Processus Achat/Approvisionnement Réalisé par : Hajar ElHamine   Année Universitaire :2015/2016

Plan Introduction Distinction entre Achat et Approv Partie 1 : Processus Achat Partie 2 : Processus Approvisionnement Conclusion

Introduction Avant de parler d’achat approvisionnement il convient de parler du processus de la logistique intégrale qui englobe l’achat et l’appro

Le processus de la logistique intégrale : Processus logistique : Le processus de la logistique intégrale couvre tout le flux des matériaux et des produits, du fournisseur au client et ses objectifs sont d ‘arriver avec le produit au client au moment adéquat et en minimisant le prix. Le processus de logistique englobe les activités d’approvisionnement, de production, de transport et de distribution. L’objectif : L’objectif final du Processus Logistique est de réduire le Coût Intégral, qui est le coût au moment de la livraison au client. Ce coût peut être divisé en trois grands processus qui composent la logistique intégrale: le processus d’approvisionnement, le processus de production et le processus de distribution. 

Distinction entre l’achat et l’approvisionnement Terrain d’activité Révision du besoin exprimé par les services Mission Suivi des délai Négociation des contrats et prix Approvisionnement Entreprise Oui Gérer les besoins de l’entreprise Non Achat Marché Répondre aux besoin La différence fondamentale entre un Département d’Achat et un Processus d’Approvisionnement : l’objectif des Achats est de minimiser le coût des entrées dans l’entreprise, alors que l’objectif du Processus d’Approvisionnement est de minimiser le Coût Intégral d’Approvisionnement dans la consommation des matériaux.

Processus Achat Le processus achat est un processus crucial dans la chaine logistique.

Processus Achat: Processus Achat Définition du besoin Recherche de fournisseurs Processus Achat Le processus achats peut se décomposer en 6 phases essentielles: définition du besoin, la recherche de fournisseurs, le lancement de l’appel d’offres, la négociation et la contractualisation. Chaque phase doit être abordée avec rigueur et méthodologie. Tout au long de ce processus, l'acheteur se doit être à l'écoute de ses prescripteurs internes afin de cerner leurs besoins. Il doit également suivre et gérer de manière efficace les relations avec ses fournisseurs et anticiper les éventuels risques la contractualisation Lancement de l’appel d’offres la négociation L’analyse de l’appel d’offre

1/ Définition du besoin Cette étape ce résume en: Définition du produit ou du service qu’on veut acheter Rédaction du cahier de charge (soit de façon détaillée, soit de façon fonctionnelle Cette première étape revient à définir correctement le produit ou le service que l'on veut acheter, en adéquation avec les besoins de l'entreprise. La rédaction d'un cahier des charges permet de spécifier les attentes vis-à-vis de ce produit ou de ce service. Le cahier des charges est rédigé soit de façon détaillée, soit de façon fonctionnelle. Dans le premier cas, les fournisseurs se contentent d'y répondre point par point. Dans le second cas, le donneur d'ordres fait appel à leur capacité à proposer des solutions

2/ La recherche de fournisseurs A cette étape du processus achats, deux hypothèses sont possibles: Dans la première, les fournisseurs pouvant répondre aux besoins font déjà partie du panel de l'entreprise. Dans ce cas, ils sont connus, évalués et les risques sont maîtrisés. Dans la seconde hypothèse, le besoin a évolué donc il faut rechercher de nouveaux fournisseurs.

Les critères de recherche: Prix  Conditions d’achat Services proposés Clauses contractuelles Qualité des produits/services Respect des délais Les critères de recherche: Prix : quel est le prix de vente des pdt ou S/ces? Conditions d’achat : quel est le conditionnement moyen ? Services proposés : quel est le suivi possible ? Clauses contractuelles : sont-elles adaptées, négociables ? Qualité des produits/services : du produit commandé, des services proposés Respect des délais : de livraison, de dépannage

3/ L'appel d'offres: Plusieurs documents constituent le dossier d'un appel d’offre: une lettre d'introduction un accusé réception un guide de l'appel d'offres Le cahier des charges des produits ou services Un questionnaire Un guide de réponses -une lettre d'introduction qui présente le contexte de la consultation et les objectifs visés -un accusé réception que doivent retourner les fournisseurs -un guide de l'appel d'offres qui donne les principes particuliers régissant son déroulement -un questionnaire afin de recueillir des informations générales sur le fournisseur -un guide de réponses qui précise les supports à utiliser, les formulaires-types, les délais de réponse

4/ L'analyse des offres: Une fois les réponses des fournisseurs reçues et validées, l'acheteur procède à l'analyse multicritères des offres reçues pour aboutir à une short-list.

L'analyse des offres se déroule généralement en deux temps. Une première étape de présélection s'effectue sur la base de critères ayant un caractère éliminatoire La seconde étape consiste à faire une analyse multicritères des offres restantes, afin de faire un choix final. 1) (Il peut s'agir d'une compétence technique particulière, des équipements industriels spécifiques, la localisation géographique, etc.) 2) Cette analyse doit être formelle et explicite. Elle permettra de communiquer sur le choix final non seulement en interne mais également vis-à-vis des fournisseurs non retenus pour qu'ils soient plus compétitifs à l'avenir.

Les critères de sélection sont: Le critère de la qualité Le coût global d'acquisition Le critère du délai 1)Le premier critère de sélection est la qualité du produit ou du service acheté, à condition que le cahier des charges soit toujours bien respecté 2) L'acheteur doit maîtriser la structure de coûts de ses fournisseurs en demandant des chiffrages détaillés. Le fournisseur doit proposer un prix compétitif par rapport à ses concurrents. 3)Le troisième aspect est le délai. Il doit être conforme au besoin et maîtrisé.

5/ La négociation: La préparation de la négociation peut se dérouler en trois phases: Recueillir des informations sur le fournisseur Préparer techniquement le dossier Elaborer une stratégie de négociation 1) Collecte d’information: avant de proposer un négociation, il convient de recueillir des informations sur le fournisseur, le produit et le service et le poids de l’achat réalisé (situation économique du fournisseur, positionnement concurrentiel 2) Préparation technique du dossier: consiste à déterminer les clauses à négocier et les objectifs à atteindre. 3) La définition d’une stratégie de négociation: plusieurs possibilités s’offrent à l’acheteur. Soit il choisit d’aborder la négociation en bloc, en traitant toutes les clauses en même temps. Soit il négocie de façon séquentielle et les clause à négocier sont abordées les unes après les autres.

6/Contractualisation: Cette phase du processus achats est le résultat de la négociation et intervient après le choix final du fournisseur. C'est une étape relativement simple si les autres phases se sont bien déroulées. La contractualisation consiste à établir un contrat d'achat ou un bon de commande entre l'entreprise et le fournisseur Mais il faut rester vigilant afin d'éviter les surprises après la signature du contrat. La contractualisation consiste à établir un contrat d'achat ou un bon de commande entre l'entreprise et le fournisseur. C'est un lien juridique entre les deux parties. Ce contrat reprend tous les termes des accords convenus lors de la négociation.

Processus Approvisionnement Toute organisation a besoin d’acheter, de stocker et de distribuer des biens, du matériel (produits) et des services dans le cadre de ses activités. De plus, les organisations doivent gérer et surveiller les produits lorsqu’ils entrent et sortent du magasin ou de l’entrepôt. permettent aux organisations d’obtenir une valeur optimale pour les ressources dépensées en biens et en services. La gestion efficace des ressources à travers un approvisionnement, un entreposage et des processus de gestion des stocks

Définition : L'approvisionnement est une technique ou méthode permettant de livrer un bien, ou un service, à un tiers. On peut considérer que l'approvisionnement est distingué en deux flux distincts : physique et administratif . Le flux administratif est nécessaire à l'envoi et à la réception de données ,ordres, commandes, factures... Le flux physique est l'art d'acheminer le bien vers le demandeur, par bateau, avion, camion, chemin de fer...

Mission : La Fonction Approvisionnement (F.A.) a pour mission de satisfaire, dans les meilleures conditions, les besoins de l’entreprise en biens et services nécessaires à son activité. Elle permet notamment: à l’entreprise commerciale, de disposer des marchandises dont elle a besoin pour satisfaire la demande de ses clients à l’entreprise industrielle de disposer des matières premières, des composantes et des fournitures dont elle a besoin pour la fabrication de ses produits

Importance & enjeux L’importance de la F. A. tient au fait qu’elle influence directement 5 déterminants de la compétitivité de l’entreprise et de sa rentabilité. La F.A. a en effet un impact direct sur : La qualité du produit fini Le prix de revient du produit fini et donc le prix de vente et la marge commerciale La continuité de la production Les délais de livraison au client La flexibilité de l’offre

Importance & enjeux EN Outre l’aspect financier et commercial, la F. A. doit intégrer et concrétiser les grandes orientations stratégiques de l’entreprise telles que: L’internationalisation L’externalisation La différenciation La domination par les coûts La diversification L’innovation permanente 1-Globalisation des approvisionnements 2-Sous traitance, partenariat, etc 3-Exigences a l’égard des fournisseurs, sélection rigoureuse, etc 4-Economies d’échelles, appels d’offre, regroupement des achats, etc 5-Recherche des synergies, achats internes, etc 6-Recherche de nouveaux fournisseurs intrants.

La fonction approvisionnement comporte donc un élément achat et un élément gestion des stocks

La Gestion des Achats consiste notamment à: Sélectionner et assurer un suivi des fournisseurs; Rechercher en permanence de nouveaux produits; Négocier les meilleurs conditions de transaction; Contrôler les livraisons et les facturations; Mettre en place des processus rigoureux et méthodiques

Le Cycle (processus) d’Achat (1) Connaître le marché « Amont » (5) Négocier avec les fournisseurs (2) Exprimer les besoins (6) Commander (3) Provoquer l’offre (7) Assurer le suivi et la réception de la commande (4) Évaluer, sélectionner les fournisseurs

La Gestion des Stocks La gestion des stocks, consiste notamment à: Contrôler les niveaux des stocks; Décider des quantités à commander; Décider des fréquences des commandes; Décider des critères de déclenchement des commandes; La clé d’une gestion des stocks efficiente est un arbitrage réussi entre deux objectifs contradictoires: l’optimisation des coûts la disponibilité des produits l’optimisation des coûts (qui pousse vers un minimum de stock) la disponibilité des produits (qui pousse vers un maximum de stock)

Conclusion