TECA 2 Projet déposé par les Services de la formation continue des Cégeps de La Pocatière, Lévis-Lauzon, Beauce-Appalaches, Thetford

Présentation 1.Description et historique du projet (Christian Plouznikoff) 2. La conception du programme avec la collaboration des Associations du monde municipale (Michael Schmouth) 3.Le programme de formation (Lise Garneau) 4.Période de questions 3

Hiver 2010 : Constat Les employés, les officiers et les élus des municipalités doivent assumer leurs tâches selon le Code municipal et la Loi sur les cités et villes en étant formés sur le tas et en ayant accès à des ateliers et des formations spécialisées par leurs associations: UMRCQ, ADMQ, COMAQ, ADGMQ, FMQ, UMQ, GRHMQ, ADGMRCQ, COMBEQ; certaines de ces formations sont certifiées par la SOFEDUC. Rencontre du 24 mars 2010 avec la sous-ministre de lÉducation (M me Christiane Barbe), lADGMQ, lADMQ et lADGMRCQ pour sensibiliser le MELS au besoin dune formation en administration de niveau Cégep tenant des besoins spécifiques du milieu municipal. 4 Description et historique du projet

5 Formation existante dans le domaine municipale : Collège des administrateurs de société (CAS) avec Université Laval, la FQM et lUMQ : formation en gouvernance municipale pour les élus municipaux et administrateurs dorganismes municipaux ENAP : programme court de 2 e cycle en management municipal UQAM : certificat en gestion des services municipaux Pas de programme de formation aboutissant sur un diplôme de niveau collégial par le MELS (ministère de lÉducation, du Loisir et du Sport) : AEC ou DEC ADMQ finalise un programme de formation pour décembre 2010 de gestionnaires municipaux (titre de GMA grades 1, 2 et 3 de lADMQ) avec une approche RAC (reconnaissance des acquis et des compétences) élaborée en collaboration avec le Cégep de Sorel-Tracy Description et historique du projet

Mai à novembre 2010 : Consultation auprès des Associations du monde municipal pour avoir leur avis sur un projet de formation créditée en gestion et gouvernance des municipalités de niveau Cégep en référence à lAST sur les gestionnaires municipaux (à réactualiser) : définir et faire valider avec la collaboration des instances municipales : UMRCQ, ADMQ, COMAQ, ADGMQ, FMQ, UMQ, GRHMQ, ADGMRCQ, COMBEQ, etc. les compétences et les connaissances pour les employés et les officiers municipaux voir pour des élus; définir la plateforme et la structure pour supporter ces modules de formation à distance. 6 Automne 2010 : lettres dintention et dappui de : MRC de Kamouraska, MRC LIslet, MRC de Bellechasse, MRC des Appalaches, MRC de Beauce- Sartigan, MRC de Nouvelle-Beauce, Ville de La Pocatière, Ville de Lévis, Ville de Montmagny. Description et historique du projet

Dépôt dun projet de demande dappui auprès de la Table Éducation de Chaudière-Appalaches (Directions des Cégeps, Direction des Commissions scolaires, Direction régionale du MELS, Direction régionale Emploi-Québec, Université…); projet qui dressera un portrait : des tâches, fonctions, compétences et connaissances pour les employés, officiers municipaux et les élus (communes et spécifiques) en administration municipale; des compétences et connaissances pour ladministration municipale de niveau collégial versus niveau universitaire; des formations existantes pour la gestion et gouvernance des municipalités; de la plateforme et les modalités pour diffuser ces formations innovantes créditées en présentiel et à distance (synchrone et asynchrone). 7 Mars 2011 : accord de la TECA pour un appui financier au projet de $ Description et historique du projet

Déroulement du projet Mai 2011 : Présentation du projet aux associations: UMRCQ, ADMQ, COMAQ, ADGMQ, FMQ, UMQ, GRHMQ, ADGMRCQ, COMBEQ ainsi quà la SOFEDUC Mai à octobre 2011 : Recueil, compilation des données, des besoins en formation, intégration des formations existantes, analyse, validation des hypothèses et des données, etc. avec les associations municipales et autres partenaires (cégeps – universités) Novembre 2011: Validation du portrait et des fonctions de travail Hiver 2012 : Rédaction du programme par approche par compétences Juin 2012 : Validation du contenu du programme par les Associations du monde municipal Automne 2012 : Promotion de lAEC Techniques en administration municipale Février 2013 : 1 re cohorte pour lAEC Techniques en administration municipale 8 Description et historique du projet

9 Une démarche de travail concertée et participative Pourquoi? Lélaboration, la pertinence et laccueil de notre projet de formation demandaient ladhésion immédiate du monde municipal, car : Répondre aux deux enjeux majeurs de ce milieu: une relève bien formée; valorisation des carrières. Assurer la complémentarité de notre offre avec celle déjà offerte par le milieu municipal lui-même Faire consensus sur les clientèles à desservir et sur les fonctions de travail ciblées La conception du programme avec la collaboration des Associations du monde municipale

Une démarche de travail concertée et participative Comment? 4 étapes 1.Création dun comité de coordination où siègent les associations sectorielles municipales 2.Recours à une analyse de situation de travail (AST) réunissant 11 employées municipales exerçant les fonctions ciblées par la formation envisagée 3.Validation, par les associations des éléments suivants : les champs de compétences retenus; les contenus de formation envisagés; le dépôt de deux guides pédagogiques. 4.Collaboration des associations aux efforts de promotion 10 La conception du programme avec la collaboration des Associations du monde municipale

Les trois objectifs du programme 11 1.Permettre à la personne de reconnaître le cadre de la gouvernance (volet politique) et de la gestion municipale (volet administratif) de même que les obligations légales et réglementaires de ce milieu; 2.Permettre à la personne de reconnaître les différentes fonctions de travail rassemblées sous lappellation « adjoint administratif municipal » et den exécuter les tâches; 3.Permettre à la personne de développer les habiletés et dadopter les attitudes et comportements requis pour exercer ces fonctions. Le programme de lAEC Techniques en administration municipale Pour répondre à 9 fonctions de travail

12 LES 9 FONCTIONS DE TRAVAIL Adjoint administratif municipal Analyser la fonction dadjoint administratif municipal au Québec Reconnaître la structure administrative de fonctionnement dune municipalité locale Reconnaître la structure administrative de fonctionnement dune MRC Analyser la structure dorganisation municipale au Québec Reconnaître les ressources humaines et matérielles sur lesquelles les gestionnaires municipaux et leurs adjoints peuvent compter dans lexercice de leurs fonctions Reconnaître les cadres organisationnels provincial, local et fédéral à lintérieur desquels se situe une municipalité Reconnaître les qualités et les aptitudes, les attitudes et les comportements requis pour exercer une fonction dadjoint administratif municipal au Québec Reconnaître le cadre légal auquel les gouvernants et les gestionnaires municipaux, ainsi que leurs adjoints, doivent se conformer dans lexercice de leurs fonctions

13 LES 9 FONCTIONS DE TRAVAIL Secrétaire de direction dune administration municipale Capable d'assurer le secrétariat de direction dune administration municipale Capable deffectuer une recherche dinformation Capable dassurer le premier service de soutien à la gouvernance ou la gestion municipale Capable de reconnaître mon rôle comme secrétaire de direction dune administration municipale Capable de collaborer à larchivage des documents du service de secrétariat Capable de soutenir le personnel de secrétariat (et de messagerie) des divers services de la municipalité locale ou de la MRC Capable de produire des rapports dinformation Capable dassurer le premier lien de communication auprès des personnes qui se présentent à mon bureau

14 LES 9 FONCTIONS DE TRAVAIL Adjoint municipal aux communications Capable dapporter un soutien à luniformité de la représentation visuelle officielle de la municipalité locale ou de la MRC Capable dassurer un soutien au service des communications dune administration municipale Capable dapporter un soutien à lélaboration du plan de communication de ladministration municipale dont je fais partie Capable reconnaître les objectifs et le contenu dun plan de communication dune administration municipale Capable de collaborer à la production de documents manuscrits, électroniques et iconographiques de communication de la municipalité Capable dapporter un soutien au respect des règles en matière de protocole, détiquette et de préséance Capable de collaborer à larchivage des documents du service des communications Capable dassurer un premier lien de communication avec les ministères et organismes avec lesquels la municipalité doit travailler Capable de collaborer à lorganisation et à la tenue dactivités de communication, à linterne et à lexterne

15 LES 9 FONCTIONS DE TRAVAIL Adjoint municipales aux ressources humaines Capable dapporter un soutien dans le processus de dotation du personnel Capable dapporter un soutien au suivi du plan de sécurité et de protection de la santé au travail de la municipalité Capable de collaborer à larchivage des documents du service des ressources humaines Capable dapporter un soutien à la formation du personnel Capable déchanger de linformation avec les instances externes concernées relativement au temps et aux conditions de travail du personnel Capable dassurer un soutien au service des ressources humaines dune municipalité locale ou dune MRC Capable daccueillir un nouveau membre du personnel Capable de produire des rapports relatifs au service des ressources humaines Capable de collaborer au suivi de lapplication de la convention collective et des contrats de travail non régis par celle-ci Capable dapporter un soutien dans le processus de négociation des conditions de travail du personnel

16 LES 9 FONCTIONS DE TRAVAIL Adjoint aux comptes recevables dune municipalité Capable de reconnaître les règles de comptabilisation des revenus dune municipalité locale ou dune MRC Capable de reconnaître les transferts gouvernementaux devant être perçus par une municipalité locale ou une MRC Capable de classer les pièces justificatives Capable dexécuter les opérations relatives aux fonds réservés et aux réserves financières Capable dexécuter les opérations relatives à la perception des paiements Capable dadministrer les comptes recevables dune municipalité locale ou dune MRC Capable de sécuriser des données Capable de produire des factures diverses et des états de comptes Capable dexécuter les opérations relatives à la production des factures des quotes-parts des municipalités locales envers la MRC Capable dexécuter les opérations relatives à la production des comptes de taxes dune municipalité locale ou dun TNO

17 LES 9 FONCTIONS DE TRAVAIL Adjoint à la paie et aux comptes payables dune municipalité Capable dadministrer la paie et les comptes payables dune municipalité locale ou dune MRC Capable de produire les feuilles de paies Capable dexécuter les opérations relatives au paiement des comptes fournisseurs Capable de reconnaître les règles de comptabilisation des charges dune municipalité locale ou dune MRC Capable de produire les déclarations périodiques de TPS – TVQ Capable de sécuriser des données Capable dexécuter les opérations relatives aux engagements financiers de la municipalité locale ou de la MRC Capable deffectuer le suivi des registres de déductions à la source (DAS) Capable de collaborer à la production de rapports complémentaires Capable de classer les pièces justificatives

18 LES 9 FONCTIONS DE TRAVAIL Adjoint en aménagement du territoire et en urbanisme

19 LES 9 FONCTIONS DE TRAVAIL Adjoint au greffe municipal Capable dassurer un soutien au service du greffe municipal Capable dassurer un soutien à la préparation, à la tenue et au suivi des comités pléniers Capable dassurer un soutien à la célébration dune union ou dun mariage civil présidé par le greffier municipal Capable dassurer un soutien à la gestion des appels doffres dune municipalité locale ou dun MRC Capable dassurer un soutien à la conservation des documents dune municipalité locale ou dun MRC Capable dassurer un soutien à la préparation, au suivi de lapprobation et au suivi de lapplication des règlements municipaux Capable dassurer un soutien à la préparation, à la tenue et au suivi des séances du conseil

20 LES 9 FONCTIONS DE TRAVAIL Adjoint au greffe dune cour municipale Capable d'assurer un soutien au service du greffe dune cour municipale Capable de reconnaître le rôle dune cour municipale et celui du greffe qui lui est associé Capable dapporter un soutien à la préparation dune séance de la Cour municipale et à la perception des sommes pour les jugements rendus Capable danalyser la fonction dadjoint au greffe dune cour municipale Capable dassurer la saisie des données, le suivi de linformation et la perception des amendes liées aux constats dinfraction Capable dassurer un soutien à larchivage des documents de la Cour municipale Capable de collaborer au processus de perception des sommes inhérentes à lexécution dun jugement

21 Le programme de lAEC Techniques en administration municipale La clientèle de ce programme : Personne désirant rentrer dans le monde municipal Personnel des municipalités désirant acquérir des outils et des connaissances pour compléter leur compétences Formation offerte à temps partiel, à distance en mode hybride : Mode synchrone : Classes virtuelle en directe avec une plateforme Internet (VIA Svi Solutions) Mode asynchrone avec plateforme Internet Moodle

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23 FIN Période de questions