Introduction à la gestion de projet TI GIS 345 : Gestion de projet en TI Professeure: Manon G. Guillemette, Ph.D. Adaptation de Schwalbe 6e édition Manon G. Guillemette, 2010

Objectifs Comprendre l’importance de réaliser une bonne gestion de projet en TI Comprendre ce qu’est un projet Décrire les éléments clés du cadre de gestion de projet Comprendre le rôle du gestionnaire de projet TI Connaître les habiletés d’un bon gestionnaire de projet Éthique en gestion de projet Certification PMI

Pourquoi étudier la gestion de projet TI? Les projets d’implantation de SI ont un historique d’échec important Des histoires d’horreur bien connues? Vos exemples?

Amélioration de la performance des projets dans le temps ? Mesures 1994 2006 Succès 16% 35% Échecs 31% 19% Pertes financières / investissements (projets complétés mais considérés des échecs) 140 milliards / 250 53 milliards / 346

Comment expliquer l’amélioration? Le coût moyen des projets a diminué de moitié Il existe de meilleurs outils pour contrôler et superviser le déroulement des projets Les gestionnaires de projet possèdent de meilleures habiletés dans la gestion des projets

Qu’est-ce qu’un projet? Un projet est une entreprise temporaire décidée dans le but de créer un produit, un service, ou un résultat unique Projets vs opérations courantes Attributs Unique Temporaire Évolue dans le temps Besoin de ressources (humaines, logicielles, matérielles, $, etc.) Parrainé par un sponsor Incertain

Exemples de projets TI Entretien d’une application existante Ajout de nouvelles fonctionnalités Mises à jour de sécurité Configuration suite à l’acquisition d’une nouvelle entreprise Etc. Migration de l’architecture TI de l’organisation vers des technologies nouvelles (ex: Web; sans fil, etc.) Autres?

Projet, programme, portfolio Individuel, objectifs clairs Programme Ensemble de projets reliés Effet de synergie (bénéfices, contrôle) Vision plutôt tactique et opérationnelle Portfolio Gestion stratégique des « investissements »

Particularités des projets TI La gestion de projet en « management » est-elle différente de la gestion de projet en « TI »? Rareté des spécialistes TI et difficulté de les retenir Implication de plusieurs intervenants, dont les utilisateurs, les fournisseurs, et les impartiteurs Variété des méthodologies de développement Changements technologiques rapides en cours de projet Chaque projet est « vraiment unique »

Pourquoi étudier la gestion de projet TI? Les projets gérés avec des méthodes rigoureuses de gestion de projet offrent les avantages suivants: Meilleur contrôle des coûts, échéanciers, ressources humaines, qualité du SI, etc. Temps de développement/acquisition et d’implantation de SI plus courts Meilleure coordination interne dans l’équipe de travail Plus grande satisfaction des employés Etc.

Cadre de gestion de projet PMBOK

Outils et techniques Facilitateurs de la gestion du projet, de sa structuration Table 1-2 p.13 Exemples: Charte du projet, énoncé préliminaire, structure de découpage, “business case”, diagrammes de Gantt, valeur acquise (earned value), plan de communications, rapports d’avancements, registre des risques, appels d’offres, etc.

Les “supers outils” Outils très utilisés qui améliorent le succès des projets Logiciels en gestion de projet Énoncé de projet Analyses des besoins Rapports post-mortem Outils très utilisés qui améliorent la performance des projets Rapports d’avancement Kick-off meetings Diagrammes de Gantt Rapport de gestion des demandes de changement

Bureau de coordination des projets Groupe responsable de la coordination de tous les projets de l’organisation, incluant les projets TI Collecte, organise et intègre les données concernant tous les projets de l’organisation Développe et maintient les documents de gestion de projet pour toute l’organisation Développe et coordonne la formation pour tous les projets Développe et oriente la carrière des gestionnaires de projet de l’organisation Offre des services de consultations en gestion de projet aux différents secteurs de l’organisation

Succès des projets Comment définir le succès? Le projet rencontre délais, contenu et coûts « On a livré on-time, on-budget, on est pas mal bon là- dedans ». Le projet satisfait le sponsor « La satisfaction du client, c’est ça l’important ». Le projet atteint ses objectifs « Pourvu que le projet atteigne ses objectifs, c’est ça qui compte. Si c’est de baisser les coûts de 15 %, c’est ça qu’on va évaluer. On peut toujours rajuster l’échéancier ou demander une extension du budget, mais c’est l’atteinte des objectifs qui compte ».

Comment définir le succès d’un projet TI? Trois contraintes des projets TI Les projets TI bien gérés atteignent les trois objectifs de coûts, de délais et de contenu, et le font, en plus, à la satisfaction du client!

Facteurs de succès des projets Support de la haute direction Gestionnaires de projets expérimentés Implication des utilisateurs Objectifs clairs Projets de moins grande ampleur Infrastructure TI standardisée Conditions de base stables Méthodologie formelle Estimés financiers fiables Autres (planification adéquate, personnel compétent…) *The Standish Group, “Extreme CHAOS” (2001). 97 % des projets réussis sont dirigés par des gestionnaires ayant une importante expérience en gestion de projet

Gestionnaire de projet vs analyste d’affaires Gestionnaire de projet TI Analyste d’affaires gère la planification du projet s’assure du respect des délais et du budget suit toutes les avancées du projet et veille aux ajustements à faire au fur et à mesure. est responsable de l’accomplissement des exigences d’affaires s’occupe de recueillir puis de gérer les besoins des affaires contrôle la mise en œuvre du projet en se focalisant sur sa valeur ajoutée pour l’organisation

Gestionnaire de projet vs analyste d’affaires Gestionnaire de projet TI Analyste d’affaires Communication Négociation Management Global Projet Communication Négociation Analyse Détail Technologie

Habiletés du gestionnaire de projet TI Connaissance des technologies de l’information Comprendre les affaires et les processus d’affaires de l’organisation Diriger des équipes Connaissance des outils et des techniques de gestion de projet Capacité à travailler avec des personnes très différentes Communication: Savoir écouter, savoir persuader

Habiletés du gestionnaire de projet TI Organisationnelles: planifier, établir des buts, analyser Équipe: montre de l’empathie, motiver, promouvoir l’entraide Leadership: donner l’exemple, construire une vision, déléguer, être positif et énergique, gérer les conflits Adaptation: flexibilité, créativité, patience, ténacité Technologiques: expérience, connaissances techniques

Tâches du gestionnaire de projet Définir l’ampleur du projet Identifier les décideurs et les mécanismes de gouvernance du projet Identifier l’ensemble des activités à exécuter au cours du projet Estimer le temps nécessaire à l’exécution de chacune des activités Développer l’organigramme du projet Identifier les ressources nécessaires (matérielles, humaines, financières, etc.) Évaluer les besoins du projet Identifier et évaluer les risques Préparer des plans de contingence Identifier les interdépendances Identifier et suivre les étapes critiques Participer à la phase de révision du projet Sécuriser les ressources nécessaires Gérer le changement Faire connaître périodiquement l’état d’avancement du projet Northwest Center for Emerging Technologies, “Building a Foundation for Tomorrow: Skills Standards for Information Technology,” Belleview, WA, 1999.

Caractéristiques des bons et mauvais gestionnaires de projet Bon gestionnaire Mauvais gestionnaire Donne l’exemple Visionnaire Techniquement compétent Décideur Bon communicateur Bon motivateur Défend le projet auprès de la haute direction Supporte les membres de son équipe Encourage les idées nouvelles Donne le mauvais exemple Manque de confiance en lui-même Manque d’expertise technique Mauvais communicateur Mauvais motivateur Ne fait que contrôler

Le leadership et la gestion Les gestionnaires de projets doivent être à la fois des leaders et des gestionnaires Un leader se concentre sur les objectifs à long terme et inspire les gens à travailler pour atteindre ces objectifs Le gestionnaire se concentre sur les détails quotidiens et sur l’atteinte d’objectifs précis

Certification PMP Le PMI offre une certification comme Project Management Professional (PMP) Processus de certification Catégorie 1 (avec BAC) : Minimum 4500 heures d’expérience en gestion de projet (sur un minimum de 36 mois à l’intérieur des 8 dernières années) 35 heures de formation formelle en gestion de projet Examen informatisé de 4 heures incluant 200 questions à choix multiples

Certification CAPM Certified Associate in Project Management (CAPM) Processus de certification Diplôme d’études collégiales 1500 heures d’expérience OU 23 heures de formation en gestion de projet Examen informatisé de 3 heures incluant 150 questions à choix multiples

Éthique et code d’éthique En tant que praticiens de la communauté mondiale du management de projet : 2.2.1 Nous prenons des décisions et nous agissons dans l’intérêt véritable de la société, de la sécurité du public et de l’environnement. 2.2.2 Nous n’acceptons que les tâches compatibles avec nos connaissances, notre expérience, nos aptitudes et nos qualifications. 2.2.3 Nous tenons les engagements que nous prenons – nous faisons ce que nous nous engageons à faire. http://www.pmiquebec.qc.ca/activites/PMI%20Code%20de%20deontologie%20-%20PMI%20Levis-Quebec.pdf

Éthique et code d’éthique En tant que praticiens de la communauté mondiale du management de projet : 2.2.4 Lorsque nous commettons des erreurs ou des omissions, nous le reconnaissons et nous apportons sans tarder les corrections requises. Lorsque nous découvrons des erreurs ou des omissions faites par d’autres, nous en informons immédiatement les instances appropriées. Nous acceptons la responsabilité de tout problème découlant de nos erreurs ou omissions et de toutes les conséquences qui en résultent. 2.2.5 Nous protégeons les renseignements exclusifs ou confidentiels qui nous ont été confiés. 2.2.6 Nous entérinons ce code et considérons que chacun de nous y est assujetti. http://www.pmiquebec.qc.ca/activites/PMI%20Code%20de%20deontologie%20-%20PMI%20Levis-Quebec.pdf

Des outils Site Web d’accompagnement du volume Appendice A (MS Project) Appendice B (certification PMI) Pour mettre en application les acquis du cours: Appendice C MS Project Disponible grâce à l’entente éducationnelle Microsoft www.pmimontreal.com et www.pmiquebec.qc.ca

Conclusion Pourquoi est-il important de faire une bonne gestion de projet en TI? Qu’est un projet TI? Qu’est-ce qu’un bureau de coordination de projet? Quels sont les éléments clés du cadre de gestion de projet? Quels sont les facteurs de succès? Comment évaluer le succès? Quel est le rôle du gestionnaire de projet TI? Quelles sont les habiletés d’un bon gestionnaire de projet TI? Serez-vous un bon gestionnaire de projet TI?