Achats - Comptabilité fournisseurs Contenu : Processus d'approvisionnement standard Documents et fonctionnalités d'achat supplémentaires

Achats - Comptabilité fournisseurs : objectifs du chapitre À la fin de ce chapitre, vous serez en mesure : de modéliser le processus d'achat dans SAP Business One ; d'enregistrer des documents d'approvisionnement ; d'enregistrer des retours et des avoirs ; d'utiliser les fonctions de reporting pour analyser les données d'approvisionnement de l'entreprise.

Achats - Comptabilité fournisseurs : synoptique Notions de base de SAP Business One Données de base Achats Fournisseurs Ventes Clients Transactions de stocks CRM Planif. des besoins Ressources humaines Production Service Gestion des documents Inter-fonctionnalités

Achats - Comptabilité fournisseurs : scénario de gestion Vous achetez vos marchandises auprès de fournisseurs externes. En règle générale, vous utilisez un document de commande d'achat pour commander les marchandises. Cependant, vous êtes parfois amené à passer des commandes par téléphone afin que votre fournisseur vous livre immédiatement. Dans ce cas, le processus modélisé dans le système doit être le plus court et le plus rapide possible. Si les marchandises livrées ne répondent pas à vos normes de qualité, vous pouvez les renvoyer au fournisseur. Le retour peut s'effectuer avant ou après avoir reçu la facture.

Processus d'approvisionnement standard : objectifs du sujet À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : de modéliser un processus d'approvisionnement standard dans SAP Business One ; d'utiliser les différentes opérations d'achat.

Flux de documents des achats Document de base Document cible Commande d'achat Entrée march. (cde d'achat) Facture fournisseur 1.) 2.) 3.) Magasin (quantité) SAP Business One vous permet de contrôler l'intégralité d'une transaction d'achat, depuis les négociations avec les fournisseurs et les demandes d'achat, jusqu'à la livraison des marchandises commandées et au traitement des factures fournisseur. 1.) Commande d'achat : lorsque vous saisissez une commande d'achat, le système n'enregistre aucune modification en valeur dans le grand livre En revanche, les quantités commandées sont enregistrées dans la gestion des stocks. Vous pouvez consulter les quantités commandées dans plusieurs analyses et fenêtres, notamment dans l'analyse Statut d'inventaire et la fenêtre Données de base article. 2.) Entrée de marchandises (commande d'achat) : créez ce document dès la réception des marchandises. La saisie de ce document valide l'entrée des marchandises dans le magasin et déclenche la mise à jour des quantités. Si votre entreprise gère un inventaire permanent, SAP Business One crée les écritures appropriées pour mettre à jour également les valeurs de stock. 3.) Facture fournisseur : lorsque votre entreprise reçoit une facture fournisseur, le système impute les montants aux comptes fournisseur concernés dans le grand livre. Si vous enregistrez la facture fournisseur dans le système avant d'avoir saisi la livraison de la commande d'achat et si votre entreprise achète des articles gérés en magasin, le système augmente également les stocks lors de la comptabilisation de la facture. Les documents d'achat sont traités de la même manière que les documents de vente. Grand livre (valeur)

Assistant de regroupement de documents Commande d'achat Entrée marchandises Facture fournisseur Assistant de regroupement de documents Ligne : cours de change Importer cours de change du document de base Utiliser cours de conversion actuel depuis la table Cours de conversion Copier toutes les données (dépenses et déclaration honor.) Configurer Lorsque vous créez un document d'achat ou de vente sur la base d'un document existant, SAP Business One ouvre la fenêtre Assistant de regroupement de documents qui vous permet de spécifier des paramètres concernant le document à créer. Critères de sélection : Importer cours de change du document de base : sélectionnez cette option pour copier dans le document à créer le cours de change déterminé dans le document de base. Utiliser cours de conversion actuel depuis la table Cours de conversion : sélectionnez cette option pour utiliser dans le document à créer le cours de conversion actuel, quel que soit celui du document de base. Copier toutes les données (dépenses et déclaration honor.) : sélectionnez cette option pour copier toutes les données du document de base dans le document à créer, y compris les montants de charges et de déclaration d'honoraires. Configurer : cette option permet de ne copier dans le document à créer qu'une partie des données du document de base. Si vous reprenez toutes les données du document de base, celui-ci est clôturé et vous ne pouvez plus l'utiliser pour créer d'autres documents. Seules les offres clients sont réutilisables une fois clôturées. Si vous ne reprenez que partiellement les quantités, charges et montants de déclaration d'honoraires du document de base, ce dernier est mis à jour en conséquence . Ainsi, lorsque vous sélectionnez de nouveau le document de base pour créer un autre document, les quantités, charges et montants de déclaration d'honoraires actualisés sont affichés à la place des valeurs initiales et les lignes apparaissent en gris.

Conséquences de l'entrée de marchandises (commande d'achat) Magasin (augmentation quantité) 1.) 4.) 2.) Commande d'achat Entrée march. (cde d'achat) Facture fournisseur 5.) 3.) Grand livre (augmentation valeur) La création de l'entrée de marchandises (commande d'achat) dans le système a les conséquences suivantes : 1.) La commande d'achat, qui représente le document de base, ne peut plus être modifiée. 2.) L'entrée de marchandises (commande d'achat) ne peut pas être modifiée, du fait de l'écriture au journal créée. 3.) Le système crée un document comptable. 4.) Le système met à jour l'état des stocks. 5.) Les articles livrés en partie ou en totalité apparaissent en gris clair dans le document de commande d'achat.

Achats - comptabilité fournisseurs Contenu : Processus d'approvisionnement standard Documents et fonctionnalités supplémentaires des achats

Achats - comptabilité fournisseurs : synoptique Notions de base de SAP Business One Données de base Transactions de stock Achats - CF CRM Ventes - CC Planification des besoins Ressources humaines Production Service Gestion des documents Inter-fonctionnalités

Enregistrement des écarts de prix 1 2 3 Entrée march. (commande achat) Livraison client Facture fournisseur Compte stock Fournisseur 1 1000 400 2 1100 3 3 60 Compte d'écart de prix Compte EM/EF Compte coûts Le prix indiqué dans la facture fournisseur peut être différent de celui initialement saisi dans l'entrée de marchandises (commande d'achat). Dans ce cas, le système impute l'écart concerné au compte de stock pour mettre à jour la valeur du stock. Si la facture fournisseur indique un nombre d'articles supérieur à celui disponible en stock parce que vous avez déjà vendu une partie des articles de l'entrée de marchandises (commande d'achat), la différence de prix est imputée à un compte d'écart de prix. Cette situation est illustrée dans le graphique : Vous recevez une entrée de marchandises (commande d'achat) d'un montant total de 1000. Pour cette entrée de marchandises, le système enregistre une valeur de 1000 sur le compte de stock et sur le compte d'EM/EF. Vous vendez 40 % du stock et enregistrez une livraison client. Le système porte la valeur 400 au crédit du compte de stock et au débit du compte de coûts. Vous recevez la facture fournisseur pour l'entrée de marchandises (commande d'achat). Le total de la facture est de 1100, ce qui représente un écart de 100. Le système solde le compte d'EM/EF et impute la valeur totale du document au crédit du compte fournisseur. La facture fournisseur portant sur un nombre d'articles supérieur à celui disponible en stock, le système ne peut pas enregistrer l'intégralité de l'écart de prix sur le compte de stock. Seulement 60 % des marchandises de la facture fournisseur sont encore en stock. Par conséquent, le système impute 60 % de l'écart de prix au compte de stock et les 40 % restants, au compte d'écart de prix. Vous pouvez définir le compte d'écart de prix dans la détermination des comptes généraux. 3 1000 1000 1 2 400 3 40

Achats - comptabilité fournisseurs : scénario de gestion Vous achetez des marchandises pour vos magasins auprès de fournisseurs externes. En règle générale, vous utilisez un document de commande d'achat pour commander les marchandises. Cependant, dans certains cas, vous passez votre commande par téléphone et votre fournisseur vous livre immédiatement. De ce fait, le processus modélisé dans le système doit être le plus court et le plus rapide possible. Si les marchandises livrées ne répondent pas à vos normes de qualité, vous pouvez les renvoyer au fournisseur. Le retour peut s'effectuer avant ou après avoir reçu la facture.

Documents et fonctionnalités supplémentaires des achats : objectifs du sujet À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : de créer des factures de réserve fournisseur, des retours et des avoirs ; d'utiliser les fonctions de fractionnement de commande d'achat et de livraison partielle ; d'expliquer les variations de stocks dans la gestion des achats ; d'utiliser les programmes d'analyse des achats dans SAP Business One ; de comprendre les écritures au journal créées durant le processus d'achat.

Conséquences de l'entrée de marchandises (commande d'achat) Magasin (augmentation quantité) 1.) 4.) 2.) Commande d'achat Entrée march. (cde d'achat) Facture fournisseur 5.) 3.) Grand livre (augmentation valeur) La création de l'entrée de marchandises (commande d'achat) dans le système a les conséquences suivantes : 1.) La commande d'achat, qui représente le document de base, ne peut plus être modifiée. 2.) L'entrée de marchandises (commande d'achat) ne peut pas être modifiée, du fait de l'écriture au journal créée. 3.) Le système crée un document comptable. 4.) Le système met à jour l'état des stocks. 5.) Les articles livrés en partie ou en totalité apparaissent en gris clair dans le document de commande d'achat.

Conséquences de la facture fournisseur Magasin (augmentation quantité) 1.) 2.) 3.) Commande d'achat Entrée march. (cde d'achat) Facture fournisseur 6.) 4.) 5.) Grand livre (augmentation valeur) La création de la facture fournisseur dans le système a les conséquences suivantes : 1.) Une facture fournisseur faisant référence à la commande d'achat augmente la quantité et la valeur du stock. 2.) Si la facture fait référence au document d'entrée de marchandises (commande d'achat), seules les valeurs sont mises à jour. 3.) Les factures fournisseur ne font pas obligatoirement référence à un document. Dans ce cas, les quantités et les valeurs sont mises à jour. 4.) Vous ne pouvez pas modifier la facture fournisseur. 5.) Vous pouvez afficher le document comptable à partir de la facture fournisseur. 6.) Lorsque vous appelez l'entrée de marchandises (commande d'achat), les articles déjà partiellement ou entièrement facturés apparaissent en gris clair.

Avoir sur achats Magasin (quantité) Grand livre (valeur) Commande d'achat Entrée marchand. Facture fourniss. Cpte stock Cpte EM/EF Répart. Fournisseur 100 100 100 100 Avoir Compte stock Fournisseur 100 100 Magasin (quantité) Vous pouvez utiliser un avoir pour les retours déjà facturés par le fournisseur. L'avoir met à jour les quantités en stock et corrige les valeurs dans la comptabilité. Lors de la création d'un avoir, le système recherche les comptes qui ont été utilisés pour enregistrer la facture et leur impute une valeur négative. Vous pouvez enregistrer uniquement la valeur des avoirs dans la comptabilité (ce qui ne modifie pas les quantités en stock) ou les saisir en tant qu'articles de service. Dans certains pays tels que l'Espagne, la législation exige que les avoirs sur achats et sur ventes apparaissent séparément dans le compte de résultat (pertes et profits) des comptes clients et fournisseurs standard. Dans la nouvelle version 2005, la fonctionnalité des liens comptables permet de déterminer le compte de résultat à mettre à jour lors de l'enregistrement des avoirs d'achats et de ventes. L'utilisateur peut définir différents comptes d'imputation pour les produits et les avoirs sur vente. Il peut également définir différents comptes d'imputation pour les dépenses et les avoirs sur achats. Si la législation le permet, cette fonctionnalité est très utile pour effectuer des analyses directement à partir du plan comptable. Grand livre (valeur)

Fractionnement d'une commande d'achat Commande - formulaire 1000 Article Quantité Magasin A1000 11 01 A1001 15 02 Commande - formulaire 1000 Logistique Répartir commande Commande d'achat 1000-1 Commande d'achat 1000-2 Réceptionnaire : Berlin Réceptionnaire : Hambourg Article Quantité Magasin A1000 11 01 Article Quantité Magasin A1001 15 02 SAP Business One vous permet de fractionner une commande d'achat contenant des articles gérés dans différents magasins en commandes d'achat de niveau inférieur pour chaque magasin. Cette option est très utile lorsque les magasins de la société se trouvent dans des villes ou des régions différentes. Pour définir les paramètres par défaut du fractionnement des commandes d'achat, sélectionnez Administration -> Initialisation système -> Options par documents, page à onglet Par document. Sélectionnez Commande dans la zone Document et cochez la case Répartir commande. Vous pouvez également activer ou désactiver manuellement la case à cocher Répartir commande lorsque vous créez une commande d'achat. Une nouvelle zone contenant un segment de numérotation secondaire sera ajoutée au numéro de commande. Dans une commande d'achat avec limites, ce segment contient le chiffre 0. Pour chacune des commandes d'achat de niveau inférieur, ce segment contient un numéro consécutif commençant à 1. Remarque : Vous ne pouvez pas fractionner une commande d'achat contenant des articles d'un seul magasin.

Entrée de marchandises (commande d'achat) : livraisons partielles/excédentaires Entrée marchandises (achat) 3.) 1ère livr. partielle # 1 10 2 15 3 2 # 1 6 2 3 4.) 2ème livr. partielle 1.) Livraison excédentaire Entrée marchandises (achat) 2.) Ajout d'articles Entrée marchandises (achat) Entrée marchandises (achat) # 1 4 2 3 # 1 2 20 3 # 1 2 3 4 1 1.) Si vous faites référence à un document de commande d'achat lorsque vous saisissez une entrée de marchandises, vous pouvez augmenter (livraison excédentaire) la quantité copiée. 2.) Vous pouvez également ajouter des articles supplémentaires dans l'entrée de marchandises. 3.) Si vous faites référence à un document de commande d'achat lorsque vous saisissez une entrée de marchandises, vous pouvez réduire la quantité copiée. Il s'agit d'une livraison partielle. 4.) Vous pouvez créer une deuxième livraison partielle après l'étape 3. Si vous n'attendez pas d'autres livraisons après la livraison partielle, vous devez clôturer la commande d'achat pour que l'en-cours de commande puisse être réduit (sélectionnez Données -> Fermer ou cliquez avec le bouton droit de la souris -> Fermer). Le statut Clôturé est attribué à la commande d'achat.

Variations de stock dans les achats État type : Statut d'inventaire En stock - Confirmé + Com-mandé = Dispo-nible Transaction + + Commande d'achat - EM (commande achat) + Facture fournisseur pr entrée march. Entrée march. sans réf. à commande achat + + Achats - Comptabilité fournisseurs Facture fournisseur avec réf. à commande d'achat + + Facture réserve fourniss. sans réf. à cde achat + + EM (cde achat) avec réf. à facture réserve fourniss. + - L'état Statut d'inventaire vous permet d'analyser l'état des stocks pour un ou plusieurs articles sélectionnés. Sélectionnez Stock -> États de stocks -> Statut d'inventaire. Vous pouvez également consulter le statut d'inventaire dans l'onglet Données de stock de la fiche article. En stock : niveau de stock actuel de l'article. Engagé : indique le stock de l'article réservé aux clients et à usage interne. Le stock réservé à usage interne correspond à la quantité de l'article qui doit entrer dans la fabrication d'un produit fini, d'après les nomenclatures associées aux ordres de production existants. Commandé : indique la quantité d'article commandée auprès du fournisseur. Cette valeur inclut la quantité commandée auprès des fournisseurs externes et la quantité à produire qui va entrer dans le magasin à une date donnée. Disponible : quantité disponible d'un article. Cette valeur est égale à : En Stock - Engagé + Commandé Si le stock disponible d'un article est négatif, la valeur est affichée en rouge. Pour afficher les informations de stock relatives aux commandes et aux ordres de production en cours pour un article, sélectionnez la ligne de l'article dans l'état. Le système ouvre la sous-fenêtre État des stocks. - - Retours - - Avoir sur achats

Facture de réserve fournisseur Commande d'achat Fact. réserve fourniss. Entrée march. (cde d'achat) 1.) 2.) 3.) Magasin (quantité) Grand livre (valeur) Les factures de réserve fournisseur permettent de créer des factures pro forma. 1.) Lorsque vous créez une facture de réserve fournisseur, la quantité disponible est augmentée de la quantité commandée. 2.) Vous enregistrez la facture de réserve avant de créer l'entrée de marchandises (commande d'achat). Contrairement aux factures fournisseur standard, les factures de réserve ne modifient pas la quantité En stock. Si vous créez la facture de réserve sans utiliser la commande d'achat comme document de base, la quantité disponible augmente de la quantité commandée. Les factures de réserve engendrent des comptabilisations en valeur. 3.) Vous enregistrez ensuite l'entrée de marchandises (commande d'achat), en faisant référence à la facture de réserve. Ceci modifie l'état des stocks.

Retours Magasin (quantité) Grand livre (valeur) Commande d'achat Entrée march. (cde d'achat) Compte stock Compte EM/EF Grand livre (valeur) 100 100 Retours Compte EM/EF Compte stock 100 100 Magasin (quantité) Le retour de marchandises représente le document d'annulation d'une entrée de marchandises (commande d'achat). La saisie de ce document permet la sortie des marchandises du magasin et la réduction des quantités. Si votre entreprise gère un inventaire permanent, SAP Business One crée les écritures appropriées pour mettre à jour également les valeurs de stock. Pour annuler une entrée de marchandises particulière, il suffit de créer le retour de marchandises sur la base de cette entrée, à condition que la facture fournisseur correspondante n'ait pas encore été enregistrée. Si vous avez déjà saisi une facture fournisseur, utilisez la fonction d'avoir sur achats pour enregistrer les corrections de quantités et de valeurs dans le système. Lorsque vous renvoyez des marchandises à un fournisseur, vous ne pouvez pas saisir une nouvelle entrées de marchandises faisant référence aux documents existants. Lorsque les marchandises sont livrées de nouveau, vous pouvez soit saisir une livraison sans référence à une commande d'achat dans le système, soit dupliquer l'un des documents précédents.

Avoir sur achats Magasin (quantité) Grand livre (valeur) Commande d'achat Entrée march. (cde d'achat) Facture fournisseur Compte stock Compte EM/EF Compte EM/EF Fourniss. 100 100 100 100 Avoir Compte stock Fourniss. 100 100 Magasin (quantité) Vous pouvez utiliser le document d'avoir pour les retours déjà facturés par le fournisseur. L'avoir déclenche la mise à jour des quantités en stock et la correction des valeurs dans la comptabilité. Lors de la création de l'avoir, le système retrouve les comptes qui avaient été utilisés pour enregistrer la facture et leur impute une valeur négative. Vous pouvez enregistrer des avoirs uniquement en valeur (sans modification des quantités en stock) dans la comptabilité ou les saisir en tant qu'articles de service. Grand livre (valeur)

Fractionnement de la commande d'achat Commande - formulaire 1000 Logistique Répartir commande Article Quantité Magasin A1000 11 01 A1001 15 02 Commande - formulaire 1000 Commande d'achat 1000-1 Commande d'achat 1000-2 Réceptionnaire : Berlin Réceptionnaire : Hambourg Article Quantité Magasin A1000 11 01 Article Quantité Magasin A1001 15 02 SAP Business One vous permet de fractionner une commande d'achat contenant des articles gérés dans différents magasins en commandes d'achat de niveau inférieur pour chaque magasin. Cette option est très utile lorsque les magasins de la société se trouvent dans des villes ou même des régions différentes. Pour effectuer le paramétrage par défaut du fractionnement des commandes d'achat, sélectionnez Administration -> Initialisation système -> Options par documents dans la page à onglet Par document. Sélectionnez Commande dans la zone Document et cochez la case Répartir commande. Vous pouvez également activer ou désactiver manuellement la case Répartir commande lorsque vous créez une nouvelle commande d'achat. Une nouvelle zone contenant un segment de numérotation secondaire sera ajoutée au numéro de commande. Dans une commande d'achat avec limites, ce segment contient le chiffre 0. Pour chacune des commandes d'achat de niveau inférieur, ce segment contient un numéro consécutif commençant à 1. Remarque : vous ne pouvez pas fractionner une commande d'achat contenant des articles gérés dans un seul magasin.

Reporting achats Analyse des achats Postes non soldés Dettes fournisseur en retard Glisser-relier Analyse des achats : pour gérer efficacement l'activité de votre entreprise, vous avez besoin d'informations détaillées sur le volume des achats réalisés auprès des fournisseurs. Vous devez pouvoir identifier les produits les plus achetés et connaître, parmi les employés de l'entreprise, les acheteurs qui négocient les meilleurs accords. L'analyse des achats fournit toutes ces informations. Pour obtenir une meilleure lisibilité, vous pouvez consulter celles-ci sous forme graphique. Postes non soldés : cet état permet de consulter les documents de vente et d'achat en cours. Il n'inclut que les documents ayant le statut En cours et renseigne avec précision sur le statut des documents enregistrés dans le système. Il comprend également les documents partiellement copiés vers un document cible. Vous pouvez accéder aux documents à partir de l'état. Dettes fournisseur en retard : lors du traitement de cet état, vous pouvez afficher sur la ligne les informations détaillées relatives à chaque fournisseur. La vue détaillée affiche tous les documents avec leurs dettes respectives. L'état indique le montant de la dette fournisseur et sa date d'échéance. Glisser-relier : le menu Glisser-relier est une page à onglet du menu principal SAP Business One. Pour passer du menu Modules au menu Glisser-relier, cliquez sur l'onglet Glisser-relier. Vous accédez de cette manière à un système d'information complet, qui permet d'afficher facilement et rapidement des informations sur les processus de gestion. Le menu Glisser-relier fournit un outil interactif que vous pouvez utiliser en parallèle avec vos outils de travail habituels. Par son interface conviviale, il simplifie et accélère l'accès aux informations importantes. L'outil Glisser-relier utilise des requêtes prédéfinies pour générer des analyses dans le système et pour rechercher les informations dans les états et les données de base (comptes généraux et partenaires, par exemple). La fonction Filtre permet d'appliquer des critères de sélection aux états.

Variations de stock dans Achats - CF Analyse type : Statut d'inventaire Com- mandé Dispo- nible En stock - Engagé + = Transaction + + Commande d'achat - EM (commande achat) + Facture fournisseur pr entrée march. Entrée march. sans réf. à commande achat Achats - CF + + Facture fournisseur avec réf. à commande d'achat + + Facture réserve fourniss. sans réf. à cde achat + + EM (cde achat) avec réf. à facture réserve fourniss. + - L'analyse Statut d'inventaire vous permet d'étudier l'état des stocks pour un ou plusieurs articles sélectionnés. Sélectionnez Stock -> Analyses de stocks -> Statut d'inventaire. Vous pouvez également consulter le statut d'inventaire dans l'onglet Données de stock de la fiche article. En stock : niveau de stock actuel pour l'article. Engagé : indique le stock de l'article réservé pour les clients et pour l'utilisation interne. Le stock réservé pour utilisation interne correspond à la quantité de l'article qui doit entrer dans la fabrication d'un produit fini, d'après les nomenclatures associées aux ordres de production existants. Commandé : indique la quantité d'article commandée auprès du fournisseur. Cette valeur inclut la quantité commandée auprès des fournisseurs externes et la quantité produite qui va entrer dans le magasin à une date donnée. Disponible : quantité disponible d'un article. Cette valeur est égale à : En Stock - Engagé + Commandé Si le stock disponible d'un article est négatif, la valeur est affichée en rouge. Pour afficher les informations de stock concernant les commandes et les instructions de production en cours pour un article, sélectionnez la ligne de l'article dans l'analyse. Le système ouvre la fenêtre secondaire État des stocks. - - Retours - - Avoir sur achats

Achats - Comptabilité fournisseurs : résumé du chapitre Vous êtes désormais en mesure : de modéliser le processus d'achat dans SAP Business One ; d'enregistrer des documents d'approvisionnement ; d'enregistrer des retours et des avoirs ; d'utiliser les fonctions de reporting pour analyser les données d'approvisionnement de l'entreprise.