LA PERIODE D'INVENTAIRE: LE COMPTE FINANCIER LA PERIODE D'INVENTAIRE: LES ECRITURES DE FIN D'EXERCICE CHEZ L'ORDONNATEUR ET CHEZ LE COMPTABLE Diaporama réalisé par B.SABATIER et M.L PAULET RAFAITIN Le 22/01/2008 Académie de Clermont-fd

Les opérations et les contrôles chez l'ordonnateur: LE COMPTE FINANCIER Les opérations et les contrôles chez l'ordonnateur: La variation des stocks La régularisation des charges et des produits Les opérations de vérification de la comptabilité budgétaire Les prestations en nature des personnels logés

LES VARIATIONS DE STOCKS La classe 3 retrace la valeur des stocks détenus par l'EPLE : les comptes restent figés pendant tout l'exercice à leur valeur d'entrée au 1/01 de l'année N , Ce n'est qu'au début de l'exercice N+1 que sont passées en comptabilité les montants des variations de stocks constatés au 31/12 de l'année N. Les comptes mouvementés sont: 311 – Stocks de denrées 312 – Stocks de fuel 313 – stocks de Matière d’ œuvre Leur solde est toujours débiteur (comme les comptes du patrimoine Les DBM utilisées dans GFC en fin d'exercice sont: DBM 291 = Augmentation de stock DBM 292 = Diminution de stock Ces DBM sont présentées au CA pour info avec le compte financier

1)Les stocks : Diminution Sur 6100 euros de denrées achetées pendant l’exercice 2007 au 6011, tout a été utilisé et les stocks de l’année précédente ont diminué de 150 euros Les recettes du R2 sont de 6 300 euros Or, nous avons utilisé pour faire fonctionner le R2 plus que ce que nous avons acheté en 2007. Pour donner la situation véritable du coût de fonctionnement du R2, on doit tenir compte de ces 150 euros utilisés mais pas imputés au R2 en 2007. On fait un mandat (=dépense) au R2 6011(sans recette supplémentaire en regard ce qui a pour effet de modifier le résultat de l’exercice dans le sens d’une diminution) et un ordre de recette au ZR 311 sans charges en regard ce qui a pour effet d’augmenter les fonds disponibles Au final les réserves ne changent pas. Une partie des stocks redeviennent des réserves disponibles qui elles mêmes ont été diminuées par le résultat de l’exercice d’autant

Situation avant écritures de diminution des stocks Classe 3 Stocks Classe 3 Classe 6 Recettes du chapitre R2 6300 Classe 7 Dépenses Du chapitre R2 6100 Excédent 200 Augmente réserves disponibles

Situation après écritures de diminution des stocks Ordre de recette au 311 => augmente les réserves disponibles Classe 3 Stocks Stocks Recette 150 Classe 3 Stocks utilisés 150 euros Mandat au 60311 pour augmenter la charge (donc diminuer l’excédent ou augmenter le déficit) Recettes du chapitre R2 6300 Classe 7 Classe 6 Dépenses du chapitre R2 6250 Dépenses Du chapitre R2 6100 Excédent 200 Excédent 50

2)Les stocks: Augmentation Sur 6000 euros de denrées achetées pendant l’exercice 2007 au 6011, il reste au magasin pour 200 euros de denrées le dernier jour de l’année civile Les recettes du R2 sont de 6100 euros Ces denrées restant en stock ont été achetées en 2007 ( elles ont donc fait partie des charges et participé au résultat de l'exercice comme le reste du compte 6011). Mais elles seront utilisées dans un exercice ultérieur Pour donner la situation véritable du coût de fonctionnement du R2, on doit tenir compte de ces 200 euros non utilisés mais payés. On fait un ordre de reversement au R2 60311 pour diminuer les charges au 6011 et un mandat (=dépense) au chapitre ZD dans le compte 311 (sans recette en regard ce qui a pour effet d’utiliser des réserves disponibles) pour constituer le stock. Au final les réserves ne changent pas. Une partie des réserves disponibles deviennent des stocks qui pourront être utilisés l’année N+1.

Situation avant écritures d’augmentation des stocks Classe 3 Stocks Classe 3 Classe 6 Recettes du chapitre R2 6100 Classe 7 Dépenses Du chapitre R2 6000 Excédent 100 Augmente réserves disponibles

Situation après écritures d’augmentation des stocks Mandat au 311 => augmente les stocks et diminue les réserves disponibles Classe 3 Stocks Stocks Classe 3 Ordre de reversement au 60311pour diminuer la charge (donc augmenter l’excédent ou diminuer le déficit) Recettes du chapitre R2 6100 Classe 7 Classe 6 Dépenses Du chapitre R2 6000 Stocks faits 200 euros Dépenses du chapitre R2 5800 Excédent 300 Excédent 100

LES OPERATIONS DE REGULARISATION DES CHARGES ET DES PRODUITS Ce sont les opérations qui visent à comptabiliser après le 31/12, les dépenses et les recettes (de l'exercice N-1) qui n'ont pas pu être régularisées avant le 31/12. On utilise la technique des charges à payer (CAP) et des produits à recevoir ( PAR): Comptabilisation des services faits au titre de l'exercice N-1 Comptabilisation des droits acquis au titre de l'exercice N-1

1)Les charges à payer Au 31/12/07, l'ordonnateur établit un état récapitulatif des factures non parvenues à cette date et procède à un mandatement pour ordre en se fondant sur le montant du bon de commande, devis… L'agent comptable prend en charge le mandat et retrace en comptabilité générale l'opération de la façon suivante: Débit 6011 / Crédit 408 ( facture non parvenue pour 1000 euros) Sur l'exercice 2008, dès que la facture est parvenue l'agent comptable procède au paiement par le biais d'un OP: 3 CAS Si le montant de la facture est égal à l'évaluation Débit 408 / crédit classe 5 pour 1 000 euros Si le montant de la facture est inférieur à l'évaluation faite en 2007,un OR est effectué du montant de la différence Débit 408 / crédit 7583 pour 200 euros Débit 408 / crédit classe 5 pour 800 euros Si le montant de la facture est supérieur à l'évaluation, un mandat complémentaire est émis sur 2008 ( consommation des crédits 08) Débit 6011 / crédit 4012 pour 100 euros Débit 408 pour 1000 , débit 4012 pour 100 et crédit cl 5 pour 1100

2)Les produits à recevoir Au 31/12/07, l'ordonnateur établit un état récapitulatif des droits acquis par l'établissement en 2007 mais pour lesquels aucun titre de recettes n'a été émis sur 2007: Exemple: un dégât des eaux survenu fin 2007 non encore indemnisé et évalué à 5000 euros L'agent comptable prend en charge le titre remis par l'ordonnateur Débit 4681 / Crédit 771 Sur l'exercice 2008,l'agent comptable procède au recouvrement Si l'assurance indemnise à hauteur de 7 000 euros, un ordre de recettes complémentaire de 2 000 euros est effectué Si l'assurance n'indemnise qu'à hauteur de 4 000 euros, un mandat pour ordre de 1 000 euros est établi au Chap C 671

La régularisation des produits du SAH A la fin de l'exercice , le crédit nourriture doit être recalculé en fonction des recettes réelles Voir document Fodad Pour procéder à la régularisation , on utilise dans GFC, les DBM suivantes: DBM 27 = régularisation des produits du C/70621 DBM 26 = régularisation des produits du C/7065 Ce sont des DBM pour info, présentées au CA avec le compte financier

Les contributions entre services La contribution du service spécial R2 aux frais de fonctionnement du service général, conformément aux taux de participation aux charges communes votés en CA, doit être recalculée en fin d'exercice en fonction des recettes réelles Voir document Fodad Cette contribution doit ensuite faire l'objet d'un mandat au R2 6588 et d'un ordre de recette au 7588

Les opérations de vérification Les ressources affectées ou spécifiques: Au 31/12, les produits provenant des bourses, de la taxe d'apprentissage, des contrats et conventions et des crédits globalisés rectoraux ( affectés par le CA ) doivent faire l'objet d'ordre de recettes dont le montant est égal aux dépenses effectuées Les soldes des comptes de classe 4 correspondant font alors apparaître les reliquats disponibles en N+1 La vérification des engagements et des liquidations: Contrôle de la situation des dépenses engagées et de la situation des recettes Ne pas oublier les prestations en nature

LE COMPTE FINANCIER LES OPERATIONS ET LES CONTROLES CHEZ LE COMPTABLE LA DETERMINATION DU RESULTAT LA SITUATION DES RESERVES AU 31/12

Les ultimes opérations du comptable Des opérations manuelles qui relèvent de la responsabilité du comptable , à passer avant la production du compte financier: Les écritures de dépréciation Les écritures de valeurs inactives Les écritures de solde des comptes d'attente ( comptes de dépenses et de recettes à classer c/471 et 472 ) Des opérations de vérifications Préparer les écritures d'immobilisations acquises sur fonds disponibles des services spéciaux ( virements des c/10682,10684,10687 vers le c/10681 ) à passer au moment de l’affectation du résultat Vérifier les écritures spécifiques aux sorties d'inventaire s'il y a lieu Recueillir les documents utiles (Situation des dépenses engagées et prévisions de recettes, inventaire, stocks, indications utiles à la rédaction du rapport)

Les dépréciations Le patrimoine que l’on possède perd de la valeur au fur à mesure de son vieillissement Cette déperdition est suivie dans des comptes de classe 2 : les comptes de dépréciations . Cette opération relève de la seule compétence du comptable Ils correspondent aux comptes d’immobilisation 215 2815bis 216 2816bis 218(2,3,4) 2818bis Ils sont crédités (=> diminution par rapport au débit des comptes d’immobilisation) annuellement du montant de la dépréciation(=valeur des biens dépréciés divisée par le nombre d’années sur lequel court la dépréciation = 5, 10 ou 20 ans selon le type de matériel) En classe 1, un compte (le 1069) est débité du montant exact de ces dépréciations et diminue d’autant l’origine du financement des biens

Les vérifications préalables du comptable Un ultime contrôle de la balance est à effectuer : Contrôle de la classe 5: solde 5151 et relevé trésor Concordance classe 1 et classe 2 avec les documents sortis des logiciels d’inventaire Rapprochement des comptes de classe 6 et 7 avec la comptabilité de l'ordonnateur et des pièces correspondantes ( bordereaux des mandats émis, ordres de reversement, ordres de recettes) Contrôle des soldes des comptes de classe 4 Contrôle de la classe 3 (écritures de stocks) Précautions à prendre Editer une balance avant soldes des classes 6 et 7 de l’exercice sur lequel on travaille (2007) Editer une balance de l’exercice antérieur (2006) avant d’installer COFI (qui va écraser l’exercice 2006, installer 2008 et passer 2007 de N en N-1) Calculer pour soi le résultat de l’exercice grâce aux situations des dépenses engagées et aux prévisions de recettes (Montant des recettes nettes –montant des charges nettes, par service)

Les vérifications automatiques préalables dans GFC Le compte financier ne peut être produit qu'à partir du moment ou la comptabilité de l'établissement est cohérente Après l'installation du module COFI, 18 contrôles automatiques de la comptabilité sont effectués: Il peut être décelé des anomalies non bloquantes et ou bloquantes En cas d'anomalies bloquantes, il y a retour dans la comptabilité budgétaire ou générale pour correction

La clôture du compte financier Déterminer le résultat de l'exercice( service général et services spéciaux) par solde des classes 6 et 7 (procédure automatique dans COFI) puis valider les écritures éditer les fiches de compte etc. Contrôler le fonds de roulement Etablir la situation des réserves Renseigner les développements des soldes des comptes ( pièce 19 ), saisir les bénéficiaires de logements de fonction ( pièce 21), rédiger le rapport sur le compte financier commun à l'ordonnateur et au comptable

Le résultat de l’exercice section de fonctionnement OUVERTURES DE CREDITS (= autorisation de dépenses) Par Chapitres PREVISIONS DE RECETTES (= évaluation des recettes que l’on prévoit de faire) Par chapitres Service général Service général A1 B C D F 70 741 744 75 76 COMPTES DE CLASSE 7 COMPTES DE CLASSE 6 J1 J1 J2 J2 J31 J31 N1 N1 N3 N3 R2 R2 Services spéciaux DIFFERENCE ENTRE SOLDES DES CLASSES 7 ET 6 = RESULTAT DE L’EXERCICE CALCULE PAR SERVICE Services spéciaux

Résultat de l’exercice

Résultat de l’exercice section de fonctionnement Service général Dont 745.08 augmentation stocks Comptes de classe 6 Compte de Classe 7 A1 B C D F 70 741 744 75 76 -15 520.77 + 10 020.59 J1 J1 J2 J2 J31 J31 N1 N1 N3 N3 + 4 890.54 R2 R2 Dont 2279.83 d’augmentation stocks Services spéciaux

La variation du fonds de roulement Le fonds de roulement : Toutes les réserves de l’établissement : Réserves disponibles (accumulation de trésorerie) Réserves immobilisées (accumulation de biens achetés sur réserves disponibles et non sur subvention) Les stocks (fournitures fongibles non utilisées sur l’exercice) Ce sont les comptes 1068 (10681,106821 etc) La variation fonds de roulement (pièce 13 compte financier) calculée automatiquement dans COFI C’est la différence entre le fonds de roulement au 31/12 de l’année N-1 et au 31/12 de l’année N

Variation du fonds de roulement Biens acquis sur les réserves => diminution des réserves Variation du fonds de roulement Augmentation des stocks => diminution des réserves R2 Diminution du fonds de roulement : 9 259.70 = Déficit de l’exercice + augmentation des stocks + acquisition de biens sur les réserves

La situation des réserves au 31/12( Pièce 14) La pièce 14 : Avant de la saisir il faut avoir : Calculé ou repris sur la pièce 14 de l’exercice antérieur le montant des fonds disponibles pour chaque service au 31/12 de l’exercice précédent Calculé ou repris sur la pièce 14 de l’exercice antérieur le montant des réserves immobilisées au 31/12 de l’exercice précédent Sous la main le montant des biens immobilisés pendant l’exercice sur les réserves de chaque service Les variations de stocks et les réserves sont renseignées automatiquement L’agent comptable saisit le montant des réserves disponibles le montant des réserves immobilisées la répartition de stocks selon les services le montant des prélèvements effectués pendant l’exercice et leur répartition selon les réserves de chaque service

Situation au 31/12 : La pièce 14 Sommes saisies par le comptable dans COFI Sommes complétées à la main par le comptable sur l’édition papier

Calcul des réserves immobilisées (En début ou fin d’exercice : comparaison des bilans d’entrée ou de sortie) Classe 1 Classe 2 Achats Sur subvention 1021 1311 1313 13181 13185 Ordres de recettes = Mandats Achats sur réserves Réserves Immobilisées Réserves immobilisées à une date donnée = Montant de toutes les immobilisations diminué du montant des subventions ayant servi à les financer Total des soldes débiteurs des comptes d’immobilisation – solde créditeur des comptes de subvention

Le compte financier LE PRINCIPE LE CONTENU la règle de l'annualité: toute exécution budgétaire doit donner lieu en fin d'année civile à un compte-rendu d'exécution devant une assemblée délibérante ( le CA pour un EPLE ) LE CONTENU Le compte financier est donc un document commun de l'ordonnateur et du comptable (sa composition est prévue par la circulaire 91-1132 du 10/06/91) qui décrit l'exécution budgétaire de l'ordonnateur (les dépenses et les recettes), et la traduction de cette exécution dans des écritures comptables. Le compte financier se matérialise par divers documents retraçant la comptabilité de l'EPLE, son patrimoine, ses résultats, sa situation financière (réserves) et ses opérations à apurer : la balance définitive des comptes, le développement des charges et des produits, l'inventaire des stocks, le bilan (avec les notions d'actif et passif), la situation des fonds de réserves du service général et des services spéciaux, le développement des soldes des comptes (ex:créances familles, créances contentieuses, reliquats crédits d'état), le rapport du chef d'établissement et de l'agent comptable sur le compte financier, les logements de fonction. Un document final reçoit les signatures de l'ordonnateur, de l'agent comptable et du président du conseil d'administration.

Le compte financier L'APPROBATION DU COMPTE FINANCIER Conformément à l'article 55 du décret du 30/08/85 modifié, le conseil d'administration arrête le compte financier avant le 30 avril suivant la clôture de l'exercice : il y a deux actes relevant du domaine budgétaire à prévoir : un acte qui arrête le compte financier un acte qui précise la ventilation du résultat de l'exercice entre le service général et les services spéciaux.(Bien penser à passer, dès que le compte financier est adopté, les écritures d’affectation du résultat et les écritures d’immobilisations acquises sur les réserves des services spéciaux) LA TRANSMISSION DU COMPTE FINANCIER Le compte financier est transmis dans les 30 jours suivant le vote aux deux autorités de tutelle (n'est plus transmis au préfet). Le compte financier est ensuite transmis par l'agent comptable à la Trésorerie Générale avant le 30 juin. La trésorerie générale devra le transmettre à la Chambre Régionale des Comptes avant le 30 octobre. Faute de présentation dans les délais, la CRC peut désigner un commis d'office chargé de rendre les comptes Il existe une remontée télématique du compte financier avant le 15 avril auprès des services informatiques du rectorat, puis remontée au ministère qui a ainsi une vision précise des comptes financiers des EPLE. e

Le compte financier QUELQUES REMARQUES : le compte financier peut être arrêté en conseil d'administration en l'absence de l'agent comptable (congé de maladie, maternité…). Le chef d'établissement peut lire en séance la présentation du compte financier préparé par l'agent comptable. l'absence d'adoption du compte financier n'entraîne aucune conséquence particulière sauf dans l'hypothèse où elle serait motivée par des observations portant sur la régularité des opérations comptables. Dans ce cas, ces réserves ou observations sont formulées dans l'acte relatant la délibération du conseil d'administration. La pièce 26 regroupant les signatures du compte financier "arrêté sans réserves". Si réserves émises, un exemplaire du procès-verbal du conseil d'administration sera joint au compte financier. Une nouvelle délibération peut avoir lieu après avoir apporté les corrections nécessaires. Il n'existe pas de norme réglementaire fixant le niveau de fonds de roulement des EPLE même si l'on trouve parfois la référence à 2 mois de fonctionnement ou à 20% du chiffre d'affaires ( compte 70 ).

LE COMPTE FINANCIER Présentation de COFI

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