Processus de mise en place et de contrôle pour lintégration dactions pour le développement durable dans les événements soutenus par COOP

Le sponsoring fait parti intégrante de la politique de COOP pour son développement durable (DD). COOP collabore et accompagne toutes les manifestations quelle sponsorise afin dy intégrer des actions pour le DD partout où cela est possible. « Recommandations pour la gestion durable des manifestations sponsorisées» (annexe 1) constitue la base formelle de la présente présentation 2

Objectifs Primaires : – Image de COOP (présence, produits, communication, etc..) – Crédibilité de lengagement de COOP auprès de tous les publics Secondaires : – Promotions des produits COOP – Contreparties négociables avec les organisateurs – Communication – Définition de nouveaux critères de sélection des événements sponsorisés 3

Principe Chaque manifestation sengage à intégrer le DD dans son organisation. Année après année, elle sengage à ajouter de nouvelles actions à celles déjà mises en place selon une check list proposée par COOP. Des tableaux dutilisation des ressources doivent être rempli par les organisateurs. Le non respect ou non engagement dune manifestation peut-être cause de rupture de contrat. 4

Mise en place Clause contractuelle pour les événements majeurs (Live Music, Beach de Lausanne, Irish Festival, Festival de la Terre, etc.) et non contraignante mais obligatoire pour les autres Choix des actions selon « Liste dactions proposée » (annexe 2) 5

Mise en place (2) Contrôle par léquipe sponsoring pour les événements « mineurs » et par Green Lab pour les événements dimportance « Outils de contrôle » (annexes 3 et 4) gérés par léquipe sponsoring (hors grands événements) et les organisateurs Reporting annuel final par Green Lab 6

Implications Pour les organisateurs dévénements : – Un responsable « développement durable » est nommé et chargé de mettre en place, dassurer le suivi et de remplir les rapports des actions mises en place – Un tableau de contrôle des quantités de déchets produites et triées est à remplir annuellement. – Un tableau de contrôle de lutilisation deau est à remplir annuellement. – Un tableau de contrôle de lutilisation dénergie est à remplir annuellement. 7

Implications (2) Les organisateurs seront également appelés a améliorer leur stratégie DD dannée en année en ajoutant de nouvelles actions. 8

Implications (3) Pour léquipe « sponsoring » de COOP : – Ajout dune clause DD dans tous les contrats – Envoi, suivi et contrôle de la mise en place des mesures prévues dans les documents liés à la clause DD – Proposition de services ou de produits COOP (en collaboration avec Green Lab) – Contrôle des actions entreprises sur le terrain – Coordination avec Green Lab 9

Implications (4) Implication pour Green Lab – Information aux organisateurs dévénement – Formation des teams internes – Contrôle des actions – Reporting annuel final – Communication 10

Processus en bref 1.Information aux événements (Green Lab + COOP) 2.Etablissement des contrats (COOP) 3.Acceptation des contrats (Organisateurs) 4.Envoi de la « Liste dactions proposées » (COOP) 5.Choix des organisateurs (Organisateurs) 6.Contrôle sur le terrain (COOP et/ou Green Lab) 7.Rapports sur lutilisation des ressources (Organisateurs) 8.Reporting final (Green Lab) 11

Délivrables Reporting final permettant de : – Démarrer une comparaison pluriannuelle de lutilisation des ressources et ainsi procéder à des mesures doptimisation – Synthétiser linformation recueillie afin de rédiger des communiqués internes et/ou utilisables dans la communication institutionnelle de COOP (Coopération, communication sur site…) 12

Communication Il est important de valoriser lengagement de COOP sur les événements à travers : – Des banderoles – Bonne visibilité sur les infrastructures fournies (drapeaux pour les poubelles, etc…) (annexe 5) – Des concours sur le stand (Savez-vous que ?) – Une bonne formation des employés sur le stand (tri, matériaux utilisés, produits proposés,…) – Des imprimés sur lengagement de COOP (annexe 5) – Une bonne formation des « Tritous » (annexe 5) 13

Communication Il faut également utiliser les média de COOP pour communiquer cet engagement ainsi que de donner envie aux gens dy participer (par ex. pour rechercher des Tritous). – Articles régulier sur les efforts dans Coopération et/ou Coopérations Events – Pages dédiées sur le site internet – Lier des promotions produits (NaturaLine, NaturaPlan, bio, Max Havelaar,…) à des événements en magasins et sur 14

Options Mise sur pied dun concours de lévénement le plus engagé avec un prix de 3000 CHF pour le gagnant Impression (flyers, dépliants, …) pour le compte des événements et placement de la communication COOP en contrepartie 15

Next steps Formation interne détaillée Information et formation pour les organisateurs Support aux organisateurs et équipe interne Réflexion quant aux propositions de contreparties produits et services Préparation de la communication Rédaction des rapports 16

Merci Merci de votre attention et très bonne journée au « vert » 17