Pôle 4 Gestion administrative des projets Proposition de définition AFNOR (ISO 10006) Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources.

Pôle 4 : Gestion administrative des projets Accompagnement administratif des projets, dans tous types d’organisations Ancrage dans le réel : situations d’organisations, observées, réalisées, ou simulées en PFMP ou en centre de formation permettant de rencontrer tout ou partie des situations professionnelles du pôle 4

Référentiel de certification : Les activités constitutives du métier Pôle 4 : Gestion administrative des projets Diffusion descriptif du projet, bases documentaires + budgets + formalités + suivi de planning, de réunions + suivi logistique, + signalement des dysfonctionnements Classe 4.1 : Suivi opérationnel du projet Participation à l’élaboration des synthèses, des rapports d’évaluation et de la clôture administrative du projet. Classe 4.2 : Évaluation du projet

Processus de projet Le gestionnaire administratif, supervisé par son responsable, est appelé à intervenir dans la gestion administrative du projet à différents niveaux du processus. Il se place dans une posture d’accompagnant et de facilitateur du projet. Le projet dans les organisations - Démarrage du projet (flèche en pointillé) : participation ou non selon le type de projet - Rôle d’interface entre les acteurs du projet : flèches doubles rouge - Supervisé et/ou accompagné dans son autonomie par le responsable : flèche double bleue Le GA intervient dans la gestion administrative du projet à chacune des étapes. Le projet en EPLE - Tout projet en EPLE nécessite une gestion administrative, cette gestion administrative par les élèves de la filière MSA peut permettre de construire l’identité professionnelle du Bac GA au sein de l’ETS

Comparaison de situations de travail Pôle 3 - GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE 4- GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS Classe de situations 3.2 gestion des modes de travail 41 Suivi opérationnel du projet Situation de travail 3.2.1 Organisation et suivi de réunion 4.1.7 Suivi des réunions liées au projet Compétences Organiser la logistique administrative d’une réunion Positionner une réunion dans le déroulement d’un projet Critère d’évaluation Efficacité dans l’organisation et le suivi de la réunion Adaptation des réunions aux étapes et objectifs du projet Résultats attendus La réunion se déroule dans les conditions attendues avec les supports demandés et les comptes rendus sont adressés Les réunions permettent d’atteindre les objectifs de travail formalisés dans le projet

Comparaison de situations de travail Pôle 3 - GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE 4- GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS Classe de situations 3.3 gestion des espaces de travail et des ressources 41 Suivi opérationnel du projet Situation de travail 3.3.4. Participation au suivi du budget de fonctionnement du service 4.1.3. Production d’états budgétaires liés au projet Compétences Mettre à jour un état budgétaire et signaler les écarts Chiffrer et présenter des données budgétaires Critère d’évaluation Rigueur du suivi de la situation budgétaire Fiabilité de l’état budgétaire Résultats attendus Les éléments budgétaires du service sont actualisés Toutes les informations budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés. Pôle 3 : budget de fonctionnement du service !!!

Organisation pédagogique du pôle 4 Qui ? Les professeurs de gestion, administration, lettres sont partie prenante sur le pôle 4 Un travail en équipe est indispensable Quand ? Dès la classe de seconde (sans complexité ni aléa). En classes de 1ère et Terminale (projets plus élaborés) Intégration de la gestion administrative des projets dans le PPF et en fonction des opportunités Dans le cadre de la répartition des enseignements entre les professeurs l’écueil serait de penser que le pôle 4 ne concerne qu’une spécialité communication bureautique ou comptabilité bureautique La répartition doit se faire : En équipe pédagogique à partir de la lecture complète des situations de travail, des compétences visées, des critères d’évaluation et des résultats attendus Le projet doit être abordé dès l’entrée en formation, sans complexité ni aléa. En classes de 1ère et Terminale, des projets plus élaborés seront rencontrés.

Gestion administrative de projets : Activité planifiée d’accompagnement administratif Méthodologie du suivi administratif (Obligation de moyen et non de résultat) 411 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet 412 Organisation de la base documentaire 413 Production d’états budgétaires liés au projet 414 Traitement des formalités et des autorisations 415 Suivi du planning de réalisation du projet 416 Mise en relation des acteurs du projet 417 Suivi des réunions liées au projet 418 Suivi logistique du projet 419 Signalement et suivi des dysfonctionnements du projet 421 Participation à l’élaboration des documents de synthèse 422 Participation au rapport d’évaluation 423 Clôture administrative du projet

EXEMPLES DE PROJET Projet réalisé en classe en partenariat avec le CDI : Participation au salon du livre Projet réalisé au sein du lycée : Organisation de la remise des diplômes Projet réalisé en PFMP : Concours des maisons fleuries

FESTIVAL DU LIVRE EN PAYS DE BRAY PROJET EN PARTENARIAT AVEC LE CDI ET L’ASSOCIATION ANIMA’DOCS FESTIVAL DU LIVRE EN PAYS DE BRAY Temps forts du projet : Préparation des invitations, information aux membres de l’équipe péd. Préparation de différents plannings Préparation des lieux Accueil des visiteurs Réalisation et exploitation de questionnaires de satisfaction

Activités administratives Suivi opérationnel du projet Résultats attendus 4.1.1 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet Présentation du programme Conception de l’affiche Envoi aux élus et aux chefs d’établissement de la lettre d’invitation et d’accompagnement du programme Le descriptif du projet, mis en forme dans le respect du modèle, est diffusé aux acteurs concernés. 4.1.2 Organisation de la base documentaire Centralisation et organisation des fichiers La base documentaire est structurée et mise à jour. 4.1.3 Production d’états budgétaires liés au projet Réalisation d’un tableau récapitulatif (recettes/dépenses) après transmission des pièces par la documentaliste Toutes les informations budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés.

Activités administratives Suivi opérationnel du projet Résultats attendus 4.1.4 Traitement des formalités et des autorisations Demande d’autorisation de sortie des classes Les formalités sont accomplies et les autorisations nécessaires au projet sont obtenues dans les délais. 4.1.5 Suivi du planning de réalisation du projet Préparation de la liste de contrôle (opérations à réaliser) L’avancement du projet est contrôlé. 4.1.8 Suivi logistique du projet Contact avec la Communauté de Communes et la Mairie pour la réservation de la salle et du matériel La logistique matérielle du projet est assurée.

Activités administratives Évaluation du projet Résultats attendus 4.2.1 Participation à l’élaboration des documents de synthèse Conception et présentation de questionnaires de satisfaction (intervenants, accompagnateurs) Dépouillement et synthèse des réponses collectées Les documents de synthèse, mis en forme, permettent l’analyse et l’évaluation du projet

Préparation de la remise des diplômes Suivi de la participation Accueil des participants PROJET PROPOSÉ AU LYCÉE REMISE DES DIPLOMES en collaboration avec la seconde ARCU Activités administratives Suivi opérationnel du projet Résultats attendus 4.1.1 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet Présentation et description du projet à l’administration et à la classe d'ARCU Le descriptif du projet, mis en forme dans le respect du modèle, est diffusé aux acteurs concernés. 4.1.2 Organisation de la base documentaire Récupération de la base de données élèves pour la gestion du publipostage La base documentaire est structurée et mise à jour. 4.1.3 Production d’états budgétaires liés au projet Détermination du budget nécessaire pour la réception Toutes les informations budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés. 4.1.4 Traitement des formalités et des autorisations Demande d’autorisation administrative d'utiliser la salle polyvalente pour accueillir les élèves Autorisation de diffusion des photos sur le site du lycée professionnel Les formalités sont accomplies et les autorisations nécessaires au projet sont obtenues dans les délais

4.1.5 Suivi du planning de réalisation du projet Programmation et planification des différentes actions Établir une liste des tâches. L'avancement du projet est contrôlé. 4.1.6 Mise en relation des acteurs du projet Transmission des informations aux acteurs (classe de seconde ARCU) Communication des informations au proviseur adjoint (courriels) Les échanges entre les acteurs du projet sont opérationnels et fiables. 4.1.7 Suivi des réunions liées au projet Positionnement des dates en fonction des contraintes des acteurs Les réunions permettent d'atteindre les objectifs de travail, formalisés dans le projet. 4.1.8 Suivi logistique du projet Contact avec l’administration pour la réservation des locaux, tables, chaises Commande de boissons et sucreries auprès des fournisseurs habituels La logistique matérielle du projet est assurée. 4.1.9 Signalement et suivi des dysfonctionnements du projet Analyse des dysfonctionnements dans l'organisation de la manifestation Mise en forme d'un compte-rendu Les dysfonctionnements sont identifiés et transmis aux acteurs concernés.

Activités administratives Évaluation du projet Compétences 4.2.1 Participation à l’élaboration des documents de synthèse Établissement de tableaux graphiques pour statistique sur la participation Les documents de synthèse, mis en forme, permettent l’analyse et l’évaluation du projet. 4.2.2 Participation au rapport d’évaluation Étude des dysfonctionnements Réactualisation de la liste de tâches L’évaluation du projet intègre des mesures correctives quant au suivi administratif du projet. 4.2.3 Clôture administrative du projet Préparation du bilan et intérêt de la manifestation Toutes les étapes administratives du projet sont vérifiées, achevées et le dossier est archivé.

CONCOURS DES MAISONS FLEURIES PROJET RÉALISÉ EN PFMP CONCOURS DES MAISONS FLEURIES Temps forts du projet : Préparation du concours (campagne de communication) Demande de lots, recherche de sponsors Suivi des inscriptions Promulgation des résultats

Activités administratives Suivi opérationnel du projet Résultats attendus 4.1.1 Mise en forme et diffusion du descriptif du projet Préparation du cahier des charges et de la description du projet pour présentation à la réunion du conseil municipal Le descriptif du projet, mis en forme dans le respect du modèle, est diffusé aux acteurs concernés. 4.1.2 Organisation de la base documentaire Classement et organisation des fichiers dans l’arborescence Gestion électronique des documents La base documentaire est structurée et mise à jour. 4.1.3 Production d’états budgétaires liés au projet Suivi du budget accordé par le conseil municipal : Réalisation de tableaux graphiques (recettes et des dépenses Toutes les informations budgétaires relatives au projet sont collectées et reportées, les calculs sont réalisés. 4.1.4 Traitement des formalités et des autorisations Formalités liées aux photos et films réalisés dans le cadre du concours : Réalisation d’un imprimé : Autorisation de diffusion des photos et films sur le site de la mairie Les formalités sont accomplies et les autorisations nécessaires au projet sont obtenues dans les délais.

4.1.5 Suivi du planning de réalisation du projet Planification des temps forts du projet : Établissement d’une check-list des activités à réaliser L’avancement du projet est contrôlé. 4.1.6 Mise en relation des acteurs du projet Affichage des informations liées au concours en mairie, Diffusion du programme du concours dans les boites aux lettres des habitants de la commune Diffusion des résultats – remise des prix Les échanges entre les acteurs du projet sont opérationnels et fiables. 4.1.7 Suivi des réunions liées au projet Positionnement des dates pour le vote du jury en fonction des contraintes des conseillers, membres du jury Les réunions permettent d’atteindre les objectifs de travail, formalisés dans le projet. 4.1.8 Suivi logistique du projet Préparation de la salle du conseil Récupération des lots Préparation de la salle pour la remise des lots La logistique matérielle du projet est assurée. 4.1.9 Signalement et suivi des dysfonctionne-ments du projet Étude des dysfonctionnements énoncés dans le compte rendu de la réunion du conseil municipal de l’année précédente Les dysfonctionnements sont identifiés et transmis aux acteurs concernés.

Activités administratives Évaluation du projet Résultats attendus 4.2.1 Participation à l’élaboration des documents de synthèse Synthèse sur les participants – les lots obtenus – les résultats – la promulgation des résultats Préparation des listes Les documents de synthèse, mis en forme, permettent l’analyse et l’évaluation du projet 4.2.2 Participation au rapport d’évaluation Étude des dysfonctionnements élaboration d’un diagnostic réactualisation des check-lists L’évaluation du projet intègre des mesures correctives quant au suivi administratif du projet. 4.2.3 Clôture administrative du projet Préparation du bilan pour la prochaine réunion du conseil municipal  Tableau – graphique taux de participation Intérêt pour la manifestation Toutes les étapes administratives du projet sont vérifiées, achevées et le dossier est archivé