Déménager des archives : proposition de méthode en 6 étapes Archives départementales de la Haute-Vienne Déménager des archives : proposition de méthode en 6 étapes

LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUE Première étape RÉUNIR LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUE

1. RÉUNIR LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUE Elle fixe : - les durées légales de conservation des documents - leur sort final  (versement ou élimination) Et les services pour lesquels il n’existe pas de réglementation ?

REPERER LES ELIMINABLES EN MASSE 2e étape REPERER LES ELIMINABLES EN MASSE

2. REPERER LES ELIMINABLES EN MASSE Il s’agit d’éliminations particulièrement « rentables » : catégories de documents facilement identifiables et localisables, qui prennent beaucoup de place et qui paraissent pouvoir être éliminées. vérifier la réglementation procéder à ces éliminations dans le respect de la procédure.

FAIRE UN RÉCOLEMENT (ÉTAT DES LIEUX) 3e étape FAIRE UN RÉCOLEMENT (ÉTAT DES LIEUX)

3. FAIRE UN RÉCOLEMENT (ÉTAT DES LIEUX) localiser les documents existants les identifier déterminer leur sort en fonction de la réglementation Etape déterminante pour la suite des opérations : si elle est réalisée avec soin les autres étapes seront nettement facilitées. Et si le service ne peut pas dégager les moyens humains nécessaires ? Cette étape sera développée lors d’une réunion ultérieure

PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS 4e étape PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS

4. PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS Le récolement permet de repérer facilement les documents qui peuvent être éliminés. vérifier la réglementation procéder à ces éliminations dans le respect de la procédure.

PROCEDER AUX VERSEMENTS 5e étape PROCEDER AUX VERSEMENTS

5. PROCEDER AUX VERSEMENTS Le récolement permet de repérer facilement les documents qui peuvent être versés. vérifier la réglementation procéder au versement.

PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENT 6e et dernière étape PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENT

6. PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENT Le volume de documents à déménager est désormais très réduit. Il reste donc : à distinguer les dossiers d’utilisation fréquente (qui devront rester dans les bureaux) et ceux qui devront rejoindre la salle de préarchivage ; à prévoir les regroupements nécessaires dans le cas où une même catégorie de documents se trouve dispersée ; à évaluer la place nécessaire pour chaque catégorie de documents dans la salle d’archives ; à éditer des lots d’étiquettes comportant l’intitulé du service et un numéro d’ordre pour une remise en place ordonnée dans les nouveaux locaux.

Fin