La gestion du temps de l’action M3 : Plan d’action © ingenious Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris

La gestion du temps de l’action TEMPS MAITRISE, TEMPS GAGNE Maîtriser son temps Les avantages professionnels d’une bonne gestion de son temps Les avantages pour vous et vos collaborateurs Quelques situations stressantes Monochronie et Polychronie Prioritaire, urgent, important Les taches se divisent en cinq catégories selon leur degré de priorité Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management / gestion du temps

Mieux maîtriser et exploiter efficacement son temps de travail Les 10 principales causes de perte de temps Les méthodes et outils associés à une bonne gestion de son temps Classer avec efficacité vos documents de travail Comment organiser ? Les règles de programmation Récapitulatif des outils utilisés dans la gestion de son temps Un exemple d’outil: Le téléphone portable Les grands principes de la gestion du temps Les moments opportuns pour exécuter des missions ou des taches Mieux maîtriser et exploiter efficacement son temps de travail Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris

Les avantages professionnels d’une bonne gestion de son temps Si vous maîtrisez votre temps, vous serez: Plus productif et faire plus de choses Plus attentif à vos collaborateurs et à leurs évolutions Plus apte à développer un bon esprit d’équipe Plus apte à déléguer Plus apte à gérer les imprévus Plus efficace en réunion Moins tenté de remettre au lendemain, moins stressé Plus méthodique… Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management

Les avantages pour vous et vos collaborateurs Pour optimiser vos recherches d’emploi: -Planifiez vos démarches et vos actions sur un tableau de bord chaque semaine -Ne pas attendre une réponse trop longtemps d’un employeur -Anticipez vos actions, analysez vos résultats, allez de l’avant -Utilisez vos ressources et ( les outils de communications dans l’objectif emploi) -N’hésitez pas à venir en plus sur d’autres moments pour continuer vos démarches sur la plateforme Emploi. « le jeudi après midi l’accès est libre» -Vous avez la possibilité de faire des points individuels avec un collaborateur d’Ingenious pour vous aider à optimiser vos recherches d’emplois. -Profitez des outils, des ressources qui faciliteront vos démarches Ex:G.mail, Bloc Notes, Agenda et les fiches d’actions sur les module. Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris

En entreprise: Vos efforts de maîtrise de votre temps auront des effets bénéfiques sur vos collaborateurs: D’être plus motivés pour atteindre vos objectifs qui seront plus précis D’avoir plus de confiance en vous et en eux D’être plus impliqué dans la politique commerciale du PDV par exemple. De perdre moins de temps et d’optimiser la communication Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management

MAITRISER SON TEMPS Serez-vous le pilote ou le passager ? C’est pouvoir le dominer , le contrôler et le contenir. Cela se traduit par la construction de ses journées, semaines, mois en donnant une priorité d’exécution des taches à accomplir. L’amélioration de cette technique se fait dans la pratique mais la question essentielle est: Le temps s’envole, oui ou non Serez-vous le pilote ou le passager ? Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management

.Impossibilité de faire le vide quand on rentre chez soi Quelques situations stressantes Le stress provient souvent d’une perte de contrôle dans notre vie professionnelle ou privée; Maîtriser son temps permet de réduire ce fléau, cependant il existe des situations qui engendrent du stress: Trop de travail et trop peu de temps Retards inévitables (ou pas) et incessants Précipitations pour faire plusieurs choses à la fois .Impossibilité de faire le vide quand on rentre chez soi Impatience envers les autres qui ne sont pas assez rapides à votre goût Besoin de travailler dans l’urgence ( juste à temps) pour être motivé… Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management

Deux conclusions sur le stress Le stress (pour certaines personnes) est un facteur de motivation comme peut l’être le trac pour les artistes, cependant ceci est uniquement vrai pour des taches manuelles. « En effet le stress peut augmenter la cadence de missions manuelles Mais en ce qui concerne les missions de réflexion, il est source de perte de temps » De plus, il est démontré qu’en voulant faire les choses vites, on perd souvent du temps Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management

Monochronie et Polychronie Une personne est dite polychrone lorsqu’elle exécute plusieurs choses à la fois. Les caractères polychrones sont centrés sur les relations. Programmer et établir des horaires précis est donc difficile voire impossible. Une personne est dite monochrone lorsqu’elle n’exécute qu’une chose à la fois. Les caractères monochrones sont centrés sur l’organisation Aucun des deux styles n’est meilleur, ils sont simplement différents et peuvent être un avantage pour un type de poste et un inconvénient pour l’autre Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management

Prioritaire, urgent, important Prioritaire: Qualité de ce qui vient, passe en premier dans le temps. Urgent: Chose dont on doit s’occuper sans retard qui nécessite d’agir vite. Important: Chose qui a de grandes conséquences et donc beaucoup d’intérêt. En conclusion la priorité est un état de fait et cette notion dépend de deux paramètres: l’importance et l’urgence. Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management

Les taches se divisent en cinq catégories selon leur degré de priorité : Important et urgent: taches à effectuer immédiatement ou très prochainement Priorité2: Important mais pas urgent: taches essentielles pour la réalisation du projet devant être accomplies immédiatement ou plus tard. Priorité3: Urgent mais pas important: Taches non essentielles à effectuer rapidement ( coup de téléphone routinier). Priorité4: Ni urgent, ni important: Ces taches ne doivent pas faire partie de votre plan d’action Priorité5: Le temps perdu: souvent lié à des outils de communication (e-mail, téléphone…) Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management

Les 10 principales causes de perte de temps Les interruptions au téléphone et les visites impromptues Les priorités changeantes Le manque de buts, de priorités et de planification Tenter de faire trop de choses à la fois et ne pas savoir dire non Le manque d’organisation personnelle Le manque d’organisation personnelle Les réunions sans fin L’information incomplète ou arrivant trop tard Le trop plein de paperasserie Les confusions au niveau des responsabilités ou de l’autorité ( double discours)… Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management

Les méthodes et outils associés à une bonne gestion de son temps Améliorer son espace de travail (ranger son bureau, traiter la paperasse, classer avec efficacité, organiser son espace). S’organiser (Tenez un tableau de bord). Anticiper sur l’avenir (Programmer, Planifier…). Attention au perfectionnisme et à la procrastination* Fixer des objectifs précis ( SCORE). La procrastination* est un terme relatif à la psychologie qui désigne la tendance pathologique à remettre systématiquement au lendemain quelques actions, qu’elles soient limitées à un domaine précis de la vie quotidienne ou non. Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management

Classer avec efficacité vos documents de travail Organiser son système de classement par exemple (mots-clés, fournisseurs, ordre alphabétique, secteur géographique).>>>> le classeur. Subdiviser les dossiers: ( dossier du personnel, dossier des fournisseurs, dossier des prospectus, dossier des données chiffrées). >>> les dossiers ou chemises. Etiqueter et codifier clairement ( couleurs, numéros, catégories)>>> les dossiers suspendus. Classer régulièrement et archiver.>>>Boite d’archives ou cartons. Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management

Comment organiser ? « Optimiser vos recherches » Analyser les taches et les rôles de votre équipe (fiches de fonction, procédures) Partage des taches et définir qui fait quoi? ( Plan de travail) Définir les actions ( Fiche d’action) Planifier ( Planning) Passer les consignes ( méthode QQOQCP*) Exécuter Contrôler l’exécution ( Procédures, modes opératoires) Mesurer les résultats ( Tableau de bord). *Qui, Quoi, Ou,Quand, Comment et Pourquoi Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management

Les règles de programmation Ne programmez que 60% de votre temps Terminez chaque tache avant de passer à la suivante Prévoyez des pauses brèves mais régulières dans l’agenda Donnez-vous des dates limites Pas plus de 10 points par jour Segmentez-les taches complexes et exigeantes en sous taches plus facilement programmables Apprenez à évaluer correctement le temps exigé par chacune de vos taches Soyez ambitieux mais ne vous surchargez pas Tout ce qui n’est pas indispensable est inutile. Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management

Récapitulatif des outils utilisés dans la gestion de son temps Ces outils n’ont pas la même utilité: Bloc notes, cahier, classeur, dossiers, agenda, messagerie, télécopie, logiciel de bureautique, ordinateur, échéancier, pense-bête, tableau de bord, indicateur, fiche de fonctions, organigramme, règlement, normes… © ingenious management

Un exemple d’outil: Le téléphone portable Le téléphone portable est une invention qui, aussi précieuse qu’elle soit peut nous faire perdre du temps si nous ne l’utilisons pas correctement. Essayez d’évaluer le nombre de temps que vous passez chaque jour au téléphone, Auriez-vous pu y consacrer moins de temps? et comment ? Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management

Les mauvaises habitudes du téléphone Ne pas préparer ce que vous voulez dire Ne pas avoir de stylo ou de papier pour prendre des notes Ne pas donner des réponses précises Devoir répondre à tous les appels et être dérangé tout le temps Problème lié à la communication difficile et être submergé de messages Ne pas écouter attentivement et faire plusieurs choses en même temps. Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management

Les grands principes de la gestion du temps « Plus on a de temps pour accomplir une tache, plus on occupe la totalité du temps disponible au-delà de ce qui était nécessaire. » Il faut donc donner des échéances et des délais réalistes. Loi de Parkinson « On a tendance à sous-estimer le temps nécessaire par conséquent on court souvent après le temps. » Il faut donc se prévoir des temps pour les imprévus et se programmer des rendez-vous avec soi. » Loi Murphy « Quand on s’organise, on s’arrange pour faire ce qui nous plait avant ce qui nous déplait, ce qui est facile avant le difficile, » H.Laborit (philosophe Biologiste) « Notre appréhension psychologique du temps dépend de l’intérêt que nous portons à la tache. » Emmanuel Fraisse (psychologue) Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management

Les moments opportuns pour exécuter des missions ou des taches Fixer l’heure idéale d’exécution des taches S’accorder des pauses Optimiser son efficacité en traçant sa courbe d’énergie (pic positif de milieu de matinée, creux d’après déjeuner…). Conseil ! : pour utiliser le support visuel cliquez sur le bouton gauche de votre : souris © ingenious management