Les principes budgétaires et comptables Formation des nouveaux gestionnaires 20 septembre 2012 Denis Jagu, Myriam Lesellier

Les pricipes budgétaires et comptables 1. Les grands principes budgétaires et leur mise en œuvre dans l’EPLE 2. La contexture budgétaire 3. L’articulation entre les recettes et les dépenses 4. L’exécution budgétaire Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

Petits préalables La « comptabilité » est un ensemble de techniques qui servent à décrire une réalité financière La « comptabilité publique » est un ensemble de règles de droit, partie du droit public Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

Un gestionnaire d’EPLE, quand il « fait de la compta », Utilise un certain nombre de techniques comptables, la plupart très simples Dans un environnement juridique précis (la comptabilité publique) Dans un univers professionnel particulier (L’EPLE) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

1. Les grands principes budgétaires et leur mise en œuvre dans l’EPLE L’unité, l’universalité, l’annualité, l’équilibre et la sincérité La séparation de l’ordonnateur et du comptable Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

1.1.1 L’unité budgétaire Toutes les dépenses et toutes les recettes sont présentées sur un document unique Cela ne s’oppose pas à des regroupements, par services, par chapitres,… attention RCBC! Cela n’interdit pas les documents annexes Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

1.1.2 L’universalité budgétaire Toutes les recettes viennent indistinctement financer toutes les dépenses On ne peut pas affecter une recette précise à une dépense précise (principe de la non affectation) On ne peut pas diminuer le montant d’une dépense par le montant d’une recette (principe de la non contraction) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

1.1.2 L’universalité budgétaire (suite) Cette règle connaît une exception qui, dans les EPLE, a une importance fonctionnelle et financière majeure: les ressources affectées Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

1.1.3 L’annualité budgétaire Le budget constitue une autorisation de percevoir des recettes et d’engager des dépenses Cette autorisation est limitée dans le temps La durée de cette autorisation est l’année civile Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

1.1.4 L’équilibre budgétaire Les recettes doivent couvrir l’ensemble des dépenses Le total des dépenses ne peut pas excéder le total des recettes Le principe d’équilibre ne s’oppose pas à ce qu’un budget soit présenté en déséquilibre (lorsqu’il s’agit d’un déséquilibre voulu, financé et autorisé) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

1.1.5 La sincérité budgétaire Les quatre principes précédents perdraient tous leur sens si les prévisions de recettes et de dépenses n’étaient pas sincères Une sous évaluation ou une sur évaluation fausserait l’équilibre Les recettes et les dépenses sont donc évaluées le plus précisément possible, compte tenu des éléments d’information disponibles Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

1.2 La séparation de l’ordonnateur et du comptable En comptabilité publique, la réalisation des opérations de recettes et de dépenses est confiée exclusivement à deux personnes: l’ordonnateur et le comptable Les deux fonctions sont incompatibles La dualité des fonctions garantit l’honnête utilisation des deniers publics Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

1.2 La séparation de l’ordonnateur et du comptable (suite) Dans les EPLE, cette séparation est organisée selon un système particulier Elle place le gestionnaire comptable, mais aussi le gestionnaire matériel, dans une situation originale, en regard des autres administrations publiques. Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2. La contexture budgétaire Le budget initial Les décisions budgétaires modificatives Les sections de fonctionnement et des opérations en capital Le service général et les services spéciaux avec ou sans réserves Les réserves Les chapitres et les comptes Les codes de gestion L’état prévisionnel de la commande publique Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

Attention: travaux! La réforme du cadre budgétaire et comptable (RCBC)va modifier considérablement la contexture budgétaire à l’horizon compter du 1/1/2013 Instruction codificatrice M9.6 Evolution de l’outil GFC Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2.1 Le budget initial Le budget initial décrit toutes les prévisions de recettes et de dépenses de l’exercice à venir Son vote par le conseil d’administration est un acte politique majeur (il matérialise l’autonomie de fonctionnement de l’EPLE) Il est voté au niveau du chapitre attention RCBC! Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2.2 les décisions budgétaires modificatives (DBM) Elles viennent tout au long de l’exercice modifier le volume et/ou la structure du budget Parce que des recettes ou des dépenses nouvelles se font jour Parce qu’une manière d’exécuter une dépense apparaît mieux appropriée que celle qui avait été prévue Parce que des programmes d’activités sont modifiés Parce que des subventions affectées sont attribuées,… Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2.2 les décisions budgétaires modificatives (suite) Les DBM sont de deux ordres: Pour vote du CA dès lors qu’elle modifient la structure du budget initial Pour information du CA (décidées par le chef d’établissement), parce qu’elles ne modifient pas la structure du budget voté Exemples Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2.3 Les sections de fonctionnement et des opérations en capital La section de fonctionnement est formée du service général et des services spéciaux La section des opérations en capital est réservé aux dépenses immobilisables et à leur financement (plus de 800 € HT) attention RCBC! Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2.4 Le service général et les services spéciaux, avec ou sans réserves Le service général correspond en dépenses et en recettes au fonctionnement courant (activités pédagogiques, viabilisation, entretien,…) Les services spéciaux décrivent, en recettes et en dépenses, des activités ou des missions particulières (enseignement technique, voyages scolaires,…) attention RCBC! Le service général et certains spéciaux ont des réserves Certains services spéciaux ont des réserves car leurs recettes peuvent excéder leurs dépenses; les services spéciaux sans réserves décrivent des activités financées sur ressources affectées Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2.5 Les réserves Les réserves (du service général et des services spéciaux qui en sont dotés) sont formées par les excédents de recettes sur les dépenses des années antérieures. Elles sont un élément du patrimoine de l’établissement attention RCBC! Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2.6 Les chapitres De dépenses et de recettes du service général Des services spéciaux De la section des opérations en capital Profondément modifié par la RCBC! Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2.6.1 Les chapitres de dépenses du service général A1: activités pédagogiques sur ressources générales A2: activités pédagogiques sur ressources spécifiques B: viabilisation C: entretien D: autres charges générales F: aides et transferts Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2.6.2 Les chapitres de recettes du service général 70: vente de produits et prestations de services 741: subventions de l’État 744: subventions des collectivités publiques 746: dons et legs 75: autres produits de gestion courante 76: produits financiers Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2.6.3 Les chapitres des services spéciaux Avec réserves: J1: enseignement technique J2: stages en entreprises R2: service annexe d’hébergement Etc. Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2.6.3 Les chapitres des services spéciaux (suite) Sans réserves: J31: projets artistiques et culturels N1: fonds de vie lycéenne N3: voyages, appariements, échanges R81 contrats aidés Etc. Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2.6.4 Les chapitres de la section des opérations en capital ZD: dépenses en capital ZR: recettes en capital Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2.7 Les comptes Sont ceux du plan comptable général (avec quelque comptes spécifiques EPLE) Commencent par un 6 pour les dépenses Commencent par un 7 pour les recettes Exemples La technique du 6. Modifications très substantielles avec la RCBC Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2.8 Les codes de gestion Sont un outil facultatif du gestionnaire N’apparaissent pas en comptabilité générale Permettent de suivre toutes les dépenses et les recettes que le gestionnaire souhaite identifier spécifiquement Leur usage est très recommandé  Il apparaît même indispensable dans la perspective de la RCBC Mais ils disparaissent avec la RCBC… Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2.9 L’état prévisionnel de la commande publique (EPCP) Poursuit un double objectif: satisfaire à l’obligation légale faite à tout acheteur public de définir ses besoins, de les évaluer et de les organiser dans le respect des principes de la commande publique ; autoriser le chef d’établissement à signer les marchés figurant sur cet État Prévisionnel sans avoir à réunir le conseil d’administration (art R421-20 du code de l’éducation). Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

2.9 L’état prévisionnel de la commande publique (suite) Est donc à la fois: Un outil de prévision et de classement Un moyen d’autorisation C’est aussi un outil du contrôle du comptable Modifié par la RCBC Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

3. L’articulation entre les recettes et les dépenses Le cas particulier du service annexe d’hébergement Les ressources affectées L’articulation entre les services et les chapitres La mécanique des réserves L’articulation entre les services et les réserves Les documents budgétaires dans GFC Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

3.1 Le cas particulier du service annexe d’hébergement Établit un lien particulier entre les recettes et les dépenses Varie d’un département ou d’une région à l’autre depuis les derniers transferts de compétences (acte II de la décentralisation) Exemples Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

3.2 les ressources affectées Les ressources affectées sont issues d’un engagement contractuel ou conventionnel Elles ne sont acquises qu’à hauteur des dépenses effectivement réalisées Exemples Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

3.3.1 L’articulation entre les services et les chapitres Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

3.3.2 La mécanique des réserves Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

3.3.3 L’articulation entre les services et les réserves Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

3.4 Les documents budgétaires dans GFC Les états du budget L’historique d’ouverture des crédits L’historique des prévisions de recettes Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

4. L’exécution budgétaire Les phases de la dépense Les phases de la recette Les opérations de rectification Les opérations avant ordonnancement Les pièces justificatives Les outils de suivi dans GFC Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

4.1 Les phases de la dépense L’engagement La liquidation L’ordonnancement (le mandatement) Le paiement Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

4.2 Les phases de la recette La liquidation L’ordonnancement Le recouvrement Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

4.3 Les opérations de rectifications D’un mandat: l’ordre de reversement D’une recette: l’ordre d’annulation ou de réduction de recette Servent à rectifier des erreurs de liquidation Les réimputations servent à rectifier des erreurs de chapitres ou de comptes en dépenses et en recettes Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

4.4.1 Les exceptions à la règle: les opérations avant ordonnancement Les dépenses avant ordonnancement (également appelées sans ordonnancement préalable), sont réservées strictement à des opérations particulières (dépenses urgentes, loyers, menues dépenses, certaines dépenses sur contrats,…) Il existe aussi des recettes avant ordonnancement (tickets repas, objets confectionnés,…) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

4.4.2 Les exceptions à la règle: le paiement avant service fait Certaines dépenses peuvent être faites avant service fait: abonnements, loyers, avances, achats d’ouvrages, dépenses de voyages,… Leur liste est également strictement réglementée Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

4.4.3 Les doubles exceptions à la règle Certaines dépenses peuvent être à la fois sans ordonnancent préalable et avant service fait: abonnement eau, EDF, … Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

4.5 Les pièces justificatives les justifications de la dépense sont précisément et limitativement énumérées; leur fourniture est indispensable Les justifications de la recette explicitent la liquidation Le contrôle de ces pièces incombe au comptable Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

4.6 Les outils du suivi de l’exécution budgétaire dans GFC La situation des dépenses engagées La situation des recettes Les listes et les historiques Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

Textes et documents de référence Décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique Décret n°85-924 du 30 août 1985 modifié relatif aux EPLE (attention, ce décret a été abrogé en tant que tel, car repris au Code de l’Éducation) Circulaire n°88-079 du 28 mars 1988 relative à l’organisation économique et financière des EPLE supprimé par la M9.6 Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

Textes et documents de référence (suite) Annexe technique à la circulaire n° 91-132 du 10 juin 1991 (« Guide de la réglementation financière et technique des EPLE », éditions du CNED) supprimé par la M9.6 Décret n° 2007-450 du 25 mars 2007 modifiant le code général des collectivités territoriales (annexe à l’art. D 1617-19 du CGCT, liste des pièces justificatives de la dépense) Et/ou instruction codificatrice n° 07-024 M0 du 30 mars 2007 (même contenu que ci-dessus, mais commenté) Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

Textes et documents de référence (suite) Instruction n°10-003-M9 du 29 janvier 2010 relative à la modernisation des procédures de dépenses (paiement avant service fait et/ou sans ordonnancement préalable) « La gestion des établissements scolaires locaux du second degré », J. GAVARD et autres, édition Berger-Levrault Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012

Pour aller plus loin sur la Réforme du cadre budgétaire et comptable (RCBC) Site de la DAF: idaf.pleiade.education.fr Site de l’ESEN: www.esen.education.fr Principes budgétaires et comptables, D. Jagu & M. Lesellier, 20/9/2012