Comptabilité générale e-Prelude.com Comptabilité générale

Le module de comptabilité générale Une comptabilité générale complète intégrée aux processus de gestion Facturation et règlements clients et fournisseurs, gestion des stocks, suivi de production depuis la saisie des écritures jusqu’à l’édition des états de synthèse Utilisable à tous les niveaux du logiciel ainsi qu’en mode Négoce Niveau A : intégration de la comptabilité Tiers Niveau B (qui comprend les valorisations en coût standard) : comptabilisation des stocks Niveau C (hors Négoce) : comptabilisation de la production

Principes Plan comptable (comptes paramétrables) Journaux comptables (paramétrables) Centres de coût pour ventilation analytique des écritures Rattachement des articles à des catégories qui supportent des comptes Rattachement des clients / fournisseurs à des catégories qui supportent des comptes Journaux spéciaux pour tous les mouvements de stock et pour les A-nouveaux(créés par défaut) Comptabilité des stocks et de la production en coût standard Les exercices comptables correspondent nécessairement à des années civiles Les arrêtés sont mensuels ; on ne procède à aucune clôture d’arrêté

Le plan comptable Numéro de compte Position de compte utilisé pour la clôture annuelle Nature de compte utilisé pour les liens avec les autres entités (Tiers, Centres de coût) Fonctionnement du compte utilisé pour le lettrage Les comptes doivent être créés avant toute autre manipulation Possibilité de créer des comptes de regroupement pour effectuer automatiquement des totaux de comptes

La liste des comptes

L’arborescence des comptes

Les journaux comptables Code du journal Cadre variant selon le type de journal Permet de définir des comptes mouvementés automatiquement Permettent d’éviter des erreurs de saisie d’écritures Permettent de regrouper les écritures par nature et de définir les paramètres de saisie

Les journaux comptables On doit créer un journal d’achat (ou plusieurs par catégories de fournisseurs) Indiquer un numéro de compte pour recevra les escomptes obtenus [J1] On doit créer un journal de vente (ou plusieurs par catégories de clients) Indiquer un numéro de compte pour recevra les escomptes accordés [J2] On doit créer un journal financier (ou plusieurs par type de règlement) Indiquer un numéro de compte qui recevra les mouvements financiers [J3] Un journal STOC est créé automatiquement Indiquer un numéro de compte pour recevra le solde des compte réfléchis de la comptabilisation de la production et des stocks [J4] Indiquer un numéro de compte qui recevra les différences de valorisation des stocks lorsque l’on recalcule les coûts standards [J5] Un journal ANVX (A nouveaux) est créé automatiquement ; il sert lors de la clôture annuelle Indiquer les numéros de compte qui recevront le bénéfice [J6] ou la perte de l’exercice [J7]

Journaux d’achat [J1] On peut créer plusieurs journaux de vente selon les catégories de fournisseurs

Journaux de vente [J2] On peut créer plusieurs journaux de vente selon les catégories de clients

Journaux financiers [J3] Journaux qui recevront les écritures de règlement des clients et de paiement des fournisseurs selon le mode de paiement / règlement

Le journal STOC [J4] [J5] Reçoit toute les écritures automatiques provenant de la gestion des stocks et de la production

Le journal ANVX [J6] [J7] Reçoit les écritures de reprises des soldes des comptes lors de la clôture annuelle

Mise en place de la comptabilité clients / fournisseurs Créer les compte de TVA déductible [T1] et collectée [T2] ; ils doivent être de nature « normal » Entrer dans la table des TVA ces compte pour chaque code TVA correspondant à un taux de TVA Créer les comptes d’achat [A1], de vente [A2] Ils peuvent être définis comme entrant dans un centre de coût si l’option Valorisation est activée Entrer ces comptes dans la table des catégories d’articles Les comptes [A3] à [A11] seront définis plus loin

La table des taux de TVA [T1] [T2] Comptes normaux

La table des modes de règlement Pour calculer la date de valeur

La table des catégories d’articles

Mise en place de la comptabilité Créer les compte collectifs Clients [C1] et Fournisseurs [F1] avec la nature correspondante Facultativement (et si l’option Valorisation est activée), créer un ou plusieurs centres de coûts pour ventiler les ventes et les achats selon les catégories clients et fournisseurs Les comptes [A1] et/ou [A2] doivent alors être définis comme entrant dans un centre de coût

La table des catégories de clients Obligatoire si le compte [A2] est défini comme entrant dans un centre de coût

Ecriture de Facture Client Défini au niveau de la catégorie Clients Défini au niveau de la catégorie d’articles Si [A2] défini comme entrant dans un CC CC définit au niveau de la catégorie Clients [C1] 411 Clients / Client [A2] 700 Ventes / CC Montant TTC 337,81 Montant HT 294,00 Défini au niveau du journal de vente [J2] 665000 Esc. accordés [T2] 445730 TVA collectée Montant escompte 6,00 Défini au niveau de la table des taux de TVA Montant TVA 43,81 Ecriture passée sur le journal défini au niveau de la catégorie client

Facturation Client Plusieurs journaux de vente possibles selon les catégories de clients Plusieurs comptes collectifs possibles selon les catégories de clients Plusieurs comptes de vente possibles selon les catégories d’articles Plusieurs comptes de TVA possibles selon les taux de TVA (rattachés aux catégories d’articles)

Facture Client

Facture Client en comptabilité

Ecriture de Règlement Client Défini au niveau de la catégorie de clients Défini au niveau du journal financier du mode de paiement [C1] 411 Clients / Client [J3] 512 Banque Montant TTC Montant TTC Ecriture passée sur le journal défini au niveau du mode de règlement

Règlement Client

Règlement Client en comptabilité

Les comptes clients Possibilité de lettrage des écritures manuellement automatiquement

Les comptes clients Possibilité de lettrage des écritures manuellement automatiquement

La table des catégories de fournisseurs Obligatoire si le compte [A1] est défini comme entrant dans un centre de coût

Enregistrement facture fournisseur [F1] 401 Frns / Frn [A1] 600 Achats / CC Montant TTC 1172,08 Montant HT 980,00 Défini au niveau de la catégorie de fournisseurs Si [A1] défini comme entrant dans un CC CC définit au niveau de la catégorie Fournisseurs Défini au niveau du journal d’achat Défini au niveau de la table des taux de TVA [J1] 765000 Esc. accordés [T1] 445600 TVA déductible Montant escompte 20,00 Montant TVA 192,08 Ecriture passée sur le journal défini au niveau de la catégorie fournisseur

Facturation Fournisseurs Plusieurs journaux de vente possibles selon les catégories de fournisseurs Plusieurs comptes collectifs possibles selon les catégories de fournisseurs Plusieurs comptes d’achat possibles selon les catégories d’articles Plusieurs comptes de TVA possibles selon les taux de TVA (rattachés aux catégories d’articles) Si les stocks sont gérés, des mouvements comptables sont générés (voir plus loin)

Enregistrement factures fournisseur

Enregistrement factures fournisseur en comptabilité

Ecriture de Paiement fournisseur Défini au niveau de la catégorie de fournisseurs Défini au niveau du journal financier du mode de paiement [F1] 401 Frns / Frn [J3] 512 Banque Montant TTC Montant TTC Ecriture passée sur le journal défini au niveau du mode de règlement

Paiement fournisseur

Paiement fournisseur en comptabilité

Les comptes fournisseurs Possibilité de lettrage des écritures manuellement automatiquement

Les comptes fournisseurs Possibilité de lettrage des écritures manuellement automatiquement

Comptabilisation des mouvements de stock On doit disposer de l’option de commercialisation B L’option Valorisation doit être activée et les coûts standards des articles doivent avoir été calculés Mouvements concernés : Entrée simple (non planifiée) Sortie simple (non planifiée) Ajustement d’inventaire Expédition de marchandises Réception de marchandises Les écritures sont passées sur le journal STOC Les coûts standards des articles doivent être à jour

La table des catégories d’articles

La table des catégories d’articles Compléter la table des catégories d’articles [A3] : compte qui reçoit les valorisations de tous les mouvements de stock au coût standard C’est un compte de bilan Actif (classe 3) On peut créer des comptes différents selon les catégories de produits [A4] : compte de coût de revient des marchandises vendues [A5] : compte d’achats stockés [A6] : compte d’écart sur achat [A7] : compte d’ajustement d’inventaire Les comptes [A4] à [A7] sont des comptes spéciaux On peut les regrouper dans la classe 9 Ils peuvent être ventilés en centres de coûts

Entrée non planifiée (ES) Défini au niveau de la catégorie article Défini au niveau de la catégorie article Si [A5] défini comme entrant dans un CC. CC saisi [A5] 9xx Achats stockés /CC [A3] 3xx Stock Valeur au Coût std Valeur au Coût std

Entrée non planifiée (ES)

Sortie non planifiée (SS) Défini au niveau de la catégorie article Défini au niveau de la catégorie article Si [A5] défini comme entrant dans un CC. CC saisi [A5] 9xx Achats stockés /CC [A3] 3xx Stock Valeur au Cstd Valeur au Cstd

Sortie non planifiée (SS)

Ajustement d’inventaire (IN) Défini au niveau de la catégorie article Si [A7] défini comme entrant dans un CC. CC saisi Défini au niveau de la catégorie article [A7] 9xx Ajustement /CC [A3] 3xx Stock Valeur au Cstd Si <0 Valeur au Cstd Si >0 Valeur au Cstd Si >0 Valeur au Cstd Si <0

Ajustement d’inventaire (IN)

Expéditions de marchandises Mouvement SC (sortie sur commande) Un compte de stock par catégorie d’article On crédite le compte de stock [A3] On débite le compte Coût de revient de marchandises vendues (par CC) [A4] Au coût standard

Expédition (SC) [A4] 9xx CRMV* / CC [A3] 3xx Stock Valeur au Coût std Défini au niveau de la catégorie article Défini au niveau de la catégorie Clients Défini au niveau de la catégorie article [A4] 9xx CRMV* / CC [A3] 3xx Stock Valeur au Coût std Valeur au Coût std * Coût de revient des marchandises vendues

Expédition (SC)

Réceptions de marchandises Mouvement EC (entrée sur commande) On débite le compte de stock [A3] On crédite d’achats stockés (par CC) [A5] Au coût standard

Réception (EC) [A5] 9xx Achats stockés /CC [A3] 3xx Stock Défini au niveau de la catégorie article Si [A5] défini comme entrant dans un CC CC défini au niveau de la catégorie Fournisseurs Défini au niveau de la catégorie article [A5] 9xx Achats stockés /CC [A3] 3xx Stock Valeur réelle Valeur au coût std

Réception (EC)

Réception de la facture fournisseur On débite ou on crédite le compte d’achats stockés (par CC) [A5] On crédite ou on débite le compte d’écart (par CC) [A6] Pour l’écart de prix entre le prix payé et le coût standard

Réception de la facture fournisseur Défini au niveau de la catégorie article Si [A5] défini comme entrant dans un CC CC défini au niveau de la catégorie Fournisseurs [A5] 9xx Achats stockés /CC Différence Valeur réelle – valeur std Défini au niveau de la catégorie article Si [A6] défini comme entrant dans un CC CC défini au niveau de la catégorie Fournisseurs [A6] 9xx Ecarts sur achats /CC Différence Valeur réelle – valeur std

Comptabilisation de la production La comptabilisation de la production suppose de définir 4 nouveaux comptes spéciaux par catégorie d’article [A8] Compte d’en-cours (/CC) Enregistre la valeur des en-cours de production au coût standard [A9] Compte Coût de production (/CC) Enregistre les coûts réels de production [A10] Compte de Différence par rapport au coût standard (/CC) Enregistre les différences entre les coûts standards de produits fabriqués et les coûts réels de production [A11] Compte de coût des rebuts (/CC) Enregistre les coûts des rebuts de production (à leur valeur standard) Non accessible en mode Négoce

La table des catégories d’articles

Comptabilisation de la production Opérations donnant lieu à mouvements comptables Sortie des composants sur OF Déclarations de production Passage de pièces au poste suivant Entrée de pièces en magasin Toutes les écritures sont passées sur le journal STOC Les coûts standards des centres de coût doivent être à jour

Les coûts standards des centres de coût

Sortie composants Mouvement de type SR On crédite le compte de stock [A3] défini au niveau de la catégorie article de chaque composant On débite le compte d’en-cours [A8] par centre de coût Le centre de coût est celui du poste destinataire du composant (souvent le premier poste de la gamme) Au coût standard des composants

Sortie composants sur OF Défini au niveau de la catégorie article du composant CC du poste destinataire du composant Défini au niveau de la catégorie article du composant [A8] 9xx Encours / CC [A3] 3xx Stock Valeur au Coût std Valeur au Coût std

Déclarations de production On débite le compte d’en-cours [A8] du CC On crédite le compte coût de production [A9] du CC Par type de coût (MO réglage, MO directe, machine) On calcule les coûts Temps déclaré * taux standard du CC pour le type de coût

Déclarations de production Défini au niveau de la catégorie article Défini au niveau de la catégorie article [A8] 9xx Encours / CC [A9] 9xx Coût de prod./ CC Temps réels * taux CC Temps réels * taux CC Le centre de coût est celui du poste de charge sur lequel on fait la déclaration

Déclarations de production

Passage au poste suivant On transfère au poste suivant ou dans le stock, la quantité bonne à son coût standard à l’opération (cf. Tableau des coûts de la gamme) On crédite le compte d’en-cours du poste origine de la quantité bonne transférée à son coût standard à l’opération On débite le compte d’en-cours du poste suivant de la même valeur

Passage au poste suivant Défini au niveau de la catégorie article Défini au niveau de la catégorie article CC du poste origine CC du poste destinataire [A8] 9xx Encours/ CC [A8] 9xx En-cours/ CC Valeur Quantité transférée Valeur Quantité transférée

Déclaration de rebuts [A8] 9xx Encours / CC [A11] 9xx Rebuts / CC On crédite le compte d’en-cours [A8] On débite le compte de coût des rebuts [A11] à la valeur des articles rebutés à l’opération Centre de coût du poste de la déclaration Défini au niveau de la catégorie article Défini au niveau de la catégorie article [A8] 9xx Encours / CC [A11] 9xx Rebuts / CC Valeur Quantité rebutée Valeur Quantité rebutée

Entrée en stock On débite le compte de stock [A3] de la quantité entrée au coût standard de l’article On crédite le compte d’en-cours du CC [A8] de la dernière opération au coût de production Compte de différence de coût [A10] Si la production respecte parfaitement les temps standards définis dans les gammes et si les consommations de composants sont celles qui sont définies dans les nomenclatures, le compte de différence de coût est nul

[A10] 9xx Différence/standard Entrée en stock [A8] 9xx Encours / CC [A3] 3xx Stocks Valeur Qté entrée Valeur Qté Entrée au Coût std [A10] 9xx Différence/standard Différence Différence ou

Saisie d’écritures On peut saisir ou modifier n’importe quelle écriture La saisie est différente selon le type de journal Les zones saisies par ligne sont les suivantes : Type de pièce Numéro de pièce Libellé de la pièce Compte mouvementé Pour les comptes collectifs clients et fournisseurs, code du client ou du fournisseur (qui doit figurer dans le fichier correspondant) Pour les comptes qui entrent dans un centre de coût, code du centre de coût (qui doit figurer dans le fichier correspondant) Montant débit ou montant crédit Date d’échéance ou de valeur

Intervention directe dans les comptes On peut saisir et modifier n’importe quelle écriture On peut ajouter des lignes aux écritures automatiques des journaux STOC et ANVX

Saisie d’écritures

Saisie d’écritures Saisie différente selon le type de journal Journaux Achat / Vente On ne saisit que sur la première ligne le type de pièce, le numéro de pièce et le libellé Journaux financiers On ne saisit pas la contrepartie qui est passée automatiquement sur le compte défini au niveau du journal Journaux de type OD On saisit librement toutes les zones On ne peut enregistrer un écriture que si elle est soldée (somme des débits égale à somme des crédits) Toutes les écritures sont modifiables (sauf sur les journaux STOC et ANVX)

Modèles d’écritures Permettent de faciliter la saisie d’écritures répétitives Entrée de formules de calcul des montant des lignes

Interrogation de compte

Le lettrage Le lettrage consiste à attribuer à un groupe de lignes dont le solde est nul le même code de lettrage (4 lettres affectées automatiquement) Lettrage manuel Cliquer sur les lignes à lettrer On ne peut enregistrer le lettrage que si le solde est nul Lettrage automatique Le système propose plusieurs méthodes qui recherchent des groupes de lignes dont le solde est nul (se reporter à la documentation)

Cumul des comptes Affiche les cumuls mensuels Pour les comptes collectifs, permet de voir les cumuls des comptes individuels

Interrogation des centres de coût

Cumuls des centres de coût

Balance générale

Clôture analytique On solde tous les comptes spéciaux (de classe 9) par le compte de classe 6 défini au niveau du journal STOC

Clôture de fin de période On reprend sur le journal ANVX le solde de tous les comptes de bilan que l’on reporte que le nouvel exercice On calcule le solde de tous les comptes de charges et de produits On passe ce solde soit dans le compte Bénéfice de l’exercice [J6] soit dans le compte Perte de l’exercice [J7] (définis sur le journal ANVX)

Mise à jour des coûts standards Lorsque l’on effectue une nouvelle implosion des coûts avec mise à jour des coûts standards, les stocks sont réévalués ce qui fait apparaître une différence de valorisation Le compte de stock [A3] est débité (si la différence est positive) ou crédité (si la différence est négative) de la différence Le compte d’écart de réévaluation [J5] (défini au niveau du journal STOC) reçoit la contrepartie

Etats comptables On peut sortir un compte de résultat par CC et global Grand Livre / Balance générale / Bilan

Etats comptables On peut créer des états comptables entièrement paramétrables

Etats comptables

Editions Editions paramétrables De la liste des écritures Des journaux Des Grands Livres et Balances des comptes collectifs Du Grand Livre et de la Balance Générale

Editions Les éditions incluent les journaux, les grands livres, les balances généraux, tiers et analytiques

Enregistrement de la structure comptable Pour utiliser la même structure comptable dans plusieurs dossiers, on peut sauvegarder la structure comptable du dossier courant sous forme d’un fichier texte que l’on peut importer dans un autre dossier La structure comptable comprend : Les comptes Les journaux Les tables de TVA, de modes de règlement, de conditions de paiement, de catégories d’articles, de clients et de fournisseurs Les modèles d’écritures Les définitions des états comptables (affichés à l’écran)