Unité Lycées Région Ile de France LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS 1

UNITE LYCEES - Organigramme 2

Organigramme DPEE ORGANIGRAMME DPEE 3 2

L’EQUIPEMENT LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS 4

Site lycees.iledefrance.fr Les équipements que les lycées doivent demander LE CANAL EXTRANET-LYCEES : 4 campagnes de saisie Site lycees.iledefrance.fr HORS PROCEDURE EXTRANET: Secteur des TICE : Activation de réseaux informatiques, renouvellement des ordinateurs, laboratoires multimédia Secteur des équipements techniques : Maintenance des équipements, sécurité et mise en conformité, transfert des matériels, mise au rebut Les saisies de demandes d’équipement 5

L’ACTION RÉGIONALE DANS LES LYCÉES PRESENTATION DU SITE LYCEES http://lycees.iledefrance.fr PRESENTATION SITE LYCEES 6

L’EXTRANET LYCEES, présentation du nouvel extranet Accessible depuis un navigateur web: http://lycees.iledefrance.fr/jahia/Jahia L’EXTRANET LYCEES 7

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http://lycees.iledefrance.fr/jahia/Jahia L’EXTRANET LYCEES 12

LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS 13 CALENDRIER DES SAISIES ET VALIDATIONS DES DEMANDES EQUIPEMENTS EXERCICE 2014/2015   Objet Départ. OCTOBRE NOVEMBRE DÉCEMBRE JANVIER FÉVRIER 1E : Premier Équipement 1E/1R TOUS Début 17 novembre Fin 6 janvier Réservé aux Lycées NEUFS 1R : Premier Équipement Réservé aux Lycées RÉNOVÉS Mission pour la Lutte du Décrochage Scolaire (MLDS) MLDS Début 25 novembre MR : Mesures de Rentrée Réservé aux lycées avec CRÉATION DE SECTION ou MONTÉE PÉDAGOGIQUE MR Fin 15 décembre CR : Complément, Renouvellement ou Remplacement. Possibilité offerte à tous les lycées CR Début 5 janvier Fin 6 février NE PAS OUBLIER DE VALIDER LES DEMANDES (le Chef d'Établissement) SEULES SONT ANALYSÉES ET INSTRUITES LES DEMANDES VALIDÉES LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS 13

MESURES DE RENTREE (MR): Formations ouvertes par le recteur à la rentrée scolaire 2015 LYCEES en RENOVATION ou en CONSTRUCTION (1R) Livraison de bâtiments prévue dans la période 2015-février 2016 Mission de Lutte contre le Décrochage Scolaire(MLDS) ou projet REUSSITE POUR TOUS LA CAMPAGNE DE COMPLEMENT/RENOUVELLEMENT (CR) ouverte à tous les établissements pour l’expression de leurs besoins courants. Les proviseurs signalent leurs 10 priorités. Vous pouvez être intéressés par plusieurs campagnes Les campagnes d’équipements 14

- Pour simplifier l’instruction de vos demandes, bien faire les saisies dans les campagnes correspondant à la mesure. Renseigner la case « commentaires » avec des précisions utiles (du type : selon devis N°…., matériel destiné à remplacer le …. H.S., machine à installer dans l’atelier…., souci de libellé dans les choix d’équipements (notion de « divers » à proscrire, etc…) - Préciser l’atelier, le bureau ou la classe où sera installé cet équipement. - Préciser la filière ou le diplôme concerné Comment bien saisir une demande d’équipement 15

Les équipements qui seront attribués directement aux lycées Les politiques d’équipement liées aux évolutions de diplômes Elaborées par un groupe de travail constitué, pour chaque formation : Des inspecteurs des 3 académies, en charge de la filière Des cadres du Service Équipement Ne demandez pas les équipements sur EXTRANET - LYCEES Les établissements reçoivent « automatiquement » la dotation Vos interlocuteurs : l’inspecteur de la filière et le Service Équipement En 2015 : - BTS FEE + BTS MI - BTS SCBH - Bac Pro Produits Imprimés - Bac Pro MVA… Les Politiques Régionales 16

MESURES DE RENTREE : VALIDATION ET D’ATTRIBUTION DES EQUIPEMENTS CALENDRIER PREVISIONNEL DES FOURNITURES : Les équipements sont votés aux commissions permanentes du printemps - financement des matériels par une dotation exceptionnelle avec transmission préalable de devis - inscription des matériels sur marché sans devis préalable (ordinateurs, imprimantes, audiovisuel, …). Matériels sur MAC; (matériel de mesure, mobilier de CDI, d’atelier et de laboratoire) et demander en parallèle un devis auprès du titulaire : remontée des devis au plus vite pour des livraisons en juillet/août Des ajustements possibles à la commission permanente suivante. Opérations lourdes : - Des réunions conjointes DL3/DL1 et fournisseurs peuvent être organisées dans votre établissement. Les Mesures de Rentrée 17

LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS 18 MESURES DE RENTREE : VALIDATION ET D’ATTRIBUTION DES EQUIPEMENTS Transmission des projets SOFA par les Rectorats à la Région => Ouverture des droits de saisies Cohérence des demandes avec les référentiels de formation Extranet Lycées: Saisie des demandes d’équipements par le lycée Rectorat/Région : Cadrage des faisabilités et des opportunités (décembre) Traitement des équipements Validation des demandes par les corps d’inspection (janvier) Inscription des dotations en CP par la Région (CP de mars) LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS 18

MESURES DE RENTREE : VALIDATION ET D’ATTRIBUTION DES EQUIPEMENTS POINTS IMPORTANTS : Validation dans le logiciel SOFA de la case « besoin en équipements » permettant l’ouverture des droits de saisie sur le site extranet-lycées. Lors des saisies : inclure l’ensemble des besoins, y compris les nouveaux besoins en informatique et en mobilier. Préciser les besoins en travaux liés à une demande (extraction de vapeurs, câblage informatique…). Le processus est le même pour les premières années et les montées pédagogiques. LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS 19

MESURES DE RENTREE : VALIDATION ET D’ATTRIBUTION DES EQUIPEMENTS MESURES DE RENTREE TARDIVES : Envoi des demandes d’équipements à la DOS qui transmet à la Région la validation de la mesure et fait le lien avec les corps d’inspection. Avis sur les besoins par le corps d’inspection. Dotation par la commission permanente la plus proche. LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS 20

LA POLITIQUE DE MAINTENANCE des équipements pédagogiques (hors informatique) LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS 21

POURQUOI ? Organiser des actions de maintenance systématique pour : Améliorer la disponibilité, la sécurité et la durée de vie des équipements Satisfaire aux obligations réglementaires du Code du Travail Sensibiliser les lycéens à la maintenance des équipements et à la qualité Soutenir les équipes pédagogiques La politique de maintenance 2 22

POUR QUI ? Equipements d’une valeur d’achat supérieure à 250€ Concerne les équipements suivants : Equipements d’une valeur d’achat supérieure à 250€ Nécessitant la mise en place d’une procédure de maintenance préventive régulière et planifiée. Coût de la maintenance préventive non négligeable. Exclu les équipements uniquement informatiques (ordinateurs, imprimantes, serveurs, vidéoprojecteurs, etc…). La politique de maintenance 2 23

LA CONVENTION DE MAINTENANCE Une CONVENTION entre le Lycée et la Région qui formule les obligations du lycée et de la région (sur simple demande) Le Lycée s’engage à : Réaliser un inventaire des équipements à maintenir en condition opérationnelle sous un format informatique Organiser la maintenance préventive (procédures, organisation, réalisation) Consigner l’ensemble des opérations de maintenance et de réparation pour chaque équipement (historique, fiche de suivi) La Région s’engage à : Rembourser les frais engagés pour les réparations des équipements figurant dans l’inventaire et ayant fait l’objet d’une maintenance préventive organisée. La politique de maintenance 2 24 3

Expérimentation lancée en 2000 : Groupe Pilote de 12 Lycées HISTORIQUE Expérimentation lancée en 2000 : Groupe Pilote de 12 Lycées Généralisation à tout les lycées Techniques et Professionnels en Janvier 2004 ACTUALITE 80 Conventions signées La politique de maintenance 2 25

Signature de la convention Lycée-Région Réaliser un inventaire des équipements. Le Conseil Régional procédera au remboursement des factures dès lors que l’équipement aura été préalablement identifié dans l’inventaire. La politique de maintenance 2 26 5

La politique de maintenance 27 Tous documents d ’organisation relatifs à la maintenance mise en place par le lycée Un historique de la maintenance préventive et corrective de l’équipement pour lequel le remboursement est demandé Bon de commande du lycée accompagné des devis attestant la mise en concurrence. Facture payée par le lycée avec mention de la certification du service fait (visa du proviseur) : Le remboursement ne sera effectué que sur présentation de la facture La politique de maintenance 2 27

CAS PARTICULIERS ET PROBLEMES Si le devis dépasse de 10% la valeur de renouvellement à neuf de l’équipement, le lycée doit solliciter l’avis préalable du service équipement. En cas de réception de dossier incomplet, il vous sera retourné une demande de renseignements complémentaires. Si l’avance est trop importante pour votre établissement, consulter le service équipement directement. Ne sont pas concernés : les contrats de maintenance. La convention a une validité maximum de 5 ans (penser à son renouvellement). La politique de maintenance 2 7 28

LE TRANSFERT D’EQUIPEMENT ET LA MISE AU REBUT LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS 29

Des procédures adaptée au type de matériel : Vous pouvez être confrontés à des opérations de transfert d'équipements (transfert d'un établissement à un autre ou bien la vente...) ou leur mise au rebut (recyclage de matériel). Une procédure de cession d'équipements est à appliquer. Afin de faciliter vos démarches, des fiches pour chaque catégorie de matériels concernés et un formulaire à remplir sont à votre disposition sur le site extranet.lycées. Une boite Mel unique pour adresser toutes demandes : recupequipement@iledefrance.fr 4 catégories de matériel : Mobilier, Informatique, Matériel technique, véhicules La cession d’équipements 2 30 3

Matériel informatique Transfert Vente via les domaines Don (1) Recyclage (2) Mobilier scolaire X Matériel informatique Matériels techniques Véhicules (1) Seuls peuvent être cédés les matériels dont la valeur n’excède pas 300 €. Ils peuvent être cédés uniquement aux associations de parents d’élèves, de soutien scolaire ou d’étudiants. (2) Le recyclage est autorisé si le bien est dépourvu de valeur marchande. La cession d’équipements 31

La Cession des Equipements Equipements : propriété de la Région Toute cession doit donc passer au préalable par une autorisation délivrée par le Service Equipement. Si accord sur la cession : Mise à disposition à d’autres établissements et transfert : validation par les corps d’inspection Vente au domaines Reprise DEEE La cession d’équipements 2 32 3

Valorisation des équipements LES DEMANDES D’EQUIPEMENTS 33

Equipements dits « nouveaux » mis sur le marché après 2005 Gestion des DEEE Equipements dits « historiques » mis sur le marché avant 2005 => Marché de DEEE de 2008 à avril 2014 - Récupération de 400 tonnes/an Equipements dits « nouveaux » mis sur le marché après 2005 => Récupération des anciens équipements lors de la livraison des nouveaux équipements - Délai de 1 mois pour la reprise La politique de maintenance 2 7 24

La politique de maintenance 25 Gestion du mobilier Réutilisation et transfert du mobilier dans d’autres lycées Sinon, contact de Valdélia par le lycée pour valorisation du mobilier en fin de vie 1- Faire une demande sur leur site internet (avoir minimum 2.4 tonnes ou 20 m3 pour bénéficier de la gratuité du service) 2- Dépose de la benne par Valdélia au lycée 3- Chargement du mobilier par le lycée 4- Recontacter Valdélia pour récupération de la benne Réflexion sur le cycle de vie des équipements pour favoriser le réemploi et la réutilisation La politique de maintenance 2 7 25

QUESTION(S) ? UNITE LYCEES 26