MOBILISATION DES RESSOURCES Les 16 et 17 juin 2014 ATELIER DE FORMATION ET D’INFORMATION

BUDGET Le budget est la prévision annuelle de l’ensemble des ressources et des dépenses qui incombent à la réalisation des activités programmées en fonction des objectifs assignés au cours de la période. A cet effet le budget proposé par le projet est : - basé sur l’évaluation du bilan d’exécution de l’année précédente et des prévisions de l’année en cours, - approuvé par le comité de pilotage - soumis à l’approbation des bailleurs intérieurs et extérieurs (Partenaires Techniques et Financiers PETF. 2

BUDGET La mobilisation des ressources pour le financement des activités s’effectue suivants des procédures et de règles définies suivants les bailleurs de fonds concernés. La mobilisation du fonds de contrepartie s’effectue par des demandes d’allocation de ligne budgétaire à travers des règles et des procédures sur lesquelles nous n’allons pas insister au cours de nos échanges. A contrario nous nous attarderons sur les procédures de mobilisation des fonds qui émanent des bailleurs extérieurs Don et crédits et ceux provenant des bénéficiaires du PAPAM 3

Mobilisation des fonds extérieurs Méthode de décaissement : Les décaissements, dans le cadre des différents crédits et Don du PAPAM se font sur la base de quatre méthodes de décaissement (voir lettres de décaissement): Le paiement direct (DPD); Le remboursement (DRF); Le retrait anticipé ou préfinancement L’engagement spécial (lettre de crédit). 4

Les Comptes spéciaux ou comptes désignés Définition. Les comptes spéciaux ou comptes désignés sont des comptes bancaires ouverts par l’emprunteur pour recevoir des fonds renouvelables alimentés par le versement d’une avance de fonds équivalant à 4 mois d’activités prélevée sur le crédit ou le don accordé par un bailleur et exclusivement destinés au règlement des entrepreneurs, des fournisseurs et autres créanciers, la part des dépenses éligibles prise en charge par la Banque mondiale. 5

Les Comptes spéciaux ou comptes désignés Le niveau du compte spécial peut être augmenté selon les conditions stipulées dans l’Accord de Crédit. Une Lettre de Confort ou lettre de confirmation est demandée à la banque dépositaire pour protéger le compte bancaire du projet (non saisie par l’état ou autres personnes). Les banques commerciales qui abritent des comptes désignés doivent être capables : d’exécuter des opérations en monnaie nationale et en devises d’ouvrir des lettres de crédits de traiter un grand nombre d’opérations d’établir des relevés détaillés de faire partie d’un réseau satisfaisant de correspondants bancaires de faire l’objet d’audits réguliers et recevoir des rapports d’audit satisfaisants. 6

Les Comptes spéciaux ou comptes désignés Les bailleurs de fonds (Banque Mondiale, FIDA) exigent avant l’ouverture d’un compte désigné la mise en place au niveau du projet : Une bonne comptabilité (suivant les normes généralement admises) ; Un bon système de classement des pièces comptables ; Un bon système de contrôle interne ; Un audit externe réguliers (un fois dans l’année). 7

Les Comptes spéciaux ou comptes désignés Les ressources du PAPAM sont mobilisées pour financer les dépenses éligibles du projet conformément aux dispositions des accords de crédit et Don. Les dépenses inéligibles au niveau d’un projet sont : Les dépenses non conformes aux objectifs du projet ou non conformes aux différentes catégories de l’accord de crédit ou du Don; Des dépenses faites suivant des méthodes de passation de marché non conformes ; Des paiements antérieurs aux dispositions contractuelles ; Des dépenses postérieures à la clôture du projet ; Des dépenses non justifiées, etc. 8

Les différents bailleurs et les comptes désignés du PAPAM Le PAPAM est financé par plusieurs bailleurs qui sont essentiellement: l’IDA, l’UE, le FEM-IDA, le FEM-PNUD, le FIDA, les Bénéficiaires et l’état Malien. Les lettres de décaissement contenues dans les accords de crédit, prévoient l’ouverture auprès d’une banque commerciale, de comptes spéciaux ou comptes désignés distincts libellés en Francs CFA. Pour chaque compte spécial, deux signataires autorisés sont désignés par le Ministre en charge de l’Economie et des Finances, les noms, titres et spécimen de signature sont transmises à la Banque Mondiale avant l’appel de fonds de l’avance initiale. 9

Les différents bailleurs et les comptes désignés du PAPAM L’accord de crédit IDA N°4751-ML a prévu l’ouverture de deux comptes spéciaux qui sont : Le compte spécial A qui assure le financement des activités de la composante 3 : Approche programmatique compréhensive et suivi sectoriel (CPS/SDR). Ce compte a une avance initiale de FCFA et est ouvert à la BIM-SA agence principale de Bamako. (signataires désignés : le coordinateur et le Responsable Administratif et Financier au niveau de la CPS/SDR). Ce compte bancaire permet de financer les activités de supervision et de fonctionnement de l’ON à travers un compte d’avance ouvert à Ségou. 10

Les différents bailleurs et les comptes désignés du PAPAM Le compte spécial B assure le financement des activités de la composante 1 : Transfert de technologies et Prestation des Services aux producteurs Agricoles (APCAM). Ce compte a une avance initiale de FCFA et est ouvert à la BIM-SA à Bamako. (signataires désignés : le Président de l’Assemblée des Chambres d’Agriculture du Mali et le Gestionnaire Financier de l’APCAM). NB : Pour la composante irrigation à grande échelle (Office du Niger), les prestataires sont payés par la méthode de paiement direct. 11

Les différents bailleurs et les comptes désignés du PAPAM Accord financement du Don N°TF du Fonds pour l’Environnement Mondial (FEM-IDA), pour ce financement deux comptes spéciaux ont été ouverts à Bank Of Africa Mali : Le compte spécial A, pour le financement des activités du FEM au niveau de la composante 3 du projet (CPS/SDR) avec une avance initiale de FCFA. (signataires désignés : le Coordinateur et le Responsable Administratif et Financier au niveau de la CPS/SDR). Le compte spécial B, pour le financement des activités du FEM au niveau de la composante1 (APCAM) du projet avec une avance initiale de FCFA. (signataires désignés : le Président de l’Assemblée des Chambres d’Agriculture du Mali et le Gestionnaire Financier de l’APCAM). 12

Les différents bailleurs et les comptes désignés du PAPAM Accord financement FIDA : Prêt N°813-ML et Don N°1217 ML Pour le financement du FIDA, deux comptes spéciaux du Prêt et du Don ont été ouverts à la BMS-SA pour recevoir des avances de ressources du Prêt et du Don : Le compte spécial 1 pour recevoir le financement des activités du Prêt au niveau de la composante 1 (APCAM) et Composante CPS/SDR pour le financement de la petite Irrigation (DNGR) avec une avance initiale de FCFA (signataires désignés : le coordinateur et le Responsable Administratif et Financier au niveau de la CPS/SDR). Le compte spécial 2, pour financer les activités du Don avec une avance initiale de FCFA (signataires désignés : le coordinateur et le Responsable Administratif et Financier au niveau de la CPS/SDR). 13

Les différents bailleurs et les comptes désignés du PAPAM Pour permettre la fluidité des fonds et rapprocher les ressources des services qui exécutent le projet, neuf sous- comptes régionaux ont été ouverts et alimentés par les comptes spéciaux ci-dessus indiqués. Les fonds virés sur les sous comptes régionaux servent à financer les activités régionales au niveau des CRA et des services techniques régionaux. Ces fonds sont transmis sous forme d’avance à justifier sur la base des programmes de travail ou de requêtes validés. Les signataires des sous- comptes régionaux sont les Présidents de CRA et les comptables régionaux logés au niveau de chaque CRA. Pour financer les activités de supervision et de fonctionnement de l’Office du Niger, un compte d’avance à justifier d’un montant plafond de 50 millions a été ouvert à la BIM-SA agence de Ségou. Les signataires sont le PDG et le DAF de l’Office du Niger. 14

Les Comptes des bénéficiaires Les sous projets ou microprojets éligibles à la ligne de Financement Modernisation de l’Agriculture sont cofinancés sur les fonds des crédits IDA et FIDA et du Compte de Don FEM d’une part et sur les contributions propres émanant des promoteurs d’autre part. La contribution financière des bénéficiaires est logée dans des comptes bancaires ouverts dans des banques commerciales. Les comptes des bénéficiaires ont été ouverts dans les livres de la BNDA au nom du PAPAM au profit des chaque Chambre d’Agriculture. Les signataires sont : le Président de la Chambre Régionale d’Agriculture et le Comptable Régional PAPAM. 15

Engagements, Marchés et suivi budgétaire L’engagement : terminologie d’emprunt à la comptabilité publique, est l’acte par lequel un responsable habilité à cet effet crée ou constate à l’encontre du projet une obligation dont résultera une dépense (décaissement de fonds) exemple : contrat de travail, bon de commande, marchés. Le suivi budgétaire peut être apprécié en rapport à l’engagement. Ainsi un projet ayant un faible taux de décaissement pourrait être jugé acceptable avec un fort taux d’engagement par rapport au budget prévu. Pour tenir la comptabilité d’engagement, toutes les dépenses doivent être engagées avant exécution. Une dépense peut être globalement engagée et liquidée au fur et à mesure de la réalisation des prestations de services rendus au projet. 16

Engagements, Marchés et suivi budgétaire La liquidation est l’opération qui consiste à constater (créance existe et est exigible) et à arrêter les droits des créanciers (fixer le montant exact de la créance). L’attestation de services faits est préalable à la liquidation. Une créance ne peut être liquidée à la charge du projet qu’après engagement régulier et sur crédits disponibles. Exemple : une facture de doit régulièrement établie à l’appui d’un bon de commande et d’un bordereau de livraison attesté conforme, un mémoire de paiement attesté conforme d’un bureau de contrôle. Les liquidations sont comptabilisées dans les journaux d’achat, de salaires ou de missions etc. Le suivi budgétaire en référence aux liquidations rend compte du taux d’exécution des activités. L’encours des engagements par rapport aux liquidations traduit les prestations non facturées au projet à une date T. 17

Engagements, Marchés et suivi budgétaire Le paiement est l’acte par lequel le projet se libère de ses dettes. Il est effectué par la remise d’espèces, d’un chèque ou de l’émission d’ordre virement bancaire au créancier. Le paiement peut être effectué du bailleur au créancier suivant l’ordre donné par ordonnateur. La comptabilisation de cette opération est effectuée dans le journal de trésorerie approprié suivant le cas (au registre du Compte désigné ou du Paiement Direct). Le paiement a pour effet d’apurer l’encours des droits liquidés. Le suivi budgétaire par rapport aux droits payés traduit la performance du projet à faire face à ses engagements financiers. 18

Engagements, Marchés et suivi budgétaire La planification financière se veut un outil d’aide à la Direction et pour l’informer des besoins en trésorerie du projet et mettre en place un système de suivi pour appliquer les procédures de mobilisation des ressources. Les 3 stades du cycle d’exécution des dépenses à savoir engagement- liquidation paiement sont des intrants de l’élaboration du plan de trésorerie. On imagine aisément que chaque convention de financement sous projet ou microprojet admis au financement du PAPAM se doit de faire l’objet de planification financière à travers ses différentes rubriques. (voir tous les sous projets de chaque CRA). 19

Engagements, Marchés et suivi budgétaire Planification Financière concerne tous les bailleurs de fonds qui utilisent le système d’avance de fonds qui se renouvellent à la présentation de pièces justificatives dépenses; les Comptes Désignés de Don, les Comptes Désignés de crédit ou les Comptes Désignés des bénéficiaires. 20

Engagements, Marchés et suivi budgétaire Lors de la préparation du budget les dépenses sont imputables par bailleurs de fonds donc par compte d’avance. Le projet est en mesure de déterminer ses besoins en fonds de roulement tout le long de l’année. Le projet se dote d’une avance de fonds suffisante pour ne pas rompre le financement de ses activités. Néanmoins, l’avance de fonds peut être différente d’une période à l’autre pour tenir compte de la variation des besoins en financement et minimiser le risque de détention de fonds. 21

Engagements, Marchés et suivi budgétaire Ainsi en procédant à la planification financière des opérations de dépenses par le projet on détermine le volume de ses besoins de fonds tout le long de l’année. Cette procédure s’appuie sur la mise en place d’un budget de trésorerie sur une base mensuelle au minimum. Dans le système de gestion comptable intégré et informatisé entre la comptabilité budgétaire et la comptabilité financière, la mise a jour peut être automatisée par la mise en place d’interface entre les cycles d’engagement de liquidation et de paiement. 22

Planification financière des dépenses et des recettes Le plan de trésorerie est établi par Compte désigné ; il est la résultante des plans de trésorerie de CRA couplé avec celui du niveau central par compte désigné. 23

Planification financière des dépenses et des recettes Comment faire ? Le responsable au niveau central et ou régional de la CRA (RAF, GF ou Comptable) : centralise les dépenses imputables par bailleur par pour le financement des activités (engagements et marchés en cours), affecte à chaque dépense une date précise de l’année en indiquant la date au plus tôt et au plus tard. En effet les fonds doivent être mobilisés par le PAPAM avant l’engagement de la dépense ; Elabore un tableau de flux de décaissement sur tout le long de l’année. 24

Planification financière des dépenses et des recettes Comment faire ? L’avance de fonds à demander doit être égale au montant des dépenses à exécuter au cours de la période. La demande devra être initiée plus tôt pour tenir compte des délais de traitement de la demande. le responsable procède à la centralisation du budget des engagements avec le budget des encaissements pour obtenir le budget prévisionnel de trésorerie 25

Mise à jour périodique du budget de trésorerie Chaque mois, les responsables au différents niveau procèdent à révision de la planification financière des opérations d’engagements des dépenses et des décaissements pour obtenir le budget prévisionnel de trésorerie. 26

Gestion de la trésorerie et justification des fonds Gestion de la trésorerie Sur la base des requêtes ou programmes de travail validés, des fonds sont virés sous forme d’avance à justifier dans les régions. A l’exécution des activités, les pièces comptables sont remontées par la comptabilité des CRA et saisies au niveau de chacune des composantes du projet (APCAM, CPS/SDR), la consolidation se fait au niveau de la CPS sous la responsabilité du RAF. 27

Gestion de la trésorerie et justification des fonds Gestion de la trésorerie Un dispositif informatique multi-projet (logiciel de gestion TOMPRO) est en place au niveau de la CPS et de l’APCAM et permet d’élaborer les Etats Certifiés de Dépenses (ECD) qui sont soumis au service de décaissement de la Banque Mondiale et du FIDA sous forme de Demande de Remboursement de Fonds (DRF). 28

Gestion de la trésorerie et justification des fonds Réapprovisionnement de comptes désignés Le réapprovisionnement des comptes spéciaux doit se faire régulièrement par la soumission au bailleur des Demandes de Retrait de Fonds (DRF) basées sur les états certifiés de dépenses (ECD) qui récapitulent les dépenses justifiées. Avant chaque réapprovisionnement (Etablissement de DRF), le rapprochement bancaire est obligatoire et il faudra justifier et apurer les écarts progressivement. 29

Gestion de la trésorerie et justification des fonds Réapprovisionnement de comptes désignés Toutes les pièces justificatives doivent être disponibles au niveau de la comptabilité. Conformément aux accords de crédit, un auditeur externe doit donner une opinion sur les états financiers annuels du projet et son rapport doit être envoyé à la BM et au FIDA avant le 30 juin de l’année N+1. 30

Gestion de la trésorerie et justification des fonds Les dépenses et les justifications des fonds Les dépenses constituent l’utilisation finale du crédit. Elles sont engagées sur la base du budget annuel approuvé par le comité de pilotage et les bailleurs dans le cadre de la mise en œuvre du projet. Les pièces comptables constituent les documents de base qui permettent la justification des fonds reçus ou des dépenses engagées par le projet dans le cadre de son exécution. Ce sont ces documents qui justifient les décaissements de fonds. Les plus connues sont : 31

Gestion de la trésorerie et justification des fonds Les dépenses et les justifications des fonds les contrats signés avec les prestataires et d'autres partenaires, les bons de commande ; les factures fournisseurs, les décomptes, les bordereaux de livraison, les PV de réception et les attestations de service fait ; les copies des chèques payés et les talons de chéquiers émis, les bordereaux de versement à la banque, les extraits de compte de banque, 32

Gestion de la trésorerie et justification des fonds Les dépenses et les justifications des fonds les justificatifs de dépenses en numéraires (reçus de paiement en espèce), les bordereaux de déclarations de charges fiscales et sociales, les bulletins de salaire, les états de paie du personnel, les ordres de mission signés et visés par les personnes habilités, et les états de paiement de per diem, la liste de présence journalière lors des ateliers de formation, etc. 33

Gestion de la trésorerie et justification des fonds Les différentes insuffisances rencontrées sur le terrain dans la justification des dépenses. Absence de visa sur les ordres de mission à l’arrivée et au départ ; Rature sur les visas des ordres de mission (modification des dates de départ et d’arrivée) Absence d’ordre de mission pour justifier des états de paiement de perdiem ; Absence de dossier de mise en concurrence (lettre de cotation, factures pro forma, rapport dépouillement etc.) ; 34

Gestion de la trésorerie et justification des fonds Les différentes insuffisances rencontrées sur le terrain dans la justification des dépenses. Simulation de mise en concurrence (trois factures pro formas produites par le même fournisseur) ; Absence de PV de réception, Bordereau de Livraison, attestation de service fait ; Mauvaise évaluation de certaines dépenses (calcul des distances et évaluation du carburant) ; 35

Gestion de la trésorerie et justification des fonds Les différentes insuffisances rencontrées sur le terrain dans la justification des dépenses. Absence d’avis de convocation aux ateliers, liste des participants journalière pour justifier la prise en charge des frais de restauration et des pauses café; La mauvaise qualité de certaines pièces justificatives (facture hôtel, reçu carburant, état de paiement etc. 36

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