Comité de Pilotage du Projet Intranet national 30 juin 2011 Comité de Pilotage du Projet Intranet national

3. Etat des lieux d'avancement Agenda ► 1. Démarche projet 2. Planning 3. Etat des lieux d'avancement 4. Points à traiter 4 avril 2011

9 mai 2011 – Propriété de Solucom, reproduction interdite Objectif du projet: Mettre en place un Intranet national à forte valeur ajoutée pour les métiers Un intranet existant essentiellement informatif, composé de services développés de façon isolée en région Souhait d’une refonte complète de l’environnement intranet pour proposer à Fin 2012 : un outil de travail performant, sécurisé et mutualisé au niveau des régions ; un lieu incontournable au service de l’échange d’information, de la collaboration pour ses différents métiers et l’émergence collective de bonnes pratiques. Dans un contexte d’une culture d’entreprise forte, ancrée en région et dans ses métiers. Prenant la dimension de ce projet d’entreprise, l’EFS a doté le projet d’un double portage : direction de la communication et DSI. => un véritable projet d’entreprise doté d’un planning ambitieux 9 mai 2011 – Propriété de Solucom, reproduction interdite

Une démarche proposée pour la phase de cadrage et la réaction du CDC adaptée aux contraintes de l’EFS 1 Le cadrage Audit de l’existant Recueil des besoins et de la stratégie REX 4 Accompagnements Stratégie Intranet : positionnement, périmètre, ambition, type d’intranet, impacts organisationnels et gouvernance Pilotage V Programme fonctionnel : liste des fonctionnalités, arborescence, degré de personnalisation, place de l’information métier 2 Choix de l’outil V REX Expression des contraintes et des besoins SI Stratégie de reprise de contenus Démo d’outils Recommandations de choix d’outils Conduite du changement V Dossier d’investissement V Cahier des charges 3 V 9 mai 2011 – Propriété de Solucom, reproduction interdite

Facteurs clés de succès Livrables Points d’entrée Démarche Phase 1 : Cadrage, fondatrice du projet, elle pose les objectifs, les grands principes structurants de l’intranet à venir. DOSSIER D’ARBITRAGE Audit de l’existant Stratégie Entreprise Recueil de besoins Contraintes RH Stratégie Intranet : objectifs, gains attendus pour l’entreprise et pour les collaborateurs Retour d’usage des Intranet actuels Recueil des besoins métier Principes d’organisation : gouvernance, planning et plan d’action projet, organisation pour la vie de l’intranet Programme fonctionnel: contenus, fonctionnalités, arborescence, degré de personnalisation, place de l’information métier Facteurs clés de succès Mise en place d’un groupe de travail opérationnel pour gagner du temps, obtenir des pré validations, et aboutir à un dossier de cadrage fédérateur. Associer dès la phase de cadrage la DRH Dossier d’investissement : évaluation de la charge d’investissement et de fonctionnement (après choix de l’outil) 9 mai 2011 – Propriété de Solucom, reproduction interdite

3. Etat des lieux d'avancement Agenda 1. Démarche projet ► 2. Planning 3. Etat des lieux d'avancement 4. Points à traiter 4 avril 2011

Planning prévisionnel du projet Vision d’ensemble Juin 2011 Juil. 2011 Août 2011 Sept. 2011 Oct. 2011 Nov. 2011 Déc. 2011 Jan. 2012 Fév. 2012 Mars 2012 Avril 2012 Mai 2012 Juin 2012 Juil./ aout 2012 Sept 2012 Nov 2012 Déc 2012 1 Cadrage projet 2 Choix outil 3 CDC AO MOE 4 Suivi projet 4 Conduite du changement 4 Stratégie reprise de contenus Jalons projets 9 mai 2011 – Propriété de Solucom, reproduction interdite

3. Etat des lieux d'avancement Agenda 1. Démarche projet 2. Planning ► 3. Etat des lieux d'avancement 4. Points à traiter 4 avril 2011

Projet d’intranet national État des lieux d’avancement Entretien avec Mme Marion et M. Adenis Entretien de recueil des besoins avec la DARQ et la DRH Prochaines étapes : En juillet : Analyse approfondie de l’existant et recueil des besoins en région : Alsace, Py-med, Pays de la Loire En juillet : Analyse de l’existant et recueil des besoins en région : par entretien téléphonique auprès des autres ETS En juillet : Restitution des entretiens aux personnes concernées pour relecture et complément Planning souhaité : Juin Juillet Août Septembre Octobre Cadrage projet Choix de l’outil Rédaction du cahier des charges Suivi jalons / livrables Audit de l’existant Recueil des besoins Stratégie intranet Principes d’organisation Programme fonctionnel Expression des contraintes SI et enjeux d’intégration Démonstration d’outils Recommandation de choix d’outil Conception et validation d’un plan détaillé Rédaction, échange et validation sur la partie front-office Rédaction, échange et validation sur la partie back-office Chapitre « existant et contraintes techniques » réalisé à partir d'éléments fournis par la DSI (existant et architecture applicatif et technique). Légende : Finalisé Point d’attention En cours de réalisation

Principaux enseignements des entretiens de recueil de besoins ayant eu lieu Travailler de manière décloisonnée avec les régions Faciliter la communication directe vers l’ensemble des collaborateurs Échanger et dialoguer de façon structurée au quotidien (capitaliser sur ces échanges alors que cela n’est pas possible avec le mail et le téléphone) Besoins exprimés Fédérer des communautés Décloisonner les réseaux Partager un référentiel documentaire Permettre aux utilisateurs d’être acteur d’une partie de la structuration de l’intranet Savoir qui contacter sur une thématique donnée Disposer d’un bureau d’accès aux applications (poser ses congés…), aux formations en ligne Accéder à différents niveaux d’informations selon son profil : région, manager… Partager de manière privative de l’information projet Pistes de solutions fonctionnelles (à préciser dans la suite des travaux) c Réseau social d’entreprise Mise en place de profils Accès aux espaces collaboratifs Sharepoint Accès mobile à l’intranet Gestion des contenus et des documents Personnalisation Annuaire Interface avec certains outils SIRH? 4 avril 2011

3. Etat des lieux d'avancement Agenda 1. Démarche projet 2. Planning 3. Etat des lieux d'avancement ► 4. Points à traiter 4 avril 2011

Autres points à traiter Présentation du projet au CCE Composition des différents groupes dans le pilotage du projet Accès aux intranets régionaux 4 avril 2011

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