Promouvoir un événement HELMo avec l’aide du service communication

Qu’est-ce qu’un événement ? Un événement est un fait particulier, déterminé dans l’espace et dans le temps, planifié intentionnellement par un initiateur et axé sur un groupe cible défini, dans le but de réaliser un objectif déterminé sous une forme délibérément choisie D’après Verhaar, J. Projectmanagement 1 – Een professionele aanpak van evenementen, Boom, 2004 , cité dans « Pourquoi et comment organiser un événement », COMM collection n°16, 2007

Evénements

Qu’est-ce qu’un événement ? Les organisations particulières qui rythment la vie de nos sections, nos instituts, notre Haute Ecole : Conférences Cocktails Expositions Retrouvailles Concours Lancement de projets Spectacles, défilé Rencontres sportives, balades à vélo, … Garden Party, Bal, soirées, concerts… Chaque année, une trentaine d’événements sont soutenus pas le service communication

Pourquoi organiser un événement ? Établir / entretenir des contacts Diffuser des informations Améliorer, renforcer une image Remercier, motiver le personnel Favoriser l’esprit d’équipe Développer l’esprit d’entreprendre Pratiquer la pédagogie du projet Faire parler de la section / l’institut / la Haute Ecole …

Que peut faire le service communication ?

Que peut faire le service communication ? Conseils Organisation : participation à des réunions de conception, plan de communication Partage de contacts (internes et externes)

Que peut faire le service communication ? Annonce de l’événement : Site web, Affiche, Invitation, Facebook, Communiqué de presse, E-mails, Pégase,…

Affiches

Invitations

E-mails + 7000 adresses

Agenda du site web 4ème rubrique la plus visitée

Facebook + de 2500 fans

Que peut faire le service communication ? Couverture de l’événement : News Nuances Photos Web TV

Site internet +/- 25 000 visiteurs chaque mois

Nuances +/- 1000 lecteurs par édition

News

Photos 8ème rubrique la plus visitée

WebTV 27 reportages en moins d’un an

Que peut faire le service communication ? Matériel promotionnel Objets et textile Matériel de visibilité Tables, tabourets, pupitres, …

Objets et textile

Matériel de visibilité

Qui fait quoi ?

Qui fait quoi ? Nicolas Nouveaux projets Réunions préalables (conseils) Productions « sur mesure » (ex: rollups, t-shirts, …)

Qui fait quoi ? Stéphanie ou Nicolas Graphisme Impressions Par vos soins (voir modèles d’affiches et dépliants sur www.helmo.be/logo ) Par le service communication (prévoir délai 1 semaine) Par un graphiste extérieur (prévoir budget) Impressions En interne (prévoir délai 1 semaine) En externe (prévoir un budget) Mise en ligne de l’événement et des préinscriptions (site et FB)

Qui fait quoi ? Patrick ou Stéphanie E-mails collectifs News et Nuances (site et FB) Photos WebTV Nécessite du temps (préparation, prise de vue, montage) Réservation 3 semaines à l’avance Privilégier les sujets « télégéniques » Maximum 3 sujets par mois > choix Peut générer un coût de 150 euros/ reportage. +/- 200 articles par an 65 albums en 2010

Qui fait quoi ? Pierre-Paul Préparation des commandes de merchandising Au moins une semaine à l’avance En fonction de l’état des stocks Facturé à prix coûtant A retirer au siège social Préparation et prêt du matériel Sous réserve de disponibilité A retirer au siège social / à Gramme 156 demandes en 2010

Des questions ? Documents disponibles : Promotion d’un événement HELMo Moyens promotionnels HELMo Organisation d’un événement Check-list http://www.helmo.be/sg/communication Merci de votre attention !