23 avril 2013 Journée de suivi annuelle du programme Erasmus et Fonds nationaux Outil de gestion de la mobilité des étudiants OUT de lHENALLUX Marie-Anne LECOMTE Coordinatrice institutionnelle des relations internationales Alain ROTH Responsable de la sphère développement du service informatique

1. HENALLUX répartis sur 11 sites et un siège central Large éventail de baccalauréats Plusieurs spécialisations Trois masters 5600 étudiants 800 membres du personnel

2. Service des relations internationales de lHENALLUX MalonneMarcheChampion Social Namur IESN VirtonBastogneArlon EcoArlon Tech Paramédical Seraing Siège central 175 étudiants OUT 2012 / ,42 ETP Gestion quotidienne Gestion globale Siège central 1,1 ETP

3. Objectifs de la plateforme internationale Améliorer la gestion administrative de la mobilité des étudiants Offrir un service daide aux étudiants Responsabiliser les étudiants par rapport à leur dossier de mobilité Raccourcir les distances entre les implantations de lHENALLUX

4. Candidature de létudiant

5. Ouverture du dossier de mobilité de létudiant

6. Interaction automatisée - Mail

7. Ecran de létudiant : son dossier de mobilité

8. Ecran du coordinateur RI implantation : les dossiers de son implantation

9. Ecran du coordinateur RI institutionnel : tous les dossiers

10. Services offerts aux étudiants Visualiser létat de sa candidature et de son dossier Fournir les informations utiles Télécharger les documents de mobilité Poster les documents de mobilité dûment remplis et signés Stocker ses documents personnels de mobilité Echanger par avec le coordinateur RI Contacter le service informatique

11. Services offerts aux coordinateurs RI des implantations Personnaliser le contenu du dossier de mobilité selon les besoins de son implantation Visualiser létat des candidatures et des dossiers de son implantation Valider/refuser les documents déposés par les étudiants Poster les documents Informer les étudiants Communiquer avec les étudiants via un système de mail archivés au niveau de la plateforme

12. Services offerts au coordinateur RI institutionnel Personnaliser le contenu du dossier de mobilité selon les besoins de linstitution Visualiser létat des candidatures et des dossiers de lHENALLUX Visualiser létat davancement des dossiers Valider /refuser les documents déposés Extraire des tableaux Excel par type de mobilité Extraire des tableaux Excel par implantation Extraire des informations nécessaires au rapport AEF

13. Contraintes Nécessité de se référer au mode demploi Nécessité dinitier létudiant Nécessité de se conformer aux règles établies par tous

14. Avantages Structure claire du dossier Amélioration de la gestion administrative Suppression des distances entre les implantations Accessibilité universelle (temps et lieu) Outil dinformation et statistique sur la mobilité Outil darchivage des dossiers de mobilité Confidentialité des données (outil sécurisé) Collaboration entre le service des relations internationales et le service informatique (partie développement)

15. Perspectives Intégrer les informations au supplément au diplôme (en lien avec le service académique) Intégrer des informations financières (en lien avec le service comptabilité) Réaliser les rapports officiels AEF Intégrer le rapport en ligne de létudiant dans son dossier Développer loutil pour les étudiants IN Développer loutil pour la mobilité du personnel de lHENALLUX

Merci de votre écoute Vos questions? Marie-Anne LECOMTE Coordinatrice institutionnelle des relations internationales Alain ROTH Responsable sphère développement service informatique