Troisième partie : Le Rapport d’aptitude et l’organigramme

Rapport d’aptitude et organigramme Pourquoi ? Pour qui ? Comment ?

Pourquoi un rapport d’aptitude? Pourquoi un organigramme ? Ils sont demandés : pour les concours ITRF internes de catégories A, B, C pour la promotion d’un agent sur liste d’aptitude

Pourquoi un rapport d’aptitude et un organigramme ? Pour permettre au jury d’authentifier ce que mentionne le candidat dans le rapport d’activité (concours internes de catégories A ou B) ou dans le tableau « activités professionnelles » (catégorie C)

Pourquoi un rapport d’aptitude ? Pour permettre également au jury d’apprécier le parcours professionnel du candidat les compétences mises en œuvre dans le cadre de ses activités professionnelles ses potentialités d’évolution

Pourquoi un organigramme ? Pour appuyer et visualiser le positionnement de l’agent dans la structure (composante, service, laboratoire…..)

Le rapport d’aptitude et l’organigramme, pour qui ? pour le jury d’admissibilité des concours internes ITRF de catégorie A, B, C.

Composition des jurys d’admissibilité ITRF Catégorie A Jury national, composé au minimum de cinq membres au moins trois experts de la BAP (branche d’activité professionnelle) aucun représentant des établissements affectataires

Composition des jurys d’admissibilité ITRF Catégorie B Jury national, composé au minimum de cinq membres dont au moins un expert de la BAP soit un représentant de chaque établissement affectataire (quand ils sont peu nombreux) soit aucun représentant des établissements affectataires

Composition des jurys d’admissibilité ITRF Catégorie C Jury académique composé de 5 membres (ou inter-académique dans le cas de concours organisés en commun) dont au moins un expert de la BAP soit un représentant de chaque établissement affectataire (quand ils sont peu nombreux) soit aucun représentant des établissements affectataires

Rapport d’aptitude et organigramme Sont des documents déterminants pour les membres du jury d’admissibilité. En règle générale, les membres du jury ne connaissent ni le candidat ni les structures et le fonctionnement de l’établissement où il est en poste.

Rédaction du rapport d’aptitude Le rapport d’aptitude professionnelle est un document rédigé par le supérieur hiérarchique de l’agent. Cette rédaction peut être l’occasion d’une réflexion commune entre l’agent et son supérieur hiérarchique et permettre de faire le point sur les perspectives d’évolution de la carrière de l’agent.

Rédaction du rapport d’aptitude Quelle méthodologie? Quel contenu ? Quelle forme ?

Méthodologie Le travail préalable de réflexion du rédacteur est-il au fait des activités du candidat ? est-il le supérieur direct du candidat ? ou doit-il mettre en œuvre des étapes intermédiaires pour rédiger le rapport ?

Méthodologie Le travail préalable de réflexion du rédacteur sur le candidat L’agent est-il apte à passer dans une catégorie supérieure, a-t-il des fonctions et compétences correspondant au poste pour lequel il veut postuler ? Ses fonctions et compétences sont-elles en adéquation avec la famille professionnelle, l’emploi type et le profil de poste (quand il y en a un) du concours ?

Le contenu du rapport d’aptitude Le rapport doit décrire les fonctions et les compétences de l’agent correspondant au corps postulé en adéquation avec la Branche d’Activité Professionnelle (BAP), à la famille professionnelle, l’emploi type* et/ou au profil de poste. Le Référentiel des Emplois-types de la Recherche et de l’Enseignement Supérieur « REFERENS » * http://referens.univ-poitiers.fr/version/men/default.asp

Le contenu du rapport d’aptitude Le rapport doit décrire : le parcours professionnel de l’agent ses missions ses activités actuelles ses compétences et aptitudes (technicité et autonomie) ses capacités relationnelles

Le contenu du rapport d’aptitude Parcours professionnel mobilités géographique et/ou fonctionnelle adaptabilité aux changements participation à des concours, formations complémentaires pertinentes… Fonctions actuelles : en préciser le cadre institutionnel et situer l’agent dans l’organisation du service

Le contenu du rapport d’aptitude Missions, activités actuelles, compétences et aptitudes degré de technicité et d’autonomie tutorat auprès de nouveaux agents ou de stagiaires animation d’action de formation aptitude à encadrer (pour certains corps)

Le contenu du rapport d’aptitude Missions, activités actuelles, compétences et aptitudes Chiffrer pour montrer l’importance des fonctions exercées : nombre d’étudiants, d’enseignants, d’agents, budget, surfaces, importance des équipements…. Souligner la capacité d’initiatives personnelles (gage de technicité et preuve de la confiance qui lui est accordée) Démontrer que les compétences acquises permettent l’accès à une catégorie supérieure

Le contenu du rapport d’aptitude Capacités relationnelles Relations internes au service (avec ses supérieurs, ses collègues, ses collaborateurs…) Relations externes au service (participation à des associations, commissions, aptitude à la négociation, capacité de représenter le service…)

La forme du rapport d’aptitude Définir un plan Rédiger un texte synthétique et précis (1 ou 2 pages) Le rapport doit être dactylographié, aéré et de lecture facile.

Quelques erreurs à éviter Le dossier doit faire ressortir des éléments valorisants, mais doit rester objectif. Certains dossiers ont tendance à privilégier les qualités morales du candidat (bon esprit, assidu, ponctuel, courageux, etc.) En réalité, c’est sur ses qualités professionnelles (technicité et autonomie) qu’il sera évalué.

Quelques erreurs à éviter Ce sont les fonctions du candidat qui sont à prendre en compte et non celles de la composante En réalité, c’est l’agent qui doit être apprécié et non sa structure de travail Il n’est pas utile de consacrer une trop grande partie à l’historique de la carrière de l’agent. En réalité, c’est le parcours professionnel de l’agent en adéquation avec le poste visé qu’il est utile de souligner .

L’organigramme C’est un tableau schématique qui présente la structure d’appartenance du candidat (service, laboratoire, UFR…) qui permet de situer le candidat qui présente des liens hiérarchiques (liens de subordination) et/ou fonctionnels

Quel organigramme utiliser ? Certains établissements ou structures sont dotés d’un organigramme officiel Les agents peuvent établir un organigramme pour illustrer leur rapport d’activité Dans tous les cas, il faudrait retenir le (les) organigramme(s) qui illustre(nt) au mieux la position de l’agent

L’organigramme hiérarchique Définition Tableau schématique présentant l’organisation d’un établissement ou d’une composante les relations de subordination entre les différents éléments (directions / services) et entre les agents L’organigramme hiérarchique peut avoir fait l’objet d’une validation par une instance

L’organigramme hiérarchique Présentation Le candidat doit apparaître clairement sur l’organigramme (son nom peut être surligné, par exemple) Dans le cas d’une structure complexe on peut mettre 2 organigrammes - l’organigramme général de l’établissement sur lequel est signalée la structure, - l’organigramme de la structure où apparaît le candidat

L’organigramme fonctionnel Définition Tableau schématique illustrant les relations fonctionnelles qu’entretient l’agent avec des collègues de son service avec d’ autres services de l’établissement avec des partenaires extérieurs L’organigramme fonctionnel vient en appui du rapport d’activité

L’organigramme fonctionnel Présentation L’agent est au centre de l’organigramme fonctionnel L’ordonnancement des différents interlocuteurs autour de l’agent doit correspondre au rapport d’activité Les relations fonctionnelles signifiées par des flèches peuvent être définies par quelques mots

Qui fait quoi ? L’agent rédige son rapport d’activité (ou son tableau d’activités professionnelles en cat. C) le soumet à son chef de service lui propose un organigramme contre-signe le rapport d’aptitude professionnelle

QUI FAIT QUOI ? Le supérieur hiérarchique contre-signe le rapport d’activité (ou le tableau d’activités professionnelles) et l’organigramme fonctionnel signe l’organigramme hiérarchique de l’établissement ou de la structure proposée éventuellement par l’agent rédige le rapport d’aptitude professionnelle

Cohérence d’ensemble Le rapport d’aptitude et le rapport d’activité (ou le tableau des activités professionnelles) de l‘agent doivent être complémentaires Le rapport d’aptitude doit être en cohérence avec le positionnement hiérarchique du candidat tel qu’il apparaît dans l’organigramme