Suivi de la subvention de fonctionnement - Suivi des versements DRAAF - Calcul des montants à inscrire dans les comptes annuels de l’association

Pourquoi cet outil ? Pour vérifier les calculs effectués par l’administration Pour bien calculer le montant dû et le montant perçu sur l’année civile (permet le contrôle des versements effectués par la DRAAF) … …. et sur l’année scolaire (permet de calculer précisément quels montants inscrire dans les comptes de l’association) Parce qu’il est important que tous les établissements utilisent le même mode de calcul

Principes de base Le tableau Excel utilisé par les établissements comprend : Une feuille mode d’emploi Une feuille de calcul La feuille de calcul est verrouillée, pour protéger les formules de calcul Il ne faut ni ajouter ni supprimer de ligne, ni de colonne

Quel est le montant de subvention du sur une année civile ? Chaque année, l’administration calcule le « droit à subvention » d’un établissement pour une année N à une date où elle ne connaît pas encore les effectifs de l’enquête lourde de la rentrée N. Elle retient donc l’effectif de l’enquête lourde N-1. Exemple pour l’année 20011 : Effectifs janvier 2011 x valeur subvention 2011 x 8/12 + Effectifs rentrée 2010 x valeur subvention 2011 x 4/12

Quel est le montant de subvention du sur une année civile (suite) ? Or le montant réellement dû pour l’année 2011, c’est : Effectifs janvier 2011 x valeur subvention 2011 x 8/12 + Effectifs septembre 2011 x valeur subvention 2011 x 4/12 C’est pourquoi, chaque début d’année, il faut calculer une régularisation sur l’année précédente. Ainsi, en 2012, l’administration versera une régularisation sur le montant dû au titre de 2011, calculée comme suit : (effectifs rentrée 2011 – effectifs rentrée 2010) x valeur subvention 2011

Quel est le montant de subvention dû sur une année civile (suite) ? Enfin, si l’administration ne dispose pas des crédits suffisants pour verser avant la fin de l’année civile la totalité de la somme due, on constate en fin d’année un report de charges, qui s’ajoutera au moment dû au titre de l’année suivante Ainsi, pour l’année 2011, le montant dû est ainsi calculé : Régularisation 2010 + droits calculés au titre de 2011 + report de charges au 31/12/2010

Calcul de la subvention attendue sur 2011 3

Suivi des sommes versées par la DRAAF Le suivi des montants versés par la DRAAF permet de déterminer en fin d’année le report de charges sur l’année suivante Attention : bien inscrire ici les dates de versement (= arrivée sur les comptes de l’association) Montant dû Versements report

Exemple suivi Année 2011

Calcul des montants à inscrire dans les comptes annuels L’exercice de l’association couvrant en général l’année scolaire (1er septembre – 31 août), le montant à inscrire en produits dans le compte de résultats est calculé comme suit (exemple exercice 2010-2011) : Effectifs rentrée 2010 x valeur subvention 2010 x 4/12 + Effectifs janvier 2011 x valeur subvention 2011 x 8/12 Ce calcul est effectué automatiquement sur la feuille Excel

Calcul des montants à inscrire dans les comptes annuels (suite) En réalité, l’association n’aura jamais perçu exactement la somme due entre le 1er septembre N-1 et le 31 août N Il faut donc inscrire au bilan au 31 août N le montant à recevoir (Actif) ou le montant perçu d’avance (Passif). Le calcul est fait automatiquement sur la feuille Excel, selon la formule suivante : Solde inscrit au bilan au 31/08 N-1 + montant dû sur l’exercice (inscrit en produits) – montant perçu entre le 01/09 N-1 et le 31/08 N

Calcul des montants à inscrire dans les comptes annuels (suite) Ces calculs sont automatisés sur la feuille Excel

Les données à saisir Effectifs rentrée : ce sont les effectifs déclarés lors de l’enquête lourde d’octobre, moins les élèves « non subventionnés » : ainsi, si le nombre d’élèves d’une classe dépasse 45, les élèves au-delà du 45ème ne donnent pas droit à subvention (enlever alors un externe pour le 46ème, un DP pour le 47ème, un interne pour le 48ème, un deuxième externe pour le 49ème, etc) Effectifs janvier = effectifs remontés lors de l’enquête de janvier (même principe que ci-dessus)

Les données à saisir (suite) Valeurs annuelles de la subvention par élève en fonction du régime (ces valeurs sont déjà portées sur le document Excel pour 2007, 2008, 2009, 2010 et 2011) Report de charges n-1 : il est en principe calculé par la DRAAF et indiqué à chaque établissement sur l’un des bordereaux de versement de l’année n Montant à percevoir, ou perçu d’avance, inscrit au bilan au 31/08/n-1 : inscrire ce montant dans la cellule correspondante du fichier (inscrire 0,01 si rien n’a été porté au bilan)

Un dernier mot … Bien lire le mode d’emploi avant de commencer à remplir le tableau Montrer ce tableau à votre expert comptable et à votre commissaire aux comptes Complétez le à chaque versement de la DRAAF : bien indiquer sur le tableau les dates d’encaissement (et non les dates de réception des avis de la DRAAF) et la somme réellement encaissée au titre de la subvention de fonctionnement à chaque versement (ne pas mélanger avec Art 44) Transmettez le à votre DREAP à chaque fois qu’il vous le demandera … et en cas de difficulté : alexis.leroy@cneap.fr

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