Description générale Fédération OCCE Association Départementale L’esprit de la coopérative Le mandataire Les droits du mandataire Les devoirs du mandataire Tenir la comptabilité Les outils comptables L’assurance Association Départementale Pas de personne morale (différent des collèges pas ouverture compte au nom d’une personne) Coopérative de classe ou d’école Foyer coopératif Rappel : les coopératives scolaires n’ont pas d’identité juridique, Elles sont une section de l’association départementale

L’esprit de la coopérative La coopération scolaire est définie d'abord comme "une société d'élèves gérée par eux avec le concours des maîtres en vue d'activités communes ". Le but des coopératives scolaires est, avant tout, d'éduquer les élèves, par l'apprentissage de la vie associative et la prise de responsabilités réelles en fonction de leur âge, à leur futur rôle de citoyens. La coopérative, c'est l'éducation citoyenne en actes et cet objectif dépasse largement les problèmes financiers auxquels elle est trop souvent réduite. Deux principes fondamentaux : contribuer à développer la coopération entre les membres de la communauté éducative (adulte et enfants), favoriser au maximum la participation effective directe des élèves à la gestion financière de leur coopérative, tout en les initiant également à la démocratie représentative puisque, par l'intermédiaire de leurs délégués, ils participeront à la gestion de la coopérative d'Ecole ou d'Etablissement.

Le mandataire Enseignant désigné par le Président de l’Association Départementale sur proposition du conseil de coopérative. Il est lié par un mandat au Conseil d’Administration de l’Association Départementale qu’il représente au sein de sa coopérative. Pas obligatoirement le directeur de l’école, aider par un parent ou autre enseignant et élèves pour écritures selon possibilité Le mandataire ne peut rien faire au delà de ce qui est porté dans son mandat. Il doit respecter les statuts de l’Association Départementale.

Les droits du mandataire Encaisser toutes les recettes et régler toutes les dépenses relatives au fonctionnement de la coop ou du foyer coopératif. Retirer tout le courrier destiné à la coop. Percevoir des dons. Attention ! les reçus fiscaux sont délivrés par la Fédération via l’Association Départementale. Il a droit de… Pas employeur mais règlement sur facture association donc N° SIRET, nous OUI Faire tout versement et tout retrait sur le compte de la coop.

Les devoirs du mandataire Au niveau de l’école Tenir une comptabilité conforme au plan comptable. (cahier, tableur ou logiciel) Tenir un cahier ou classeur des pièces justificatives des recettes (reçus) et des dépenses (factures). Conserver l'ensemble des relevés bancaires. Tenir un registre d'inventaire des biens de la coopérative. Tenir un registre de délibération du conseil de coopérative. En cas de changement de poste, procéder à la passation des documents et informer le nouveau mandataire. Intégrer la comptabilité des classes dans la comptabilité générale le cas échéant. S’assurer de la tenue de comptes des classes. Faire circuler dans l'école l'ensemble des documents de l'O.C.C.E. Intitulé obligatoire pour le compte courant de la coopérative : OCCE Coop.Scolaire + Nom de l’école + Adresse de l’école Il doit… Reçus : liste des élèves pour cotis, photos, voyages Ventes, kermesses : remise de la banque avec notification de l’objet, déclaration sur l’honneur Factures : toujours au nom de la coopé Tous les docs à conserver 10 ans Si nouveau mandataire connu sinon préparer tous les docs y compris le bilan financier

Les devoirs du mandataire Vis-à-vis de l’Association Départementale (AD) Procéder à l'affiliation de la coopérative dans les 4 mois qui suivent la rentrée. Renvoyer à l’Association Départementale dans le mois qui suit la rentrée : - Un compte rendu financier (CRF) statutaire de l’année scolaire écoulée incluant la comptabilité de chaque classe (s’il y a lieu) avec signature des vérificateurs aux comptes. - Le détail des versements des subventions perçues ainsi que leur utilisation. - Un compte rendu d’activités de la coopérative (CRA). Participer à l'Assemblée Générale de l'Association soit par sa présence, soit par la transmission de ses pouvoirs au siège de l'Association. Demander, si nécessaire, auprès de l'Association Départementale, les ouvertures de compte et changement de mandataire/signataires en utilisant les imprimés du bulletin de rentrée.  1 Vérificateur non signataire obligatoire, Conseil : 2 nommés au 1er conseil d’école dont parent ou enseignant

Les devoirs du mandataire Vis-à-vis des parents et des tiers Assurer tous les enfants et enseignants pour les activités de la coop. Ne pas utiliser la coop à des fins personnelles. Faire certifier les comptes par des vérificateurs (adultes). Etre en mesure de justifier de l’emploi des subventions. Via MAE-MAIF/OCCE, les bénévoles sont couverts parents ATSEM… Etre en mesure de justifier, par des documents, des opérations de dépenses et de recettes comptabilisées. Refuser de subvenir aux charges de fonctionnement de l’établissement (école/commune ou EPLE pour le secondaire).

Tenir la comptabilité En assurer le suivi régulier. Noter les paiements dans l’ordre de la date d’émission. Numéroter et conserver toutes pièces justificatives (recettes et dépenses). Enregistrer tous les mouvements d’argent. Éviter de garder les espèces dans les classes. Mouvements Chèques et espèces par la caisse Pour la poste, apports valorisés Frais de tenue de compte 1.5 par trimestre Pas bénéfice mais toutes les dépenses et toutes les recettes Vérifier régulièrement la situation du compte. Établir le compte rendu financier au 31/08 et non au 30/06. Ne pas enregistrer uniquement les bénéfices. Avoir une facture ou ticket de caisse pour toutes dépenses.

Tenir la comptabilité Tous les bilans financiers des coopératives s’ajoutent dans la consolidation annuelle de l’Association Départementale. Celle-ci ne peut pas vérifier la sincérité de tous les bilans. La comptabilité associative de votre coop doit obtenir le quitus de la commission de contrôle des comptes pour être validée par le Conseil d’Administration de l’A.D. OCCE. Il arrive que des collectivités demandent des justificatifs de l’utilisation des subventions qu’elles allouent. Fournir des copies des originaux qui appartiennent à la coopérative. L’OCCE met à votre disposition des outils : cahier de comptabilité, logiciels, guides et documents…

Cahier de comptabilité papier Cahier de comptabilité sous tableur Les outils comptables Cahier de comptabilité papier Cahier de comptabilité sous tableur Logiciel Compta’Coop Web Ventiler dans des comptes de charges et produits Avantages des outils informatiques : calculs automatiques et ventilation automatique après imputation. Bilan rempli automatiquement Pour les coops de classe, préférer le logiciel COMPTACOOP

La ventilation comptable CHARGES PRODUITS   6070 Achats de produits pour cession 0,00 € 7560 Participations des familles à la coopé 6181 Charges des activités éducatives 7070 Vente de produits pour cession 6281 Cotisations versées à l'OCCE 7080 Produits des activités éducatives 6168 Assurances -MAIF/MAE... 7410 Subventions - État, ,Collectivités locales - 6500 Autres charges courantes 7420 Subventions d'Associations 6700 Charges exceptionnelles 7500 Produits courants 6800 Budgets de gros équipements 7670 Produits financiers 7700 Produits exceptionnels TOTAL DES CHARGES TOTAL DES PRODUITS 120 EXCÉDENT 129 DÉFICIT

Votre contrat d’assurance devient MAIF-MAE/OCCE L’assurance Rappel : l’assurance est « obligatoire pour les activités facultatives et facultative pour les activités obligatoires ». En règle générale, une activité est facultative si elle est organisée au moins en partie hors-temps scolaire et/ou si elle n’est pas gratuite. Votre contrat d’assurance devient MAIF-MAE/OCCE Vous ne recevrez plus d’avis d’échéance de la MAIF ou MAE. La cotisation d’assurance sera à régler obligatoirement avec votre cotisation à l’OCCE.

L’assurance L’assurance souscrite sous le n°05112003945 auprès de la MAE, couvre, selon les garanties du contrat pour l’année 2012/2013 : les activités mises en œuvre par la coopérative, la totalité des adhérents déclarés, les bénévoles participants aux activités, les biens propriété de la coopérative, les biens confiés, prêtés, les expositions, les dommages aux adhérents et bénévoles participants aux activités, les frais liés à l'annulation de spectacles, séjours, voyages, ... sous condition les locaux mis à disposition. Une attestation peut vous être fournie par la MAE sur demande à l’OCCE 51.

Merci de votre attention et bonne année riche en projets.